Trois modèles de lettre d’accompagnement pour les rédacteurs et chercheurs de revues universitaires

Trois modèles de lettres d’accompagnement à l’intention des éditeurs de revues

Toute lettre d’accompagnement soumise à une revue universitaire ou scientifique doit être considérée comme une correspondance professionnelle individuelle. Bien que de nombreux systèmes de soumission de revues exigent désormais que les auteurs saisissent des informations dans des formulaires en ligne, les éditeurs demandent ou acceptent encore fréquemment une lettre d’accompagnement distincte. Cette lettre vous permet de présenter votre manuscrit, d’expliquer son importance et de montrer pourquoi il a sa place dans la revue particulière que vous avez choisie.

Une lettre d’accompagnement solide pour une revue ne se contente pas de répéter le résumé. Elle présente plutôt la recherche du point de vue éditorial. L’éditeur doit savoir ce que le manuscrit apporte, pourquoi le sujet est pertinent pour le lectorat de la revue et s’il existe des questions liées à l’originalité, à la paternité, à l’éthique, aux conflits d’intérêts ou à une publication antérieure qui devraient être signalées avant le début de l’évaluation par les pairs.

Il n’existe donc pas de lettre d’accompagnement universelle pouvant être copiée sans modification pour chaque soumission. Les modèles peuvent être extrêmement utiles, mais seulement lorsqu’ils sont soigneusement adaptés. Les trois exemples ci-dessous illustrent différentes situations couramment rencontrées par les auteurs universitaires. Tous les noms, établissements, revues et projets de recherche sont fictifs et servent uniquement à montrer la structure, le ton et le contenu.

1. Pourquoi la lettre d’accompagnement est importante

Les rédacteurs de revues reçoivent un grand nombre de soumissions, et de nombreux manuscrits peuvent relever globalement du domaine de la revue. La lettre d’accompagnement aide le rédacteur à répondre rapidement à quelques questions essentielles :

• De quoi traite le manuscrit ?
• Qu’y a-t-il de nouveau ou d’important dans cette recherche ?
• Pourquoi cette revue en particulier constitue-t-elle un lieu de publication approprié ?
• Pourquoi les résultats devraient-ils intéresser les lecteurs de la revue ?
• Le manuscrit a-t-il été publié ou soumis ailleurs ?
• Tous les auteurs ont-ils approuvé la soumission ?
• Existe-t-il des questions éthiques, financières ou liées à des conflits d’intérêts ?
• La revue a-t-elle demandé des suggestions d’évaluateurs ou des exclusions ?

Une lettre d’accompagnement qui répond clairement à ces questions facilite l’évaluation initiale par le rédacteur. Elle montre également que l’auteur comprend les conventions de l’édition scientifique et a mûrement réfléchi à l’adéquation avec la revue.

2. Consultez les instructions de la revue avant de commencer la rédaction

Avant de rédiger votre lettre, lisez les instructions aux auteurs de la revue ciblée. Certaines revues imposent des exigences très précises pour les lettres d’accompagnement. Elles peuvent demander aux auteurs d’inclure :

• le titre complet du manuscrit ;
• le type d’article ;
• une déclaration confirmant que le manuscrit est original ;
• la confirmation que le travail n’est pas soumis à l’examen d’une autre revue ;
• la confirmation que tous les auteurs ont approuvé la soumission ;
• les déclarations de conflits d’intérêts ;
• les informations relatives à l’approbation éthique ;
• les informations sur les manuscrits connexes ;
• les évaluateurs proposés ;
• les évaluateurs qui ne devraient pas être invités ;
• une brève explication de la pertinence du manuscrit pour la revue.

Si la revue demande une déclaration particulière, incluez-la de manière exacte et sans ambiguïté. Ne supposez pas que les informations fournies ailleurs dans le système de soumission en ligne dispensent automatiquement de les mentionner dans la lettre d’accompagnement.

3. Personnalisez la lettre pour la revue

Les rédacteurs reconnaissent immédiatement une lettre de soumission générique envoyée à de nombreuses revues avec très peu de modifications. Des formulations telles que « Votre prestigieuse revue est l’endroit idéal pour publier nos travaux importants » sont vagues et peu convaincantes. Une lettre plus percutante mentionne le nom de la revue et explique précisément pourquoi le manuscrit relève de son champ éditorial.

Vous pourriez faire référence à :

• une section précise de la revue ;
• un numéro spécial récent ;
• les objectifs et le champ d’application déclarés de la revue ;
• des articles récents traitant de questions connexes ;
• les intérêts du lectorat établi de la revue.

Cela ne doit jamais se transformer en flatterie excessive. L'objectif est de montrer une véritable adéquation intellectuelle et éditoriale, et non de louer la revue sans discernement.

4. Gardez le résumé de la recherche ciblé

La plupart des rédacteurs de revue n'ont pas besoin d'un long résumé de chaque méthode et de chaque résultat. Votre lettre de motivation doit normalement identifier le problème de recherche, expliquer ce que vous avez fait, mettre en évidence le résultat le plus important et préciser pourquoi il compte.

Par exemple, au lieu d'écrire :

« Notre étude a examiné la culture de tomates en serre dans différentes conditions environnementales. »

vous pourriez écrire :

« Notre étude contrôlée en serre a révélé que certains traitements par éclairage LED doublaient ou triplaient les concentrations de vitamine C dans les tomates cerises par rapport aux plants exposés uniquement à la lumière naturelle du soleil. »

La seconde version donne à l'éditeur un résultat précis et indique immédiatement pourquoi la recherche pourrait intéresser les lecteurs.

5. Utilisez le format d'une lettre professionnelle

Lorsqu'aucun format propre à la revue n'est imposé, la structure traditionnelle d'une lettre professionnelle reste appropriée. Elle peut comprendre :

• votre nom et votre affiliation institutionnelle ;
• l'adresse postale ;
• le numéro de téléphone ;
• l'adresse électronique professionnelle ;
• le nom et le titre du rédacteur ;
• le nom de la revue ;
• la date ;
• une formule de salutation professionnelle ;
• le corps de la lettre ;
• une formule de politesse et une signature.

Si la lettre est téléversée au format PDF ou Word, un papier à en-tête institutionnel peut lui donner une apparence soignée. Pour une soumission par courriel, les adresses postales complètes peuvent ne pas être nécessaires, mais les noms, titres, affiliations et coordonnées professionnelles doivent rester exacts.

6. Adressez-vous correctement au rédacteur

Dans la mesure du possible, adressez la lettre de motivation à un rédacteur nommé plutôt que d'utiliser une formule de salutation impersonnelle telle que « Dear Editor ». Consultez le comité éditorial ou la page de soumission de la revue pour identifier la personne appropriée. Selon le type de manuscrit, il peut s'agir du rédacteur en chef, du rédacteur exécutif, du rédacteur adjoint ou du rédacteur invité d'un numéro spécial.

Utilisez correctement les titres professionnels. Si le rédacteur en chef est titulaire d'un doctorat, « Dear Dr [Surname] » est généralement approprié, sauf si la correspondance de la revue indique une autre préférence.

Modèle 1 : Un doctorant à la recherche d'une première publication

Ce premier exemple est rédigé du point de vue d'un doctorant qui a transformé une partie de sa thèse en article de revue. Les priorités principales sont d'établir l'originalité du travail, d'expliquer son lien avec le projet doctoral et de démontrer pourquoi l'article sera utile au lectorat spécialisé de la revue.

Pourquoi le modèle 1 fonctionne

Cette lettre identifie immédiatement le titre, le type d’article et la revue. Elle explique également que l’article trouve son origine dans une recherche doctorale, sans laisser entendre que le manuscrit soumis à la revue n’est qu’un chapitre de thèse non remanié.

La lettre répond ensuite à la question la plus importante pour le rédacteur en chef : qu’apporte cet article ? Le matériau bibliographique est présenté non pas simplement comme une liste, mais comme le fondement d’une analyse historique des tendances de la recherche. Cela permet de distinguer la contribution d’une revue de littérature conventionnelle.

Les suggestions de rapporteurs ne sont incluses que sous condition. Les auteurs ne doivent jamais fournir de noms de rapporteurs à moins que la revue ne les y invite ou ne l’autorise, et les rapporteurs proposés doivent normalement être indépendants de l’auteur et de la recherche.

Modèle 2 : Soumission d’un article de recherche par un auteur correspondant au nom de plusieurs auteurs

Le deuxième exemple concerne un article scientifique rédigé en collaboration. Ici, l’auteur correspondant doit indiquer clairement que tous les coauteurs approuvent la soumission et qu’ils ont autorisé une personne à gérer les communications avec la revue.

Pourquoi le modèle 2 fonctionne

L’auteur correspondant établit immédiatement son habilitation à soumettre le manuscrit au nom de toute l’équipe de recherche. Cela est particulièrement important pour les articles rédigés par plusieurs auteurs, car les revues doivent avoir l’assurance que tous les auteurs mentionnés sont informés de la soumission et l’approuvent.

La lettre établit également un lien entre le manuscrit et des travaux antérieurs publiés dans la même revue. Cela peut être utile lorsque le lien est réel et pertinent sur le plan académique. Elle montre une continuité sans laisser entendre que la publication est attendue simplement parce que les auteurs ont déjà publié dans cette revue.

Surtout, la lettre de motivation présente des résultats concrets plutôt que des affirmations vagues. Les indications selon lesquelles les concentrations de vitamine C ont doublé ou presque triplé donnent au rédacteur une idée claire de l’importance potentielle de l’article.

7. Présenter les publications antérieures ou connexes

Les auteurs doivent faire preuve de transparence concernant les travaux connexes. Un nouveau manuscrit peut prolonger une étude antérieure, utiliser le même jeu de données pour répondre à une question distincte ou s’inscrire dans un programme de recherche plus vaste. Cela ne constitue pas automatiquement un problème de publication, mais les rédacteurs ont besoin de suffisamment d’informations pour évaluer l’originalité et le chevauchement éventuel.

Si votre manuscrit est lié à un article précédent, expliquez brièvement cette relation. Vous pouvez indiquer que la nouvelle étude :

• élargit l’échantillon précédent ;
• teste une hypothèse nouvellement élaborée ;
• utilise une approche analytique différente ;
• présente un résultat distinct ;
• fait suite à une observation préliminaire antérieure.

Évitez toute formulation pouvant suggérer une publication redondante ou une fragmentation inutile des résultats.

8. Soyez clair sur la paternité de l’article

Pour les manuscrits rédigés en collaboration, les revues exigent fréquemment la confirmation que tous les auteurs ont approuvé la soumission. L’auteur correspondant doit s’assurer que c’est effectivement le cas avant de soumettre le manuscrit.

Une phrase simple suffit souvent :

« Tous les auteurs ont relu et approuvé le manuscrit final et acceptent sa soumission à [Journal Name]. »

Si la revue applique une politique particulière en matière de paternité et de contribution des auteurs, veillez à ce que chaque auteur nommé satisfasse à ses critères. Les questions relatives à la qualité d’auteur doivent être résolues entre les collaborateurs avant que l’article ne parvienne à la rédactrice.

Modèle 3 : Une participante à une conférence soumet un article à une rédactrice qu’elle a rencontrée

Le troisième modèle présente une situation plus personnelle. L’auteur a récemment rencontré la rédactrice de la revue lors d’une conférence, a discuté de ses recherches avec elle et a été encouragé à soumettre un article révisé pour un numéro thématique. La relation existante permet une introduction plus chaleureuse, mais la lettre doit néanmoins rester professionnelle et comporter toutes les déclarations nécessaires.

Pourquoi le modèle 3 est efficace

La lettre reconnaît la rencontre précédente sans supposer que l’éditeur a promis une publication. Cette distinction est cruciale. Même lorsqu’un éditeur encourage une soumission, le manuscrit doit généralement suivre les procédures éditoriales et d’évaluation par les pairs habituelles de la revue.

L’auteur explique également comment la présentation donnée lors de la conférence a été transformée en article de revue. Une présentation de conférence et un article publiable répondent à des objectifs différents ; montrer qu’une révision substantielle a été effectuée rassure donc l’éditeur sur le fait que le manuscrit a été préparé spécifiquement pour une publication dans la revue.

La demande d’exclusion d’un évaluateur doit également être formulée avec prudence. Les auteurs ne doivent jamais attaquer ni dénigrer un évaluateur potentiel. En cas de conflit réel, expliquez-le brièvement et professionnellement. La responsabilité de la sélection finale des évaluateurs incombe à l’éditeur.

9. Évaluateurs proposés : bonnes pratiques et erreurs à éviter

Certaines revues exigent que les auteurs proposent des évaluateurs potentiels. D’autres acceptent les suggestions sans garantir qu’elles seront retenues. Lorsque vous choisissez des noms, sélectionnez des chercheurs possédant une expertise réelle et capables d’évaluer le manuscrit de manière indépendante.

Évitez de proposer :

• vos coauteurs récents ;
• vos proches collègues de votre propre département ;
• vos directeurs de recherche ou étudiants actuels ;
• les membres de votre famille ;
• les chercheurs avec lesquels vous entretenez des relations personnelles ou financières manifestes.

Dans la mesure du possible, proposez des experts de différentes institutions et fournissez des adresses e-mail institutionnelles. Ne créez jamais de fausses identités de réviseurs et ne fournissez pas d’adresses e-mail que vous ou vos coauteurs contrôlez.

10. Demandes d’exclusion de réviseurs

Certains systèmes de soumission permettent aux auteurs d’identifier les personnes qui ne devraient pas évaluer le manuscrit. Les raisons légitimes peuvent notamment inclure :

• une concurrence directe concernant des recherches non publiées ;
• une collaboration récente ;
• des conflits personnels ou professionnels ;
• une relation susceptible d’affecter raisonnablement l’impartialité.

Utilisez cette option avec parcimonie. Le désaccord avec la position universitaire publiée d’une personne ne suffit pas nécessairement à justifier son exclusion. L’évaluation par les pairs fait régulièrement intervenir des universitaires ayant des points de vue théoriques différents. Si vous demandez l’exclusion d’une personne, expliquez objectivement le conflit potentiel et évitez tout langage incendiaire.

11. Erreurs courantes dans les lettres d’accompagnement

Même les manuscrits solides peuvent être accompagnés de lettres d’accompagnement faibles. Les problèmes courants comprennent :

• Envoyer une lettre générique. Le nom de la revue peut être modifié, mais rien n’explique pourquoi l’article y serait à sa place.
• Répéter le résumé. Les rédacteurs ont besoin d’informations sur la pertinence éditoriale, et non d’un second résumé.
• Formuler des affirmations exagérées. Évitez les déclarations telles que « Cet article révolutionnaire transformera le domaine. »
• Écrire trop longuement. La plupart des lettres d’accompagnement doivent être concises et ciblées, plutôt que de s’étendre sur plusieurs pages.
• Ne pas mentionner l’originalité. Si la revue demande la confirmation que le manuscrit n’est pas soumis à l’examen d’une autre revue, indiquez-le clairement.
• Oublier l’approbation des coauteurs. Cela est particulièrement important lors de la soumission de travaux réalisés en collaboration.
• Utiliser le mauvais nom de rédacteur ou de revue. Copier une ancienne lettre d’accompagnement sans vérifier chaque détail peut donner une très mauvaise première impression.
• Inclure des informations personnelles sans rapport. Le rédacteur doit évaluer le manuscrit, et non l’intégralité de votre parcours universitaire.
• Critiquer des chercheurs concurrents. Conservez un ton académique, même lorsque vous évoquez l’exclusion de certains évaluateurs ou des interprétations divergentes.

12. Quelle doit être la longueur d’une lettre d’accompagnement destinée à une revue ?

Sauf indication contraire de la revue, une lettre d’accompagnement destinée à une revue doit généralement être suffisamment courte pour être lue rapidement par un rédacteur très occupé. Pour de nombreuses soumissions, environ trois à six paragraphes substantiels suffisent.

Une structure pratique est la suivante :

1. Introduction : Identifiez le manuscrit, le type d’article et la revue.
2. Contribution : Expliquez ce que l’étude a révélé ou ce qu’elle apporte.
3. Adéquation avec la revue : Expliquez pourquoi l’article correspond au champ d’intérêt de la revue et à son lectorat.
4. Déclarations : Confirmez l’originalité, l’approbation par les auteurs, ainsi que les éléments relatifs à l’éthique ou aux conflits d’intérêts, selon les exigences.
5. Évaluateurs : N’incluez des suggestions ou des exclusions que lorsqu’elles sont pertinentes.
6. Conclusion : Remerciez courtoisement le rédacteur ou la rédactrice.

Les soumissions complexes peuvent justifier davantage de détails, mais la concision est généralement un avantage.

13. Ton : assuré sans être excessif

Une lettre d’accompagnement doit exprimer la confiance dans la valeur du manuscrit sans donner un sentiment de prétention. Comparez ces deux énoncés :

Exagéré : « Nos résultats révolutionnaires rendent incontestablement cet article apte à être publié immédiatement dans votre prestigieuse revue. »

Professionnel : « Nous pensons que ces résultats intéresseront particulièrement les lecteurs de la revue, car ils apportent de nouvelles données concernant… »

La deuxième version défend toujours le manuscrit, mais elle laisse le jugement éditorial à ceux à qui il revient : l’éditeur et les réviseurs.

14. Adaptez la lettre aux numéros spéciaux

Si vous soumettez un manuscrit à un numéro spécial ou thématique, mentionnez-le explicitement et expliquez en quoi le manuscrit répond au thème. Si un éditeur invité vous a proposé de soumettre ce travail, vous pouvez le préciser, mais ne laissez pas entendre que cette invitation garantit son acceptation.

Par exemple :

« À la suite de votre invitation lors du Sustainable Manufacturing Symposium, nous soumettons ce manuscrit pour examen dans le cadre du numéro spécial consacré aux procédés industriels bas carbone. »

Vous devez ensuite expliquer en quoi l’article contribue spécifiquement à ce thème.

15. Lettres d’accompagnement pour les manuscrits révisés

Une lettre d’accompagnement accompagnant une soumission révisée a un objectif quelque peu différent. Plutôt que de présenter l’article à partir de zéro, elle doit remercier l’éditeur et les réviseurs et indiquer que les révisions demandées ont été effectuées.

Par exemple :

« Nous vous remercions de nous donner la possibilité de réviser notre manuscrit. Nous avons répondu avec soin à tous les commentaires des réviseurs et apporté des modifications substantielles aux sections Méthodes et Discussion. Une réponse détaillée, point par point, accompagne le manuscrit révisé. »

N’essayez pas de reproduire la réponse complète aux réviseurs dans la lettre d’accompagnement. Conservez les explications détaillées dans le document de réponse, sauf demande contraire de l’éditeur.

16. Liste de contrôle de la lettre d’accompagnement avant soumission

• Le nom du bon éditeur est-il indiqué ?
• Le titre de la revue est-il exact ?
• Le titre du manuscrit est-il identique à celui du manuscrit soumis ?
• Avez-vous identifié le type d’article ?
• Avez-vous expliqué la contribution principale de l’article ?
• Avez-vous expliqué pourquoi le manuscrit convient à cette revue ?
• Avez-vous confirmé l’originalité du manuscrit et sa soumission exclusive, si nécessaire ?
• Tous les auteurs ont-ils approuvé la soumission ?
• Les questions d’éthique, de financement et de conflits d’intérêts sont-elles abordées lorsque cela est requis ?
• Les suggestions de réviseurs sont-elles indépendantes et appropriées ?
• Avez-vous supprimé les commentaires datant d’une soumission précédente à une revue ?
• Le ton est-il professionnel, assuré et courtois ?
• Les noms, affiliations et adresses e-mail ont-ils été soigneusement relus ?

17. Conclusion : utilisez les modèles comme des cadres, et non comme des lettres prêtes à l’emploi

La lettre d’accompagnement est l’une des rares parties du processus de soumission à une revue dans lesquelles vous pouvez vous adresser directement à l’éditeur avant le début de l’évaluation par les pairs. Elle mérite davantage d’attention qu’une note générique rédigée à la hâte. Les meilleures lettres sont suffisamment concises pour respecter le temps de l’éditeur, mais assez détaillées pour expliquer pourquoi la recherche est originale, pertinente et adaptée à la revue.

Les trois modèles ci-dessus illustrent différentes situations : un chercheur en début de carrière soumettant sa première publication, un auteur correspondant représentant une équipe de recherche et un universitaire expérimenté donnant suite à un échange professionnel avec un éditeur. Dans chaque cas, le ton et le contenu diffèrent, car les circonstances sont différentes.

Utilisez les modèles comme guides structurels plutôt que comme des textes à reproduire mécaniquement. Remplacez les affirmations générales par des résultats précis, expliquez la relation entre votre manuscrit et le lectorat de la revue, et n’incluez que les déclarations et les informations concernant les évaluateurs qui s’appliquent réellement. Une lettre d’accompagnement soigneusement personnalisée ne garantira pas l’acceptation, mais elle peut contribuer à ce que votre manuscrit bénéficie d’une présentation claire, professionnelle et judicieusement persuasive.

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