如何專業回應同行評審意見：範例信件

如何專業回應同行評審意見：範例信件

同行評審是學術與科學出版的核心。它旨在保護文獻的品質與完整性，確保方法合理、解釋恰當且寫作清晰。然而，對作者來說，收到審稿人報告的那一刻可能令人緊張。評論可能簡短且正面，也可能冗長、複雜且高度批評。無論如何，您的回覆信成為評估過程中關鍵的一部分。

仔細撰寫的回覆可以展現您對工作認真、願意改進並能建設性地接受批評。相反，匆忙或防禦性的回應可能損害您與編輯的關係，並降低接受的可能性。本文旨在提供您所需的工具、語言和結構，以清晰、有禮且具說服力的方式回應。

1. 理解審稿反饋的目的

人們容易將審稿報告解讀為對您專業能力或學者潛力的個人評價。實際上，審稿人主要是在評估稿件，而非作者。設計良好的同行評審會問：

• 研究問題是否重要？
• 方法是否適當且透明？
• 結果是否清楚且誠實地呈現？
• 解釋是否有證據支持？
• 文章的寫作和組織是否適合期刊的讀者？

審稿人可能不總是表達得很完美，但他們的目標通常是確保最終刊登的內容可靠、清晰且對未來讀者有價值。將審稿意見視為合作過程的一部分——即使是批評——也更容易建設性地回應。

2. 在撰寫任何內容之前處理反饋

大多數作者在首次閱讀審稿報告時會有情緒反應。常見反應包括沮喪、惱怒、困惑，有時甚至是鬆一口氣。通常不建議立即草擬回覆。相反地：

• 閱讀決定信和所有評論一次，然後放一邊。 給自己時間處理資訊。

• 一天後冷靜地重新閱讀評論。 標記反覆出現的主題：審稿人是否關注清晰度、統計、理論、倫理、文獻涵蓋範圍或其他？

• 與合著者或導師討論報告。 共同討論有助於將情緒反應與實際決策分開。

只有在您清楚了解審稿人要求什麼——以及哪些更改是可行的——之後，才應開始撰寫回覆信和規劃修訂。

3. 規劃您的修訂策略

在撰寫回覆信的任何一句話之前，制定修訂策略是明智的。這包括：

• 將評論歸類為主題。 例如，您可能會發現多位審稿人提到樣本大小、討論結構或不清楚的術語。

• 區分重大和次要問題。重大問題可能需要新的分析、重寫部分或補充文獻。次要問題通常涉及措辭、格式或小的澄清。

• 決定哪些建議您可以完全實施，哪些可以部分實施，哪些必須禮貌地拒絕。

有明確計劃會使回應信和修訂稿的實際撰寫更加高效，也向編輯展示您以系統且深思熟慮的方式回應了反饋。

4. 強有力回應信的整體結構

雖然各期刊細節有所不同，但一封有效的回應信幾乎總是包含以下組成部分：

1. 開頭段落，感謝編輯和審稿人，並說明您已根據他們的意見修訂了稿件。

2. 主要更改的簡要概述（例如，“我們重寫了討論部分，新增了兩張圖表並澄清了方法部分”）。

3. 逐點回應，按審稿人和評論編號組織。

4. 清楚標明每項更改出現的位置，如修訂稿中的頁碼、章節或行號，視期刊慣例而定。

編輯通常會略讀開頭部分，然後專注於逐點回應部分，因此清晰、一致的版面和尊重的措辭至關重要。

5. 語氣：和諧、專業且精確

撰寫回應信最困難的方面之一是把握語氣。您可能對審稿意見感到失望，甚至覺得不公平。但您的語氣必須保持冷靜和專業。請記住：

• 您和審稿人有共同的目標：改進最終論文。
• 禮貌不是軟弱；它是專業精神的體現。
• 堅定且有證據支持的不同意見是可以接受的，但敵意則不行。

當您同意某條評論時，感謝審稿人並說明您所做的更改。當您不同意時，請委婉表達。例如：

“我們感謝審稿人提出這個深思熟慮的建議。經過仔細考慮，我們認為實施所提議的變更會使焦點偏離我們的主要研究問題。相反，我們已在第3.2節（第11頁）澄清了原始的理由，並在限制段落中指出了替代解釋。”

這種語言既承認了審稿人的努力，又清楚表達了您的立場。

6. 一點一點地回應

您信件的核心部分是對每條評論的詳細回應。典型的結構是：

Reviewer 1
評論1： [審稿人評論，引用或意譯]
回應： [你的回覆與修改說明]

然後繼續評論2、評論3，依此類推。對審稿人2、審稿人3等重複相同模式。你可以用斜體等方式區分審稿人文字與你的回應以提升可讀性，但避免使用可能在轉成PDF或純文字時遺失的顏色或字體。

建議完整引用評論，即使感覺重複。這讓編輯和審稿人一目了然你回應的是什麼，並避免在評論相似或原始報告中編號繁多時產生混淆。

7. 明確顯示修改位置

編輯和審稿人需要知道在哪裡找到你描述的修訂。如果他們必須在手稿中搜尋以驗證修改，過程會大幅放慢。為保持效率：

• 提及每處修改的相關頁碼與章節。
• 如果期刊使用行號，請引用行號。
• 如果你使用了修訂追蹤或彩色文字，請在信中明確說明。

有效的回應可能是：

「我們已在第2.1節第二段（第6頁）澄清抽樣策略，並更詳細說明納入與排除標準。」

這種具體性建立了你已徹底處理評論的信心。

8. 當你同意審稿人意見時

最簡單的情況是你同意反饋。在這種情況下，簡要承認評論，感謝審稿人並描述你如何處理。例如：

「我們同意原文措辭含糊。我們已在第9頁修訂句子，澄清縱向資料是在三個時間點而非兩個時間點收集。」

你不需要為原始版本辯護；編輯團隊更關心問題是否已解決。

9. 當你與審稿人意見不合時

不同意見不僅不可避免，有時也是必要的。審稿人可能誤解你的論點，建議不當分析，或要求你擴充超出範圍的手稿。在這種情況下，你的任務是清楚且尊重地解釋你的理由。

考慮一個要求額外實驗的評論，該實驗需要數月工作且遠超論文的核心目標。建設性的回覆可能是：

「我們感謝審稿人建議在額外族群中測試模型。雖然這將是有價值的擴展，但超出本研究的範圍和資源。我們已在討論的最後一段（第21頁）承認此限制，並強調這是未來研究的重要方向。」

這種做法表明您理解建議的價值，同時解釋為何本次修訂未採納該建議。

10. 處理審稿人意見衝突

作者面臨的最令人沮喪的情況之一是審稿人意見相互矛盾。審稿人1可能要求刪除審稿人2堅持擴充的表格。審稿人1想要更多理論；審稿人2則希望減少。遇到這種情況，請不要慌張。編輯熟悉此類衝突。

一個好的策略是：

• 確定最符合稿件目標的解決方案。
• 在回應中清楚說明您如何平衡雙方觀點。
• 如有必要，明確向編輯請教指導。

您可以這樣寫：

「我們注意到審稿人1和2對表1提出了不同建議。審稿人1認為不必要，而審稿人2要求更詳細。為兼顧雙方意見，我們保留了該表，但簡化了正文以減少冗餘。如需進一步調整，我們歡迎編輯指示。」

這清楚表明您認真對待雙方意見，並嘗試達成合理的折衷。

11. 對額外數據、分析或文獻的請求

審稿人有時會要求不只是簡單的改寫。他們可能要求新的分析、加入額外數據集，或採納特定理論觀點。當這些請求合理且可行時，滿足它們通常會增強您的論文及與編輯的關係。

然而，如果請求不成比例或超出您可用的數據，請坦率說明。例如：

「審稿人建議進行新的結構方程模型。不幸的是，我們數據集的樣本量和變數覆蓋範圍不足以支持此層次的分析，否則有過度擬合的風險。相反，我們進行了較保守的迴歸分析，並在第3.4節（第13–14頁）中描述了此限制。」

編輯欣賞現實態度。過度承諾或包含薄弱的補充分析，可能比有理有據地拒絕請求更損害您的論文。

12. 在回應中使用引用

在某些情況下，審稿人會推薦特定論文或建議您將工作置於更廣泛的文獻體系中。當您採納這些建議時，在回信中明確提及會很有幫助。

例如：

「我們感謝審稿人提醒我們注意Lopez和Singh（2020）的研究。我們已在引言第一段（第3頁）引用此工作，並在討論第二段（第18頁）中討論其與我們發現的關係。」

這樣做顯示您認真對待同行建議，並願意與該領域的最新發展接軌。

13. 當審稿意見揭示您寫作中的問題

有時審稿人指出的問題其實不在您的資料或方法，而是在您對它們的說明。例如，若審稿人對您的抽樣策略感到困惑，或對變數的解讀與您意圖不同，這種困惑可能是因為您的文字表達不夠清楚。

與其斷定「審稿人沒有仔細閱讀」，不如將此類評論視為診斷線索。問問自己：

• 我的解釋是否過於簡略？
• 我是否假設讀者具備他們可能沒有的知識？
• 我的章節邏輯順序是否清晰？

然後相應地改進稿件。這不僅能滿足審稿人，也讓您的作品對未來讀者更易理解。

14. 當審稿人語氣嚴厲或不專業時

大多數審稿人都以尊重的態度溝通，但偶爾報告中可能包含直率或令人沮喪的語言。即使如此，您的回應應聚焦於內容而非語氣。編輯會看到審稿意見和您的回覆；您的專業態度將脫穎而出。

例如，如果審稿人寫道：「作者顯然不懂基本統計學」，您可以回覆：

“我們感謝審稿人對我們統計方法的關注。我們已在第2.5節（第9–10頁）澄清使用混合效應模型的理由，並新增兩篇支持此方法的參考文獻。希望此修訂能更清楚地顯示該方法適用於我們的資料結構。”

透過冷靜且徹底地處理技術問題，您強化了自己認真對待科學的印象，無論語氣如何。

15. 必要時與編輯分開溝通

有時，您可能想向編輯提出敏感事項，但不希望讓審稿人知道——例如，對審稿人偏見、保密性或倫理問題的擔憂。在這種情況下，可以發送一封簡短且單獨的信件，只寄給編輯。請確保此信件標示清楚，並與給審稿人的回覆信區分開來。

請謹慎且事實性地使用此類溝通，避免猜測或人身攻擊。編輯擅長識別和處理潛在問題，但他們依賴作者清楚且專業地表達關切。

16. 感恩的情感與專業價值

最後，請記住，同行評審是無償的工作。審稿人和編輯投入時間閱讀、評估並評論您的稿件。簡短但真誠的感謝表達能顯示感激之情並加強同儕間的合作精神。

避免過度讚美，因為那可能聽起來不真誠。像“我們感謝編輯和審稿人提出的建設性意見，這些意見大大改進了我們的稿件”這樣簡單的一句話通常就足夠。最終，證明您已仔細處理評論是表達感謝的最佳方式。

17. 結論

回應同行評審意見既是一門藝術，也是一項技能。它需要情緒韌性、智力靈活性和清晰的溝通。當以深思熟慮的態度面對時，這個過程不僅使您的稿件更接近發表，也磨練您的論點，加深您對自己工作的理解，並提升您未來項目的寫作能力。

關鍵原則很簡單：仔細閱讀評論，制定修訂策略，回應每一點，清楚解釋您的理由，保持尊重的語氣，並明確指出您所做的更改。如果您持續做到這些，同行評審將從障礙轉變為您研究工作流程中寶貴的一環。

為幫助您實際應用這些原則，以下手風琴包含完整的範例回應信，展示您可用於自己投稿的語氣、結構和格式。

📄 對同行評審意見的範例回應 (點擊展開或收合)

Edward Researcher
Palaeography Institute
1717 Writer’s Lane
美國密西根州South River，484848
734-734-7344
edresearcher@palaeographyinstitute.edu

Helen Wordsmith博士
助理編輯
Journal of the Shipping Manuscripts Society
717 Reader’s Row
英國倫敦，SW6 9DE
hwordsmith_ae@jsms.co.uk

2017年11月14日

主旨：JSMS 17-N6688稿件的修訂與重新提交

親愛的Wordsmith博士，

感謝您的來信及給予我們修訂論文《Hidden Treasure: Scribal Hands in the Notorious Brigantine Manuscript》的機會。審稿人提出的建議非常有幫助，我們也感謝您對摘要及論文其他方面修訂的深刻意見。

在此信件之後，我們附上審稿人的評論及我們的詳細回應。我們逐點回應，說明如何解決問題並指出修訂稿中變更的位置。所有四位作者均已審閱並批准修訂，我再次被選為通訊作者。按照要求，所有對稿件的更改均以紅色字體標示於附加文件中。

大多數由審稿人提出的修訂都很直接，除了以下回應外不需要進一步說明。然而，我想強調對表1所做的更改。該表現在列出、定位並簡要描述我們在Brigantine Manuscript中區分的每一種筆跡，提供大致日期，並且在Pantofola di Seta的大副案例中，給出確切的身份識別。該表不包括仍不確定的筆跡和書寫體。

審稿人1建議刪除表1並將其資訊嵌入正文，而審稿人2則建議擴展表格以涵蓋所有可能的書寫者和手稿。經過仔細考慮，我們選擇了後者，並大幅擴充了表格。我們的理由是，讀者在查閱書寫者和手稿製作細節時會發現全面的表格摘要更為方便。擴充的表格也使我們能夠簡化正文中對書寫特徵的討論。不過，如果您認為論文會因恢復早期結構並省略表格而受益，我們樂意提供不含表格的修訂版本。

根據您對摘要的意見，我們減少了專業的書籍學術語，並更清楚地強調了手稿的敘事趣味和歷史意義。特別是，我們現在強調Brigantine Manuscript屬於真正的海盜，並作為一位以船員功績自豪的大副的航海日誌。您指出的開頭句子現在改為：

“就像它所讚頌的海盜那般野蠻的行徑，Brigantine Manuscript在十四世紀初消失於迷霧中，直到2015年才再次現身。它奇蹟般地在一艘最近出土的地中海雙桅帆船Pantofola di Seta（Silk Slipper）龍骨上的隱藏艙室中保存了700年。對書中內容和手稿的廣泛檢查揭開了更多迷霧，顯示至少有五位不同的書寫者在超過80年的時間裡留下筆跡，其中一位是相當有天賦的大副Benutto Nero，他從1282年到1288年近六年期間用尚可的拉丁語記錄每日條目。”

我們希望您會同意這個修訂後的摘要能更好地吸引專業和非專業讀者的興趣。

關於細節問題，我們已根據期刊指示將手稿從美式拼寫改為英式拼寫。我們也參考了您推薦的兩篇文獻。Susan Goodorder的文章幫助我們完善了討論部分的細分和標題，而General Saltydog的航海術語詞彙表使我們能夠糾正並標準化術語——例如，將全文中的“ropes”替換為“lines”。

我們希望修訂後的手稿現在更適合Journal of the Shipping Manuscripts Society。如果需要，我們仍然願意進一步修訂，並再次感謝您撥冗審閱。

誠摯地，

Edward Researcher
中世紀拉丁語教授
Palaeography Institute

審稿意見、作者回應與手稿變更

Reviewer 1

評論 1：「《Hidden Treasure: Scribal Hands in the Notorious Brigantine Manuscript》是一本引人入勝且資訊豐富的讀物，作者對手跡和書寫體的評估清晰且準確。此論文非常適合刊登於Journal of the Shipping Manuscripts Society。我不確定表 1 是否必要，且發現一個語法錯誤不幸地遍及全文，必須修正，但除此之外，我幾乎沒有其他有用的評論。」

回應： 我們感謝這些慷慨的評論，並很高興您認為我們的評估清晰且適合本期刊。我們已回應您以下提出的兩項關切。

評論 2：「表 1 未包含論文中討論的所有書寫體和手跡，因此看起來不完整。我較喜歡正文中較長的描述，建議移除該表，並用較確定的手跡描述來擴展討論。」

回應： 我們感謝您的觀點，並同意我們原本的表 1 過於選擇性。然而，審稿人 2 提出另一種方案——擴充表格以包含所有手跡和書寫體。考慮兩者建議後，我們決定延長表格並保留作為參考工具，同時簡化正文中的討論。我們已向助理編輯尋求指導，若編輯團隊偏好，我們也樂意移除該表。

變更： 我們擴充了表 1，包含手稿中識別出的完整手跡和書寫體，並為每一項提供簡短描述和大致日期。此變更使我們能縮短並澄清抄寫特徵的敘述討論。所有修改在修訂稿中以紅色標示。

評論 3：「文法和句子結構大致上是合適的，但懸垂修飾語在整篇論文中都是問題，有時會模糊作者的意思。例如，第 6 頁：『隨著他的內臟已經翻滾出甲板，槳手給了他的受害者最後一腳並砍下他的頭。』這種說法暗示槳手而非受害者失去了內臟。這裡和其他地方都需要修正。」

回應： 非常感謝您注意到這些錯誤。我們承認有幾句話包含了無意的懸垂修飾語，現在已在全文中修正。

變更： 您提到的句子現在是：「槳手等到受害者的內臟翻滾出甲板後，才給了他最後一腳並砍下他的頭。」在必要的地方也做了類似的修訂，以確保主詞和修飾語正確對應。這些變更以紅色標示。

Reviewer 2

評論 1：「很明顯作者對中世紀手稿的了解多於航海技術，但只要解決以下問題，該手稿值得發表。」

回應：我們感謝您的評價，並同意我們的強項在於手稿研究。感謝您對改善論文航海部分的指導。

評論 2：「似乎對“leeboard”和“starboard”有些混淆，更廣泛地說，我希望看到更準確的航海術語。應使用常見術語，如用“lines”代替“ropes”，用“stern”代替“back of the boat”等。」

回應：我們同意更清晰且更準確的航海術語能增強論文。依您的建議，我們參考了助理編輯推薦的詞彙表。

變更：我們已修正並標準化所有航海術語，並確保在整篇手稿中一致使用。這些調整以紅色標示。

評論 3：「表 1 似乎過於選擇性。我希望看到一份包含所有書寫者和手稿的完整清單，附帶大致日期，以易於理解的表格形式呈現。」

回應：我們感謝此建議，並同意更完整的表格將更好地服務讀者，尤其是對古文字學分析不太熟悉的讀者。

變更：如上文對審稿人 1 的回應所述，我們已擴充表 1，涵蓋所有書寫者和手稿。該表現作為手稿書寫歷史的核心參考。

評論 4：「討論部分的格式與前面章節及期刊指南不一致。額外的細分和更清晰的標題會使論點更易於理解。」

回應：我們同意原稿中的討論部分寫得較為密集，結構更清晰會更有幫助。

變更：我們已將討論部分重新組織為帶有描述性標題的小節，並以期刊中的範例文章作為指引。我們相信這大大提升了可讀性及我們主要結論的可見度。

如果您希望專業協助潤飾您的回覆信或修訂後的手稿，我們的journal article editing和manuscript editing服務可以在出版過程的每個階段支持您。