摘要
附信是您與學術期刊編輯之間的第一個接觸點。雖然它只是短短一份文件，卻塑造了編輯對您專業度、溝通清晰度及研究品質的第一印象。許多投稿包含強而有力的手稿，卻因附信薄弱而受損。此摘要概述了最常見的陷阱——例如語氣傲慢、過度評價自己的貢獻、提供不必要的個人簡歷、寫作不清或錯誤百出，或附信長度超過一頁。精練、簡潔且尊重的附信能大幅提升您的作品獲得公平且熱忱審閱的機會。
全文擴展說明了附信的目的、採購編輯的期望，以及常令審稿人感到挫折的錯誤。提供了實用策略，幫助您掌握正確語氣、有效呈現必要資訊、避免自我膨脹的主張、突出您的作品而不過度誇大，並確保您的寫作精確且專業。透過學習不該做的事——並養成謹慎且有紀律的寫作習慣——作者能將附信轉化為支持投稿的強大工具，而非削弱它們。
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向學術期刊投稿附信時應避免的事項
向學術期刊投稿手稿既令人興奮又可能讓人緊張。雖然自然會花大量心力完善手稿本身——確保引用準確、論證精緻且符合格式規範——但許多作者低估了附信的重要性。這封簡短的信件是編輯對您和您的研究的首次介紹。它為投稿定下基調，展現您的專業態度，並為您的作品提供初步背景。
一封寫得好的附信能鼓勵編輯以興趣和善意來審閱您的手稿。寫得不佳的附信則可能產生相反效果，在手稿尚未被[open]之前就削弱了信心。不幸的是，許多優秀的投稿因附信包含不必要的資訊、不恰當的語氣、風格問題或不夠清晰而被削弱。
本文探討作者在準備學術期刊 covering letter 時應避免的常見錯誤。透過了解這些陷阱並遵循此處提供的實用指導，你可以大幅提升留下良好印象並順利通過編輯審查的機會。
1. 避免誇大你的研究貢獻
在 covering letter 中強調你的研究價值、原創性和相關性既自然又必要。編輯想知道你的 manuscript 為何重要、為何適合他們的期刊，以及它如何對現有學術做出貢獻。然而，一個常見錯誤是誇大 manuscript 的重要性，或使用顯得傲慢或自我恭維的語氣。
誇大的說法如「本研究徹底改變了我們對……的理解」、「我的研究明確證明了……」或「這是有史以來最全面的分析……」可能會惹惱編輯，他們日常需評估數百份投稿。學術寫作要求謙遜、精確及基於證據的自信。covering letter 應反映這些價值觀。
相反地，務實地呈現你工作的意義：
- 說明你的 manuscript 所針對的研究空白。
- 具體描述你的研究如何對該領域做出貢獻。
- 突出任何方法論上的優勢或創新發現，但不要誇大其詞。
如果你難以客觀判斷語氣，請尋求值得信賴的同事協助——最好是熟悉目標期刊的人——審閱你的 covering letter。他們的見解將幫助你在自信與謙遜之間取得平衡。
2. 避免包含不必要的傳記
另一個常見錯誤是將 covering letter 變成個人傳記。許多作者覺得有必要描述整個學術歷程，提供詳細的職業時間表，總結無關的項目或列出所有先前的出版物。除非期刊特別要求提供詳細傳記，否則這樣做會分散信件的主要目標。
編輯關注的是評估manuscript，而非作者的生平故事。簡要提及相關資格、機構隸屬或背景細節——例如 manuscript 源自一個較大的資助項目——是完全可以接受的。同樣地，如果你的工作建立在同一刊物先前發表的研究基礎上，簡短提醒也會有所幫助。
然而，避免冗長描述職業歷程或個人背景。過多細節會降低訊息的清晰度和影響力，並可能給人留下你不確定哪些內容最相關的印象。讓你的 manuscript 展示你的專業；你的 covering letter 應保持專注、簡潔且以 manuscript 為中心。
3. 避免寫作不佳、模糊或粗心錯誤
許多編輯視投稿信為稿件寫作品質的預覽。如果投稿信有文法錯誤、措辭尷尬、句子不清或格式不一致，編輯可能會認為整份投稿也存在類似問題。這會削弱您的可信度，並降低對您學術成果的信心。
在極端情況下，若投稿信暗示稿件寫作可能需要大量編輯協助，編輯可能決定不送審。強而有力的投稿信必須是：
- 清晰： 明確表達您的目的，避免模糊。
- 簡潔： 使用直接且專業的語言。
- 正確： 確保文法、標點和拼寫無誤。
- 一致： 全文使用同一格式風格。
如果英語不是您的母語，或您對自己的寫作風格感到不確定，建議聘請專業校對。精緻的投稿信能提升您的可信度，並反映您對投稿的認真態度。
4. 避免讓投稿信過長
編輯非常忙碌。他們每週處理數十份投稿，協調審稿人，管理修訂流程並審閱校樣。冗長或不聚焦的投稿信會讓他們感到挫折，尤其是包含不必要資訊或重複稿件中已有的細節時。
一般規則是投稿信不應超過一頁印刷紙張。此頁應包含：
- 簡短說明稿件標題與類型，
- 簡潔摘要其目的與貢獻，
- 簡短說明為何符合期刊範圍，
- 任何必要的聲明（例如，原創性、利益衝突），
- 禮貌的結尾，表達感謝審閱的心意。
冗長的說明、方法細節、文獻摘要或對研究結果的詳盡呈現應該放在稿件中，而非投稿信。編輯欣賞簡潔、清晰且尊重他們時間的內容。
5. 避免無關內容或離題討論
有些作者誤用投稿信，包含個人意見、對競爭學者的批評、對編輯流程的抱怨，或與主題無關的問題，如教學職責或個人困難。這些內容不應出現在投稿信中，且可能損害編輯對您專業性的看法。
保持語氣學術且專注。投稿信不應該是：
- 為先前投稿被拒理由辯解的地方，
- 抱怨其他地方審稿人的場合，
- 闡述無關職業目標的空間，
- 批評期刊現有出版物的平台。
保持禮貌、直接且以手稿為中心的方式。
6. 避免忽視期刊指南
許多期刊提供明確的附信指示——通常包含於“作者須知”或投稿清單中。忽視這些指示可能顯示疏忽並導致延誤。
常見要求包括：
- 正式聲明手稿為原創，
- 確認未在其他地方審查，
- 資金來源或利益衝突的揭露，
- 潛在審稿人身份的識別，
- 涉及人體或動物受試者時的倫理審查說明。
確保您的附信簡潔涵蓋所有必需項目。遵守指示展現專業並尊重編輯流程。
7. 避免過於親暱或不專業的語氣
雖然學術出版具有同儕性質，附信仍是正式文件。避免使用隨意語言、幽默、奉承或過於情緒化的措辭。禮貌與溫暖是適當的，但非正式——例如未經允許以名字稱呼編輯——可能顯得冒昧。
相反地，保持尊重且專業的語氣。正式稱呼編輯（例如，“親愛的史密斯博士”或“親愛的主編”），簡短表達感謝，並禮貌結尾。專業態度建立信任，並表明您了解學術交流的規範。
結論：清晰、簡潔且尊重的信件能強化您的投稿
附信遠不止是一種形式。它代表您與編輯溝通的首次機會，並以鼓勵公平審查的方式框架投稿。避免常見陷阱——誇大其詞、過多個人經歷、寫作錯誤、不必要的冗長、無關內容及不專業語氣——能大幅提升您的手稿獲得細心且正面關注的可能性。
一封強而有力的附信應該簡潔、專注、有禮且精心撰寫。它突出手稿的價值而不誇大，解釋其與期刊使命的相關性，並展現您的專業素養。秉持這些原則，您的附信可以成為投稿的有力補充，提升成功發表的機會。
