Fachkundige Tipps zur erneuten Einreichung Ihres überarbeiteten Artikels bei einer Fachzeitschriftenredaktion

Hinweise zur erneuten Einreichung Ihres überarbeiteten Artikels bei der Zeitschriftenredaktion

Eine Aufforderung, einen akademischen oder wissenschaftlichen Artikel zu überarbeiten und erneut einzureichen, ist in der Regel ermutigend. Sie bedeutet, dass die Zeitschrift Ihr Manuskript nicht direkt abgelehnt hat und dass die Redaktion davon ausgeht, dass der Beitrag für eine Veröffentlichung geeignet werden kann, wenn bestimmte Anliegen erfolgreich berücksichtigt werden. Die Überarbeitung ist jedoch nicht abgeschlossen, sobald Sie das Manuskript selbst geändert haben. Sie müssen außerdem ein klares, professionelles und überzeugendes Paket für die erneute Einreichung vorbereiten, das der Redaktion und den Gutachterinnen und Gutachtern genau zeigt, was Sie getan haben.

Dieser Phase gebührt besondere Sorgfalt. Lektorinnen und Lektoren betreuen möglicherweise Dutzende oder sogar Hunderte von Manuskripten in unterschiedlichen Begutachtungsphasen, und Gutachterinnen und Gutachter kehren möglicherweise Wochen oder Monate nach der ersten Lektüre zu einer überarbeiteten Arbeit zurück. Sie können nicht davon ausgehen, dass sich irgendjemand an jedes Detail Ihrer ursprünglichen Einreichung, Ihres früheren Schriftverkehrs oder der von Ihnen angekündigten Überarbeitungen erinnert. Ihr Antwortschreiben dient daher als Wegweiser durch das überarbeitete Manuskript. Es sollte einer Lektorin oder einem Gutachter ermöglichen, jedes Anliegen zu verstehen, Ihre Antwort zu erkennen und die daraus resultierende Änderung schnell zu finden.

Eine gut vorbereitete Wiedereinreichung zeigt außerdem etwas Grundsätzlicheres: dass Sie ein professioneller Autor sind, der konstruktiv mit Kritik umgehen, wesentliche Überarbeitungen von optionalen Vorschlägen unterscheiden und klar kommunizieren kann, wenn weiterhin eine wissenschaftliche Uneinigkeit besteht. Diese Eigenschaften sind im Peer-Review-Verfahren von großer Bedeutung.

1) Verstehen Sie den Zweck des Begleitschreibens zur Wiedereinreichung

Ihr Begleitschreiben zur Wiedereinreichung ist nicht einfach eine Mitteilung, dass das Manuskript überarbeitet wurde. Sein Hauptzweck besteht darin, den Überarbeitungsprozess so zu dokumentieren, dass die Redaktion beurteilen kann, ob die während des Begutachtungsverfahrens geäußerten Bedenken angemessen berücksichtigt wurden.

Das Schreiben sollte normalerweise Folgendes erläutern:

• dass Sie das überarbeitete Manuskript erneut einreichen,
• den Titel und die Identifikationsnummer des Manuskripts,
• dass Sie alle redaktionellen Kommentare und Anmerkungen der Gutachter sorgfältig berücksichtigt haben,
• welche wesentlichen Änderungen Sie vorgenommen haben,
• wo diese Änderungen im überarbeiteten Manuskript zu finden sind,
• und warum bestimmte gewünschten Änderungen nicht umgesetzt wurden.

Wenn die Zeitschrift ein separates Dokument mit einer Stellungnahme zu jedem einzelnen Punkt verlangt, reichen Sie ein solches ein. In vielen Fällen ist die Antwort an die Gutachter deutlich länger als das kurze Begleitschreiben, das den Upload begleitet. Befolgen Sie die Vorgaben des Einreichungssystems, statt davon auszugehen, dass überall dasselbe Format geeignet ist.

2) Gehen Sie nicht davon aus, dass die Redaktion sich im Detail an Ihr Manuskript erinnert

Autoren erinnern sich naturgemäß an jede Phase ihrer eigenen Einreichung, da der Artikel möglicherweise jahrelange Arbeit repräsentiert. Redakteure haben diesen Luxus nicht. Jede Woche gehen zahlreiche Manuskripte, Korrespondenzen, Gutachten und Produktionsfragen über ihren Schreibtisch.

Beginnen Sie Ihre Korrespondenz zur Wiedereinreichung daher mit genügend identifizierenden Informationen, damit das Manuskript sofort zugeordnet werden kann. Fügen Sie Folgendes ein:

• den Manuskripttitel,
• die Manuskript-ID oder Referenznummer,
• das Datum oder die Entscheidungskategorie des vorherigen redaktionellen Schreibens, sofern hilfreich,
• und eine concise Erklärung, dass Sie eine überarbeitete Version einreichen.

Ein Satz wie „Vielen Dank für die Gelegenheit, unser Manuskript ‚[Title]‘ (Manuskript-ID [number]) als Reaktion auf die in Ihrem Entscheidungsschreiben vom [date] enthaltenen Kommentare zu überarbeiten“ liefert der Redaktion sofort den nötigen Kontext.

Auch deshalb sollten Ihre Erläuterungen in sich vollständig sein. Vermeiden Sie Aussagen wie „Wir haben die zuvor besprochenen Änderungen vorgenommen“, ohne anzugeben, worin diese Änderungen tatsächlich bestanden.

3) Lesen Sie die ursprüngliche Entscheidung der Redaktion vor dem Verfassen Ihrer Antwort erneut

Bevor Sie Ihr Begleitschreiben zur Wiedereinreichung verfassen, lesen Sie die ursprüngliche Entscheidung der Redaktion und die Gutachten noch einmal von Anfang bis Ende durch. Vergleichen Sie sie anschließend mit dem überarbeiteten Manuskript.

Erstellen Sie eine Checkliste, die jedes inhaltlich wesentliche Problem enthält. Es kann hilfreich sein, die Kommentare in Kategorien zu unterteilen, zum Beispiel:

• redaktionellen Anforderungen,
• größere Anmerkungen von Gutachter 1,
• kleinere Anmerkungen von Gutachter 1,
• größere Anmerkungen von Gutachter 2,
• kleinere Anmerkungen von Gutachter 2,
• sprachlichen und Formatierungswünschen,
• und technischen oder administrativen Anforderungen.

Markieren Sie einen Punkt erst dann als erledigt, wenn Sie sicher sind, dass er sowohl im Manuskript als auch im Antwortschreiben berücksichtigt wurde. Dieses einfache Verfahren verringert das Risiko, einen Kommentar zu übersehen und eine unvollständige Überarbeitung einzureichen.

4) Antworten Sie auf jeden Kommentar einzeln

Eines der wichtigsten Prinzipien einer erfolgreichen Wiedereinreichung ist, dass auf jeden Kommentar eine Antwort erfolgen sollte. Auch wenn ein Vorschlag geringfügig, unnötig oder auf einem Missverständnis beruhend erscheint, ignorieren Sie ihn nicht einfach.

Ein nummeriertes Format Punkt für Punkt ist in der Regel am klarsten. Zum Beispiel:

1. Zitieren Sie den Kommentar der Redaktion oder des Gutachters oder fassen Sie ihn zusammen.
2. Geben Sie an, ob Sie zustimmen, teilweise zustimmen oder respektvoll widersprechen.
3. Erläutern Sie, was Sie geändert haben.
4. Geben Sie an, wo die Überarbeitung zu finden ist.

Wenn keine Änderung vorgenommen wurde, erklären Sie warum. Schweigen ist riskant, da der Gutachter vernünftigerweise annehmen könnte, dass Sie den Kommentar übersehen oder sich nicht damit auseinandersetzen wollten.

Halten Sie die Antworten so knapp, dass sie lesbar bleiben, aber so ausführlich, dass sie zeigen, dass Sie das Anliegen verstanden und ernsthaft berücksichtigt haben.

5) Beschreiben Sie Änderungen präzise statt vage

Aussagen wie „Dies wurde korrigiert“ oder „Das Manuskript wurde entsprechend überarbeitet“ sind oft zu vage. Sie zwingen die Redaktion oder den Gutachter, das Manuskript zu durchsuchen, um herauszufinden, was Sie getan haben.

Eine stärkere Antwort könnte lauten:

„Wir stimmen zu, dass die Begründung für die Auswahl der Kontrollgruppe nicht ausreichend erläutert war. Daher haben wir im Abschnitt Methoden auf Seite 7, in den Zeilen 182–204, einen Absatz hinzugefügt, der die Auswahlkriterien und ihren Zusammenhang mit dem Studiendesign beschreibt.“

Dies vermittelt dem Gutachter sofort vier Dinge: Sie haben das Problem verstanden, stimmen ihm zu, haben eine substanzielle Änderung vorgenommen und genau angegeben, wo diese zu finden ist.

Wenn sich Seiten- und Zeilennummern beim Hochladen oder Konvertieren der Dateien voraussichtlich ändern, befolgen Sie das vom Journal bevorzugte System. Einige Journals bitten die Autoren stattdessen, Abschnittsüberschriften anzugeben.

6) Erläutern Sie, wie grundlegende Kritik den Beitrag verbessert hat

Wenn Überarbeitungen das Manuskript wesentlich verbessert haben, sollten Sie dies erwähnen. Das ist besonders hilfreich, wenn die Gutachter Änderungen an der Einordnung der Studie, der Erläuterung der Methodik, der Analyse oder der Interpretation gefordert haben.

Sie könnten Folgendes erläutern:

• die Einleitung neu strukturiert wurde, um die Forschungslücke klarer darzustellen,
• zusätzliche methodische Details hinzugefügt wurden, um die Reproduzierbarkeit zu verbessern,
• eine statistische Analyse mit einem geeigneteren Test wiederholt wurde,
• die Diskussion überarbeitet wurde, um Übertreibungen zu vermeiden,
• oder neue Quellen aufgenommen wurden, um einen bisher nicht berücksichtigten Teil der Forschungsliteratur abzudecken.

Der Zweck besteht nicht darin, Ihre eigene Überarbeitung übermäßig zu loben. Sie sollen der Redaktion zeigen, dass das Peer-Review-Verfahren zu sinnvollen Verbesserungen geführt hat und dass Sie konstruktiv darauf eingegangen sind.

7) Heben Sie Änderungen hervor, die Sie ursprünglich für unmöglich hielten

Manchmal lautet die erste Reaktion auf eine Anfrage eines Gutachters, dass sie nicht umgesetzt werden kann. Vielleicht erscheint eine zusätzliche Analyse unmöglich, ein gewünschter Vergleich scheint mit den verfügbaren Daten nicht durchführbar oder ein redaktioneller Vorschlag scheint mit der Struktur des Artikels unvereinbar. Während der Überarbeitung können Sie jedoch eine praktikable Lösung entdecken.

Wenn dies geschieht, heben Sie es in Ihrer Antwort zur Wiedereinreichung hervor. Dies zeigt Flexibilität und eine ernsthafte Auseinandersetzung mit dem Begutachtungsverfahren.

Zum Beispiel:

„In unserer ersten Antwort gaben wir an, dass eine Subgruppenanalyse aufgrund der begrenzten Stichprobengröße möglicherweise nicht möglich sei. Nach einer erneuten Prüfung des Datensatzes und Rücksprache mit unserem Statistiker konnten wir jedoch eine explorative Analyse mit angemessenen Vorbehalten durchführen. Die neuen Ergebnisse werden in Tabelle 4 dargestellt und auf den Seiten 14–15 erörtert.“

Eine solche Erläuterung ist besonders hilfreich, wenn Ihre frühere Korrespondenz beim Herausgeber die Erwartung geweckt hat, dass die gewünschte Änderung nicht möglich sein würde.

8) Seien Sie besonders vorsichtig, wenn eine zugesagte Überarbeitung nicht abgeschlossen werden konnte

Die umgekehrte Situation erfordert noch größere Sorgfalt. Möglicherweise haben Sie dem Herausgeber mitgeteilt, dass Sie eine bestimmte Überarbeitung vornehmen wollten, und später festgestellt, dass dies unmöglich, unangemessen oder wahrscheinlich nachteilig für die Arbeit wäre.

Verschweigen Sie die Abweichung nicht. Der Herausgeber kann Ihre aktuelle Antwort mit Ihrer früheren Korrespondenz vergleichen und beunruhigt sein, wenn eine zugesagte Änderung ohne Erklärung verschwunden ist.

Erläutern Sie stattdessen:

• was Sie ursprünglich vorhatten,
• welches Problem während der Überarbeitung auftrat,
• warum die Änderung nicht verantwortungsvoll vorgenommen werden konnte,
• und welche alternative Maßnahme Sie gegebenenfalls ergriffen haben.

Beispielsweise hatten Sie möglicherweise geplant, eine neue Analyse hinzuzufügen, stellten jedoch fest, dass die verfügbaren Daten die dafür erforderlichen statistischen Annahmen nicht erfüllten. In diesem Fall wäre es schlechte wissenschaftliche Praxis, die Analyse lediglich zur Zufriedenheit des Gutachters durchzuführen. Erläutern Sie die Einschränkung klar und nehmen Sie sie gegebenenfalls in den Abschnitt zu den Einschränkungen des Manuskripts auf.

9) Bei Bedarf respektvoll widersprechen

Autoren sind nicht verpflichtet, jeden Vorschlag der Gutachter umzusetzen. Gutachter können eine Studie missverstehen, Änderungen empfehlen, die außerhalb ihres Gegenstands liegen, oder einen theoretischen Ansatz bevorzugen, der für die Forschungsfrage des Autors nicht geeignet ist.

Wenn Sie anderer Meinung sind, bringen Sie dies professionell zum Ausdruck. Vermeiden Sie Antworten wie „Der Gutachter liegt falsch“ oder „Wir weigern uns, diese Änderung vorzunehmen“. Erkennen Sie stattdessen den Vorschlag an, erläutern Sie Ihre Argumentation und legen Sie Belege vor.

Eine konstruktive Antwort könnte etwa so lauten:

„Wir wissen den Vorschlag des Gutachters zu schätzen, den derzeitigen analytischen Rahmen durch X zu ersetzen. Nach sorgfältiger Abwägung haben wir Y beibehalten, da sich die Forschungsfrage auf longitudinale Veränderungen und nicht auf einen querschnittlichen Zusammenhang bezieht. Wir haben jedoch auf Seite 5 zwei Sätze ergänzt, die diese methodische Entscheidung erläutern und aktuelle Vergleichsarbeiten zitieren.“

Dieser Ansatz zeigt, dass Sie den Kommentar nicht beiläufig abgetan haben. Sie haben ihn geprüft und eine begründete wissenschaftliche Entscheidung getroffen.

10) Unterscheiden Sie zwischen wesentlichen und geringfügigen Überarbeitungen

Nicht alle Kommentare verdienen in Ihrem Antwortschreiben gleich viel Raum. Wesentliche Überarbeitungen, die Forschungsdesign, Analyse, Interpretation oder Schlussfolgerungen betreffen, sollten ausführlicher erläutert werden. Kleinere Änderungen an Rechtschreibung, Quellenangaben, Beschriftungen oder einzelnen Formulierungen können in der Regel knapper behandelt werden.

Zum Beispiel:

„Wie vorgeschlagen korrigiert. Die Terminologie ist nun im gesamten Manuskript einheitlich.“

Für eine unkomplizierte geringfügige Korrektur ist dies völlig ausreichend.

Indem Sie den Detaillierungsgrad an die Bedeutung des jeweiligen Problems anpassen, wird Ihr Antwortschreiben leichter lesbar und zeigt zugleich, dass Sie die Begutachtung vollständig berücksichtigt haben.

11) Machen Sie Ihr Antwortschreiben übersichtlich

Eine ausführliche Antwort auf die Überarbeitung kann mehrere Seiten umfassen. Daher ist die Gliederung von großer Bedeutung. Verwenden Sie klare Überschriften wie:

• Antwort an die Redaktion
• Antwort an Gutachter 1
• Antwort an Gutachter 2
• Zusätzliche Überarbeitungen

Nummerieren Sie jeden Kommentar und jede Antwort einheitlich. Wenn die Zeitschrift unterschiedliche Formatierungen zulässt, können Sie Kommentare der Gutachtenden kursiv und Antworten der Autorinnen und Autoren in normaler Schrift setzen. Vermeiden Sie übermäßige Farben oder dekorative Formatierungen, sofern die Zeitschrift dies nicht ausdrücklich empfiehlt.

Je leichter sich Ihr Antwortschreiben navigieren lässt, desto einfacher können die Gutachtenden Ihre Arbeit überprüfen und eine Annahme empfehlen.

12) Legen Sie transparent dar, welche zusätzlichen Änderungen Sie eigenständig vorgenommen haben

Während der Überarbeitung können Ihnen Probleme auffallen, die weder die Redaktion noch die Gutachtenden erwähnt haben. Vielleicht ist ein Absatz redundant, eine Tabelle enthält eine uneinheitliche Beschriftung oder eine Quelle ist veraltet. Diese Probleme zu korrigieren, ist sinnvoll.

Wenn die Änderungen umfangreich sind, erwähnen Sie sie in einem kurzen Abschnitt mit der Überschrift „Zusätzliche Überarbeitungen“ oder einer ähnlichen Bezeichnung. Sie müssen nicht jedes korrigierte Komma dokumentieren, aber wesentliche eigenständige Änderungen sollten die Redaktion nicht überraschen.

Beispiele hierfür sind:

• mehrere seit der ursprünglichen Einreichung veröffentlichte Quellen zu aktualisieren,
• eine numerische Unstimmigkeit in einer ergänzenden Tabelle zu korrigieren,
• einen Absatz zur besseren Verständlichkeit neu zu strukturieren,
• oder eine einheitliche Terminologie im gesamten Manuskript zu verwenden.

Transparenz gibt der Redaktion die Sicherheit, dass die Überarbeitung kontrolliert und gezielt erfolgte.

13) Prüfen Sie, ob die Zeitschrift nachverfolgte Änderungen oder ein bereinigtes Manuskript wünscht

Zeitschriften unterscheiden sich darin, wie sie überarbeitete Dateien eingereicht haben möchten. Einige verlangen eine Version mit nachverfolgten Änderungen oder hervorgehobenen Überarbeitungen sowie eine bereinigte Version. Andere bitten nur um ein sauberes Manuskript und verlassen sich darauf, dass im Antwortschreiben die Änderungen aufgeführt werden.

Prüfen Sie vor der erneuten Einreichung die Anweisungen der Zeitschrift und das Entscheidungsschreiben sorgfältig. Zu den erforderlichen Dateien können gehören:

• ein sauberes überarbeitetes Manuskript,
• ein Manuskript mit Markierungen oder nachverfolgten Änderungen,
• ein Dokument mit der Antwort an die Gutachter,
• überarbeitete Abbildungen,
• ergänzende Dateien,
• aktualisierte Erklärungen,
• und ein neues Anschreiben.

Fehlerhafte oder fehlende Dateien können die Bearbeitung verzögern, selbst wenn die wissenschaftlichen Überarbeitungen an sich ausgezeichnet sind.

14) Überprüfen Sie jede überarbeitete Tabelle, Abbildung und jeden Querverweis

Überarbeitungen haben oft Auswirkungen auf andere Stellen im Manuskript. Das Hinzufügen einer Tabelle kann die Nummerierung ändern. Durch das Entfernen einer Abbildung kann ein veralteter Querverweis im Text zurückbleiben. Neue Analysen können Änderungen an der Zusammenfassung oder Schlussfolgerung erforderlich machen.

Überprüfen Sie vor der erneuten Einreichung:

• alle Tabellen- und Abbildungsnummern,
• Bildunterschriften und Legenden,
• Verweise auf Tabellen und Abbildungen im Text,
• die Nummerierung der Anhänge,
• die Nummerierung von Gleichungen, sofern relevant,
• und Querverweise zwischen Abschnitten.

Diese Überprüfungen sind besonders nach umfangreichen Umstrukturierungen wichtig.

15) Aktualisieren Sie gegebenenfalls Zusammenfassung, Titel und Schlüsselwörter

Autoren überarbeiten den Hauptteil eines Artikels manchmal erheblich, vergessen jedoch, dass Titel und Zusammenfassung noch die frühere Version beschreiben. Wenn der überarbeitete Artikel nun neue Analysen, eine engere Aussage oder eine geänderte Schlussfolgerung enthält, muss die Zusammenfassung diese Änderungen korrekt widerspiegeln.

Ebenso muss der Titel möglicherweise angepasst werden, wenn der Herausgeber eine Änderung der Schwerpunktsetzung verlangt hat. Die Schlüsselwörter sollten weiterhin auf den endgültigen Schwerpunkt des Manuskripts abgestimmt sein.

Die Zusammenfassung ist häufig der erste Teil des überarbeiteten Manuskripts, den der Herausgeber erneut liest. Unstimmigkeiten können daher sofort Zweifel daran wecken, ob der Artikel tatsächlich überarbeitet wurde.

16) Überprüfen Sie das Literaturverzeichnis nach der Überarbeitung erneut

Überarbeitungen im Peer-Review fügen häufig neue Zitate hinzu. Andere können entfernt werden, wenn Abschnitte neu formuliert werden. Dadurch können Unstimmigkeiten zwischen Zitationen im Text und dem Literaturverzeichnis entstehen.

Bestätigen Sie, dass:

• jede Zitation im Text einen passenden Eintrag im Literaturverzeichnis hat,
• jeder Eintrag im Literaturverzeichnis im Text zitiert wird,
• neue Literaturangaben dem Stil der Zeitschrift entsprechen,
• Autorennamen und Erscheinungsjahre korrekt sind,
• und DOI- oder URL-Angaben, sofern erforderlich, korrekt sind.

Ein überarbeiteter Artikel sollte ausgereifter wirken als die ursprüngliche Einreichung, nicht weniger.

17) Bewahren Sie auch nach schwierigen Gutachterkommentaren einen höflichen Ton

Manche Gutachten sind frustrierend. Die Kommentare können knapp, wiederholend, widersprüchlich oder gelegentlich unnötig scharf formuliert sein. Ihre Antwort sollte dennoch ruhig und professionell bleiben.

Vermeiden Sie Sarkasmus, Gereiztheit oder emotionale Sprache. Sie schreiben nicht nur für den Gutachter, sondern auch für den Herausgeber, der beurteilen wird, wie effektiv Sie mit wissenschaftlicher Kritik umgehen.

Nützliche Formulierungen sind:

• „Wir danken dem Gutachter dafür, dass er diesen Punkt angesprochen hat.“
• „Wir stimmen zu, dass die vorherige Formulierung unklar war.“
• „Wir wissen diesen Vorschlag zu schätzen und haben den Abschnitt entsprechend überarbeitet.“
• „Nach sorgfältiger Prüfung haben wir den ursprünglichen Ansatz aus folgenden Gründen beibehalten …“

Höflichkeit im professionellen Umgang erfordert keine Zustimmung. Sie erfordert, Widerspruch so zu formulieren, dass die Diskussion auf Belegen und wissenschaftlicher Arbeit fokussiert bleibt.

18) Vermeiden Sie übermäßige Schmeichelei

Den Herausgebern und Gutachtern zu danken ist angemessen, aber wiederholtes Lob kann formelhaft oder unehrlich wirken. Sie müssen nicht jeden Vorschlag als „hervorragend“, „aufschlussreich“ oder „äußerst wertvoll“ bezeichnen.

Eine ausgewogene Einleitung wie „Wir danken dem Herausgeber und den Gutachtern für ihre sorgfältigen und konstruktiven Kommentare, die uns geholfen haben, das Manuskript zu verbessern“ ist in der Regel ausreichend.

Konzentrieren Sie sich danach auf den Inhalt. Herausgeber interessieren sich in erster Linie dafür, ob Sie die erforderlichen Änderungen vorgenommen haben und ob Ihre Argumentation überzeugend ist.

19) Reichen Sie die überarbeitete Fassung nach Möglichkeit deutlich vor Ablauf der Frist erneut ein

Überarbeitungsfristen sind wichtig. Zeitschriften setzen häufig einen Zeitraum von mehreren Wochen oder Monaten fest, je nachdem, ob die Entscheidung eine geringfügige oder umfangreiche Überarbeitung betrifft. Das Versäumen der Frist kann zur administrativen Schließung der Einreichung führen oder Sie dazu zwingen, eine Verlängerung zu beantragen.

Planen Sie rückwärts vom Abgabetermin aus. Planen Sie Zeit ein für:

• Prüfung durch Mitautoren,
• zusätzliche Analyse,
• Umformulieren,
• Prüfung der Literaturverweise,
• Korrekturlesen,
• und die abschließende Dateivorbereitung.

Warten Sie mit dem Hochladen und den technischen Prüfungen nicht bis zur letzten Stunde. Einreichungssysteme können gelegentlich unerwartete Probleme verursachen, insbesondere bei großen Abbildungen oder Zusatzdateien.

20) Bitten Sie frühzeitig um eine Verlängerung, wenn dies wirklich erforderlich ist

Wenn Sie die Frist nicht einhalten können, weil zusätzliche Experimente, Analysen oder Rücksprachen mit Mitautoren erforderlich sind, kontaktieren Sie den Herausgeber, bevor die Frist abläuft. Erklären Sie kurz den Grund und bitten Sie um eine realistische Verlängerung.

Herausgeber sind oft bereit, angemessenen Anfragen entgegenzukommen, insbesondere wenn die zusätzliche Zeit zu einer besseren Überarbeitung führt. Entscheidend ist die Kommunikation. Schweigen, gefolgt von einer verspäteten Einreichung, wirkt deutlich unprofessioneller als eine frühzeitige Anfrage.

21) Lesen Sie den überarbeiteten Artikel erneut Korrektur

Ein Manuskript, das vor der ersten Einreichung sorgfältig Korrektur gelesen wurde, kann nach der Überarbeitung viele neue Fehler enthalten. Das Verschieben von Absätzen, das Hinzufügen von Literaturverweisen, das Umformulieren von Sätzen und das Einfügen neuer Ergebnisse führt häufig zu Inkonsistenzen.

Ihre abschließende Prüfung sollte Folgendes umfassen:

• Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung,
• die Klarheit der Sätze,
• Terminologie,
• die Einheitlichkeit der Zeitformen,
• Abkürzungen,
• Literaturverweise,
• Tabellen und Abbildungen,
• und die Formatierung der Zeitschrift.

Achten Sie besonders auf neu verfasste Passagen. Diese Abschnitte haben nicht von derselben Anzahl früherer Überarbeitungsrunden profitiert wie das ursprüngliche Manuskript.

22) Erwähnen Sie bei Bedarf ein professionelles Korrektorat

Wenn ein Redakteur oder Gutachter die Qualität des Englischen ausdrücklich kritisiert hat und Sie anschließend einen professionellen akademischen Korrektur- oder Lektoratsdienst in Anspruch genommen haben, kann es sinnvoll sein, dies in Ihrer Antwort zu erwähnen.

Zum Beispiel:

„Zusätzlich zu den nachfolgend beschriebenen inhaltlichen Überarbeitungen wurde das Manuskript einem professionellen akademischen Korrektorat unterzogen, um grammatikalische Genauigkeit, Klarheit und Konsistenz zu verbessern.“

Wenn Sie eine Bescheinigung über das Korrekturlesen erhalten haben und die Zeitschrift solche Unterlagen verlangt oder begrüßt, fügen Sie sie der erneuten Einreichung bei. Eine solche Bescheinigung garantiert keine Annahme, kann der Redaktion jedoch versichern, dass Bedenken hinsichtlich der Sprachqualität ernst genommen und berücksichtigt wurden.

23) Machen Sie deutlich, dass Sie bereit sind, weitere Überarbeitungen vorzunehmen

Auch nach einer umfangreichen Überarbeitung kann eine weitere Änderungsrunde erforderlich sein. Vermeiden Sie Formulierungen, die den Eindruck erwecken, Ihre Arbeit sei nun einer weiteren Diskussion entzogen.

Ein professioneller Schluss könnte lauten:

„Wir hoffen, dass die Überarbeitungen die angesprochenen Bedenken zufriedenstellend ausräumen, und nehmen gerne alle weiteren Änderungen vor, die die Redaktion für erforderlich hält.“

Dies vermittelt Zuversicht, ohne einen Anspruch auf Annahme zu erheben.

24) Verfassen Sie eine kurze Begleitnachricht für das System zur erneuten Einreichung

Wenn die Zeitschrift eine separate Datei mit den Antworten an die Gutachter bereitstellt, kann die begleitende Nachricht kurz bleiben. Sie sollte normalerweise Folgendes enthalten:

• die Erklärung, dass das überarbeitete Manuskript erneut eingereicht wird,
• der Dank für die Gelegenheit zur Überarbeitung,
• eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten Änderungen,
• die Bestätigung, dass eine ausführliche Antwort auf jeden einzelnen Punkt beigefügt ist,
• und einen höflichen Schluss.

Fügen Sie dem Begleitschreiben nicht mehrere Seiten mit Antworten auf Gutachterkommentare bei, es sei denn, die Zeitschrift verlangt dies ausdrücklich.

25) Eine praktische Struktur für Ihr Antwortschreiben

Ein übersichtliches Antwortdokument könnte dieser Struktur folgen:

1. Einleitender Absatz: Identifizieren Sie das Manuskript und danken Sie der Redaktion und den Gutachtern.
2. Zusammenfassung der wichtigsten Überarbeitungen: Listen Sie die wichtigsten Änderungen kurz auf.
3. Antwort an die Redaktion: Gehen Sie auf redaktionelle Anmerkungen gesondert ein.
4. Antwort an Gutachter 1: Geben Sie jeden Kommentar wieder oder fassen Sie ihn zusammen und beantworten Sie ihn einzeln.
5. Antwort an Gutachter 2: Gehen Sie nach derselben Struktur vor.
6. Weitere Überarbeitungen: Weisen Sie auf wesentliche Änderungen hin, die unabhängig davon vorgenommen wurden.
7. Schluss: Drücken Sie die Hoffnung aus, dass das überarbeitete Manuskript nun geeignet ist, und bekunden Sie Ihre Bereitschaft zu weiteren Überarbeitungen.

Diese Anordnung ist Redakteuren und Gutachtern vertraut und erleichtert den Vergleich mit der überarbeiteten Arbeit.

26) Führen Sie eine vollständige Dokumentation des Überarbeitungsprozesses

Speichern Sie Kopien von:

• das ursprüngliche Manuskript,
• das Entscheidungsschreiben der Redaktion,
• die Gutachten,
• das überarbeitete Manuskript,
• das Antwortschreiben,
• und der gesamten anschließenden Korrespondenz.

Eine klare Versionskontrolle ist besonders bei Arbeiten mit mehreren Autorinnen und Autoren wichtig. Verwenden Sie aussagekräftige Dateinamen, statt sich auf Dateien mit Bezeichnungen wie „final“, „final2“ und „wirklich-final“ zu verlassen.

Wenn die Zeitschrift eine weitere Überarbeitung verlangt, helfen Ihnen diese Aufzeichnungen dabei, genau nachzuvollziehen, was in jeder Phase geändert wurde.

27) Denken Sie daran, dass Überarbeitung Teil der wissenschaftlichen Zusammenarbeit ist

Es ist leicht, Kommentare aus dem Peer-Review als Hindernisse zwischen Ihnen und einer Veröffentlichung zu betrachten. Eine produktivere Perspektive besteht darin, den Prozess als strukturierten wissenschaftlichen Dialog zu verstehen. Gutachter können Mehrdeutigkeiten feststellen, weil künftige Leserinnen und Leser auf dasselbe Problem stoßen würden. Eine Redakteurin oder ein Redakteur kann eine kürzere Diskussion verlangen, weil der zentrale Beitrag dadurch in den Hintergrund gerät. Eine methodische Frage kann eine Annahme offenlegen, die Sie nicht ausreichend erläutert hatten.

Sie sind nicht verpflichtet, jeden Vorschlag anzunehmen, doch die ernsthafte Auseinandersetzung mit jedem einzelnen verbessert in der Regel sowohl den Artikel als auch Ihre Fähigkeiten als Forschende oder Forschender und als Autorin oder Autor.

Fazit

Die erneute Einreichung eines überarbeiteten Artikels bei einer Zeitschriftenredaktion ist eine entscheidende Phase im Publikationsprozess. Eine erfolgreiche Überarbeitung muss mehr leisten, als das Manuskript zu verändern: Sie muss klar zeigen, wie auf die Anliegen der Redaktion und der Gutachter eingegangen wurde und warum etwaige verbleibende Abweichungen gerechtfertigt sind.

Gehen Sie nicht davon aus, dass sich die Redaktion im Detail an Ihr Manuskript oder den früheren Schriftwechsel erinnert. Identifizieren Sie das Manuskript eindeutig, gehen Sie auf jeden Kommentar ein, erläutern Sie wesentliche Änderungen präzise und geben Sie, wo hilfreich, Seiten-, Zeilen- oder Abschnittsverweise an. Wenn Sie Änderungen vornehmen konnten, die Sie ursprünglich für unmöglich hielten, heben Sie diesen Fortschritt hervor. Wenn eine zuvor zugesagte Überarbeitung nicht verantwortungsvoll abgeschlossen werden konnte, erklären Sie dies besonders sorgfältig und transparent.

Bleiben Sie in Ihrer gesamten Korrespondenz professionell, präzise und höflich. Eine wissenschaftliche Meinungsverschiedenheit ist durchaus zulässig, wenn sie durch Belege und eine schlüssige Begründung gestützt wird. Kommentare zu ignorieren, unvollständige Überarbeitungen zu verschweigen oder defensiv zu reagieren, schadet Ihren Chancen weitaus eher als die respektvolle Entscheidung, einem bestimmten Vorschlag nicht zu folgen.

Prüfen Sie abschließend das vollständige Paket für die erneute Einreichung sorgfältig. Stellen Sie sicher, dass überarbeitete Tabellen, Abbildungen, Literaturangaben, Abstracts und ergänzende Dateien korrekt sind; reichen Sie alles fristgerecht ein; und lesen Sie die neu überarbeiteten Textpassagen vor dem Hochladen der endgültigen Dateien Korrektur. Ein klares Antwortschreiben und ein sorgfältig überarbeitetes Manuskript erleichtern die Arbeit der Redaktion und zeigen, dass Sie den Peer-Review-Prozess ernst genommen haben.

Eine Überarbeitungsaufforderung ist keine Garantie für eine Veröffentlichung, aber sie stellt eine wichtige Gelegenheit dar. Indem Sie systematisch vorgehen und Ihren überarbeiteten Artikel professionell präsentieren, geben Sie dem Manuskript die bestmögliche Chance, den Weg von der Überarbeitung zur endgültigen Annahme zu gehen.

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Wenn Sie einen Artikel für eine akademische oder wissenschaftliche Zeitschrift vorbereiten oder dies in naher Zukunft planen, könnte auch unser Leitfaden zur Veröffentlichung in Fachzeitschriften für Sie interessant sein. Er ist über unsere Website Tipps und Ratschläge zur Veröffentlichung von Forschungsergebnissen in Fachzeitschriften verfügbar.