Wie man effektiv per E-Mail mit Herausgebern wissenschaftlicher Fachzeitschriften kommuniziert

Kommunikation mit Zeitschriftenredakteuren per E-Mail

E-Mail ist heute das wichtigste Kommunikationsmittel zwischen wissenschaftlichen Autoren und Zeitschriftenredakteuren. Von einer ersten Anfrage, ob ein Manuskript zu einer Zeitschrift passt, bis zur abschließenden Korrektur der Druckfahnen verläuft ein großer Teil der Beziehung zwischen einem Autor und einem Verlag über kurze, elektronisch ausgetauschte schriftliche Nachrichten.

Diese Bequemlichkeit ist äußerst wertvoll. Ein Autor kann innerhalb von Sekunden Kontakt zu einem Redaktionsbüro auf einem anderen Kontinent aufnehmen, Dokumente sofort anhängen und eine durchsuchbare Aufzeichnung wichtiger Entscheidungen bewahren. E-Mail bringt jedoch auch besondere Kommunikationsprobleme mit sich. Der Redakteur kann Ihren Gesichtsausdruck nicht sehen, Ihren Tonfall nicht hören und nicht erkennen, dass ein hastig formulierter Satz entstand, während Sie gleichzeitig mehrere dringende Anforderungen bewältigen mussten. Der Redakteur sieht nur den Text, den Sie senden.

Aus diesem Grund sollten wichtige Nachrichten an Zeitschriftenherausgeber mit derselben Sorgfalt verfasst werden, die Sie der formellen akademischen Korrespondenz widmen. Eine einzelne E-Mail entscheidet selten darüber, ob ein starkes Manuskript veröffentlicht wird, aber durchgehend professionelle Kommunikation kann den redaktionellen Prozess reibungsloser gestalten. Umgekehrt kann eine aggressive, nachlässige oder verwirrende Nachricht eine Beziehung unnötigerweise schädigen.

1. Jede redaktionelle E-Mail als professionelle Korrespondenz behandeln

Es ist verlockend, E-Mails als informelles Medium zu betrachten. Wir verwenden sie ständig für kurze Nachrichten an Kollegen, Freunde und Studierende, und viele E-Mails werden schnell verfasst. Der Schriftverkehr mit einem Zeitschriftenherausgeber sollte jedoch anders behandelt werden.

Ein Herausgeber kann:

• entscheiden, ob Ihr Manuskript in das Peer-Review-Verfahren aufgenommen werden sollte;
• Ihre Antwort auf die Kritik der Gutachter interpretieren;
• einen Antrag auf zusätzliche Zeit für die Überarbeitung prüfen;
• eine Frage der Autorenschaft oder ein ethisches Anliegen bewerten;
• entscheiden, ob ein strittiger Punkt der Begutachtung weiterer Prüfung bedarf;
• eine künftige Einreichung von Ihnen bearbeiten.

Ihre Nachricht wird somit Teil einer professionellen Beziehung und kann in vielen Einreichungssystemen Teil der dauerhaften redaktionellen Akte des Manuskripts werden.

Bevor Sie eine E-Mail senden, fragen Sie sich, ob es Ihnen angenehm wäre, wenn der Chefredakteur, Ihre Mitautoren oder Ihre Institution die Nachricht lesen würden. Falls nicht, überarbeiten Sie sie.

2. Eine klare und informative Betreffzeile verwenden

Zeitschriftenherausgeber erhalten große Mengen an E-Mails. Eine vage Betreffzeile wie „Frage“, „Meine Arbeit“ oder „Dringend“ erschwert ihre Arbeit. Eine aussagekräftige Betreffzeile nennt das Manuskript und den Zweck Ihrer Nachricht.

Beispiele sind:

• Manuskript JAS-2026-0148 – Antrag auf Verlängerung der Frist für die Überarbeitung
• Anfrage zur Eignung des Manuskripts – [Kurztitel]
• Manuskript JAS-2026-0148 – Antwort auf die redaktionelle Entscheidung
• Frage zu den Abbildungsvorgaben – angenommenes Manuskript JAS-2026-0148
• Statusanfrage – Manuskript JAS-2026-0148

Wenn die Zeitschrift Ihrem Manuskript eine Manuskript Nummer zugewiesen hat, geben Sie diese in fast jeder folgenden Nachricht an. So können die Redaktionsmitarbeitenden Ihre Einreichung schnell finden.

3. Den Herausgeber korrekt ansprechen

Wann immer Sie den Namen des Herausgebers kennen, verwenden Sie ihn. „Sehr geehrter Herr Dr. Smith“ oder „Sehr geehrte Frau Professorin Chen“ wirkt professioneller als „Hallo Herausgeber“. Wenn Sie an ein allgemeines Redaktionsbüro schreiben und keine Einzelperson genannt wird, ist „Sehr geehrtes Redaktionsbüro“ vollkommen akzeptabel.

Prüfen Sie Namen und Titel sorgfältig. Den Namen eines Herausgebers falsch zu schreiben, ist ein vermeidbarer Fehler, insbesondere wenn die korrekte Schreibweise in der Nachricht steht, auf die Sie antworten.

Wenn ein Herausgeber eine Antwort mit dem Vornamen unterzeichnet, können Sie sich später daran orientieren; in der frühen Korrespondenz ist es jedoch selten nachteilig, einen leicht formellen Ton beizubehalten.

4. Manuskript sofort identifizieren

Lassen Sie die Redaktion nicht Ihre Nachricht durchsuchen, um herauszufinden, auf welche Arbeit Sie sich beziehen. Nennen Sie im ersten Satz, sofern verfügbar, die Manuskriptnummer und den Titel.

Zum Beispiel:

Sehr geehrter Herr Dr. Patel,

Vielen Dank für Ihre Nachricht zu unserem Manuskript „Auswirkungen von X auf Y“ (Manuskript-ID JAS-2026-0148).

Damit wird der Kontext sofort hergestellt, sodass Sie direkt zum Zweck der E-Mail übergehen können.

5. Nachrichten prägnant, aber vollständig halten

Herausgeber sind vielbeschäftigte Forschende und Verwaltungsmitarbeiter. Sie schätzen Nachrichten, die das Anliegen klar erläutern, ohne mehrere Absätze unnötiger Hintergrundinformationen zu erfordern.

Eine sinnvolle Struktur ist:

1. Identifizieren Sie das Manuskript.
2. Nehmen Sie auf relevanten bisherigen Schriftverkehr Bezug.
3. Formulieren Sie Ihre Frage, Bitte oder Entscheidung.
4. Geben Sie nur die Informationen an, die zum Verständnis erforderlich sind.
5. Geben Sie an, welche Antwort oder Handlung Sie benötigen.
6. Schließen Sie die Nachricht höflich ab.

Prägnant bedeutet nicht abrupt. „Brauche Verlängerung. Schaffe es nicht bis Freitag“ mag kurz sein, ist aber nicht angemessen professionell. Einige sorgfältig gewählte Sätze können zugleich effizient und höflich sein.

6. Auf eine Aufforderung zur Überarbeitung antworten

Eine der schwierigsten E-Mails, die ein wissenschaftlicher Autor erhält, ist eine redaktionelle Entscheidung, in der umfangreiche Überarbeitungen verlangt werden. Möglicherweise haben Sie monatelang an der Vorbereitung des Manuskripts gearbeitet und sind der Meinung, dass einige Kommentare der Gutachter unfair, falsch oder unmöglich umzusetzen sind. Eine emotionale Reaktion ist verständlich. Diese Reaktion direkt an die Redaktion zu senden, ist jedoch selten hilfreich.

Wenn Sie enttäuscht oder verärgert sind, antworten Sie nicht sofort. Lesen Sie das Entscheidungsschreiben, speichern Sie es und kehren Sie später darauf zurück, nachdem Sie Zeit hatten, die Kommentare analytisch zu bewerten. Besprechen Sie schwierige Punkte mit Ihren Mitautoren oder einer vertrauenswürdigen Kollegin bzw. einem vertrauenswürdigen Kollegen, bevor Sie Ihre Antwort formulieren.

Ihre Einleitung sollte normalerweise die Möglichkeit zur Überarbeitung anerkennen:

Sie müssen in dieser ersten Bestätigung nicht jedem Kommentar zustimmen. Ausführliche Argumente gehören in das Dokument mit der Stellungnahme an die Gutachter oder, falls eine Klärung wirklich erforderlich ist, in eine spätere E-Mail.

7. Professionell mit einem Gutachter nicht übereinstimmen

Peer-Reviewer können sich irren. Sie können Ihre Methoden missverstehen, eine für Ihren Datensatz ungeeignete Analyse verlangen oder eine Änderung empfehlen, die dem zentralen Zweck der Forschung widerspricht. Autoren sind nicht verpflichtet, jeden Vorschlag unkritisch umzusetzen.

Unterschiede in der Einschätzung sollten jedoch durch Belege und Argumente und nicht durch Verärgerung zum Ausdruck gebracht werden.

Vermeiden Sie:

„Gutachter 2 versteht unsere Methodik offensichtlich nicht, und wir weigern uns, diese unnötige Änderung vorzunehmen.“

Besser:

„Wir danken Gutachter 2 für den Vorschlag, die Daten mit Methode A zu analysieren. Nach sorgfältiger Prüfung sind wir jedoch der Ansicht, dass Methode B weiterhin geeigneter ist, da der Datensatz die für Methode A erforderlichen Annahmen nicht erfüllt. Wir haben diese Begründung in Abschnitt 3.2 erläutert und zusätzliche methodische Literaturangaben ergänzt.“

Dieser Ansatz respektiert den Gutachter und verteidigt zugleich die Forschung aus wissenschaftlich fundierten Gründen.

8. Den Herausgeber um Klarstellung bitten

Gelegentlich widersprechen sich die Anforderungen der Gutachter oder eine redaktionelle Anweisung ist unklar. Statt zu raten, sollten Sie eine gezielte Frage stellen.

Die Frage ist konkret, erläutert den Konflikt und bietet eine praktikable Lösung an. Dadurch kann der Herausgeber leichter und schneller reagieren.

9. Mehr Zeit für die Überarbeitung erbitten

Überarbeitungsfristen sind manchmal schwer einzuhalten. Zusätzliche Experimente können erforderlich sein, Koautoren sind möglicherweise nicht verfügbar oder unerwartete berufliche Umstände können dazwischenkommen. In der Regel ist es besser, um eine Fristverlängerung zu bitten, als die Frist ohne Erklärung zu versäumen.

Bitten Sie so früh wie möglich um eine Verlängerung und schlagen Sie ein realistisches neues Datum vor.

10. Eine Anfrage vor der Einreichung senden

Manche Zeitschriften begrüßen Anfragen dazu, ob ein geplantes Manuskript wahrscheinlich in ihr Themengebiet fällt. Dies kann insbesondere bei Übersichtsartikeln, ungewöhnlichen Artikeltypen oder interdisziplinärer Forschung hilfreich sein.

Eine Anfrage vor der Einreichung sollte kurz sein. Nennen Sie den Arbeitstitel, den Artikeltyp, die zentrale Fragestellung und den Beitrag der Arbeit und fragen Sie anschließend, ob der Herausgeber das Thema für eine formelle Einreichung geeignet hält.

Senden Sie nicht das gesamte Manuskript, es sei denn, die Zeitschrift bittet ausdrücklich darum. Der Zweck der Anfrage besteht darin, beiden Seiten Zeit zu sparen, nicht darin, per E-Mail eine informelle Begutachtung zu erhalten.

11. Nach den Anforderungen der Zeitschrift fragen

Bevor Sie die Redaktion mit einer technischen Frage kontaktieren, prüfen Sie die Autorenrichtlinien, die FAQs und das Einreichungssystem der Zeitschrift. Wenn die Antwort dort bereits eindeutig zu finden ist, könnte eine unnötige Kontaktaufnahme mit dem Herausgeber den Eindruck erwecken, dass Sie die Hinweise nicht gelesen haben.

Wenn die Anforderung tatsächlich unklar ist, erläutern Sie genau, was Sie geprüft haben und was weiterhin ungewiss ist:

„In den Autorenrichtlinien steht, dass ergänzende Datensätze in einem anerkannten Repositorium hinterlegt werden sollten, aber ich konnte keine Liste der akzeptierten Repositorien finden. Wäre Zenodo für diesen Artikeltyp zulässig?“

Dies zeigt, dass Sie sich bereits informiert haben und lediglich eine konkrete Klärung benötigen.

12. Eine höfliche Statusanfrage stellen

Peer-Review-Verfahren können länger dauern, als Autoren erwarten. Eine verzögerte Entscheidung weist nicht zwangsläufig auf ein Problem hin; möglicherweise bemühen sich die Herausgeber, Gutachter zu finden, oder warten auf einen ausstehenden Bericht.

Prüfen Sie vor Ihrer Anfrage, ob die Zeitschrift eine voraussichtliche Begutachtungsdauer angibt. Wenn sich das Manuskript deutlich länger als für den angegebenen Zeitraum in Begutachtung befindet, ist eine höfliche Statusanfrage angemessen.

Vermeiden Sie es, eine sofortige Entscheidung zu verlangen oder in kurzen Abständen wiederholt nachzufragen. Sofern keine tatsächliche Frist den Artikel betrifft, gehört Geduld weiterhin zum Publikationsprozess.

13. Auf eine Ablehnung reagieren

Eine Ablehnung gehört zum normalen Ablauf des wissenschaftlichen Publizierens, kann aber dennoch enttäuschend sein, insbesondere nach einem langwierigen Begutachtungsverfahren. Sofern kein substanzieller Grund für eine Anfechtung vorliegt, genügt in der Regel eine kurze und höfliche Bestätigung – oder es ist keine Antwort erforderlich, wenn die Zeitschrift nicht dazu auffordert.

Falls Sie antworten, vermeiden Sie es, gegen die Entscheidung zu argumentieren, nur weil sie Ihnen nicht gefällt.

Eine professionelle Antwort bewahrt die Beziehung. Möglicherweise möchten Sie künftig eine andere Arbeit bei derselben Zeitschrift einreichen, und der heutige Gutachter könnte morgen Ihr Koautor, Herausgeber oder Konferenzkollege sein.

14. Wann eine Anfechtung angebracht sein kann

Eine Anfechtung unterscheidet sich vom Ausdruck von Enttäuschung. Sie kann gerechtfertigt sein, wenn Belege dafür vorliegen, dass die redaktionelle Entscheidung auf einem wesentlichen sachlichen Missverständnis, einem nachweisbaren Fehler im Begutachtungsverfahren oder einem schwerwiegenden Interessenkonflikt beruhte.

Vor einer Anfechtung:

• Lesen Sie die Richtlinien der Zeitschrift für Anfechtungen;
• Besprechen Sie die Entscheidung mit allen Mitautoren;
• Benennen Sie konkrete sachliche oder verfahrensbezogene Gründe;
• Entfernen Sie emotionale oder anklagende Formulierungen;
• akzeptieren Sie, dass der Herausgeber die ursprüngliche Entscheidung aufrechterhalten kann.

Eine wirksame Anfechtung sagt nicht: „Die Gutachter waren unfair.“ Sie erklärt präzise, was falsch war und warum dieser Fehler die Entscheidung maßgeblich beeinflusst hat.

Zum Beispiel:

„Wir bitten respektvoll um eine erneute Prüfung, da die Entscheidung offenbar maßgeblich auf der Aussage beruht, dass unser primärer Endpunkt nicht vorab registriert worden sei. Tatsächlich wurde der Endpunkt in der am 14. Januar 2025 datierten Präregistrierung spezifiziert. Uns ist bewusst, dass diese Information im eingereichten Manuskript möglicherweise nicht deutlich genug hervorgehoben wurde, und wir würden die Gelegenheit begrüßen, dies zu erläutern.“

Bei einer solchen Anfechtung stehen Belege, nicht Emotionen, im Mittelpunkt.

15. Rückzug eines Manuskripts per E-Mail

Manchmal müssen Autoren ein Manuskript vor der Veröffentlichung zurückziehen. Gründe dafür können die Entdeckung eines schwerwiegenden Fehlers, ein ungeklärtes Problem mit der Autorenschaft oder die Entscheidung sein, die Veröffentlichung in dieser Zeitschrift nicht weiterzuverfolgen. Der Rückzug sollte klar und formell mitgeteilt werden.

Reichen Sie dasselbe Manuskript nicht anderweitig ein, bevor die Zeitschrift den Rückzug bestätigt hat.

16. Kommunikation nach der Annahme

Die Annahme ist ein erfreulicher Moment, doch eine klare Kommunikation bleibt wichtig. Nach der Annahme kann sich die redaktionelle Korrespondenz auf Folgendes beziehen:

• Urheberrechts- oder Lizenzformulare;
• Optionen für Open Access;
• Zugehörigkeiten der Autoren;
• Angaben zur Finanzierung;
• Abbildungsdateien;
• Korrekturen in den Druckfahnen;
• Veröffentlichungstermine;
• Änderungen der Autorenangaben.

Produktionsfristen sind oft deutlich kürzer als Fristen für Peer-Reviews, daher sollten Sie umgehend antworten. Wenn Sie einen angeforderten Punkt nicht bis zum angegebenen Datum liefern können, informieren Sie die Produktionsredaktion sofort, anstatt die Frist einfach verstreichen zu lassen.

17. Korrekturabzüge per E-Mail bearbeiten

Korrekturabzüge dienen in erster Linie der Korrektur von Produktionsfehlern und kleineren Fehlern, nicht der Überarbeitung des Artikels. Wenn Sie Korrekturen per E-Mail senden, formulieren Sie sie so, dass sie leicht auffindbar sind.

Zum Beispiel:

• Seite 3, Zeile 14: „2014“ in „2024“ ändern.
• Tabelle 2, Zeile 5: „0,46“ in „0,64“ ändern.
• Abbildungslegende 3: „Gruppe B“ durch „Gruppe C“ ersetzen.

Wenn eine Korrektur die wissenschaftliche Aussage verändert, erklären Sie, warum sie erforderlich ist. Vermeiden Sie es, mehrere separate E-Mails mit zusätzlichen Korrekturen zu senden, sofern dies nicht unbedingt notwendig ist. Fassen Sie sie in einer sorgfältig formulierten Antwort zusammen.

18. E-Mail-Kommunikation zu Änderungen der Autorenschaft

Das Hinzufügen, Entfernen oder Umordnen von Autoren nach der Einreichung ist eine heikle Angelegenheit. Zeitschriften verlangen häufig die schriftliche Zustimmung aller Autoren sowie eine Erklärung, warum die Änderung erforderlich ist.

Betrachten Sie eine Änderung der Autorenschaft nicht als routinemäßige administrative Korrektur. Kontaktieren Sie den Herausgeber umgehend, schildern Sie die Situation transparent und befolgen Sie die Richtlinien der Zeitschrift zur Autorenschaft genau.

Ein geeigneter Einstieg könnte lauten:

„Wir schreiben, um eine Änderung der Autorenliste des Manuskripts JAS-2026-0148 zu beantragen. Nach einer weiteren Erörterung der Beiträge während der Überarbeitung sind sich alle Autoren einig, dass Dr X hinzugefügt werden sollte, da sie einen wesentlichen Beitrag zu der im Rahmen des Peer-Review-Verfahrens angeforderten zusätzlichen Analyse und Interpretation geleistet hat. Die schriftliche Zustimmung aller derzeitigen und vorgeschlagenen Autoren ist beigefügt.“

Versuchen Sie niemals, die Autorenschaft in einem überarbeiteten Manuskript stillschweigend zu ändern.

19. Emotionale Sprache vermeiden

Die größte Gefahr bei der Kommunikation mit Herausgebern per E-Mail besteht darin, dass Emotionen in dauerhaft schriftliche Sprache übertragen werden können. Formulierungen, die im Gespräch vielleicht nur leicht frustriert klingen, können beim Lesen auf dem Bildschirm feindselig wirken.

Vermeiden Sie Formulierungen wie:

• „Der Gutachter hat den Artikel offensichtlich nicht gelesen.“
• „Diese Anfrage ist lächerlich.“
• „Wir sind über diese Entscheidung schockiert.“
• „Sie haben sechs Monate unserer Zeit verschwendet.“
• „Wir verlangen eine sofortige Erklärung.“

Selbst wenn Sie berechtigte Gründe für eine Beschwerde haben, ist eine professionelle Ausdrucksweise wirkungsvoller:

„Wir befürchten, dass Gutachter 2 die in Abschnitt 4.3 dargestellte Analyse übersehen haben könnte, die diesen Punkt direkt behandelt. Wir wären daher dankbar, wenn der Herausgeber prüfen könnte, ob eine Klarstellung anstelle einer neuen Analyse ausreichend wäre.“

Professionelle Zurückhaltung stärkt Ihre Position, statt sie zu schwächen.

20. Verwechseln Sie Höflichkeit nicht mit übertriebener Ehrerbietung

Professionelle Kommunikation erfordert kein übertriebenes Lob. Formulierungen wie „Ihre hochgeschätzte und weltweit renommierte Zeitschrift“ oder wiederholte Dankesbekundungen können unaufrichtig wirken.

Ein schlichtes „Vielen Dank für Ihre Zeit und Ihre sorgfältige Prüfung“ reicht normalerweise aus. Wissenschaftliches Publizieren ist eine professionelle Beziehung zwischen Forschern, Herausgebern und Gutachtern. Höflichkeit ist wichtig, aber Klarheit und Substanz sind wichtiger.

21. Seien Sie vorsichtig mit Humor und Informalität

Humor hängt stark vom Ton und vom gemeinsamen Kontext ab – beides fehlt in E-Mails. Sarkasmus ist besonders riskant. Selbst wenn Sie zuvor freundliche Nachrichten mit einem Herausgeber ausgetauscht haben, ist eine wichtige E-Mail zu einem Streitfall, einer Überarbeitung oder einer Frist nicht der richtige Ort für Witze, die missverstanden werden könnten.

Vermeiden Sie ebenso SMS-typische Abkürzungen, Emojis und sehr lockere Schlussformeln, es sei denn, der Herausgeber hat eine ausgesprochen informelle Beziehung etabliert und das Thema ist tatsächlich nebensächlich.

22. Halten Sie Ihre Mitautoren informiert

Der korrespondierende Autor kommuniziert im Namen aller Autoren mit der Zeitschrift, aber das bedeutet nicht, dass wichtige redaktionelle Korrespondenz vertraulich bleiben sollte. Teilen Sie wesentliche Entscheidungen, Überarbeitungsanfragen, Einsprüche und Fragen der Autorenschaft mit Ihren Mitautoren.

Bitten Sie die Mitautoren, den Entwurf zu prüfen, bevor Sie eine kontroverse Nachricht senden – insbesondere einen Einspruch, eine Meinungsverschiedenheit oder einen Antrag auf Rücknahme. Sie erkennen möglicherweise Formulierungen, die konfrontativer klingen als beabsichtigt, oder weisen auf inhaltliche Fragen hin, die Sie übersehen haben.

23. Anhänge: Machen Sie dem Herausgeber das Leben leichter

Wenn Sie Dokumente anhängen, benennen Sie sie eindeutig. Vermeiden Sie Dateinamen wie:

newversionfinal2REAL.docx

Besser:

Smith_et_al_Revised_Manuscript_JAS-2026-0148.docx
Smith_et_al_Response_to_Reviewers_JAS-2026-0148.pdf

Geben Sie in der E-Mail an, was Sie angehängt haben. Öffnen Sie vor dem Senden jede Datei und vergewissern Sie sich, dass es sich um die richtige Version handelt.

24. Senden Sie vertrauliche Informationen nicht unbedacht

Redaktionelle Kommunikation kann vertrauliche Informationen aus Peer-Reviews, unveröffentlichte Daten, Unterlagen zur Forschungsethik oder personenbezogene Daten enthalten. Verwenden Sie nach Möglichkeit eine institutionelle E-Mail-Adresse und leiten Sie vertrauliche Kommentare von Gutachtern nicht ohne triftigen Grund außerhalb des Autorenteams weiter.

Falls sensible Daten übermittelt werden müssen, befolgen Sie die Anweisungen der Zeitschrift für den sicheren Upload, statt sie beiläufig an eine gewöhnliche E-Mail anzuhängen.

25. Zeitpunkt und Nachfassen

E-Mail ist unmittelbar, aber Antworten erfolgen nicht immer sofort. Redakteurinnen und Redakteure können neben ihrer Lehrtätigkeit, klinischen Arbeit, Laborforschung oder Verwaltung wissenschaftlich tätig sein und die Zeitschriftenarbeit zusätzlich erledigen. Warten Sie angemessene Zeit, bevor Sie nachfassen.

Bei routinemäßigen Anfragen können mehrere Werktage normal sein. Bei komplexen Fragen, die eine Rücksprache mit einer anderen Redakteurin, einem anderen Redakteur oder dem Verlag erfordern, kann mehr Zeit notwendig sein. Wenn Ihre Anfrage tatsächlich zeitkritisch ist, nennen Sie die Frist und erläutern Sie den Grund.

Zum Beispiel:

„Wir wären dankbar, wenn Sie uns nach Möglichkeit bis zum 12. Oktober eine Rückmeldung geben könnten, da die institutionelle Finanzierung der Open-Access-Gebühr vor Monatsende bestätigt werden muss.“

Das ist hilfreicher, als die E-Mail einfach mit „DRINGEND“ zu kennzeichnen.

26. Eine einfache E-Mail-Formel für Zeitschriftenredaktionen

Für die meisten Nachrichten an die Redaktion eignet sich die folgende Struktur:

1. Betreff: Manuskript-ID + Zweck.
2. Anrede: korrekter Name und Titel.
3. Kontext: Nennen Sie das Manuskript und die relevante vorherige Nachricht.
4. Zweck: Formulieren Sie Ihre Bitte oder Antwort klar.
5. Begründung: Geben Sie prägnante unterstützende Informationen.
6. Handlung: Sagen Sie, was Sie von der Redaktion benötigen.
7. Schluss: Danken Sie der Redaktion und unterschreiben Sie professionell.

Dieses Format ist einfach, verhindert jedoch viele häufige Kommunikationsprobleme.

27. Beispiele für schwache und verbesserte E-Mails

Schwach:

Hallo, ich verstehe Gutachter 2 nicht, und ich habe keine Zeit, alles noch einmal zu überarbeiten. Können Sie ihm mitteilen, dass wir dies bereits getan haben? Außerdem ist die Frist unmöglich einzuhalten. Danke.

Verbessert:

Die wesentlichen Bedenken sind dieselben, aber die verbesserte Version gibt der Redaktion etwas Konkretes und Angemessenes, worauf sie reagieren kann.

28. Abschließende Korrektur, bevor Sie auf „Senden“ klicken

Eine E-Mail an die Redaktion zu Schreiben und Publikation sollte selbst gut formuliert sein. Prüfen Sie vor dem Absenden Folgendes:

• der Name und Titel der Redakteurin oder des Redakteurs;
• die Manuskriptnummer;
• der Titel des Manuskripts;
• Daten und Fristen;
• die Namen der erwähnten Gutachtenden oder Mitautorinnen und Mitautoren;
• ob alle Anhänge vorhanden sind;
• Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung;
• ob der Ton durchgehend professionell bleibt;
• ob Ihre Bitte klar ist;
• ob unnötige Inhalte entfernt werden können.

Oft ist es sinnvoll, eine wichtige E-Mail kurze Zeit als Entwurf zu speichern und sie vor dem Absenden noch einmal zu lesen. Ein Satz, der Ihnen im Frust angemessen erschien, kann später unnötig scharf wirken.

29. Wann professionelle sprachliche Unterstützung hilfreich sein kann

Wenn Englisch nicht Ihre Muttersprache ist oder die E-Mail eine sensible Angelegenheit wie einen Einspruch, einen strittigen Gutachterkommentar, eine Änderung der Autorenschaft oder eine ethische Frage betrifft, kann es sinnvoll sein, eine erfahrene Kollegin oder einen erfahrenen Kollegen um eine Durchsicht der Nachricht zu bitten.

Es geht nicht darum, die E-Mail auszuschmücken. Entscheidend ist, dass der Ton angemessen, die Bitte eindeutig formuliert ist und kein Satz unbeabsichtigt Feindseligkeit, Unsicherheit oder eine von Ihnen nicht beabsichtigte Bedeutung vermittelt.

Dasselbe Prinzip gilt für das Manuskript selbst. Wenn die Kommentare der Redaktion darauf hindeuten, dass Grammatik, Stil oder Klarheit die Bewertung Ihrer Forschung beeinflusst haben, kann ein professionelles Lektorat für Zeitschriftenartikel oder Korrekturlesen Ihnen dabei helfen, mit einer überzeugenderen überarbeiteten Fassung zu antworten.

30. Denken Sie daran, dass Redaktionen professionelle Partner sind

Autorinnen und Autoren stellen sich Zeitschriftenredakteurinnen und -redakteure manchmal als Gatekeeper vor, deren Aufgabe lediglich darin besteht, Beiträge anzunehmen oder abzulehnen. Tatsächlich müssen Redaktionen viele Interessen miteinander ausbalancieren: die Qualität der Zeitschrift, die Arbeitsbelastung der Gutachtenden, ethische Verpflichtungen, die Bedürfnisse der Leserschaft und die faire Behandlung der Autorinnen und Autoren.

Sie werden nicht immer mit den Entscheidungen der Redaktion einverstanden sein. Gelegentlich kann es zu Verzögerungen oder Bitten kommen, die Ihnen belastend erscheinen. Dennoch führt es in der Regel zu besseren Ergebnissen, wenn Sie die Beziehung als professionelle Zusammenarbeit betrachten, statt jede schwierige Entscheidung als Konflikt zu behandeln.

Eine hilfreiche Frage vor dem Absenden jeder redaktionellen E-Mail lautet:

„Macht diese Nachricht es der Redaktion leichter, das Problem zu verstehen und zu entscheiden, was als Nächstes zu tun ist?“

Wenn die Antwort „Ja“ lautet, erfüllt Ihre E-Mail wahrscheinlich ihren Zweck.

Fazit: Verfassen Sie jede redaktionelle E-Mail mit einem klaren Ziel

Die Kommunikation mit Zeitschriftenredakteurinnen und -redakteuren per E-Mail ist ein gewöhnlicher, aber wichtiger Bestandteil des wissenschaftlichen Publizierens. Das Medium mag im Alltag informell sein, doch der redaktionellen Korrespondenz sollte man bewusst Aufmerksamkeit widmen, da sie häufig Entscheidungen betrifft, die Ihre Forschung, Ihre Publikationsbilanz und Ihre beruflichen Beziehungen beeinflussen.

Verwenden Sie klare Betreffzeilen, nennen Sie Ihr Manuskript sofort, halten Sie Ihre Nachrichten prägnant und formulieren Sie Ihre Anfrage genau. Begründen Sie Widerspruch mit Belegen statt mit Emotionen, bitten Sie bei Bedarf um Klärung und räumen Sie Redakteuren angemessene Zeit für eine Antwort ein. Am wichtigsten ist jedoch, dass Sie wichtige Nachrichten nicht im Zorn oder aus Enttäuschung versenden. Verfassen Sie zunächst einen Entwurf, lesen Sie ihn später noch einmal durch und stellen Sie sicher, dass der Text genau das ausdrückt, was Sie beabsichtigen.

Anfragen zur Überarbeitung sind besonders wichtige Momente. Sie bieten die Gelegenheit, Ihre Forschung zu stärken und der Veröffentlichung näherzukommen. Wenn Sie mit Dankbarkeit beginnen, die Perspektive des Redakteurs berücksichtigen und Ihre Pläne sorgfältig erläutern, können Sie auch dann konstruktiv antworten, wenn umfangreiche Arbeiten erforderlich sind.

Jede E-Mail, die Sie versenden, trägt in kleinem Maß zu Ihrer beruflichen Identität bei. Eine klare, höfliche und sorgfältig korrekturgelesene Nachricht signalisiert, dass Sie sowohl Ihre Forschung als auch die wissenschaftliche Kommunikation ernst nehmen. Dieser Eindruck ersetzt keine solide Forschung, kann aber dazu beitragen, dass Ihre Arbeit in dem professionellen Umfeld die gebührende Beachtung findet.

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