Kommunikation mit Zeitschriftenredakteuren per E-Mail
Jeder Wissenschaftler, der E-Mail zur Kommunikation im beruflichen Kontext nutzt, wird früher oder später feststellen, dass es sich dabei manchmal um ein schwieriges Medium handeln kann. Ja, es ist wunderbar einfach und sofortig, was große Vorteile sind, aber es unterscheidet sich sehr von der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht oder sogar am Telefon, und es ist klug, dies im Hinterkopf zu behalten. Ihr Leser kann Ihre Gesichtsausdrücke nicht sehen, das Durcheinander um Sie herum, das eine klare oder detaillierte Kommunikation verhindern kann, nicht wahrnehmen oder in vielen Fällen den Tonfall Ihrer Stimme nicht genau einschätzen. Deshalb sind äußerste Sorgfalt, durchdachte Sensibilität und ein stets professioneller Ansatz notwendig, wann immer Sie E-Mail-Nachrichten verfassen, die für Ihre Forschung und Karriere wichtig sein könnten.
Eine E-Mail-Antwort an einen Zeitschriftenredakteur zu entwerfen, der das von Ihnen zur Veröffentlichung eingereichte Papier bewertet und in seinem Feedback die Notwendigkeit von Überarbeitungen angegeben hat, bevor Ihre Arbeit veröffentlicht werden kann, stellt eine der herausforderndsten Schreibsituationen für jeden akademischen oder wissenschaftlichen Autor dar. Ich verwende das Wort „entwerfen“ hier nicht leichtfertig. Die E-Mail-Nachricht, die Sie senden, sollte niemals schnell zusammengeschustert und an den Redakteur abgeschickt werden, es sei denn, Sie haben sich natürlich entschieden, dass Sie kein Interesse mehr haben, in der Zeitschrift veröffentlicht zu werden, und sind sicher, dass Sie dort nie veröffentlicht werden möchten. Denken Sie daran, dass eine schlecht überlegte E-Mail-Nachricht potenziell nützliche Brücken sehr schnell verbrennen kann. Da Sie noch vor Wochen oder Monaten in dieser Zeitschrift veröffentlicht werden wollten, ist es wahrscheinlich, dass solche negativen Gefühle Teil einer emotionalen Reaktion auf scheinbar negatives Feedback sind, also atmen Sie tief durch und überdenken Sie die Angelegenheit. Selbst wenn Sie entscheiden, dass Sie die vom Redakteur geforderten Änderungen nicht vornehmen können, ist eine höfliche und professionelle Antwort angebracht.
Ob Sie nun planen, Ihr Papier zur erneuten Einreichung zu überarbeiten oder nicht, beginnen Sie Ihre Nachricht nicht mit Beschwerden wie „Ich hatte eine solche Antwort nicht erwartet“ oder „Ich habe einfach keine Zeit, mich mit diesen Überarbeitungen zu befassen.“ Natürlich hatten Sie keine Änderungsanforderung erwartet; eine solche Erwartung würde bedeuten, dass Sie sich nicht die Mühe gemacht haben, Ihr Papier vor der Einreichung so gut wie möglich zu machen. Natürlich haben Sie sehr wenig Zeit für Arbeit, die Sie nicht erwartet haben; Wissenschaftler sind beschäftigte Menschen, aber das sind Korrekturleser auch, und die Worte, die Sie an einen Redakteur schreiben, brauchen Zeit zum Lesen, daher möchten Sie, dass jeder Satz, den Sie senden, die bestmögliche Wirkung hat. Dankesbekundungen sind daher der richtige Anfang, und das zu Recht, denn Sie sollten dankbar sein, wenn ein Akquisitionsredakteur sich die Zeit genommen hat, Ihnen detaillierte Kommentare zu geben, um Ihnen zu helfen, Ihre Arbeit zu verbessern und letztlich in seiner oder ihrer Zeitschrift veröffentlicht zu werden. Wenn es Ihnen schwerfällt, solche Gefühle zu entwickeln, denken Sie an all jene Autoren, die nichts weiter als eine formelhafte Ablehnung erhalten, die keine Hoffnung auf Veröffentlichung lässt. Sie haben eine Chance, die sie nicht haben, also nutzen Sie sie und beginnen Sie Ihre E-Mail-Antwort mit „Vielen Dank für Ihre Nachricht und Ihre hilfreichen Kommentare zu meinem Artikel.“
Was Sie danach schreiben, hängt davon ab, wie Sie sich entschieden haben, mit den geforderten Überarbeitungen umzugehen. Es ist unerlässlich, Ihre Pläne so gründlich wie möglich zu durchdenken, bevor Sie antworten, denn diese Überlegung hilft Ihnen, eine Antwort zu entwerfen und zu verfassen, die Ihre Absichten so klar und präzise wie möglich kommuniziert, einschließlich Erklärungen zu Änderungen, die Sie nicht vornehmen können, und gültigen wissenschaftlichen Gründen dafür. Behalten Sie jederzeit Ihre professionelle Haltung bei, bemühen Sie sich, die Bedürfnisse des Redakteurs und der Zeitschrift ebenso zu berücksichtigen wie die Integrität Ihrer Forschung und die praktischen Aspekte der Überarbeitung. Schließlich stellen Sie sicher, dass Ihre Prosa ebenso sorgfältig konstruiert ist wie der Inhalt, den sie vermitteln soll. Dies ist nicht die Zeit, durch schlechtes Schreiben zu suggerieren, dass Sie nicht in der Lage sind, einen perfekten Text zu produzieren, also suchen Sie die Hilfe eines erfahrenen Kollegen oder Mentors oder engagieren Sie die Dienste eines professionellen Korrekturlesers, um Ihre Nachricht zu einem wissenschaftlichen Glanz zu polieren.
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