Die Dos und Don'ts, wie man auf Peer-Review-Kommentare antwortet

Dos und Don'ts: Wie man auf Peer-Review-Kommentare antwortet

1. Warum Ihr Antwortschreiben so wichtig ist

Eine Entscheidungs-E-Mail zu erhalten, die besagt, dass Ihr Manuskript "in seiner jetzigen Form nicht akzeptiert werden kann" und von Seiten der Gutachterkommentare begleitet wird, kann sich wie ein Schlag anfühlen – besonders wenn Sie insgeheim auf "so akzeptieren" gehofft hatten. Doch in der modernen akademischen Veröffentlichung ist eine Überarbeitungsanfrage meist gute Nachricht. Sehr wenige Manuskripte werden ohne Überarbeitungen akzeptiert; viele werden abgelehnt, ohne überhaupt zur Begutachtung zu gehen. Wenn der Herausgeber sich die Mühe macht, detailliertes Feedback einzuholen und Sie zur erneuten Einreichung einlädt, signalisiert er, dass er Potenzial in Ihrer Arbeit sieht.

In diesem Stadium bestimmen nun zwei Dinge Ihre Chancen auf eine endgültige Annahme:

• die Qualität und Angemessenheit der Überarbeitungen, die Sie vornehmen, und
• die Klarheit, den Ton und die Vollständigkeit Ihrer Antwort an die Gutachter.

Ihr Antwortschreiben ist keine administrative Formalität; es ist ein überzeugendes Dokument, das sowohl an den Herausgeber als auch an die Gutachter gerichtet ist. Es zeigt, ob Sie deren Anliegen verstanden, ernst genommen und das Manuskript auf durchdachte, professionelle Weise überarbeitet haben. Eine verwirrte, defensive oder unvollständige Antwort kann viel von dem guten Willen zunichte machen, den die anfängliche "überarbeiten und erneut einreichen"-Entscheidung des Herausgebers geschaffen hat.

2. Erste Schritte: Lesen, Nachdenken und Planen

2.1 Lesen Sie die Kommentare sorgfältig – und mehr als einmal

Lesen Sie vor dem Verfassen einer Antwort den Brief des Herausgebers und alle Gutachterkommentare mehrmals. Drucken Sie sie aus oder legen Sie sie neben Ihr Manuskript. Während Sie lesen:

• Heben Sie wichtige Anliegen hervor oder unterstreichen Sie sie, die mehr als einmal vorkommen.
• Beachten Sie, welche Kommentare wesentlich sind (Methoden, Ergebnisse oder das Gesamtergebnis betreffend) und welche geringfügig sind (Tippfehler, kleine Klarstellungen, Formatierungsprobleme).
• Markieren Sie alle Kommentare, die Sie nicht vollständig verstehen.

Wenn die Bedeutung eines Gutachters unklar ist oder Sie unsicher sind, wie Sie einen bestimmten Punkt ansprechen sollen, besprechen Sie dies mit einem vertrauenswürdigen Kollegen, Co-Autor oder Mentor. Später können Sie beim Herausgeber um Klärung bitten, aber Ihre erste Unterstützungslinie ist Ihr eigenes Netzwerk.

2.2 Entscheiden Sie sich für Ihre Überarbeitungsstrategie

Es gibt zwei gängige Vorgehensweisen für Überarbeitungen und das Antwortschreiben:

• Überarbeiten Sie zuerst, dann schreiben Sie die Antwort: Sie ändern das Manuskript und beschreiben dann alle Änderungen in Ihrem Schreiben.
• Schreiben Sie die Antwort während der Überarbeitung: Für jeden Kommentar überarbeiten Sie gleichzeitig das Manuskript und entwerfen eine entsprechende Antwort.

Beide Ansätze können funktionieren. Wichtig ist, dass Ihr endgültiges Antwortschreiben und das überarbeitete Manuskript vollständig übereinstimmen. Jede von Ihnen beschriebene Änderung sollte tatsächlich im Text erscheinen, und jede nicht vorgenommene Änderung sollte mit einer begründeten Erklärung ausdrücklich behandelt werden.

3. Strukturierung einer klaren, professionellen Antwort

3.1 Beginnen Sie mit wesentlichen Informationen und einem positiven Ton

Beginnen Sie Ihr Antwortschreiben mit:

• Dem Herausgeber und den Gutachtern für ihre Zeit und konstruktives Feedback danken, und
• Ihr Manuskript durch Titel und gegebenenfalls die Manuskript-ID-Nummer identifizieren.

Ein kurzer einleitender Absatz könnte so aussehen:

„Wir danken dem Herausgeber und den Gutachtern für die sorgfältige Bewertung unseres Manuskripts ‚[Title]‘ (Manuscript ID [XXXX]). Wir schätzen die durchdachten Kommentare und Vorschläge, die uns geholfen haben, die Klarheit und Robustheit des Artikels zu verbessern. Im Folgenden gehen wir auf jeden Punkt ein und geben die Änderungen im überarbeiteten Manuskript an.“

3.2 Verwenden Sie ein punktweises Format

Das am weitesten akzeptierte und hilfreichste Format ist eine punktweise Antwort. Für jeden Kommentar:

1. Kopieren oder paraphrasieren Sie den Kommentar des Gutachters.
2. Geben Sie Ihre Antwort darunter an.
3. Beschreiben Sie die von Ihnen vorgenommenen Änderungen und geben Sie an, wo sie im Manuskript erscheinen (Seiten- und Zeilennummern).

Um die Dinge organisiert zu halten:

• Beschriften Sie jeden Kommentar klar (z. B. „Gutachter 1, Kommentar 1“; „Gutachter 2, Kommentar 3“).
• Verwenden Sie Bezeichnungen wie Kommentar, Antwort und Änderung, damit Redakteure auf einen Blick erkennen können, was was ist.
• Erwägen Sie, Kommentare fortlaufend zu nummerieren (1, 2, 3…), auch wenn der Gutachter dies nicht getan hat; das erleichtert spätere Verweise.

Farbcodierungen oder unterschiedliche Schriftarten können Ihnen beim Entwurf helfen, aber denken Sie daran, dass Farben in Einreichungssystemen möglicherweise nicht erhalten bleiben. Klare Bezeichnungen sind zuverlässiger.

3.3 Beispiel für eine gut strukturierte Antwort

Hier ist eine Musterantwort auf einen Gutachterkommentar zum Abstract:

Gutachter 1, Kommentar 1: „Das Abstract deckt die notwendigen Punkte ab, ist aber zu lang und scheint aus der Schlussfolgerung kopiert zu sein. Eine gründliche Überarbeitung gemäß den Richtlinien der Zeitschrift ist erforderlich, und ich möchte präzise Prozentsätze für die wichtigsten Ergebnisse in den abschließenden Sätzen sehen.“

Antwort: „Wir danken dem Gutachter für diese hilfreiche Beobachtung. Wir stimmen zu, dass die Angabe präziser Prozentsätze im Abstract die Hauptbefunde klarer macht. Wir haben auch die Richtlinien der Zeitschrift erneut geprüft und erkannt, dass unser ursprüngliches Abstract die empfohlene Struktur nicht vollständig eingehalten hat.“

Änderungen: „Wir haben das Abstract vollständig neu verfasst und folgen dabei dem von der Zeitschrift vorgegebenen strukturierten Format (Hintergrund, Methoden, Ergebnisse, Schlussfolgerungen). Es ist jetzt kürzer und konzentriert sich stärker auf die wichtigsten Ergebnisse. Die neuen abschließenden Sätze lauten: ‚[Insert revised sentences here with percentages].‘ Das überarbeitete Abstract finden Sie auf Seite 2, Zeilen 25–47 des Manuskripts.“

Diese Antwort veranschaulicht mehrere wichtige Prinzipien: Dankbarkeit, Zustimmung wo angebracht, Anerkennung des Problems und präzise Beschreibung der Korrekturmaßnahme.

4. Die Dos: Best Practices für die Antwort an Gutachter

4.1 Bewahren Sie einen ruhigen, respektvollen Ton

Auch wenn Kommentare hart oder unfair erscheinen, sollte Ihr Ton professionell und höflich bleiben. Gutachter sind meist unbezahlte Freiwillige; sie haben Zeit investiert, um Ihre Arbeit zu lesen. Formulierungen wie:

• „Wir schätzen diesen Vorschlag…“
• „Wir stimmen zu, dass dieser Punkt einer Klarstellung bedurfte…“
• „Dies ist eine ausgezeichnete Beobachtung, und wir haben nun…“

Tragen Sie dazu bei, eine kollegiale Atmosphäre zu bewahren. Vermeiden Sie Sarkasmus, rhetorische Fragen oder eine Sprache, die impliziert, dass der Gutachter Ihre hervorragende Arbeit einfach nicht verstanden hat.

4.2 Gehen Sie auf jeden Kommentar ein

Redakteure und Gutachter erwarten, dass jeder Punkt im Entscheidungsschreiben und in den Begutachtungsberichten behandelt wird. Einen Kommentar zu überspringen, selbst wenn Sie ihn für trivial halten, kann den Eindruck erwecken, dass Sie Feedback selektiv ignorieren. Wenn Sie sich entscheiden, eine kleinere Anregung nicht umzusetzen (zum Beispiel, weil sie dem Stil der Zeitschrift widerspricht), sagen Sie dies ausdrücklich und erklären Sie warum.

4.3 Nehmen Sie Änderungen vor, wo immer Sie vernünftigerweise können

Auch wenn Sie mit einem Vorschlag nicht einverstanden sind, fragen Sie sich, ob es eine Möglichkeit gibt, das zugrunde liegende Anliegen zu berücksichtigen. Oft signalisieren Kommentare, die scheinbar „den Punkt verfehlen“, dass ein Abschnitt Ihres Artikels unklar war. Indem Sie die Erklärung verbessern – auch wenn Sie nicht genau die geforderte Änderung vornehmen – zeigen Sie Flexibilität und den echten Wunsch, den Lesern zu helfen.

4.4 Änderungen klar erklären und kennzeichnen

Wenn Sie eine Änderung beschreiben, geben Sie immer an, wo sie im überarbeiteten Manuskript erscheint. Das erspart den Gutachtern die Suche nach Modifikationen und zeigt, dass Sie deren Zeit berücksichtigt haben. Ein typischer Satz könnte lauten:

„Wir haben einen Absatz hinzugefügt, der die Stichprobenkriterien in Abschnitt 2.3 (Seite 7, Zeilen 135–152) erklärt.“

Manche Zeitschriften verlangen, dass Autoren Änderungen im Manuskript hervorheben (zum Beispiel durch Änderungsverfolgung oder farbigen Text). Befolgen Sie diese Anweisungen sorgfältig und stellen Sie sicher, dass die hervorgehobenen Änderungen mit den Beschreibungen in Ihrem Antwortschreiben übereinstimmen.

4.5 Bei Bedarf Hilfe suchen

Auf komplexe Gutachten zu antworten kann herausfordernd sein, besonders wenn dies Ihre erste größere Überarbeitung ist. Das Besprechen der Gutachten mit Co-Autoren oder Mentoren kann Ihnen helfen, Kommentare zu interpretieren und effektive Antworten zu planen. Wenn Englisch nicht Ihre Muttersprache ist, ziehen Sie in Betracht, einen Kollegen oder einen professionellen akademischen Korrekturservice zu bitten, Ihr Antwortschreiben vor der Einreichung auf Klarheit, Ton und Korrektheit zu prüfen.

5. Die No-Gos: Fallstricke vermeiden

5.1 Nicht aus Ärger oder Frustration antworten

Es ist normal, sich verteidigend zu fühlen, wenn Ihre Arbeit kritisiert wird. E-Mails und Briefe, die im Affekt geschrieben werden, können jedoch bleibenden Schaden anrichten. Senden Sie niemals eine Antwort am selben Tag, an dem Sie die Gutachten gelesen haben. Entwerfen Sie stattdessen Ihre Antworten, lassen Sie sie mindestens eine Nacht liegen und lesen Sie sie mit kühlerem Kopf erneut. Entfernen oder formulieren Sie alles um, was emotional, konfrontativ oder abweisend klingt.

5.2 Größere Bedenken nicht ignorieren

Wenn Gutachter wesentliche Bedenken zu Ihren Methoden, Analysen oder Interpretationen äußern, wird ein einfaches „Wir respektieren Ihre Meinung, sind jedoch anderer Ansicht“ ohne weitere Argumentation den Herausgeber wahrscheinlich nicht zufriedenstellen. Wenn Sie einer Bitte nicht vollständig nachkommen können – zum Beispiel, weil die Erhebung neuer Daten innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens unmöglich ist – erklären Sie dies klar und bieten Sie alternative Schritte an, die Sie unternommen haben:

„Wir stimmen zu, dass zusätzliche Daten von einer zweiten Stelle die Generalisierbarkeit unserer Ergebnisse stärken würden. Leider liegt dies außerhalb des Umfangs und Zeitrahmens des aktuellen Projekts. Wir haben jedoch die Diskussion dieser Einschränkung in Abschnitt 5 (Seite 18, Zeilen 390–410) erweitert und die Grenzen unserer Schlussfolgerungen klargestellt.“

5.3 Änderungen nicht falsch darstellen

Gelegentlich sagen Autoren „wir haben X geändert“, obwohl bei genauerem Hinsehen die Änderung minimal oder nicht vorhanden ist. Das untergräbt das Vertrauen. Wenn Sie sich entscheiden, nur eine kleine Änderung vorzunehmen, beschreiben Sie diese ehrlich. Es ist besser zu sagen:

„Wir haben den Satz auf Seite 10, Zeile 210 leicht umformuliert, um…“

"als eine „gründliche Überarbeitung“ zu behaupten, wenn nur kosmetische Änderungen vorgenommen wurden."

"5.4 Spielen Sie Gutachter nicht unbedacht gegeneinander aus"

"Manchmal widersprechen sich Gutachter. Der eine fordert, einen Abschnitt zu streichen, den ein anderer für unverzichtbar hält. In solchen Fällen wählen Sie nicht einfach den Kommentar, den Sie bevorzugen, und ignorieren den anderen. Stattdessen:"

• "erklären Sie den Konflikt in Ihrem Antwortschreiben,"
• "begründen Sie Ihren gewählten Ansatz, und"
• "wo angemessen, bitten Sie um die Anleitung des Herausgebers."

"Zum Beispiel:"

"Gutachter 1 schlug vor, Abbildung 2 zu entfernen, während Gutachter 2 deren Bedeutung betonte. Wir haben die Abbildung beibehalten, aber die Beschriftung und Querverweise vereinfacht, da wir glauben, dass sie für die Leser hilfreich ist. Wir würden uns freuen, weitere Anweisungen des Herausgebers zu diesem Punkt zu erhalten."

"6. Wann und wie man mit Gutachtern nicht übereinstimmt"

"Sie sind nicht verpflichtet, jeden Vorschlag anzunehmen. Es gibt legitime Gründe, eine Änderung abzulehnen, darunter:"

• "der Vorschlag ist sachlich falsch oder beruht auf einem Missverständnis Ihrer Daten,"
• "deren Umsetzung die Integrität der Studie beeinträchtigen oder Ihre Ergebnisse falsch darstellen würde, oder"
• "die angeforderte Arbeit liegt eindeutig außerhalb des angemessenen Umfangs des aktuellen Projekts."

"Jedoch muss jede Meinungsverschiedenheit ruhig argumentiert und durch Beweise oder klare Begründungen untermauert werden."

"Nützliche Formulierungen sind:"

• "Wir schätzen diesen Vorschlag, glauben jedoch, dass..."
• "Wir sind aus folgenden Gründen respektvoll anderer Meinung..."
• "Wir haben diesen Punkt sorgfältig bedacht; jedoch erlauben unsere Daten es nicht, dass wir..."

"Unterstützen Sie Ihre Position, wo möglich, mit Zitaten oder methodischen Standards in Ihrem Fachgebiet. Zum Beispiel:"

"Der Gutachter empfiehlt, Test X anstelle von Test Y zu verwenden. In unserem Fachgebiet ist Test Y der Standardansatz für Daten dieses Typs (siehe Smith et al., 2020; Lee & Gomez, 2022), und die Anwendung von Test X würde die Annahme der Unabhängigkeit verletzen. Wir behalten daher Test Y bei, haben aber Abschnitt 3.3 erweitert, um diese Wahl klarer zu begründen (Seite 9, Zeilen 190–210)."

7. Den Herausgeber konstruktiv einbeziehen

Herausgeber sind keine passiven Nachrichtenübermittler zwischen Autorinnen und Autoren und Gutachtern; sie sind verantwortlich für das Ausbalancieren unterschiedlicher Standpunkte und das Treffen fundierter Entscheidungen. Wenn Sie auf Folgendes stoßen:

• unversöhnliche Konflikte zwischen Gutachtern,
• Kommentare, die unprofessionell erscheinen oder außerhalb des Umfangs der Begutachtung liegen, oder
• Anfragen, die der Zeitschriftenrichtlinie widersprechen,

Sie können diese Punkte höflich und kurz dem Herausgeber zur Kenntnis bringen. Zum Beispiel:

„Wir sind dankbar für das detaillierte Feedback beider Gutachter. Wir stellen jedoch fest, dass ihre Empfehlungen bezüglich der Länge der Einleitung direkt gegensätzlich sind: Gutachter 1 schlägt eine erhebliche Kürzung vor, während Gutachter 2 weitere Hintergrundinformationen wünscht. Wir haben versucht, einen Ausgleich zu finden, indem wir einige Abschnitte gestrafft und zwei erläuternde Absätze hinzugefügt haben (Seiten 3–4). Wir würden die Anleitung des Herausgebers begrüßen, ob weitere Änderungen erforderlich sind.“

Herausgeber schätzen Autorinnen und Autoren, die sich konstruktiv mit dem Prozess auseinandersetzen und die Rolle des Herausgebers bei der Lösung solcher Dilemmata anerkennen.

8. Letzte Überprüfungen vor der Einreichung

Führen Sie vor dem Hochladen Ihres überarbeiteten Manuskripts und Antwortschreibens eine letzte Überprüfung durch:

• Haben Sie jeden Kommentar von Herausgeber und Gutachtern berücksichtigt?
• Ist das Antwortschreiben klar strukturiert, leicht nachvollziehbar und frei von Tipp- und Grammatikfehlern?
• Entsprechen die Überarbeitungen im Manuskript den von Ihnen beschriebenen Änderungen?
• Haben Sie alle zeitschriftenspezifischen Anweisungen für Nachreichungen befolgt (Dateibenennung, Änderungsverfolgung, Hervorhebungen usw.)?

Es lohnt sich oft, eine Kollegin oder einen Kollegen Ihr Antwortschreiben lesen zu lassen, um zu prüfen, ob Ton und Erklärungen klar sind. Für wichtige Einreichungen nutzen viele Autorinnen und Autoren auch professionelles akademisches Korrekturlesen, um Präzision und Feinschliff zu verbessern.

9. Fazit: Professionalität, Geduld und Beharrlichkeit

Auf Peer-Review-Kommentare zu antworten ist ein integraler Bestandteil des wissenschaftlichen Publizierens. Es erfordert nicht nur technisches Fachwissen in Ihrem Gebiet, sondern auch Diplomatie, Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, Kritik als Chance und nicht als persönlichen Angriff zu sehen. Eine Überarbeitungsanfrage, so einschüchternd sie auch sein mag, ist ein Zeichen dafür, dass Herausgeber und Gutachter den Wert Ihrer Arbeit erkennen.

Indem Sie das Feedback sorgfältig lesen, Ihre Überarbeitungen planen und eine klare, respektvolle, Punkt-für-Punkt-Antwort formulieren, erhöhen Sie Ihre Chancen erheblich, ein „revise and resubmit“ in eine endgültige Annahme zu verwandeln. Wenn Sie nicht zustimmen, zeigt ein Beleg und Höflichkeit, dass Sie ein selbstbewusster, verantwortungsvoller Forscher sind. Wenn Sie zustimmen, demonstriert die gründliche und transparente Umsetzung der Änderungen Ihr Engagement für Qualität.

Denken Sie vor allem daran, dass Peer Review ein Gespräch ist. Ihr Antwortschreiben ist Ihre Seite dieses Gesprächs. Behandeln Sie es mit derselben Sorgfalt und Professionalität, die Sie auch in Ihre Forschung investieren, und es wird zu einem mächtigen Werkzeug für Ihren Publikationserfolg.