So schreiben Sie das perfekte Anschreiben für die Einreichung eines Zeitschriftenartikels

Das perfekte Begleitschreiben für die Einreichung eines Artikels bei einer akademischen oder wissenschaftlichen Zeitschrift verfassen

Die Einreichung eines Artikels bei einer akademischen oder wissenschaftlichen Zeitschrift ist häufig der Abschluss monatelanger oder sogar jahrelanger Forschung, Analyse, Ausarbeitung und Überarbeitung. Wenn ein Manuskript bereit ist, in ein Online-Einreichungssystem eingestellt zu werden, haben die meisten Autoren dem Titel, der Zusammenfassung, den Methoden, den Ergebnissen, der Diskussion, den Literaturangaben, den Tabellen und den Abbildungen bereits enorme Aufmerksamkeit gewidmet. Das Begleitschreiben wird hingegen manchmal als nachträglicher Gedanke behandelt.

Das ist ein Irrtum. Ein Begleitschreiben mag kurz sein, nimmt im Einreichungsprozess jedoch eine strategisch wichtige Stellung ein. Oft ist es eines der ersten Dokumente, die ein Redakteur liest, und bietet daher die Möglichkeit, direkt und professionell zu erläutern, warum das Manuskript in die betreffende Zeitschrift passt. Ein überzeugendes Schreiben kann den Redakteur orientieren, bevor das Manuskript im Detail geprüft wird, Merkmale hervorheben, die andernfalls möglicherweise übersehen würden, und zeigen, dass die Autoren die Einreichung sorgfältig vorbereitet haben.

Ein Anschreiben kann ungeeignete Forschung nicht in einen publikationsfähigen Artikel verwandeln und auch keine Begutachtung oder Annahme garantieren. Es kann jedoch sicherstellen, dass ein starkes Manuskript wirkungsvoll vorgestellt wird. Ein schwaches, allgemeines oder fehlerhaftes Anschreiben kann dagegen einen unnötig schlechten ersten Eindruck hinterlassen.

1. Beginnen Sie mit den Autorenrichtlinien der Zeitschrift

Bevor Sie irgendetwas schreiben, lesen Sie die Autorenrichtlinien und Hinweise zur Einreichung der Zeitschrift. Einige Zeitschriften verlangen ein Anschreiben, andere stellen es frei. Manche bitten Autoren, bestimmte Erklärungen aufzunehmen, während andere diese Angaben separat über das Einreichungssystem erfassen.

Die Zeitschrift kann Sie auffordern, beispielsweise Folgendes zu bestätigen:

• das Manuskript originär ist;
• die Arbeit nicht anderweitig begutachtet wird;
• alle Autoren der Einreichung zugestimmt haben;
• die erforderliche ethische Genehmigung eingeholt wurde;
• die Einwilligung nach Aufklärung eingeholt wurde, sofern relevant;
• Interessenkonflikte offengelegt wurden;
• das Manuskript, sofern erforderlich, für eine anonyme Begutachtung vorbereitet wurde;
• verwandte Artikel, Preprints oder Konferenzpräsentationen angegeben wurden; oder
• die einschlägigen Berichtsrichtlinien befolgt wurden.

Wenn die Zeitschrift verlangt, dass eine dieser Erklärungen im Anschreiben enthalten ist, fügen Sie sie genau ein. Gehen Sie nicht davon aus, dass Angaben, die an anderer Stelle im Einreichungsportal gemacht wurden, das Erfordernis eines Anschreibens automatisch entfallen lassen.

Wenn die Zeitschrift ausdrücklich erklärt, dass ein Anschreiben nicht erforderlich ist, sollten Sie diese Anweisung ebenfalls beachten. Das Anschreiben soll die Einreichung unterstützen und nicht durch das Missachten des vom Verlag bevorzugten Verfahrens Eigeninitiative demonstrieren.

2. An die richtige Person adressieren

Richten Sie das Anschreiben nach Möglichkeit namentlich an die zuständige Person. Eine Anrede wie Dear Dr Smith oder Dear Professor Chen wirkt professioneller und persönlicher als Dear Editor, sofern Sie sicher sind, dass Name und Titel korrekt sind.

Auf der Website der Zeitschrift werden in der Regel der Editor-in-Chief, der Managing Editor sowie etwaige Bereichs- oder Associate-Editoren genannt. Wenn das Manuskript eindeutig in einen bestimmten Bereich fällt, prüfen Sie, ob Einreichungen in diesem Gebiet normalerweise von einer namentlich genannten Person bearbeitet werden.

Genauigkeit ist entscheidend. Wenn Sie den Namen des Redakteurs falsch schreiben, einen unzutreffenden Titel verwenden oder eine Person nennen, die nicht mehr für die Zeitschrift arbeitet, entsteht genau der Eindruck, den das Anschreiben vermeiden sollte. Wenn Sie die zuständige Person nicht sicher identifizieren können, ist eine neutrale Anrede wie Dear Editor sicherer, als zu raten.

3. Beginnen Sie mit einer genauen Angabe dessen, was Sie einreichen

Der einleitende Absatz sollte den Zweck des Anschreibens sofort deutlich machen. Nennen Sie den vollständigen Titel der Arbeit, den Artikeltyp und den Namen der Zeitschrift. Die Redaktion sollte nicht in den Einreichungsdateien suchen müssen, um festzustellen, worum es in dem Anschreiben geht.

Zum Beispiel:

Wir freuen uns, unseren Originalforschungsartikel „Die Auswirkungen von X auf Y in Z-Populationen“ zur Veröffentlichung in der Zeitschrift Journal Name einzureichen.

Diese einfache Einleitung stellt die Einreichung effizient vor. Im nächsten Satz oder Absatz kann dann direkt zur Forschungsfrage, zum wichtigsten Ergebnis und zu dessen Bedeutung übergeleitet werden.

Vermeiden Sie lange persönliche Einleitungen. Die Redaktion benötigt weder die vollständige Entstehungsgeschichte des Forschungsprojekts noch Angaben dazu, wie lange die Autorinnen und Autoren bereits zusammenarbeiten oder warum eine Veröffentlichung für eine bevorstehende Beförderung oder den Abschluss eines Studiums wichtig ist. Das Anschreiben sollte sich auf die Arbeit und die Zeitschrift konzentrieren.

4. Erläutern Sie das zentrale Forschungsproblem

Eine Redakteurin oder ein Redakteur sollte nach der Lektüre von nur wenigen Sätzen das Kernproblem verstehen können, das die Arbeit behandelt. Skizzieren Sie kurz den Forschungskontext und benennen Sie die Lücke, die Unsicherheit oder das ungelöste Problem, das die Studie motiviert hat.

Dieser Abschnitt sollte deutlich kürzer sein als die Einleitung der Arbeit. Sie verfassen keine verkleinerte Literaturübersicht. In der Regel genügen ein oder zwei Sätze, um zu erklären, was noch nicht bekannt ist und warum die Beantwortung der Frage von Bedeutung ist.

Sagen Sie beispielsweise nicht:

Dieses Thema hat in den vergangenen zwanzig Jahren erhebliches Interesse geweckt, und zahlreiche Forschende haben eine große Zahl von Studien veröffentlicht, in denen verschiedene Aspekte des Problems untersucht wurden.

Schreiben Sie etwas Konkretes:

Obwohl X bei Erwachsenen umfassend untersucht wurde, ist seine Wirkung auf Y bei Jugendlichen bislang nur unzureichend charakterisiert, insbesondere in bevölkerungsbasierten Populationen.

Die zweite Version benennt die Wissenslücke sofort und hilft der Redaktion, den Beitrag der Studie zu verstehen.

5. Heben Sie hervor, was an der Arbeit neu ist

Originalität gehört zu den zentralen Anliegen des wissenschaftlichen Publizierens. Ihr Anschreiben sollte daher erläutern, welchen Beitrag die Arbeit leistet, den die Leserschaft der vorhandenen Literatur bislang nicht entnehmen kann.

Der Beitrag könnte Folgendes umfassen:

• ein neuer Datensatz;
• eine bislang nicht untersuchte Population;
• eine neuartige Methode oder ein neuer analytischer Ansatz;
• eine neue theoretische Interpretation;
• die Bestätigung oder Infragestellung eines einflussreichen früheren Befunds;
• ein längerer Nachbeobachtungszeitraum als in früheren Studien;
• eine bedeutende praktische oder klinische Implikation; oder
• eine interdisziplinäre Verbindung, die das Verständnis des Themas verändert.

Konkretheit überzeugt deutlich mehr als werbliche Sprache. Behauptungen wie „Dies ist ein bahnbrechender Beitrag, der das Fach revolutionieren wird“ sind selten überzeugend, es sei denn, die Belege stützen eine derart außergewöhnliche Formulierung tatsächlich. Redaktionen sind es gewohnt, die wissenschaftliche Bedeutung zu bewerten, und reagieren wahrscheinlich besser auf eine präzise Darstellung des Beitrags.

Zum Beispiel:

Unseres Wissens handelt es sich um die erste Längsschnittstudie, die X und Y anhand harmonisierter Daten auf Patientenebene über drei nationale Gesundheitssysteme hinweg vergleicht.

Dies zeigt der Redaktion genau, worin die Neuartigkeit liegt, ohne zu übertreiben.

6. Fassen Sie die wichtigsten Ergebnisse zusammen

In einem Anschreiben sollten in der Regel die wichtigsten Ergebnisse erwähnt werden, es sollte jedoch nicht das Abstract wiedergeben. Wählen Sie ein oder zwei Ergebnisse aus, die am besten zeigen, warum der Beitrag relevant ist.

Wenn die Studie quantitativ ist, kann ein knappes numerisches Ergebnis angemessen sein, sofern es den Beitrag effizient vermittelt. Handelt es sich um eine qualitative oder theoretische Studie, beschreiben Sie stattdessen die zentrale interpretative Schlussfolgerung.

Ziel ist es, eine Frage zu beantworten, die sich die Redaktion wahrscheinlich sofort stellen wird: Was haben die Autorinnen und Autoren herausgefunden, und warum sollte das die Leserschaft interessieren?

Ein hilfreiches Muster ist:

Wir stellten fest, dass X unter den Bedingungen Z mit Y assoziiert war, während in der Kontrollgruppe kein vergleichbarer Zusammenhang beobachtet wurde. Diese Ergebnisse legen nahe, dass ...

Die Aussage sollte korrekt und im Verhältnis zur Beleglage angemessen sein. Vermeiden Sie die Behauptung, dass ein beobachteter Zusammenhang Kausalität beweise oder dass vorläufige Ergebnisse ein universelles Prinzip begründeten.

7. Erklären Sie, warum der Beitrag zu dieser Zeitschrift passt

Eine der wichtigsten Funktionen des Anschreibens ist es, die Passung zur Zeitschrift zu demonstrieren. Eine Redaktion möchte wissen, warum Sie diese Zeitschrift und nicht eine der vielen anderen Publikationen auf diesem Gebiet ausgewählt haben.

Eine hilfreiche Erläuterung könnte sich beziehen auf:

• die von der Zeitschrift angegebenen Ziele und ihr thematischer Umfang;
• ihre spezialisierte Leserschaft;
• Themen, die sie regelmäßig veröffentlicht;
• Methoden oder Ansätze, die in aktuellen Artikeln vertreten sind;
• eine aktuelle Debatte, zu der die Zeitschrift beigetragen hat; oder
• eine für das Manuskript relevante Sonderausgabe oder ein thematischer Abschnitt.

Hier kann ein wenig Recherche das Anschreiben erheblich verbessern. Lesen Sie aktuelle Ausgaben und ermitteln Sie, welche Arten von Beiträgen die Zeitschrift derzeit veröffentlicht. Die praktischen Publikationsinteressen einer Zeitschrift können enger gefasst sein, als es die allgemeine Beschreibung auf ihrer Website nahelegt.

Wenn es wirklich relevant ist, können Sie aktuelle Artikel aus der Zeitschrift erwähnen. Zum Beispiel:

Unsere Studie erweitert die jüngste Diskussion der Zeitschrift über X, indem sie dasselbe Problem in Y untersucht und einen Längsschnittvergleich einführt, der bisher nicht verfügbar war.

Erzwingen Sie keine Verweise auf eigene Artikel der Zeitschrift, nur um der Redaktion zu schmeicheln. Der Zusammenhang sollte intellektuell sinnvoll sein.

8. Die Leserschaft der Zeitschrift berücksichtigen

Bei der Passung zur Zeitschrift geht es letztlich um die Leserschaft. Erklären Sie entweder ausdrücklich oder implizit, warum die Leserinnen und Leser der Zeitschrift das Manuskript vermutlich nützlich finden werden.

Eine klinische Zeitschrift interessiert sich möglicherweise vor allem für Auswirkungen auf Diagnose, Behandlung oder Patientenversorgung. Eine methodologische Zeitschrift könnte den neuen analytischen Ansatz höher bewerten als das inhaltliche Ergebnis. Eine geisteswissenschaftliche Zeitschrift könnte besonders an der Neuinterpretation eines bekannten Textes, Archivs oder einer theoretischen Debatte im Manuskript interessiert sein.

Wenn Sie an die Leserinnen und Leser denken, können Sie auch entscheiden, welche Ergebnisse Sie hervorheben möchten. Der interessanteste Aspekt der Studie aus Sicht der Autorin oder des Autors ist nicht immer derjenige, der für die Zielgruppe der Zeitschrift am wichtigsten ist.

9. Das Schreiben fokussiert und prägnant halten

Die meisten Anschreiben müssen nicht lang sein. Sofern eine Zeitschrift keine ausführlichen Angaben verlangt, ist eine herkömmliche Seite oder etwa drei bis fünf prägnante Absätze oft ausreichend.

Ein längeres Schreiben kann kontraproduktiv sein. Die Redaktion verfügt bereits über das Manuskript, die Zusammenfassung und ergänzende Informationen. Sie benötigt kein weiteres langes Dokument mit denselben Inhalten.

Jeder Absatz sollte daher eine klare Funktion haben:

1. die Einreichung identifizieren;
2. das Forschungsproblem und den Beitrag erläutern;
3. die wichtigsten Ergebnisse zusammenfassen;
4. die Passung zur Zeitschrift darlegen; und
5. die erforderlichen Erklärungen abgeben und mit einem professionellen Schluss enden.

Wenn ein Satz der Redaktion nicht dabei hilft, die Arbeit zu beurteilen oder den Einreichungsprozess abzuschließen, sollten Sie erwägen, ihn zu streichen.

10. Die Zusammenfassung nicht einfach kopieren

Eine der einfachsten Möglichkeiten, ein wenig überzeugendes Anschreiben zu verfassen, besteht darin, die Zusammenfassung einfach unter eine Anrede zu kopieren. Zusammenfassung und Anschreiben erfüllen unterschiedliche Zwecke.

Die Zusammenfassung fasst die Arbeit für Leserinnen und Leser sowie Indexierungssysteme zusammen. Das Anschreiben legt der Redaktion gegenüber gezielt dar, warum die Arbeit geeignet ist. Es sollte daher stärker auf Originalität, die Passung zur Zeitschrift und die Relevanz für die Veröffentlichung eingehen, als dies in der Zusammenfassung üblicherweise der Fall ist.

Sie können natürlich einige derselben Informationen verwenden, sollten sie jedoch für den redaktionellen Kontext neu formulieren. Das Anschreiben sollte wie professionelle Korrespondenz klingen, nicht wie ein zusätzlicher Abschnitt des Manuskripts.

11. Erforderliche Erklärungen zur Veröffentlichung aufnehmen

Viele Zeitschriften erwarten von Autorinnen und Autoren formelle Erklärungen zur Originalität und zum Veröffentlichungsstatus. Zu den üblichen Erklärungen gehört die Bestätigung, dass:

• das Manuskript zuvor nicht veröffentlicht wurde;
• das Manuskript nicht gleichzeitig von einer anderen Zeitschrift geprüft wird;
• alle Autorinnen und Autoren die eingereichte Version gelesen und genehmigt haben;
• alle Autorinnen und Autoren der Einreichung bei der genannten Zeitschrift zustimmen;
• relevante Interessenkonflikte offengelegt wurden; und
• ethische Anforderungen erfüllt sind.

Geben Sie niemals automatisch eine Erklärung ab, wenn sie nicht zutrifft. Wenn Teile des Materials bereits an anderer Stelle erschienen sind, erläutern Sie die Umstände transparent. Beispiele sind Konferenzabstracts, Preprints, Kapitel aus Dissertationen, frühere Datensätze oder vorläufige Berichte.

Die entscheidende Frage ist, ob die frühere Verbreitung im Widerspruch zur Definition der Zeitschrift von einer vorherigen Veröffentlichung steht. Wenn Sie unsicher sind, konsultieren Sie die Richtlinien der Zeitschrift, anstatt zu versuchen, den Zusammenhang zu verschleiern.

12. Legen Sie Überschneidungen oder verwandte Veröffentlichungen ehrlich dar

Verwandte Manuskripte sind häufig, insbesondere wenn ein großes Forschungsprojekt mehrere berechtigte Veröffentlichungen hervorbringt. Die Redaktion muss jedoch verstehen, worin sich diese Arbeiten unterscheiden.

Wenn eine andere Arbeit dieselbe Kohorte, denselben Datensatz oder dasselbe Experiment verwendet, legen Sie dies gegebenenfalls offen und erläutern Sie den Unterschied. Vielleicht befasst sich ein Artikel mit klinischen Ergebnissen, während ein anderer den Schwerpunkt auf eine wirtschaftliche Analyse legt. Vielleicht berichtete ein Konferenzbeitrag über vorläufige Ergebnisse, während das eingereichte Manuskript einen wesentlich erweiterten Datensatz und eine neue Analyse enthält.

Transparenz ermöglicht es der Redaktion, die Beziehung zu beurteilen. Das Verschweigen wesentlicher Überschneidungen kann zu weitaus ernsteren Problemen führen, wenn es während der Begutachtung oder nach der Veröffentlichung entdeckt wird.

13. Gehen Sie mit Vorschlägen für Gutachter sorgfältig um

Manche Zeitschriften laden Autoren ein oder verlangen von ihnen, potenzielle Peer-Reviewer vorzuschlagen. Andere bitten Autoren, Forschende zu benennen, die das Manuskript nicht begutachten sollten. Befolgen Sie die Anweisungen der Zeitschrift genau.

Wenn Vorschläge für Gutachter erbeten werden, wählen Sie Personen nach wissenschaftlichen Kriterien aus. Geeignete Gutachter sollten in der Regel:

• über einschlägige fachliche oder methodische Expertise verfügen;
• in der Lage sein, das Manuskript unabhängig zu beurteilen;
• keinen engen persönlichen oder beruflichen Konflikt mit den Autoren haben; und
• nicht allein deshalb ausgewählt werden, weil die Autoren eine wohlwollende Begutachtung erwarten.

Enge Mitarbeitende, kürzlich beteiligte Koautoren, Betreuer, Studierende oder Forschende derselben Einrichtung sind aufgrund möglicher Interessenkonflikte in der Regel ungeeignet.

Wenn die Zeitschrift keine Namen von Gutachtern anfordert, müssen Sie diese in der Regel nicht im Anschreiben angeben. Unter bestimmten Umständen kann eine hochspezialisierte Arbeit jedoch von einer kurzen Beschreibung der erforderlichen Fachkenntnisse für eine angemessene Beurteilung profitieren.

14. Seien Sie vorsichtig bei der Bitte, bestimmte Gutachter auszuschließen

Manche Einreichungssysteme ermöglichen es Autoren, Personen zu benennen, die nicht zur Begutachtung eines Manuskripts eingeladen werden sollten. Berechtigte Gründe können beispielsweise ein direkter beruflicher Interessenkonflikt, ein aktiver Wettbewerb um vertrauliche Forschungsergebnisse oder eine persönliche Beziehung sein, die eine unvoreingenommene Beurteilung erschweren würde.

Führen Sie keine lange Liste an, nur um zu verhindern, dass kritische Forschende Ihre Arbeit begutachten. Wenn eine Erklärung erforderlich ist, halten Sie sie sachlich und professionell. Die Redaktion trifft die endgültige Entscheidung über die Auswahl der Gutachter.

15. Erwähnen Sie die ethische Genehmigung, wenn dies relevant ist.

Forschung mit menschlichen Teilnehmenden, Tieren, sensiblen personenbezogenen Daten oder bestimmten Formen klinischer Intervention erfordert in der Regel eine formelle ethische Aufsicht. Das Manuskript selbst sollte die von der Zeitschrift geforderte ausführliche Erklärung enthalten, doch eine kurze Bestätigung im Begleitschreiben kann ebenfalls angemessen oder ausdrücklich verlangt sein.

Dazu können der Name der zuständigen Ethikkommission, des institutionellen Prüfungsausschusses oder der entsprechenden Stelle sowie gegebenenfalls eine Genehmigungs- oder Protokollnummer gehören.

Wenn eine Einwilligung nach Aufklärung, eine Registrierung klinischer Studien oder andere formale Anforderungen gelten, stellen Sie ebenfalls sicher, dass das Begleitschreiben mit den an anderer Stelle der Einreichung bereitgestellten Informationen übereinstimmt.

16. Legen Sie Interessenkonflikte und Finanzierungsquellen angemessen offen

Finanzielle, berufliche und persönliche Beziehungen können die Interpretation von Forschungsergebnissen beeinflussen – oder den Anschein erwecken, sie zu beeinflussen. Zeitschriften nehmen die Offenlegung von Interessenkonflikten daher ernst.

Wenn das Einreichungssystem einen eigenen Abschnitt für Offenlegungen enthält, halten Sie sich daran. Wenn die Zeitschrift verlangt, Interessenkonflikte auch im Begleitschreiben zu erwähnen, fügen Sie eine kurze Erklärung hinzu. Verharmlosen Sie eine relevante Beziehung nicht bloß deshalb, weil Sie glauben, dass sie keinen Einfluss auf die Studie hatte.

Auch die Angaben zur Finanzierung sollten im Begleitschreiben, im Manuskript und in den Einreichungsformularen korrekt und konsistent sein. Wenn ein Geldgeber an der Studienplanung, Datenanalyse, Manuskripterstellung oder der Entscheidung zur Einreichung beteiligt war, legen Sie diese Rolle gegebenenfalls offen.

17. Vermeiden Sie Übertreibungen und inhaltsleeres Lob

Ein Begleitschreiben sollte Zuversicht vermitteln, doch am überzeugendsten ist Zuversicht, wenn sie auf Belegen beruht. Aussagen wie "Dieses außergewöhnliche Manuskript passt perfekt zu Ihrer weltweit führenden Zeitschrift" fügen selten etwas Nützliches hinzu.

Zeigen Sie stattdessen die Bedeutung anhand konkreter Angaben:

• welche Forschungslücke geschlossen wird;
• was methodisch besonders ist;
• was die Studie ergeben hat;
• wer von den Ergebnissen profitieren wird; und
• wie die Arbeit zu den bestehenden thematischen Interessen der Zeitschrift passt.

Vermeiden Sie ebenso übermäßiges Lob für die Zeitschrift selbst. Es ist durchaus angemessen zu sagen, dass der thematische Schwerpunkt der Zeitschrift auf einem bestimmten Fachgebiet sie zu einem geeigneten Publikationsort macht. Sie müssen der Redaktion nicht wiederholt mitteilen, dass die Veröffentlichung prestigeträchtig, außergewöhnlich oder Ihre erste Wahl auf Lebenszeit ist.

18. Sprechen Sie nicht über persönliche Veröffentlichungsinteressen

Autoren fühlen sich manchmal versucht zu erklären, dass sie dringend eine Annahme für ihren Abschluss, eine Beförderung, eine Finanzierung oder eine Bewerbung benötigen. Solche Umstände mögen persönlich wichtig sein, bestimmen jedoch weder die wissenschaftliche Qualität noch die Eignung des Manuskripts.

Das Begleitschreiben sollte sich auf die Forschung konzentrieren. Gibt es einen tatsächlichen verfahrensbedingten Grund für Dringlichkeit – etwa weil der Beitrag eine zeitkritische Entwicklung im Bereich der öffentlichen Gesundheit betrifft und das Journal ein beschleunigtes Begutachtungsverfahren anbietet –, sollte der wissenschaftliche Grund erläutert werden, nicht persönlicher Druck.

19. Wahren Sie einen professionellen und höflichen Ton

Der ideale Ton ist selbstbewusst, respektvoll und prägnant. Der Autor sollte Begeisterung für die Arbeit zeigen, ohne prahlerisch zu wirken, und der Redaktion mit Respekt begegnen, ohne übermäßig unterwürfig zu erscheinen.

Nützliche Formulierungen sind:

• Wir sind überzeugt, dass dieses Manuskript für die Leserschaft von ... besonders interessant sein wird.
• Unsere Ergebnisse erweitern frühere Arbeiten, indem sie ...
• Die Studie schließt eine wichtige Forschungslücke in Bezug auf ...
• Wir danken Ihnen für die Prüfung unseres Manuskripts.

Vermeiden Sie fordernde Formulierungen wie „Wir erwarten, dass das Manuskript angenommen wird“ oder „Der Beitrag verdient eindeutig eine Veröffentlichung.“ Die Beurteilung obliegt der Redaktion.

20. Lesen Sie das Begleitschreiben ebenso sorgfältig Korrektur wie das Manuskript

Das Begleitschreiben ist ein Beispiel für die schriftliche Kommunikation der Autoren. Ein Schreiben mit Grammatikfehlern, Rechtschreibfehlern, fehlenden Wörtern oder unklaren Sätzen kann das Vertrauen beeinträchtigen, noch bevor das Manuskript selbst geöffnet wird.

Prüfen Sie sorgfältig:

• der korrekte Journalname;
• der korrekte Name und Titel der zuständigen Redaktionsperson;
• der genaue Manuskripttitel;
• einheitliche Angaben zu den Autoren;
• Grammatik und Zeichensetzung;
• Rechtschreib- und Tippfehler;
• übermäßig lange Sätze;
• nicht definierte Abkürzungen;
• unbelegte Behauptungen; und
• versehentlich aus einer früheren Einreichung kopierte Informationen.

Der letzte Punkt verdient besondere Beachtung. Autoren, die ein früheres Begleitschreiben als Vorlage verwenden, vergessen manchmal, den Namen des Journals, den Namen der Redaktion oder den Manuskripttitel zu ersetzen. Kaum ein Fehler vermittelt deutlicher den Eindruck mangelnder Anpassung, als in einem an ein anderes Journal adressierten Schreiben das falsche Journal zu loben.

21. Eine praktische Struktur für ein Begleitschreiben an ein Journal

Ein kurzes Begleitschreiben kann häufig folgende Struktur haben:

1. Anrede: Richten Sie das Schreiben an die zuständige Redaktion.
2. Angaben zur Einreichung: Nennen Sie den Manuskripttitel und den Artikeltyp.
3. Forschungsproblem: Benennen Sie die zentrale Forschungslücke oder Fragestellung.
4. Beitrag und Ergebnisse: Erläutern Sie, was originell und bedeutsam ist.
5. Passung zum Journal: Erläutern Sie, warum der Beitrag zum Journal und seiner Leserschaft passt.
6. Erklärungen: Geben Sie die vom Journal geforderten Erklärungen zu Originalität, Ethik, Autorenschaft oder Interessenkonflikten ab.
7. Schluss: Danken Sie der Redaktion für die Prüfung des Manuskripts.

Diese Struktur ist flexibel. Ein geisteswissenschaftlicher Artikel kann eine etwas andere Schwerpunktsetzung erfordern als eine klinische Studie, und eine Kurzmitteilung benötigt möglicherweise weniger Erläuterungen als ein umfangreicher Forschungsartikel. Entscheidend ist, das aufzunehmen, was die Redaktion tatsächlich benötigt, und unnötiges Material zu vermeiden.

22. Muster für ein Begleitschreiben an eine wissenschaftliche Zeitschrift

Das folgende Muster kann an einzelne Manuskripte und die Anforderungen der Zeitschrift angepasst werden:

Sehr geehrte Frau Dr. [Editor's Surname],

Wir freuen uns, unser Manuskript „[Full Manuscript Title]“ als Original Research Article zur Prüfung bei [Journal Name] einzureichen.

Die Studie befasst sich mit [kurze Beschreibung des Problems oder der Forschungslücke]. Mithilfe von [kurze Beschreibung der Methode oder des Datensatzes] stellten wir fest, dass [wichtigstes Ergebnis]. Unseres Wissens ist diese Arbeit die erste, die [spezifische Aussage zur Originalität oder zum Beitrag]. Diese Ergebnisse sind wichtig, weil [kurze Erläuterung der Bedeutung oder Implikationen].

Wir sind überzeugt, dass das Manuskript besonders gut für [Journal Name] geeignet ist, da die Zeitschrift ihren Schwerpunkt auf [spezifisches Gebiet, Leserschaft oder aktuelle wissenschaftliche Diskussion] legt. Unsere Ergebnisse ergänzen aktuelle Arbeiten zu [relevantem Thema] und erweitern die Evidenz durch [spezifischer Beitrag]. Wir erwarten, dass der Artikel für Leserinnen und Leser aus den Bereichen [relevante Fachgebiete] von Interesse ist.

Wir bestätigen, dass dieses Manuskript original ist, nicht anderweitig veröffentlicht wurde und derzeit nicht von einer anderen Zeitschrift geprüft wird. Alle Autorinnen und Autoren haben die eingereichte Version genehmigt und stimmen der Einreichung bei [Journal Name] zu. [Fügen Sie, sofern erforderlich, Angaben zur ethischen Genehmigung, zu Interessenkonflikten, zu Preprints oder zu verwandten Veröffentlichungen hinzu.]

Vielen Dank, dass Sie unser Manuskript prüfen. Wir schätzen Ihre Zeit und freuen uns auf Ihre Rückmeldung.

Mit freundlichen Grüßen
[Corresponding Author's Name]
[Academic Position]
[Institution]
[Email Address]

Das Muster sollte niemals mechanisch kopiert werden. Passen Sie es an den Artikeltyp, das Fachgebiet und die Zielzeitschrift an. Die überzeugendsten Begleitschreiben stehen unmissverständlich mit dem jeweiligen Manuskript und der geplanten Veröffentlichung in Verbindung.

23. Häufige Fehler bei Begleitschreiben, die Sie vermeiden sollten

Vergewissern Sie sich vor der Einreichung, dass Ihr Schreiben keine der folgenden häufigen Schwächen aufweist:

• Allgemeine Formulierungen: Ein Schreiben, das unverändert an zwanzig Zeitschriften gesendet werden könnte, trägt kaum dazu bei, die Eignung für die Zeitschrift zu verdeutlichen.
• Das Abstract wiederholen: Wählen Sie stattdessen die redaktionell wichtigen Punkte aus.
• Bedeutung übertreiben: Lassen Sie die Belege die Bedeutung zeigen.
• Nicht belegte Prioritätsansprüche aufstellen: Verwenden Sie Formulierungen wie „unseres Wissens“ vorsichtig und erst nach einer angemessenen Literaturrecherche.
• Irrelevante persönliche Informationen angeben: Konzentrieren Sie sich auf das Manuskript.
• Geforderte Erklärungen auslassen: Befolgen Sie die Vorgaben der Zeitschrift sorgfältig.
• Verwandte Veröffentlichungen ignorieren: Transparenz ist unerlässlich.
• Befangene Gutachter vorschlagen: Empfehlungen für Gutachter müssen ethischen Grundsätzen entsprechen.
• Zu viel schreiben: Ein Begleitschreiben ist keine zweite wissenschaftliche Arbeit.
• Ein ungeprüftes Anschreiben einreichen: Fehler schwächen den ersten Eindruck.

24. Denken Sie vor der Einreichung wie ein Redakteur

Eine nützliche abschließende Übung besteht darin, das Anschreiben aus der Perspektive des Redakteurs erneut zu lesen. Stellen Sie sich vor, Sie erhalten Dutzende neuer Manuskripte zusätzlich zu Ihren bestehenden redaktionellen Aufgaben. Wüssten Sie nach der Lektüre Ihres Anschreibens sofort:

• worum es in dem Artikel geht;
• was daran originell ist;
• warum die Ergebnisse wichtig sind;
• warum der Artikel in diese Zeitschrift gehört;
• ob die Einreichung die grundlegenden Veröffentlichungsvoraussetzungen erfüllt; und
• warum es sinnvoll sein kann, den Artikel zur Begutachtung einzureichen?

Wenn eine Antwort unklar ist, überarbeiten Sie das Anschreiben. Ein erfolgreiches Anschreiben verringert den Arbeitsaufwand des Redakteurs, statt ihn zu erhöhen. Es präsentiert die stärksten Argumente für das Manuskript in kompakter, präziser und professionell formulierter Form.

Fazit

Das Anschreiben, das einem akademischen oder wissenschaftlichen Artikel beigefügt wird, ist möglicherweise nur eine Seite lang, hat aber eine wichtige Aufgabe zu erfüllen. Es stellt das Manuskript vor, benennt seinen Beitrag, zeigt die thematische Passung zur Zeitschrift und versichert dem Redakteur, dass die Einreichung verantwortungsvoll und professionell vorbereitet wurde.

Die überzeugendsten Anschreiben sind weder aufwendige Verkaufstexte noch Kopien des Abstracts. Sie sind prägnante redaktionelle Argumentationen. Sie erläutern, was die Studie untersucht hat, was sie herausgefunden hat, was an der Arbeit neu ist und warum die Leser der Zeitschrift sich wahrscheinlich dafür interessieren werden.

Das Verfassen eines solchen Anschreibens erfordert eine gewisse Recherche zur Zeitschrift, eine ehrliche Einschätzung des Manuskripts und sorgfältige Aufmerksamkeit für den Ton. Außerdem ist akribisches Korrekturlesen erforderlich. Das Anschreiben ist möglicherweise der erste Prosatext eines Autors, den ein Redakteur liest; daher sollte jeder Satz den Eindruck verstärken, dass das Manuskript selbst klar, korrekt und professionell präsentiert sein wird.

Ein Anschreiben kann keine Veröffentlichung garantieren, aber ein überzeugendes Anschreiben stellt sicher, dass Ihr Manuskript seine redaktionelle Reise mit der bestmöglichen Einführung beginnt, die Sie bieten können.

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