關於提交論文或學位論文以供審查的一些一般建議

關於提交論文或學位論文審查的一些一般建議

提交論文或學位論文既是行政程序，也是學術里程碑。各大學甚至各系規定不同，因此你的第一條規則很簡單：尋找、閱讀並遵守當地規定——並請指導教授確認任何不清楚的點。以下是實用的逐步指南，幫助你規劃提交過程，避免最後一刻的瓶頸，並準備考試後的事宜。請將其視為官方手冊的輔助，而非替代。

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1) 早開始：建立提交路線圖

大多數延誤是程序上的，而非智力上的。當你看到寫作即將完成時，草擬一頁路線圖。

• 尋找規定： 大學、學院及系所規章；範本或類別檔（Word/LaTeX）；格式要求；長度限制；摘要及關鍵字規則。
• 確定角色： 指導教授、研究生管理員、考試官、內外部考官、圖書館/資料庫人員、倫理辦公室、知識產權/技術轉移。
• 列出交付項目： 考前提交（通常為 PDF）、印刷副本（如需）、表格（提交、聲明、原創性、貢獻）、履歷、出版清單、禁運申請、授權、倫理審查批准、數據存放。
• 截止日期地圖： 畢業窗口的系所截止時間、考官提名/批准、提交時段預訂、印刷前置時間、簽證/註冊考量（如適用）。

提示： 將路線圖放在顯眼處（論文資料夾的首頁）。更新時，請標註日期。

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2) 格式與檔案標準：提交內容與方式

審查提交格式與最終修正版本格式常不同。請確認兩者。

• 檔案類型： 審查通常為 PDF；審查後可能需 PDF/A（存檔用）。請保留您的原始檔（Word/LaTeX）。
• 命名規則： 遵循入口網站指引（例如 Lastname_Firstname_Thesis_2025.pdf）；避免空格及特殊字元。
• 字型與嵌入： 匯出時嵌入所有字型（檢查 PDF 屬性）。未嵌入字型會導致資料庫拒收及顯示錯誤。
• 無障礙基礎： 結構化標題（H1–H3）、盡可能使用標記式 PDF、重要圖表的替代文字（如允許）、足夠的色彩對比、可搜尋文字（非整頁掃描圖片）。
• 列印要求（如有）： 紙張重量/尺寸（最終版本常為 A4，100–120 gsm）、單面或雙面、邊界寬度、裝訂類型（軟/硬）、封面文字、書脊格式。請於截止日前充分時間訂購試印本。
• 大型檔案： 若您的 PDF 超過入口網站限制，請合理壓縮圖片（保持可讀性）或使用大學的大型檔案傳輸指引。

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3) 管理寄送給審查者

大多數系所負責分發，但有些要求考生自行寄送副本。請釐清各自職責。

• 審查者提名： 通常由您的指導教授或研究生主任協調；許多大學要求正式批准後方可提交。
• 提前時間： 外部審查者可能需要 6–8 週閱讀；請從預定的口試/答辯日期往前規劃。
• 安全與倫理： 若您的論文包含敏感資料，請遵循安全傳輸政策並依需求進行刪減/附錄。切勿隨意以電子郵件傳送機密資料。

電子郵件範本（如需寄送副本）：

主旨：論文審查 – [Your Name]，[Program]，[University]
親愛的 [Surname] 博士，
依與研究生辦公室的約定，請查收附件（或透過安全連結）我的論文 
“[Title]” 已提交審查。該文件為鎖定的 PDF，帶有頁碼，且 
包含導航用的書籤。如遇任何存取問題，請告知我。
此致敬禮，
[Your Name] | [Program] | [ORCID/Student ID]

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4) 時間安排、行政與預約

• 提交時段： 部分入口網站於午夜關閉；其他則於當地時間下午4點關閉。週末及公眾假期可能影響列印與簽名—避免冒險。
• 口試/答辯安排： 通常由系所安排；您可能需提供可行時間。提供多個日期選項。避免在可能的時間段安排旅行或重大承諾。
• 畢業截止日期： 通常有兩個關鍵日期：(1) 學期截止前的預審提交；(2) 審核後的最終存放截止日期（“畢業檔案”截止）。錯過第二個日期可能會延後一學期畢業。

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5) 您可能需要的行政文件

檢查適用項目並於提交週前準備草稿。

• 提交表格： 候選人資料、論文標題、字數、提交日期、指導教授認可（有時為數位形式）。
• 原創性聲明： 確認作品為您本人創作；包含合著材料及先前發表的聲明。
• 倫理合規： 人體/動物研究批准（IRB/REC）、資料保護聲明、同意程序。
• 第三方許可： 圖表、影像及超出合理使用範圍的長引用需提供授權信/許可證；說明中須有署名行。
• 禁運申請（如需）： 說明期限理由（例如待發表、專利申請、保密贊助商）。確認允許期限。
• 貢獻聲明： 若章節源自合著論文，請說明您的角色（概念化、數據管理、分析、撰寫等）。
• 數據與程式碼可用性： 存儲庫 DOI、元資料、存取條件、去識別說明。
• 摘要與關鍵詞： 若存儲庫使用，請遵守字數限制和受控詞彙。

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6) 許可、知識產權與禁運

在提交前解決權利問題；存儲庫越來越嚴格執行合規性。

• 已發表材料： 檢查出版商政策以重用您自己的文章（預印本、接受稿與已發表版本；圖表重用；署名行）。有些要求移除“Version of Record”，有些則允許附帶授權聲明。
• 第三方內容： 截圖、地圖、照片和表格通常需要書面許可；請保留電子郵件/許可證副本，並在說明中註明所需措辭。
• 禁運邏輯： 常見原因：可申請專利的發現、期刊政策禁止事先分發、商業敏感性或贊助商協議。選擇最短可行的禁運期，並提供禁運期間的聯絡資訊以供申請。
• 技術轉移： 如果您的成果可申請專利，請在公開存放前與知識產權辦公室聯繫。公開披露（包括存儲庫）可能會危及申請。

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7) 格式品質：考官最先注意的最後 5%

• 前置資料：標題頁順序、聲明、致謝、摘要、目錄、圖表清單、縮寫—一致且合規。
• 標題：階層邏輯；風格一致（名詞片語或 -ing 形式）；頁底無孤立標題。
• 頁碼：前言用羅馬數字，正文用阿拉伯數字；置中且一致；依規定計入圖表。
• 排版：智慧引號、正確破折號（範圍用 en dash）、數字與單位間不換行空格（例如 5 km）、變數用斜體、一致拼寫（美式或英式）。
• 圖表：點陣圖至少 300 dpi；盡可能使用向量格式；自包含說明（定義縮寫）；單位與標籤與正文一致；灰階友善對比。
• 交叉引用：允許時自動且可點擊（Word 交叉引用 / LaTeX \label/\ref）；最終編譯後請驗證。

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8) 參考文獻與引用：零容忍區

沒有什麼比引用錯誤更快破壞信心。提交前：

• 一對一對應：每個文中引用都有對應條目；每個條目至少被引用一次（除非政策允許未引用的閱讀資料）。
• 風格執行：一致套用 APA/Chicago/IEEE/Harvard/Vancouver（作者順序、標題大小寫/句子大小寫、斜體、DOI/URL、存取日期）。
• 引用資料：提供頁碼/段落號；引文與來源相符；遵守區塊引文規則。
• 變音符號與姓名：正確拼寫作者姓名；保留變音符號。

快速 QC 技巧：將參考文獻列表匯出至暫存檔案；按字母排序並檢查重複、不一致的大寫、缺失年份及缺少 DOI。

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9) 資料、程式碼與補充檔案

許多機構鼓勵或要求開放存放。即使是選擇性，良好的檔案保存對未來的您有幫助。

• 儲存庫選擇：機構儲存庫、特定學科檔案（例如 OSF、Zenodo、Dryad），或敏感資料的受控存取。
• 文件說明：README、資料字典、變數說明、檔案結構、軟體版本、環境檔案（例如 requirements.txt、renv.lock）。
• 授權：若政策允許，選擇標準授權（例如，資料使用 CC BY；程式碼使用 MIT/GPL）。
• 連結：在論文和提交表格中包含 DOI；確保存取權限與您的封存期限相符。

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10) 考試當日準備（口試/答辯）

雖然本指南著重於提交，考試是下一步。幾個務實建議：

• 了解您的編輯：保留一份您現在會調整的清單（錯字、釐清）。考官欣賞此種意識與改進準備。
• 一頁論文地圖：研究問題、方法、主要發現（含代表數字）、貢獻、限制、未來工作。
• 圖表簡報：準備一份與章節結構相符的簡短投影片；預期「為何採用此方法」、「替代解釋」及「邊界條件」。
• 政策 & 倫理：準備引用計畫編號、同意程序及資料保護策略。

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11) 考試後：更正 & 最終存檔

大多數候選人會收到更正意見。請計劃有效執行。

• 更正信：建立變更記錄，對應每條考官評論、您的回應及修訂的確切位置（頁/行/節）。使用表格。
• 周轉時間：小幅更正可能需 2–6 週；重大修訂可能需數月。請相應安排撰寫時間。
• 最終簽核：部分大學要求指導教授/考官證明更正；確認流程並在允許時提供乾淨版與修訂追蹤版。
• 最終存檔：上傳核准的 PDF/A、完整的元資料（摘要、關鍵字、ORCID），如獲批准附上禁運申請，並連結資料/程式碼 DOI。
• 列印 & 裝訂：如需存檔或畢業，請確認數量與規格；保留一份個人「作者副本」。

更正記錄範例：

考官評論	回應	地點
釐清檢定力分析假設。	新增子節，包含效應大小理由與敏感度分析。	Ch. 3, §3.4, 頁 47–49
每章首次使用時定義縮略語。	已插入定義並編制縮略語列表。	多處（見索引），頁 xiii–xiv

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12) 常見陷阱及避免方法

• 假設草稿格式即為提交格式： 請確認考試和最終存檔的要求；許多候選人直到最後才了解 PDF/A。
• 直到提交週才處理許可： 第三方權利可能需要數週時間。請及早識別並申請。
• 最後編譯時破壞交叉引用： 接受修訂或合併章節後，務必重新生成目錄、列表和交叉引用。
• 忽視禁運流程： 未經批准的自我禁運（例如，僅是不上傳）可能會延遲您的學位。請使用官方流程。
• 章節間格式漂移： 尤其是在多篇文章論文中；對標題、說明和編號強制統一格式。
• 不穩定的圖表字體： 如果圖表使用不常見字體，請將文字轉換為輪廓，或在繪圖軟件的 PDF 導出中嵌入字體。

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13) 快速提交檢查清單（列印此頁）

• [ ] 我已閱讀本系的提交和考試規定（格式、長度、邊距、前言、禁運）。
• [ ] 審查員已獲批准並知悉可能的時間表；已討論答辯/口試安排。
• [ ] 考試 PDF 已導出並嵌入字體；已啟用書籤；文件大小可接受。
• [ ] 目錄/列表自動生成並已核實；標題、編號和頁碼範圍正確。
• [ ] 參考文獻一致；每個引用均有條目；引文附有頁碼。
• [ ] 圖表符合質量標準；說明自成一體；對色盲友好；交叉引用可點擊且準確。
• [ ] 已包含倫理審批和聲明；已披露貢獻和先前發表。
• [ ] 已獲得第三方許可並予以致謝；如有需要已提交禁運申請。
• [ ] 已存放數據/代碼或已記錄計劃；允許時已添加 DOI/連結。
• [ ] 最終表格已完成（提交、原創性、摘要/關鍵字、資料庫元資料），必要時已簽署。
• [ ] 備份副本已儲存（本地 + 雲端）；列印訂單已下（如需）。

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14) 建議時間表（示意）

時間	應做事項
目標口試前 12–16 週	確認考官；審查規定；列出所需許可；如相關，諮詢智慧財產辦公室。
8–10 週前	申請第三方許可；草擬禁運理由；設置資料/程式碼資料庫。
6 週前	預先校對；標準化格式；彙整單一檔案；重新產生目錄和清單。
4 週前	內部模擬口試；最終指導教授簽核；匯出考試 PDF；準備表格。
提交當天	透過入口網站上傳；確認收件；若需列印，依指示交付；安排可能的口試時間。
考試後	準備修正記錄；修訂；重新匯出 PDF/A；存入資料庫；提交最終表格；確認畢業狀態。

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15) 最後鼓勵

提交不僅僅是官僚障礙——它是您多年研究進入學術記錄的時刻。格式、許可和文件的精確性確保您的想法順利傳播。閱讀規則，及早詢問，倒推計劃，並將您的提交視為一個有明確交付成果的小型專案。這樣做，您的考官就能專注於重要的事：您對知識的貢獻。

需要對您的論文進行提交前審核（格式、參考文獻、許可、PDF/A、資料庫元資料）嗎？我們的學術編輯可以執行符合規定的檢查，讓您一次提交，並且提交正確。