摘要
有效的編輯回覆具備三大特質：感謝語氣、精確內容與易於瀏覽。模仿編輯的結構，引用頁碼／行號或圖表ID，精確命名附檔，並保持簡短的變更紀錄。當要求與政策或可讀性衝突時，提供合規的替代方案，並以邀請進一步指導作結。
回覆時請附上：附信、標註與清理過的稿件、更新的圖表（正確格式／解析度）、參考檔（如要求）、變更紀錄、對齊的補充資料，以及（如有提出）校對確認。使用清楚的主旨行、正確的稱呼，並以專業方式結尾附上ORCID。
提供的範本：本指南末尾有六種可調整格式：兩種初次回覆（信件＋電子郵件）、兩種重新提交附信（信件＋電子郵件），以及兩個完整範例信件，各自置於手風琴中，方便清晰且易於重用。
避免：忽略任何要求、不透明的檔名、未標示新增內容或防禦性語氣。檢查清單：主旨含稿件ID；編輯姓名正確；依編輯順序摘要變更；所有檔案皆附上；變更紀錄含位置；校對說明（如需）；專業結尾。
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如何回覆期刊編輯：指引、六個範本與技巧
每位編輯的訊息各不相同，但有效的回覆具有相同的特質：語氣感謝、內容精確且易於瀏覽。結構良好的回應能讓編輯放心，表示您已理解他們的疑慮，依照他們的指示行事，並以讓他們工作更輕鬆而非更困難的方式準備檔案。
本指南首先說明如何思考您的回覆（語氣、結構和附件），接著示範如何清楚敘述您的更改，最後介紹六個可調整的範本。信件和名稱均為虛構；您可用自己的資料重複使用措辭和版面。如果您以電子郵件回覆（現今最常見），相同結構適用——保持內容清晰、有條理且完整，並讓期刊的投稿系統處理檔案。
1. 如何策略性地回覆
開始時慢慢閱讀編輯的信件，最好不止一次。標記主要關注類別——可能是格式、結構、參考文獻或語言，並注意信件的組織方式。您的目標是發送一封讓人感覺熟悉的回覆：採用編輯的標題，逐點回答，並顯示您已認真對待該決定。
1.1 以感謝與清晰為先
開頭先感謝編輯撥冗及考慮您的稿件。用一兩句話重述您收到的核心訊息——例如，論文範圍似乎合適，但目前格式無法接受。接著說明您的意向：您願意依指導修訂，並寫信確認下一步。
1.2 反映編輯的結構
如果信件將問題分組於格式、結構和參考文獻等標題下，請依相同順序和標籤回覆。這讓編輯能輕鬆瀏覽您的訊息，了解每項要求如何被處理。若編輯有編號點，您可以在概述或獨立的變更紀錄中簡短回應這些編號。
1.3 具體到與編輯同樣程度
編輯和製作人員依據具體標記工作：頁碼、行號、圖表ID、表格標題和精確的檔案名稱。在您的回覆中，盡可能將更改與這些標記對應。不要寫「我們修正了摘要」，而要寫「我們將摘要縮短並重組為248字，包含要求的標題，位於第1頁，第8至31行」。提及檔案時，請使用您上傳的精確名稱，以免產生歧義。
1.4 必要時提供合理的替代方案
有時候，某個要求會與其他限制衝突——頁數限制、圖表清晰度、期刊規則或研究誠信。在這種情況下，提出替代方案比單純拒絕更好。您可以選擇將圖表分開，而不是合併，或將材料移至補充資訊，而不是完全刪除。解釋為何您的替代方案更符合期刊的目標或良好實踐，並展示您已認真考慮該要求。
1.5 保持簡單的變更記錄
一份簡短的變更記錄——無論是嵌入信中或作為附加文件——有助於編輯了解您的修改內容，而無需重新閱讀整篇稿件。通常一個四欄表格（章節、編輯意見、您的回應、修訂稿位置）就足夠了。本指南後面提供的範本可作為起點，您可以依需求調整。
1.6 以開放與尊重作結
在回覆結尾邀請進一步指導：確認您願意做出額外修改，並歡迎更多建議。禮貌的結尾段落會讓編輯覺得您合作態度良好、反應迅速且專業——這些特質常常使艱難的編輯決定變得更容易。
2. 回覆時應包含的內容
您的訊息只是重新提交的一部分。編輯還期望您提供一套符合期刊指示的清晰支援檔案。將您的回覆視為一份封面頁，附在一個標示清楚的小包裹上會有所幫助。
2.1 核心文件
至少，您需要一份覆蓋信（您的回覆）、一份顯示所有編輯的追蹤修訂稿，以及一份接受所有變更的清稿。在信中提及這兩個檔案，並使用清晰且具描述性的名稱——理想情況下為“[ShortTitle]_tracked.docx”和“[ShortTitle]_clean.docx”。許多期刊也會要求單獨的參考文獻檔案（例如 .bib、.ris 或 EndNote 資料庫）；如果有，請命名一致，並在回覆中說明已更新。
2.2 圖表與補充材料
圖表通常需要額外注意。請確保您的圖片符合所需的解析度和檔案類型（例如，高解析度的TIFF或EPS檔案）、檔名與文中標籤相符，且任何縮寫均在表格下方的註解中清楚定義。如果您有補充材料——額外的圖表、資料集、協議——請重新命名以符合期刊慣例，並在修訂稿中交叉引用。
2.3 變更記錄與校對確認
如果您已進行重大修訂，請附上一份簡短的變更記錄或在信中嵌入一個摘要表格。當編輯對語言有疑慮時，他們也會感謝您附上一段簡短的說明，確認稿件已由專業校對人員校閱。您不需要寫得很長——通常一句話說明論文已於特定日期由專業學術編輯服務審閱即可，且如果期刊允許，您也可以附上證書。
3. 實務中的語氣與格式
除了內容與附件外，編輯也會注意您回覆的語氣與格式。這些細節會大大影響您的回應被接受的程度。
3.1 主旨行與稱呼
電子郵件回覆請使用精確且具資訊性的主旨行，例如「Manuscript ID JME-24-0561 — Response to Editorial Comments」或「Resubmission: JME-24-0561 — Revised Formatting/Structure/References」。若知道編輯姓名，請禮貌稱呼（「Dear Dr [Surname]」或「Dear Editor-in-Chief [Surname]」）。若訊息來自通用帳號，則可使用「Dear Editorial Office」。
3.2 長度與格式
僅處理格式或結構問題的首次回覆通常在400至900字之間。說明重大概念變更的詳細重提交信可能較長，但仍應優先考慮清晰與易讀。使用短段落、具資訊性的副標題，並在適當時使用簡短清單，而非密集文字區塊。正式信件仍建議採用傳統格式，包括地址、日期及主旨行。
3.3 專業結尾與身份
以中性、專業的結尾語簽署——「誠摯地，」或「感謝，」——接著是您的全名、職稱、所屬機構及聯絡方式。包含您的ORCID iD可強化您的學術身份，並幫助編輯跨平台連結您的出版作品。在電子郵件版本中，包含您的姓名、機構及ORCID的簡潔簽名行通常已足夠。
4. 從指導到實踐：範本如何相互配合
本指南其餘部分將一般建議轉化為具體語言。最後的六個範本旨在涵蓋兩個常見情境：
Scenario A: First reply to an editorial letter about format/structure/references. 在此您想確認您理解問題，願意修正，並希望知道修正後的版本是否會被認真考慮。此情境涵蓋於：
Template 1: 初次正式回覆信（A.1，信件格式）。
Template 2: 同一訊息的簡潔電子郵件版本。
Scenario B: Resubmission after making the requested changes. 現在您正在寄送修訂後的稿件，並需要逐點說明您所做的修改。這部分涵蓋於：
Template 3: 一封正式的附信，包含變更記錄摘要（A.2，信件格式）。
Template 4: 為偏好以電子郵件回覆的期刊設計的簡潔電子郵件版本。
除了這四個靈活的範本外，文章最後還附有兩封完整範例信，展示這些語言在現實情境中的應用方式：
範本 5： 信件 A.1 — 一位虛構作者（Sandra Jones）在格式和風格問題被提出後，寫信以爭取或確認認真重新考慮。
範本 6： 信件 A.2 — 同一作者重新提交修訂稿並記錄所做變更。
您可以混合搭配所有六個範本的元素，但將它們分開放在手風琴中，能更方便複製和調整最適合您情況的部分。
5. 常見陷阱與最終檢查清單
即使是經驗豐富的作者，有時也會在回覆中出錯。編輯通信中反覆出現四個問題：
1. 對重要要求保持沉默。 當主要問題被忽略時，編輯會感到沮喪。即使您認為某要求不適用，也請承認並簡要說明原因。
2. 檔名不清。 模糊的檔名如“final_version2.docx”會讓編輯猜測內容。請使用描述性、一致的名稱，與您的信件及稿件標籤相符。
3. 未標示的新內容。 若您加入編輯未要求的新分析或段落，請在變更記錄中標明並簡要說明其如何強化論文。
4. 語氣失誤。 堅定表達不同意見同時保持同事情誼是可能的。著重於證據、期刊政策和讀者利益，而非情緒或個人判斷。
在您發送回覆前，快速檢查清單可捕捉最常見的疏漏：
- [ ] 主旨行包含稿件 ID 和簡短描述。
- [ ] 編輯的姓名、職稱和稱呼正確。
- [ ] 您的要點順序與編輯的標題和編號相符。
- [ ] 附上有追蹤修改和乾淨版本的稿件；圖表符合技術要求。
- [ ] 提供簡短的變更記錄，附頁碼/行號參考。
- [ ] 若編輯提出疑慮，已註明校對或語言編輯。
- [ ] 您的結尾專業且包含完整聯絡資訊及 ORCID。
調整以下範本以符合您的情況，將有助於您的溝通顯得專業、有條理且反應迅速——這些都是編輯與精心準備的稿件同樣重視的品質。
6. 範本與範例信件（六個手風琴）
以下每個手風琴包含一封完整的範本或範例信件。點擊展開，複製並調整措辭和結構，以符合您自己的稿件、期刊和編輯通信。
範本 1 — 格式/結構/參考文獻問題後首次回覆（正式信函） (點擊展開或收合)
[Your Department Letterhead, if available] [Your Name] 博士 [Department, University] [Street Address] [City, Postal Code, Country] T: [+Country Code Phone] | E: [your.email@university.edu] | ORCID: [0000-0000-0000-0000] [Date] Dr [Editor’s Firstname Lastname] [Title], [Journal Name] [Publisher or Editorial Office Address] [City, Postal Code, Country] 主旨：稿件“[Full Title]”（稿件 ID：[JNL-YYYY-XXXX]） 親愛的[Lastname]博士， 感謝您於 [date] 寄來的信件，關於我們的稿件“[Title]”。我們感謝您的評估及指出該論文在範圍上適合 [Journal Name]。我們已注意您指出的三個問題—(1) 格式、(2) 結構及 (3) 參考文獻，並正依期刊作者指引逐項處理。 具體而言，我們將： 1) 格式 — 套用期刊範本，更新標題層級，依風格重新編號圖表，並確保所有圖表符合所需解析度及檔案類型（TIFF/EPS）。 2) 結構 — 修訂摘要至要求字數及標題，調整章節順序為 IMRaD，並將非必要內容移至補充資料。 3) 參考文獻 — 將所有引用轉換為 [journal style, e.g., Vancouver/Harvard]，使用 [Index] 標準化期刊縮寫，新增缺漏 DOI，並核對來源文章準確性。 我們預計於 [X–Y] 天內完成修訂。進行前，懇請確認修正後的重新提交將獲得認真重新考慮發表。 再次感謝您的寶貴指導。我們珍惜與 [Journal Name] 完全對齊投稿的機會，將提供含修訂痕跡版本及清潔檔案，並附簡短變更記錄。 謹啟， [Signature, if sending as PDF] [Your Name] 博士 [Position], [Department, University] ORCID: [0000-0000-0000-0000] E: [your.email@university.edu] | T: [+Country Code Phone]
範本 2 — 格式/結構/參考文獻問題後首次回覆（電子郵件版） (點擊展開或收合)
主旨：稿件 ID JME-24-0561 — 回應編輯部格式/結構/參考文獻指導 親愛的[Lastname]博士， 感謝您對我們稿件“[Title]”（JME-24-0561）的訊息。我們感謝您的評估，並確認我們正在修正： - 格式 — 範本、標題、圖表編號，符合檔案類型/解析度要求。 - 結構 — 摘要標題/長度，IMRaD 順序，將非必要內容移至補充資料。 - 參考文獻 — 採用 [Vancouver/Harvard] 格式，標準期刊縮寫，新增 DOI，並核實準確性。 請問您能否確認完全修訂版本將會被重新考慮發表？我們將於 [X–Y] 天內重新提交含有修訂痕跡及清潔檔案及變更記錄。 謹此致謝， [Your Name] 博士 | [University] | ORCID: [0000-0000-0000-0000]
範本 3 — 修訂稿覆函（正式含變更記錄摘要） (點擊展開或收合)
[Your Department Letterhead, if available] [Your Name] 博士 [Department, University] [Address | 聯絡方式 | ORCID] [Date] Dr [Editor’s Firstname Lastname] [Title], [Journal Name] 主旨：修訂手稿「[Full Title]」（手稿編號：[JNL-YYYY-XXXX]） 親愛的[Lastname]博士， 感謝您給予我們修訂手稿的機會。我們已依期刊指南及您的編輯意見完成全面更新。隨函附上： 1) 修訂手稿含修訂痕跡（檔名：[Title]_tracked.docx） 2) 清潔手稿（檔名：[Title]_clean.docx） 3) 更新圖表（TIFF/EPS，1200 dpi 線條圖；檔名與文中標籤相符） 4) 變更紀錄（2 頁）總結所有修訂 5) 校對確認（專業學術編輯於 [date] 完成審閱） 以下總結主要變更並對應提出的意見。 A. 格式 - 套用期刊範本；修正標題層級（H1–H3）及順序。 - 重新編號圖表為連續順序；確保文中引用先於圖表位置。 - 將所有圖片轉換為所需格式/解析度；應要求提供可編輯原始檔案。 B. 結構 - 摘要現為結構化（背景、方法、結果、結論），248 字（≤250）。 - 手稿重新排序為 IMRaD 結構；將詳細方法移至「補充方法（註解 S1）」。 - 討論部分縮短約 18% 以符合字數限制；將限制整合為單一子章節。 C. 參考文獻 - 使用 [Ref Manager] 轉換為 [Vancouver/Harvard] 格式；已與原始文章核對。 - 將期刊縮寫標準化為 [Index Abbrev.]；並於可得處新增 DOI。 - 移除重複及未引用的參考文獻；修正三位作者姓名拼寫。 D. 一項需替代方案的請求變更 - 建議將圖 3 面板合併為單一綜合圖會超出欄寬限制，且會降低 8 pt 標籤的可讀性。 實施的替代方案：保留分開的面板（圖 3A–3C），統一刻度和說明；另於補充圖 S2 提供綜合版本，供需要概覽的讀者參考。 E. 語言與風格 - 稿件於 [date] 由 [editor/service] 專業校對。拼寫現已全篇採用英式英語；我們依期刊風格標準化了連字號和標點符號。 附上完整列出頁碼/行數參考的變更記錄。我們相信這些修訂已回應您的意見，並希望稿件現在適合在 [Journal Name] 發表。如有需要，我們仍樂意進行進一步調整。 謹啟， [Signature] [Your Name] 博士 [Position], [Department, University] ORCID: [0000-0000-0000-0000] E: [your.email@university.edu] | T: [+Country Code Phone]
內嵌變更記錄（簡略範例）
| 章節 / 項目 | 編輯觀點 | 我們的行動 | 位置（頁碼/行數） |
|---|---|---|---|
| 摘要 | 使用結構化標題；保持 ≤250 字 | 重寫並加入四個標題；248 字 | p.1，行 8–31 |
| 方法 | 正文中細節過多 | 將實驗方案移至補充方法（說明S1），新增交叉參考 | 第5頁，第12–18行；補充說明S1 |
| 圖表 | 解析度與格式不符合要求 | 以所需dpi匯出；將PNG替換為TIFF/EPS；更新說明文字 | 圖1–4；第7–10頁 |
| 參考文獻 | 格式與缺失的DOI | 轉換為[Vancouver/Harvard]格式；新增27個DOI；修正縮寫 | 參考文獻列表；所有條目 |
模板4 — 修訂稿附信（電子郵件版本） (點擊展開或收合)
主旨：修訂稿重新提交 — JME-24-0561 “\[Title\]” 親愛的[Lastname]博士， 請查收我們的修訂稿（含修訂痕跡及清潔版），以及更新的圖表和一份兩頁的變更日誌，對應每項修訂與您的編輯意見。 主要變更摘要： - 格式 — 應用期刊模板；修正標題/編號；圖表符合要求（TIFF/EPS，所需dpi）。 - 結構 — 摘要現已結構化；恢復IMRaD順序；擴展方法移至補充說明S1。 - 參考文獻 — 轉換為[Vancouver/Harvard]格式；新增DOI；標準化縮寫。 - 為圖3版面實施替代方案以保持可讀性；合成圖作為補充圖S2提供。 - 已於 [date] 完成專業校對；英式英語風格一致。 感謝您的考慮，我們樂意進行任何為發表於 [Journal Name] 所需的進一步修改。 此致敬禮， [Your Name] 博士 | [University] | ORCID: [0000-0000-0000-0000]
範本 5 — 範例信件 A.1（獲得或確認嚴肅重新考慮） （點擊展開或收合）
信件 A.1：獲得或確認嚴肅重新考慮或有條件接受
Sandra Jones 博士
社會科學系
University of the Pacific Coast
郵政信箱 101
Salmon Cove，不列顛哥倫比亞
V2K 3L4 加拿大
(609) 741-8955
sandra.jones@univpaccoast.ca
Reginald Smith 先生，編輯
Journal of Changing Weather
P.O. Box 707
River Rapids, Oregon
76545 USA
(972) 861-9805
smith.editor@jchangweath.com
2014年3月3日
親愛的史密斯先生，
感謝您來信關於我題為「Effect of Changing Weather Patterns on Home Insurance Policies: Clients Left Out in the Cold?」的手稿。我很高興您對該論文感興趣，並認為它可能適合發表於 Journal of Changing Weather。
非常感謝您花時間和心力提供的意見。您對我論文格式、結構及引用風格的建議非常有幫助。我已再次查看 Journal of Changing Weather 的作者指南，清楚知道我錯在哪裡以及需要做哪些修改。完成必要修訂後，我計劃請專業校對，以確保所有要求均已一致達成。
不過，我仍不確定您是否願意在完成必要修改後重新考慮該文章，因此希望您能確認是否希望我將修訂後的論文寄給您以供重新考慮或發表。我已開始著手修訂，並能在幾週內將文章回覆給您。感謝您的時間與協助，
[sign here for a formal letter]
Sandra Jones
範本 6 — 範例信件 A.2（完成必要修訂後重新提交） （點擊展開或收合）
信件 A.2：在完成必要修訂後重新提交論文
Sandra Jones 博士
社會科學系
University of the Pacific Coast
郵政信箱 101
Salmon Cove，不列顛哥倫比亞
V2K 3L4 加拿大
(609) 741-8955
sandra.jones@univpaccoast.ca
Reginald Smith 先生，編輯
Journal of Changing Weather
P.O. Box 707
River Rapids, Oregon
76545 USA
(972) 861-9805
smith.editor@jchangweath.com
2014年3月15日
親愛的史密斯先生，
繼數週前的通信後，我附上了題為「Effect of Changing Weather Patterns on Home Insurance Policies: Clients Left Out in the Cold?」的修訂版文章。我已完成您所要求的所有修改：
- 文中引用的數字格式已改為 APA 格式的作者-日期引用法。
- 參考文獻列表已按作者姓氏字母順序排列，而非數字順序，並對參考文獻做了其他符合 APA 格式的修改。
- 文章已重新結構，新增了獨立的限制與結論章節。
- 所有標題和副標題已調整以符合 Journal of Changing Weather 作者指南中的要求，包括移除編號。
- 論文中所有非標準縮寫和首字母縮略詞均已於首次使用時定義，並在後續保持一致使用。
- 每個表格中使用的縮寫均已在表格底部的註解中定義。
- 三個表格中的垂直規則／線條已全部移除。
- 表格現已作為獨立檔案附上，而非嵌入論文中。
不過我應該提及，表 3 在沒有垂直線分隔欄位資訊的情況下似乎有些擁擠，我擔心這樣的呈現可能不如有線條時清晰。我看到指南指出表格應該置於直式／縱向頁面，但我也注意到 Journal of Changing Weather 印刷版中有幾篇文章的表格是置於橫式／橫向頁面，因此或許那會是提升表 3 清晰度的好版面。我當然也樂於接受您對此表格的任何建議。
我也附上了 Proof-Reading-Service.com 的證書，證明該文章已由專業校對人員校對，特別注意符合 Journal of Changing Weather 作者指南中關於格式、結構和引用的要求。希望我所做的修改能解決您對文章的所有疑慮。我非常樂意進行任何進一步的修改，以改善論文和／或促進成功發表。
再次感謝您撥冗與關注。期待您的回覆。
謹啟，
[sign here for a formal letter]
Sandra Jones
