Zusammenfassung
Effektive Briefe an Herausgeber wissenschaftlicher Zeitschriften zu schreiben ist ein wesentlicher, aber oft übersehener Teil des Publikationsprozesses. Ob Sie ein Manuskript einreichen, auf Gutachter reagieren oder eine Klärung von einem Herausgeber anfragen – eine starke Kommunikation kann Ihre Chancen auf eine erfolgreiche Veröffentlichung erheblich verbessern.
Professionelle Briefe müssen formell, prägnant und respektvoll sein. Sie sollten den Konventionen der Zeitschrift folgen, Herausgeber angemessen ansprechen, Ihren Zweck klar kommunizieren, unnötige Emotionen vermeiden und Ihr Verständnis des redaktionellen Prozesses zeigen. Autorinnen und Autoren sollten vollständige Kontaktdaten angeben, bei Bedarf auf bestimmte Abschnitte ihres Manuskripts verweisen und einen Ton wahren, der die Arbeitsbelastung des Herausgebers anerkennt.
Diese Briefe sind Teil Ihres wissenschaftlichen Rufs. Durch die Beherrschung formaler Korrespondenz stärken Sie Ihre Beziehung zu Herausgebern, erhöhen die Wahrscheinlichkeit positiver Resonanz und präsentieren sich als verantwortungsbewusste und professionelle Forschende. Dieser Artikel bietet eine umfassende Anleitung zum Verfassen formaler, überzeugender und effektiver Kommunikation mit Zeitschriftenredakteuren.
Am Ende dieses Artikels finden Sie vier professionelle Briefvorlagen, die eine klare und effektive Kommunikation mit Zeitschriftenredakteuren unterstützen. Diese umfassen ein umfassendes Anschreiben zur Manuskripteinreichung, ein detailliertes Antwortschreiben an Gutachter, eine Klärungsanfrage und eine Vorab-Anfrage. Jede Vorlage bietet strukturierte, gebrauchsfertige Formulierungen, die Forschenden helfen, während des gesamten Publikationsprozesses selbstbewusst und professionell zu korrespondieren.
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Effektive Briefe an Herausgeber wissenschaftlicher Zeitschriften schreiben
Für die meisten Forschenden ist der schwierigste Teil des Publikationsprozesses die Forschung selbst: die Durchführung der Studie, die Analyse der Daten und das Verfassen des Manuskripts. Ein oft unterschätzter Bestandteil des wissenschaftlichen Publizierens ist jedoch die formale Kommunikation, die diese Phasen begleitet. Briefe an Zeitschriftenredakteure – sei es Anschreiben, Antwortschreiben oder Klärungsanfragen – spielen eine entscheidende Rolle dabei, wie Herausgeber Ihre Einreichung wahrnehmen.
Diese Briefe sind keine administrativen Nachgedanken. Stattdessen sind sie professionelle Dokumente, die Ihre wissenschaftliche Identität widerspiegeln. Klare, respektvolle und gut strukturierte Korrespondenz schafft Vertrauen bei den Herausgebern und sorgt dafür, dass Ihre Kommunikation ernst genommen wird. Schlecht geschriebene, zu lockere oder unkonzentrierte Briefe hingegen riskieren, die Glaubwürdigkeit selbst eines starken Manuskripts zu untergraben.
Dieser Artikel bietet eine umfassende Anleitung, wie man effektive Briefe an Herausgeber wissenschaftlicher Zeitschriften schreibt, basierend auf bewährten Praktiken in der akademischen Kommunikation.
Warum Briefe an Zeitschriftenredakteure wichtig sind
Briefe an Redakteure erfüllen mehrere wichtige Zwecke im Publikationsprozess:
- Sie rahmen Ihre Einreichung ein. Ein klarer, prägnanter Begleitbrief hilft Redakteuren, den Wert Ihres Manuskripts sofort zu verstehen.
- Sie etablieren Ihren professionellen Ton. Redakteure arbeiten mit Hunderten von Autoren zusammen – Professionalität fällt auf.
- Sie zeigen Respekt für den redaktionellen Prozess. Redakteure sind überlastet; effiziente Kommunikation wird geschätzt.
- Sie helfen, Missverständnisse zu klären. Höfliche und präzise Klärungsanfragen helfen, unnötige Verzögerungen zu vermeiden.
In allen Fällen ist Ihr Ziel dasselbe: effektiv, effizient und respektvoll zu kommunizieren.
1. Bewahren Sie einen formellen Ton
Redaktionelle Korrespondenz sollte immer formell verfasst sein. Obwohl E-Mails informell wirken, ist der Kontext es nicht. Sprechen Sie den Redakteur korrekt an – verwenden Sie Titel wie „Dr.“, „Professor“ oder „Editor-in-Chief“ – und vermeiden Sie zu informelle Begrüßungen wie „Hallo“ oder „Hi there.“ Wenn der Name des Redakteurs bekannt ist, verwenden Sie ihn. Wenn nicht, ist „Dear Editor“ völlig akzeptabel.
Ihr Schreiben sollte Folgendes zeigen:
- Richtige Grammatik, Zeichensetzung und Rechtschreibung
- Korrekte Absatzstruktur
- Vollständige Sätze, keine umgangssprachlichen Fragmente
- Ein durchgehend höflicher und professioneller Ton
Schon kleine Fehler können einen negativen ersten Eindruck hinterlassen und Ihre Arbeit gehetzt oder nachlässig erscheinen lassen.
2. Seien Sie klar über Ihren Zweck
Redakteure schätzen Klarheit. Geben Sie im ersten Absatz sofort Ihren Zweck an.
Zum Beispiel:
- Einreichen eines neuen Manuskripts
- Antworten auf Gutachterkommentare
- Klärung der Überarbeitungsanweisungen
- Einspruch gegen eine Entscheidung
- Anfrage zur Fristverlängerung
Vermeiden Sie es, Ihre Hauptbotschaft in unnötigen Hintergrundinformationen zu vergraben. Herausgeber müssen schnell verstehen, warum Sie schreiben.
3. Halten Sie Ihren Brief kurz
Herausgeber bearbeiten ein hohes Korrespondenzaufkommen, daher ist Kürze unerlässlich. Lange, unstrukturierte Absätze werden oft nur überflogen oder ganz übersprungen. Streben Sie Briefe an, die nicht länger als eine Seite sind, es sei denn, die Umstände erfordern mehr Details.
Fragen Sie sich:
- Hilft dieser Satz dem Herausgeber bei der Entscheidungsfindung?
- Kann dieser Punkt prägnanter formuliert werden?
- Ist dieser Absatz notwendig?
Klare, prägnante Kommunikation spart allen Beteiligten Zeit.
4. Seien Sie respektvoll und drücken Sie Wertschätzung aus
Herausgeber leisten anspruchsvolle Arbeit mit engen Fristen. Dies auch nur kurz anzuerkennen, zeigt Professionalität und Respekt.
Beispiele sind:
- „Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, unser Manuskript zu prüfen.“
- „Wir schätzen die durchdachten Kommentare der Gutachter.“
- „Vielen Dank für Ihre Anleitung, während wir unsere überarbeitete Einreichung vorbereiten.“
Ein respektvoller Ton bedeutet niemals übertriebene Schmeichelei. Anerkennen Sie einfach die Bemühungen des Herausgebers auf eine ausgewogene, aufrichtige Weise.
5. Vermeiden Sie emotionale oder konfrontative Sprache
Ablehnung und Kritik sind Teil des akademischen Lebens, aber emotionale Reaktionen haben in der Korrespondenz mit Herausgebern keinen Platz. Senden Sie niemals Briefe, die:
- Den Herausgeber oder die Gutachter persönlich kritisieren,
- Wut oder Frustration ausdrücken,
- Sarkasmus oder passiv-aggressive Bemerkungen einfügen,
- versuchen, den Redakteur zu einer anderen Entscheidung zu drängen.
Wenn Sie mit einer Gutachter- oder redaktionellen Entscheidung nicht einverstanden sind, formulieren Sie Ihre Position ruhig, sachlich und professionell.
6. Strukturieren Sie Ihren Brief für bessere Lesbarkeit
Ein gut strukturierter Brief verbessert die Klarheit und hilft den Redakteuren, Informationen schnell zu verarbeiten. Berücksichtigen Sie folgende Struktur:
- Eröffnungsgruß („Sehr geehrte/r Dr. Smith,“).
- Zweckangabe, die zusammenfasst, warum Sie schreiben.
- Relevante Details (Manuskript-[ID], Titel, Daten, Gutachterkommentare).
- Erklärung oder Antwort professionell und sachlich verfasst.
- Abschließende Bemerkung mit Dankesworten.
- Vollständige Kontaktinformationen für Rückfragen.
Da Redakteure Texte schnell überfliegen, sollten Absätze kurz und fokussiert sein.
7. Vollständige Kontaktinformationen angeben
Geben Sie stets Ihre vollständigen Kontaktdaten an. Je nach Anforderungen der Zeitschrift kann dies Folgendes umfassen:
- vollständiger Name;
- institutionelle Zugehörigkeit;
- Abteilung;
- E-Mail-Adresse;
- Telefonnummer;
- Postanschrift.
Klare Kontaktinformationen stellen sicher, dass der Editor Sie leicht erreichen kann, falls weitere Details benötigt werden.
8. Bei Bedarf auf bestimmte Teile Ihres Manuskripts verweisen
Wenn Ihr Schreiben Überarbeitungen oder Klarstellungen betrifft, beziehen Sie sich direkt auf das Manuskript:
- Abschnittsnummern,
- Abbildungs- oder Tabellennummern,
- Zeilennummern,
- Ergänzende Materialien.
Dies vermeidet lange Erklärungen und hilft den Editoren, Ihre Argumentation schnell nachzuvollziehen.
9. Auf Gutachterkommentare antworten
Eines der wichtigsten Schreiben, die Autoren verfassen, ist die Antwort auf Gutachterkommentare. Ein überzeugendes Antwortschreiben sollte:
- Danken Sie den Gutachtern für ihre Zeit;
- Gehen Sie auf jeden Kommentar einzeln ein und verwenden Sie eine nummerierte Liste;
- Zitieren oder fassen Sie den Kommentar des Gutachters zusammen, um Kontext zu bieten;
- Erklären Sie die vorgenommenen Änderungen oder geben Sie eine klare Begründung, wenn keine Änderung möglich war;
- Bleiben Sie respektvoll, auch wenn Sie nicht übereinstimmen.
Dieses Schreiben ist oft genauso wichtig wie das überarbeitete Manuskript selbst, da es Ihre Sorgfalt und Reaktionsfähigkeit zeigt.
10. Klärung bei einem Editor anfragen
Gelegentlich benötigen Autoren Klarstellungen zu Gutachterkommentaren, Überarbeitungsfristen oder Verfahrensfragen. Beim Verfassen solcher Schreiben:
- Formulieren Sie die Frage klar;
- Vermeiden Sie lange Erklärungen;
- Geben Sie Kontext wie manuscript [ID] und Einreichungsdaten an;
- Fragen Sie höflich, wie Sie weiter vorgehen sollen.
Herausgeber bevorzugen Autoren, die um Klarstellung bitten, anstatt Annahmen zu treffen.
11. Berufung gegen redaktionelle Entscheidungen
Eine Berufung sollte selten und sorgfältig überlegt sein. Wenn Sie glauben, dass im Begutachtungsprozess ein echter Fehler aufgetreten ist, können Sie eine Neubewertung beantragen. Beim Verfassen einer Berufung:
- Bleiben Sie ruhig und professionell;
- Erklären Sie klar, warum Sie glauben, dass die Entscheidung überdacht werden sollte;
- Legen Sie Beweise vor (z. B. Fehlinterpretation von Daten, sachliche Ungenauigkeiten);
- Vermeiden Sie es, Gutachter persönlich zu beschuldigen oder zu kritisieren.
Herausgeber schätzen gut begründete Berufungen, keine emotionalen Bitten.
12. Ihren Brief professionell abschließen
Ein prägnanter, höflicher Abschluss hinterlässt einen starken letzten Eindruck. Geeignete Abschlüsse sind:
- „Mit freundlichen Grüßen,“
- „Mit Dank,“
- „Mit freundlichen Grüßen,“
Fügen Sie dies mit Ihren vollständigen Kontaktdaten hinzu.
Fazit
Das Verfassen effektiver Briefe an Herausgeber wissenschaftlicher Zeitschriften ist eine Schlüsselkompetenz für Forschende. Diese Briefe prägen den ersten Eindruck des Herausgebers von Ihrer Arbeit, klären Ihre Absichten und beeinflussen, wie reibungslos der Einreichungs- oder Überarbeitungsprozess verläuft. Indem Sie formell, klar und respektvoll schreiben – und Ihre Briefe mit Absicht strukturieren – zeigen Sie Professionalität und stärken Ihre Stellung als wissenschaftlicher Kommunikator.
Wenn Sie Unterstützung bei der Vorbereitung einer ausgefeilten, professionellen Kommunikation mit Herausgebern wünschen, können spezialisierte manuscript editing services und journal article editing sicherstellen, dass Ihre Dokumente klar, genau, konsistent und bereit für die Einreichung sind.
Briefvorlagen für die Kommunikation mit Zeitschriftenredakteuren
📄 Vorlage 1: Anschreiben für die Erst-Einreichung des Manuskripts (Zum Erweitern klicken)
Sehr geehrte/r Dr. [Editor’s Last Name],
Ich freue mich, unser Manuskript mit dem Titel “[Full Manuscript Title]” zur Begutachtung bei [Journal Name] einzureichen. Wir sind der Ansicht, dass dieses Manuskript sehr gut mit den Zielen und dem Umfang Ihrer Zeitschrift übereinstimmt, insbesondere in Bezug auf [specific thematic area]. Unsere Studie schließt eine klare Lücke in der Literatur, indem sie [one–two sentence description of topic and novelty] untersucht, was wir für Ihre Leserschaft als direkt relevant erachten.
In dieser Forschung [one-sentence research aim]. Unsere Ergebnisse zeigen, dass [brief key results] und tragen neue Erkenntnisse zu [specific area or theoretical contribution] bei. Nach unserem Wissen ist dies die erste Studie, die [unique aspect or innovation] untersucht, und bietet somit sowohl wissenschaftlichen als auch praktischen Wert.
Das Manuskript präsentiert:
- Eine klare Forschungsfrage, die in aktuellen Debatten im [field] verankert ist;
- Ein rigoroses methodisches Design, einschließlich [methods used];
- Eine robuste Analyse, unterstützt durch geeignete statistische, qualitative oder Mixed-Methods-Verfahren;
- Eine Diskussion, die die Ergebnisse in den bestehenden Literaturkontext einordnet und deren weiterreichende Implikationen hervorhebt.
Wir bestätigen Folgendes:
- Das Manuskript ist originär und wurde nicht anderweitig veröffentlicht;
- Das Manuskript wird nicht gleichzeitig bei einer anderen Zeitschrift eingereicht;
- Alle Autoren haben das Manuskript und dessen Einreichung bei [Journal Name] genehmigt;
- Alle ethischen Standards wurden eingehalten, einschließlich der Genehmigung durch [Ethics Committee] (Referenznummer: [ID]).
Wir haben die Autorenrichtlinien der Zeitschrift sorgfältig befolgt, einschließlich Formatierung, Zitierweise, Abbildungsaufbereitung und Abschnittsstruktur. Wie gewünscht, legen wir eine Liste vorgeschlagener Gutachter mit relevanter Expertise und ohne Interessenkonflikte bei.
Wir schätzen Ihre Zeit, die Sie für die Begutachtung unserer Einreichung aufgewendet haben, sehr. Wir hoffen, dass unsere Studie ein starker Kandidat für die Veröffentlichung in [Journal Name] sein wird und stehen gerne für Fragen oder Überarbeitungswünsche zur Verfügung.
Vielen Dank, dass Sie unsere Arbeit in Betracht ziehen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Your Full Name]
[Your Position & Department]
[Institution Name]
[Email Address]
[Phone Number]
📄 Vorlage 2: Antwortschreiben an die Gutachter nach der Überarbeitung (Zum Erweitern klicken)
Sehr geehrte/r Dr. [Editor’s Last Name],
Vielen Dank, dass Sie uns die Gelegenheit gegeben haben, unser Manuskript mit dem Titel “[Full Manuscript Title]” (Manuskript-ID: [ID]) zu überarbeiten. Wir sind dankbar für das durchdachte und konstruktive Feedback sowohl der Gutachter als auch von Ihnen. Wir haben das Manuskript sorgfältig entsprechend aller Kommentare überarbeitet und sind der Ansicht, dass diese Änderungen seine Klarheit, methodische Transparenz und seinen Beitrag zum Fachgebiet wesentlich verbessert haben.
Nachfolgend geben wir eine detaillierte, Punkt-für-Punkt-Antwort. Zur besseren Übersicht erscheint jeder Gutachterkommentar in Kursivschrift, gefolgt von unserer Antwort. Wo textliche Änderungen vorgenommen wurden, haben wir die genauen Seiten- und Absatznummern angegeben.
Allgemeine Überarbeitungen
- Wir haben die Einleitung umstrukturiert, um die Darstellung der Forschungslücke zu stärken;
- Wir haben den methodischen Abschnitt mit zusätzlichen Details zu Stichprobe, Verfahren und Analyse erweitert;
- Neue Referenzen (veröffentlicht zwischen [years]) wurden hinzugefügt, um Aktualität zu gewährleisten;
- Alle Abbildungen wurden zur besseren Verständlichkeit überarbeitet und aktualisiert, um den Formatierungsanforderungen der Zeitschrift zu entsprechen;
- Das Manuskript wurde vollständig Korrektur gelesen, um Konsistenz in Sprache, Stil und Struktur sicherzustellen.
Gutachter 1
1. Gutachterkommentar…
Antwort: Wir danken dem Gutachter für diesen hilfreichen Kommentar. Als Antwort haben wir […] überarbeitet, […] klargestellt und […] hinzugefügt. Diese Aktualisierungen finden sich auf Seite […], Absatz […].
2. Gutachterkommentar…
Antwort: Wir stimmen diesem Punkt zu und haben weitere Details zu […] hinzugefügt. Dies ist nun auf Seite […] zu finden.
Gutachter 2
1. Gutachterkommentar…
Antwort: Wir schätzen diesen Vorschlag. Wir haben nun […] eingearbeitet und das Manuskript entsprechend aktualisiert. Die überarbeitete Version befindet sich auf Seite […].
2. Gutachterkommentar…
Antwort: Während wir respektvoll an unserer ursprünglichen Interpretation festhalten, haben wir unsere Erklärung erweitert und eine Begründung auf Seite […] hinzugefügt.
Wir sind der Ansicht, dass diese Änderungen das Manuskript erheblich verbessern, und hoffen, dass es nun für die Veröffentlichung in [Journal Name] geeignet ist. Gerne nehmen wir weitere Überarbeitungen vor, falls erforderlich.
Mit Dankbarkeit,
[Your Full Name]
[Affiliation]
[Email Address]
[Phone Number]
📄 Vorlage 3: Klärungsanfrage an den Herausgeber (Zum Erweitern klicken)
Sehr geehrte/r Dr. [Editor’s Last Name],
Ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich schreibe Ihnen bezüglich unseres Manuskripts mit dem Titel “[Full Manuscript Title]” (Manuscript ID: [ID]). Vielen Dank, dass Sie die Gutachterkommentare weitergeleitet und die nächsten Schritte im Überarbeitungsprozess skizziert haben. Bevor wir fortfahren, würden wir eine Klärung eines bestimmten Punktes sehr schätzen, um sicherzustellen, dass das überarbeitete Manuskript vollständig Ihren Erwartungen entspricht.
Der Punkt, der einer Klärung bedarf, ist folgender:
[Zitat oder Zusammenfassung der mehrdeutigen Anweisung des Gutachters oder Herausgebers].
Wir sind uns nicht sicher, ob der Gutachter beabsichtigte, dass wir:
- den gesamten Abschnitt umstrukturieren (z. B. Ergebnisse und Diskussion zusammenführen);
- nur bestimmte Unterabschnitte ändern; oder
- die aktuelle Struktur beibehalten, aber bestimmte Erklärungen erweitern.
Jede Interpretation würde zu einer anderen Überarbeitungsstrategie führen, daher wären wir für Ihre Anleitung zur bevorzugten Vorgehensweise für [Journal Name] dankbar. Falls erforderlich, teilen wir Ihnen gerne eine vorgeschlagene Gliederung oder einen Entwurf der Überarbeitung zur Rückmeldung mit.
Vielen Dank für Ihre Unterstützung und die Möglichkeit, unser Manuskript zu überarbeiten.
Mit freundlichen Grüßen,
[Your Full Name]
[Affiliation]
[Email Address]
[Phone Number]
📄 Vorlage 4: Vorab-Anfrage zur Bestätigung der Eignung für die Zeitschrift (Zum Erweitern klicken)
Sehr geehrte/r Dr. [Editor’s Last Name],
Ich schreibe, um anzufragen, ob unser Manuskript mit dem Titel “[Provisional Manuscript Title]” für eine Einreichung bei [Journal Name] geeignet sein könnte. Bevor wir die formale Einreichung vorbereiten, wären wir dankbar für Ihre Einschätzung bezüglich der Übereinstimmung unserer Arbeit mit den Zielen, der Leserschaft und den methodologischen Erwartungen der Zeitschrift.
Zusammenfassung der Studie:
Unsere Forschung untersucht [kurze Übersicht zum Studienthema]. Mithilfe von [methodologische Beschreibung] analysierten wir [Schlüsselvariablen oder Daten] und fanden heraus, dass [Hauptergebnisse]. Diese Ergebnisse tragen zu laufenden Debatten über [relevantes Fachgebiet oder Theorie] bei und bieten neue Einblicke in [spezifischer Beitrag oder Neuheit].
Gründe, warum wir glauben, dass das Manuskript gut passt:
- Theoretische Ausrichtung: Das Papier behandelt zentrale Themen, die regelmäßig in [Journal Name] untersucht werden.
- Methodologische Relevanz: Die verwendeten Methoden spiegeln Ansätze wider, die in kürzlich veröffentlichten Artikeln üblich sind.
- Interesse für Leser: Die Ergebnisse haben Auswirkungen für Forscher, die in […].
Falls hilfreich, können wir ein Abstract, einen vorläufigen Manuskriptentwurf oder zusätzliche Informationen bereitstellen. Sollte das Manuskript nicht zum Umfang der Zeitschrift passen, wären wir für Vorschläge dankbar, ob ein anderer Artikeltyp (z. B. Forschungsartikel, Übersichtsartikel, Kommentar) geeigneter sein könnte.
Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihr Interesse. Wir freuen uns auf Ihre Anleitung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Your Full Name]
[Affiliation]
[Email Address]
[Phone Number]
