如何專業地撤回手稿：指導與範例信件

如何專業地撤回稿件：指導與範例信件

從期刊或出版社撤回稿件是每位學者都希望永遠不必面對的決定。這可能讓人感到不舒服、沮喪甚至對立，特別是因為學術出版系統在很大程度上依賴作者、編輯、審稿人和出版商之間的相互信任。然而，在某些合法情況下，撤回不僅是合理的，而且對保護您的工作、您的專業利益以及在某些情況下您的學術誠信至關重要。

本詳細指南全面介紹了如何、何時以及為何道德地撤回稿件，以及如何尊重且專業地與編輯溝通。它還涉及做出此類決定的情感和智力層面，並提供基於公式的策略來撰寫外交且有效的撤回信。

1. 理解撤回決定的道德分量

向期刊或出版社提交稿件是一種默示承諾。編輯和審稿人投入大量時間和專業知識來評估您的工作。一旦開始同行評審，您的稿件就成為一個結構化編輯工作流程的一部分，這需要實際的勞動和財務資源。

因此，撤回不是一個輕率的行為。它應該保留給以下情況：

• 繼續進行該過程會損害您工作的完整性，
• 出版商的行為使您的稿件或聲譽面臨風險，
• 或不可預見的情況使完成或修訂變得不可能。

在某些情況下，撤回可能是道德上必須的——尤其是當您發現錯誤、不當行為或方法論問題使您的研究無效時。在其他情況下，當審稿意見與您工作的核心理念根本衝突時，策略上撤回可能是明智的。

2. 稿件提交的五個階段 — 以及何時撤回是可接受的

作者常常想知道在哪個階段撤回變得不適當或不道德。答案取決於您的稿件在出版流程中的位置。該過程可分為五個常見階段：

階段 1 — 提交後立即

在這個早期階段撤回幾乎總是被允許的，因為稿件尚未進入審查。原因可能包括：

• 不小心提交到錯誤的期刊，
• 立即發現更合適的發表場地，
• 識別無法等待的必要修訂，
• 發現需要立即更正的錯誤。

編輯可能會感到不便，但撤回通常不複雜。

階段 2 — 行政審查期間

許多期刊會進行簡短的初步評估以檢查格式、相關性和完整性。此時撤回仍可接受，但應為任何干擾道歉。有些期刊已在內部記錄提交，因此專業態度很重要。

階段 3 — 同行評審期間

這是最具倫理敏感性的階段。大多數出版商認為手稿處於“積極評估”中，這時撤回意味著浪費了審稿人的努力。除非：否則不鼓勵此階段撤回。

• 審稿人要求重大變更，損害您的研究誠信，
• 發現嚴重的方法學問題，
• 出現無法迅速解決的作者權爭議，
• 您發現期刊存在不道德行為，
• 或因時間敏感情況（例如專利或緊急數據發布）需要採取行動。

即使如此，撤回請求必須外交且有明確理由。

階段 4 — 同行評審後但接受前

這是最常見的撤回階段之一，特別是當審稿人要求根本改變您的項目概念時。您沒有義務將手稿修改到面目全非。如果您的方法論、理論或結構承諾與審稿人要求有明顯差異，撤回並尋找更合適的發表平台可能更好。

階段 5 — 接受後或簽訂合約後

此階段的撤回幾乎總是不被鼓勵，且可能產生：

• 罰款，
• 違約索賠，
• 編輯關係緊張，
• 長期聲譽損害。

然而，特殊情況——例如新發現的不當行為、法律責任或醫療緊急情況——可能證明撤回是合理的。需要極度誠實和文件記錄。

3. 評估您的撤回理由

作者有時會因為審稿意見令人失望或修訂看似困難而考慮撤回。但撤回應保留給符合以下一項或多項標準的情況：

• 您無法在倫理上完成所要求的修訂。
• 期刊未能遵守其自身的編輯承諾。
• 合作者無法完成其貢獻。
• 期刊表現出掠奪性或不專業的行為。
• 延遲會威脅到資助義務、醫療責任或合約截止日期。

這部分是研究者必須做出真正判斷的地方。要問的問題是：

“這篇稿件在期刊要求下，仍能成為我想要的作品嗎？”

如果答案是堅決的“否”，撤回可能是合理的。

4. 撰寫專業撤回信

撤回申請是一種正式的專業溝通。它應該：

• 簡潔明了，
• 表達感謝，
• 避免情緒化語言，
• 包含清晰但簡短的說明，
• 在適當情況下保持對話的開放態度。

避免公開指責或批評審稿人。即使您強烈不同意審稿意見，撤回信應以專業且客觀的語氣來表達決定。

典型結構：

段落 1： 感謝編輯並感謝他們的時間。 段落 2： 清楚說明撤回。 段落 3： 提供簡短的理由。 段落 4： 如適當，提供選項或後續步驟。 結尾： 再次表達感謝。

5. 維持長期專業關係

學者經常與相同的出版社或期刊反覆發表。編輯會換工作，但編輯委員會仍相互聯繫。尊重的撤回信能維護你的專業聲譽，甚至通過展現成熟與透明度來加強它。

編輯欣賞清晰和果斷，且許多人理解研究、合作者和情況會演變。關鍵是要禮貌、迅速且深思熟慮地撤回。

6. 避免掠奪性或不道德期刊

作者被迫在後期撤回的原因之一是無意中投稿到掠奪性期刊。警示信號包括：

• 非常快速的接受承諾，
• 編輯委員會不明確，
• 接受後要求意外費用，
• 低質量的編輯，
• 溝通不一致。

如果你懷疑自己正在處理這樣的期刊，撤回就成為聲譽和學術上的必要。

7. 撤回的情感層面

研究人員在面臨撤回時常感到沮喪、尷尬或焦慮。這些反應是正常的。請記住：

撤回稿件並不代表失敗。

這反映了：

• 學術誠信，
• 謹慎的判斷，
• 對你工作的尊重，
• 策略性決策。

重要的是你如何溝通以及你學到了什麼。

8. 完整範例信件

以下兩封範例信展示了如何在不同情況下尊重且專業地溝通撤回決定。

📄 範例信件1 — 同行評審後撤回稿件 (點擊展開或收合)

Professor G. G. Innovator
社會學系
University of New Research
8 Round the Bend Road
美國加州柏克萊，94709
510-555-1100
gginnovator@uninewresearch.edu

Dr R. R. Publisher
社會科學編輯
University of New Research Press
22 Round the Bend Road
美國加州柏克萊，94709
510-555-1001
socscieditor@uninewresearchpress.edu

2018年2月20日

親愛的Dr Publisher，

感謝您的來信及對我題為Disconnecting & Reconnecting in the Digital Age的手稿所提出的深思熟慮的意見。我很高興您認為該手稿非常適合貴出版社，我也仍然熱衷於看到此項目納入Current Concerns系列。然而，我不確定能否配合審稿人2和3所要求的重大方法論修訂，並希望您允許我說明我的立場。

正如您所指出，審稿人對第3章中詳述的跨學科資料收集策略表示擔憂，特別是關於在公車站觀察個人發送簡訊的部分。雖然我理解他們的顧慮，但這些方法是本書貢獻的核心，也是本研究與早期研究區別所在。按要求修改方法論將大幅改變論點，並可能削弱研究結果的原創性。

我最近在一個會議上發表了相關研究，另一位編輯表達了強烈的興趣，想用完全相同的方法論來發表稿件。因此，我不願意以損害核心論點的方式修改文本。

我想強調我感謝詳細的審稿人反饋，並樂意全面回應其他建議。如果您認為在方法論問題上還有進一步討論的空間，我很樂意有此機會。然而，如果接受的前提是必須配合所要求的修改，我必須正式請求撤回稿件。

誠摯地，
Gregory Innovator
社會學教授

📄 範例信件 2 — 因病撤回論文 (點擊展開或收合)

Dr Amanda Scholar
英語及相關文學系
University of the Northeast
155 Research Road
英國約克，北約克郡，YO10 2SS
01904 666333
amresearcher1@northeast.ac.uk

Dr Bona Editor
世界文學系
University of the Southwest
10 Tintagel Heights
英國康沃爾郡特雷維納，PL34 0DD
01840 444222
bonaeditor@southwest.ac.uk

2018年2月22日

親愛的Dr Editor，

我很遺憾地通知您，Achiever教授和我將無法提交題為The Lost Sonnets of Shakespeare in the Earliest London and Paris Editions的章節至您的編輯選集。我們非常感謝您在Achiever教授去年生病期間的彈性處理，並感謝您願意接受我們的早期大綱。

儘管他的健康狀況穩步改善，但他仍無法完成其負責章節所需的研究。由於我並非法國文學專家，無法負責任地代寫他的部分。不過，我願意修訂我們的貢獻，專注於倫敦版本，並對巴黎資料提供較為一般的評論，並指出Achiever教授的詳細分析將在他未來的研究中呈現。

如果這樣調整後的章節能符合您的選集需求，我將樂意繼續進行。若不行，我們完全理解，並必須尊重地請求撤回我們的投稿。我們對此情況所造成的任何不便深感抱歉，並感謝您的理解。

致以誠摯的問候，
Amanda Scholar
博士後研究員