Wie man ein Manuskript professionell zurückzieht: Anleitung und Musterbriefe

Wie man ein Manuskript professionell zurückzieht: Anleitung und Musterbriefe

Ein Manuskript von einer Zeitschrift oder einem Verlag zurückzuziehen, ist eine Entscheidung, der jeder Akademiker hofft, nie gegenüberzustehen. Es kann sich unangenehm, entmutigend oder sogar konfrontativ anfühlen, besonders weil das wissenschaftliche Publikationssystem stark auf gegenseitigem Vertrauen zwischen Autoren, Herausgebern, Gutachtern und Verlagen beruht. Dennoch gibt es legitime Umstände, in denen ein Rückzug nicht nur gerechtfertigt, sondern essenziell zum Schutz Ihrer Arbeit, Ihrer beruflichen Interessen und in manchen Fällen Ihrer akademischen Integrität ist.

Dieser ausführliche Leitfaden bietet einen umfassenden Überblick darüber, wie, wann und warum man ein Manuskript ethisch zurückzieht und wie man respektvoll und professionell mit Herausgebern kommuniziert. Er behandelt auch die emotionalen und intellektuellen Aspekte einer solchen Entscheidung und bietet formelbasierte Strategien für das Verfassen diplomatischer und wirkungsvoller Rückzugsschreiben.

1. Das ethische Gewicht einer Rückzugsentscheidung verstehen

Die Einreichung eines Manuskripts bei einer Zeitschrift oder einem Verlag ist eine implizite Verpflichtung. Herausgeber und Gutachter investieren beträchtliche Zeit und Expertise in die Bewertung Ihrer Arbeit. Sobald die Peer-Review beginnt, wird Ihr Manuskript Teil eines strukturierten redaktionellen Workflows, der reale Arbeit und finanzielle Ressourcen erfordert.

Daher ist ein Rückzug kein trivialer Akt. Er sollte für Fälle vorbehalten sein, in denen:

• die Fortsetzung des Prozesses die Integrität Ihrer Arbeit beeinträchtigen würde,
• die Maßnahmen des Verlags Ihr Manuskript oder Ihren Ruf gefährden,
• oder unvorhergesehene Umstände die Fertigstellung oder Überarbeitung unmöglich machen.

In einigen Fällen kann ein Rückzug ethisch erforderlich sein – insbesondere wenn Sie Fehler, Fehlverhalten oder methodische Probleme entdecken, die Ihre eigene Studie ungültig machen. In anderen Fällen kann es strategisch ratsam sein, wenn die Gutachterkommentare grundlegend mit der zentralen Vision Ihrer Arbeit kollidieren.

2. Die fünf Phasen der Manuskripteinreichung — und wann ein Rückzug akzeptabel ist

Autoren fragen sich oft, in welcher Phase ein Rückzug unangemessen oder unethisch wird. Die Antwort hängt davon ab, wo sich Ihr Manuskript im Veröffentlichungsprozess befindet. Der Prozess kann in fünf gängige Phasen unterteilt werden:

Phase 1 — Unmittelbar nach der Einreichung

Ein Rückzug zu diesem frühen Zeitpunkt ist fast immer zulässig, da das Manuskript noch nicht in die Begutachtung eingetreten ist. Gründe können sein:

• versehentliche Einreichung bei der falschen Zeitschrift,
• unmittelbar danach einen besser geeigneten Ort zu finden,
• notwendige Überarbeitungen zu identifizieren, die nicht warten können,
• einen Fehler zu erkennen, der sofortige Korrektur erfordert.

Der Herausgeber könnte Unannehmlichkeiten haben, aber ein Rückzug ist in der Regel unkompliziert.

Stufe 2 — Während der administrativen Prüfung

Viele Zeitschriften führen eine kurze Erstbewertung durch, um Formatierung, Relevanz und Vollständigkeit zu prüfen. Ein Rückzug hier ist noch akzeptabel, allerdings sollte man sich für etwaige Störungen entschuldigen. Einige Zeitschriften erfassen die Einreichung bereits intern, daher ist Professionalität wichtig.

Stufe 3 — Während der Begutachtung

Dies ist die ethisch sensibelste Phase. Die meisten Verlage betrachten das Manuskript als „in aktiver Begutachtung“, und ein Rückzug jetzt bedeutet, dass die Arbeit der Gutachter verschwendet wurde. Ein Rückzug in diesem Stadium wird abgeraten, es sei denn:

• Gutachterforderungen erfordern wesentliche Änderungen, die Ihre Forschungsintegrität beeinträchtigen,
• schwerwiegende methodische Probleme werden entdeckt,
• es entstehen Autorenschaftsstreitigkeiten, die nicht schnell gelöst werden können,
• Sie werden auf unethisches Verhalten der Zeitschrift aufmerksam,
• oder eine zeitkritische Situation (z. B. Patente oder dringende Datenfreigabe) erfordert eine Handlung.

Auch dann muss die Anfrage diplomatisch und klar begründet sein.

Stufe 4 — Nach der Begutachtung, aber vor der Annahme

Dies ist eine der häufigsten Phasen für einen Rückzug, besonders wenn Gutachter umfangreiche konzeptionelle Änderungen verlangen, die Ihr Projekt grundlegend verändern würden. Sie sind nicht verpflichtet, ein Manuskript bis zur Unkenntlichkeit zu überarbeiten. Wenn Ihre methodischen, theoretischen oder strukturellen Verpflichtungen stark von den Anforderungen der Gutachter abweichen, ist es besser, zurückzutreten und eine passendere Publikationsmöglichkeit zu suchen.

Stufe 5 — Nach Annahme oder nach Vertragsunterzeichnung

Ein Rückzug in diesem Stadium wird fast immer abgeraten und kann Folgendes nach sich ziehen:

• Strafgebühren,
• Vertragsbruchforderungen,
• angespannte Beziehungen zu Herausgebern,
• langfristige Rufschädigung.

Außergewöhnliche Umstände – wie neu entdecktes Fehlverhalten, rechtliche Haftung oder medizinische Notfälle – können jedoch einen Rückzug rechtfertigen. Extreme Ehrlichkeit und Dokumentation sind erforderlich.

3. Bewertung Ihres Rückzugsgrundes

Autoren ziehen manchmal einen Rückzug in Betracht, nur weil die Gutachterkommentare enttäuschend sind oder Überarbeitungen schwierig erscheinen. Aber ein Rückzug sollte für Fälle vorbehalten sein, die eines oder mehrere der folgenden Kriterien erfüllen:

• Sie können die geforderten Überarbeitungen ethisch nicht vornehmen.
• Die Zeitschrift hält ihre eigenen redaktionellen Verpflichtungen nicht ein.
• Ein Mitarbeiter ist nicht mehr in der Lage, seinen Beitrag zu leisten.
• Die Zeitschrift zeigt räuberisches oder unprofessionelles Verhalten.
• Verzögerungen gefährden Förderverpflichtungen, medizinische Verantwortlichkeiten oder vertragliche Fristen.

In diesem Abschnitt müssen Forschende echtes Urteilsvermögen zeigen. Die zu stellende Frage lautet:

„Kann dieses Manuskript unter den Anforderungen der Zeitschrift noch die Arbeit werden, die ich mir wünsche?“

Wenn die Antwort ein klares „Nein“ ist, kann ein Rückzug gerechtfertigt sein.

4. Verfassen eines professionellen Rückzugsschreibens

Ein Rückzugsantrag ist eine formelle professionelle Mitteilung. Er sollte:

• seien Sie prägnant,
• drücken Sie Wertschätzung aus,
• vermeiden Sie emotionale Sprache,
• fügen Sie eine klare, aber kurze Erklärung hinzu,
• bleiben Sie, wo angemessen, offen für einen Dialog.

Vermeiden Sie es, [open] Kritik oder Schuldzuweisungen gegenüber Gutachtern offen zu äußern. Selbst wenn Sie stark mit den Kommentaren der Gutachter nicht einverstanden sind, sollte das Rückzugsschreiben die Entscheidung in professionellen und objektiven Begriffen darstellen.

Typische Struktur:

Absatz 1: Danken Sie dem Herausgeber und würdigen Sie seine Zeit. Absatz 2: Geben Sie den Rückzug klar an. Absatz 3: Nennen Sie einen kurzen Grund. Absatz 4: Bieten Sie gegebenenfalls Optionen oder nächste Schritte an. Abschluss: Drücken Sie erneut Ihre Wertschätzung aus.

5. Pflege langfristiger professioneller Beziehungen

Akademiker veröffentlichen oft wiederholt bei denselben Verlagen oder Zeitschriften. Redakteure wechseln den Job, aber die Herausgebergremien bleiben vernetzt. Ein respektvoller Rückzugsbrief bewahrt Ihren professionellen Ruf und kann ihn sogar stärken, indem er Reife und Transparenz zeigt.

Redakteure schätzen Klarheit und Entschlossenheit, und viele verstehen, dass sich Forschung, Mitarbeiter und Umstände weiterentwickeln. Der Schlüssel ist, höflich, zügig und bedacht zurückzuziehen.

6. Vermeidung von predatory oder unethischen Zeitschriften

Einer der Gründe, warum Autoren zu einem späten Rückzug gezwungen werden, ist die unwissentliche Einreichung bei predatory journals. Warnzeichen sind:

• ungewöhnlich schnelle Annahmeversprechen,
• unklare Herausgebergremien,
• unerwartete Gebühren, die nach der Annahme verlangt werden,
• schlechte Qualität der Redaktion,
• inkonsistente Kommunikation.

Wenn Sie vermuten, dass Sie es mit einer solchen Zeitschrift zu tun haben, wird der Rückzug sowohl zu einer reputations- als auch akademischen Notwendigkeit.

7. Emotionale Aspekte des Rückzugs

Forscher fühlen sich oft frustriert, verlegen oder ängstlich, wenn sie mit einem Rückzug konfrontiert sind. Diese Reaktionen sind normal. Denken Sie daran:

Das Zurückziehen eines Manuskripts bedeutet keinen Misserfolg.

Es spiegelt wider:

• akademische Integrität,
• sorgfältiges Urteilsvermögen,
• Respekt für Ihre Arbeit,
• strategische Entscheidungsfindung.

Wichtig ist, wie Sie kommunizieren und was Sie lernen.

8. Vollständige Musterbriefe

Die folgenden zwei Musterbriefe zeigen, wie man eine Rückzugsentscheidung unter verschiedenen Umständen respektvoll und professionell kommuniziert.