接收電子文件進行螢幕校對
從最基本的意義上講，在線接收文件既簡單又直接。您下載一個文件，將其複製到電腦上的相應資料夾中並對其進行處理，但在實踐中需要考慮幾個事項。
例如，如果您使用投遞箱或文件傳輸協定 (FTP) 來接收文件，則可能需要建立帳戶來存取您將要校對的文件。另一方面，如果您打算主要透過電子郵件接收文件（校對服務和作者常用的方法），您將需要使用允許大附件的電子郵件系統。 Google 郵件（通常稱為 gmail）是一個不錯的選擇，因為它允許最大 25 兆位元組的附件，因此不會阻止您接收包含大量複雜表格和圖形的書籍和文章。為了確保您的電子郵件程式不會將校對工作傳送到垃圾郵件資料夾，請在您的通訊錄中包含所有相關地址。
下載並開啟所有附件之前，應先進行病毒掃描。如果您透過一家公司或校對服務機構工作，該公司或機構最初從作者那裡接收文件，然後將其傳遞給您，那麼您就不需要太擔心這一點，因為掃描過程很可能在文件發送給您之前進行。此外，學術和科學作者發送的文件中含有病毒的情況相對少見，但確實會發生，在這種情況下，謹慎行事絕對比後悔好得多。病毒可能會導致您的電腦無法運行，直到威脅被消除為止，而當您需要在緊迫的時間內校對並返回文件時丟失電腦可能會對成功的自由職業生涯造成災難性的後果。
一次打開收到的所有用於校對工作的文件總是明智的。您需要與您工作的作者或校對服務確認您已收到文件，並確認或協商何時返回校對版本，因此在回復之前發現任何可立即辨別的問題至關重要。例如，您需要確保文件確實能夠在您的電腦上成功打開，並且每個文件中的邊注功能都能正常運作。有時，在最初以從右到左的腳本編寫的 Microsoft Word 文件中，在邊注中鍵入的字母會被反轉為無意義的字元（自動更正會放大該問題），因此請進行測試註釋以確保功能正常運作。如果出現任何可能妨礙您校對和評論文件的問題，必須立即聯繫作者或公司，詳細解釋問題，並在工作截止日期之前努力解決問題。
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