摘要
如果能获得有关作者期望的明确信息，专业校对员就能更有效地改进稿件。学术和科学校对员是语言、文体和学术呈现方面的专家，但他们无法自动知道作者打算遵循哪些期刊要求、拼写规范、标点偏好或参考文献惯例。在开始时提供这些信息，可以减少不确定性，并帮助校对员在整份文档中作出准确且一致的决定。
本指南说明了在开始工作前，您应向学术校对员提供哪些信息。内容涵盖期刊作者指南、示例文章、英式或美式英语、标点偏好、参考文献格式、专业术语、缩写、表格和图表、不纳入校对的部分、以往的编辑意见，以及作者明确希望或不希望校对员介入的任何方面。
您的说明越具体，校对员就能越高效地工作。随稿件提供一份简短的说明，可以避免不必要的询问，减少编辑不一致，并确保最终文档既体现您的意图，也符合目标期刊、大学或出版商的要求。
📖 完整文章 （点击收起）
提供校对员所需的信息
聘请专业的学术或科学校对员，可能是准备提交论文、学位论文、研究报告或期刊文章时最有用的最后步骤之一。熟练的校对员可以发现语法错误、拼写不一致、标点不清、措辞生硬、格式问题，以及作者在数周或数月处理同一份文档后可能忽略的许多其他细节。
然而，即使是经验最丰富的校对员，也无法自动确切了解作者或目标出版物的具体要求。专业校对员都是技术娴熟的读者，但他们并不会读心。他们能够发现稿件中的规律，并常常根据一致的用法推断作者的偏好；但当文档中存在多种相互冲突的拼写规范、不同的引文格式或不一致的排版选择时，这些规律就很难辨认。
因此，作者可以在工作开始前提供明确的说明和支持性信息，大幅提高专业校对的效果。一份简短的说明可以节省大量时间、减少不确定性，并有助于确保最终稿件同时符合作者的意图以及期刊、大学或出版商的要求。
1. 始终提供期刊的作者投稿指南
如果你的稿件 intended for a specific journal，能提供给校对人员的最有用信息就是该期刊当前的作者投稿指南。这些指南可能包含以下方面的要求：
• 稿件结构，
• 标题和摘要长度，
• 标题层级，
• 拼写规范，
• 参考文献格式，
• 表格和图表的呈现方式，
• 缩写，
• 统计表示法，
• 计量单位，
• 补充材料；
• 字数限制和文件准备。
即使校对人员已经熟悉该期刊或出版商，提供当前的指南仍然值得，因为编辑要求会发生变化。期刊可能会更新参考文献格式、调整摘要的最大长度，或新增关于数据可用性、伦理声明或图文摘要的要求。
你可以将投稿指南副本与稿件一并发送，也可以提供期刊作者信息页面的直接链接。如果指南分为多个页面，指出其中与你的文档特别相关的部分会很有帮助。
2. 指南有限时提供近期范例文章
一些期刊只提供最低限度的正式指导，而是建议作者遵循近期发表文章所采用的格式。在这种情况下，校对人员需要获取与你准备稿件时参考的相同示例。
如果文章可开放获取，发送链接可能就足够了。如果只能通过订阅或机构数据库获取，请在允许的情况下提供 PDF 副本。
近期发表的文章可以揭示期刊投稿指南中未提及的细节，包括：
• 标题采用句首字母大写格式还是标题式大小写，
• 是否使用串行逗号，
• 引文使用单引号还是双引号，
• 表格中是否包含竖线，
• 统计符号的格式，
• 参考文献中的期刊名称是否使用缩写，
• DOI 的呈现方式，
• 图表是嵌入正文中，还是单独放置。
校对人员通常可以根据两三篇有代表性的文章确定可靠的期刊格式，但样本必须是近期的。较早期的期刊可能反映该期刊已不再遵循的惯例。
3. 说明您要求使用英式英语还是美式英语
英语学术写作通常应统一使用一种英语变体。最常见的选择是英式英语和美式英语，但有些期刊也可能接受其他已确立的地区变体。
如果期刊规定了偏好，校对人员只需遵循该要求。如果没有，请告知校对人员您希望使用哪种英语变体。
这不仅影响 colour/color 或 analyse/analyze 等常见拼写，还可能影响：
• -ise/-ize 形式，
• 引号周围的标点，
• 集合名词，
• 某些介词，
• 词汇选择，
• 日期格式，
• 连字符用法，
• 大小写。
如果没有明确说明，校对人员可能会保留稿件中已经存在的主导格式。这种做法在文本相当一致时可能有效，但如果文档混用了英式和美式形式，就会变得不可靠。
4. 告知校对人员重要的标点偏好
期刊说明通常很少涉及标点。然而，标点是作者可能有强烈偏好，或不同学科惯例可能存在差异的领域之一。
例如，告知校对人员您希望在列表中使用系列逗号或牛津逗号。比较：
该研究纳入了医生、护士和行政人员。
改为：
该研究纳入了医生、护士和行政人员。
根据所选格式，两种方式都可能是可接受的，但在整篇稿件中来回切换会显得粗心。
其他有用的标点偏好还可能包括：
• 使用单引号还是双引号，
• 插入语使用带空格的连接号，还是不留空格的破折号，
• 对独立显示的列表使用何种标点，
• 如何处理 e.g. 和 i.e. 等缩写，
• 简短的开头短语后是否使用逗号。
您无需提供完整的个人格式指南。只需说明对您来说重要的选择，或文档中已经经过有意确定的格式。
5. 确定所需的参考文献格式
参考文献通常比学术校对的任何其他方面都需要更多时间，因为不同期刊的格式规范差异极大。不要以为校对人员会自动知道您打算采用哪种参考文献格式。
如果期刊要求使用 APA、Vancouver、Harvard、Chicago、MLA 或其他指定格式，请明确说明。如果期刊使用某种公认格式的自行修改版本，请提供其示例或说明。
这一点尤其重要，因为乍看相似的两种格式可能在以下方面有所不同：
• 作者姓名首字母。
• 标点符号。
• 出版年份的位置。
• 标题的大小写。
• 斜体。
• 期号的处理方式。
• 页码范围。
• DOI 的呈现方式。
• et al. 之前列出的作者人数。
如果您对期刊未作说明的特殊来源采用了一致的处理方式——例如档案材料、数据集、未发表的会议论文或视听资料——请告知校对人员。否则，他们可能会按照自己的理解修改这些参考文献，而这并非您的本意。
6. 说明任何特殊术语或首选拼写形式
学术稿件通常包含专业术语、技术表达、专有名称和学科特有的拼写形式。其中一些内容对普通拼写检查器来说可能显得不正确，但实际上完全恰当。
如果您的论文包含不应更改的术语，请提供一份简短清单。其中可能包括：
• 专业技术术语。
• 产品或仪器名称。
• 拉丁语或希腊语术语。
• 理论模型的名称。
• 音译。
• 首选的连字符用法。
• 不常见的大小写形式。
• 领域专用缩写。
术语表在论文和书籍等较长文档中特别有用，因为它可以帮助校对人员统一用法，而不必反复询问同一个术语。
7. 说明应如何处理缩写
作者经常在没有意识到的情况下不一致地使用缩写。某一部分可能完整定义术语，另一部分可能首次使用缩写形式，而第三部分则可能在同一概念的两个缩写之间来回切换。
如果某些缩写是强制使用的、在您的领域内属于标准形式，或虽然不常见但应有意保留，请告知校对人员。
您还可以说明在以下部分是否应使用缩写：
• 标题。
• 摘要。
• 标题。
• 表格；
• 图注；
• 脚注。
有些期刊禁止在标题和摘要中使用大多数缩写，而另一些期刊则允许使用广泛认可的缩写。明确的说明可以避免不必要的改写。
8. 说明文档的哪些部分需要校对
当校对费用或时间安排以字数为依据时，这一点尤其重要。
如果某些元素不包括在内，请明确指出。例如：
• 参考文献列表；
• 附录；
• 补充材料；
• 表格；
• 图注；
• 之前发表过的引语；
• 翻译段落；
• 致谢。
不要以为校对人员会知道哪些材料应保持不变。例如，如果参考文献不计入字数限制，请说明你是否仍希望校对人员检查其中明显的格式一致性问题，或者完全不需要审阅。
9. 说明直接引语和翻译材料
专业校对人员通常不会改动直接引语，因为更改引语可能会影响准确性。如果某些引语是你自行翻译的，因此可以进行编辑，请明确标注。
你可以通过以下方式标注：
• Word 文件中的批注；
• 高亮标记；
• 随手稿附上的说明；
• “translation mine”之类的短语。
这一点可以让校对人员在改善你自行翻译的英文措辞的同时，保留真正的引文。
10. 在适当情况下提供之前的审稿人或编辑意见
如果你的手稿是在同行评审后进行修改，编辑决定信和审稿人意见对校对人员会非常有帮助。
这些内容可以显示之前的读者发现了哪些问题，并帮助校对人员重点关注以下事项：
• 英语表达不清；
• 过渡不自然；
• 术语不一致；
• 格式问题；
• 用词过于冗长；
• 表格或图注含义不清。
如果你已经准备好审稿人回复文件，这也能帮助校对人员确保修改后的段落清楚地传达出相关变更。
11. 说明你希望进行多大程度的修改
校对和编辑并不是完全相同的服务。有些作者只希望纠正客观错误，而另一些作者则希望为提高清晰度和文风而进行较大幅度的改写。
因此，说明你的期望很有帮助。例如：
• 仅纠正语法、拼写和标点错误；
• 在必要时改善生硬的语言；
• 缩短过长的句子；
• 尽可能保留作者的写作风格；
• 标记表述不清的段落，而不是重写它们；
• 根据期刊要求检查格式。
如果事先就商定好修改程度，校对人员会更有把握地开展工作。
12. 指出你最担心的部分
没有人比你更了解自己的手稿。如果你特别担心某些部分，请说明。也许讨论部分写得比较匆忙，摘要经过了多次修改，或者某个表格是根据多个来源整理而成的。
简短的说明，例如“请特别注意方法部分的时态一致性”或“我不确定讨论部分最后两段是否清晰”，可以在不限制整体审阅范围的情况下，为校对人员提供有用的方向。
13. 在必要时保留修订和评论
如果您的文档中已经包含导师、合著者或审稿人的评论或修订记录，请告知校对人员这些内容是否必须保留。
除非编辑历史已无用，否则不要删除有价值的编辑记录。同样，请说明校对人员是否应当：
• 开启修订功能后进行操作，
• 先接受现有修订，
• 回复评论，
• 不要改动合著者的评论。
对于涉及多位投稿人的大幅修订稿件，这一点尤其重要。
14. 简单的说明可以节省大量时间
您不必写上几页说明。随稿附上一份简洁的说明可能就足够了：
示例：
目标期刊：[Journal name]
英语：英式英语
参考文献格式：遵循期刊格式指南；指南已附上
标点：倾向使用牛津逗号
参考文献：不进行校对
表格和图注：包含在内
专业术语：请保留所附术语表中的拼写
修订：是
主要关注点：讨论部分的清晰度和句子结构
这份简短说明回答了许多校对人员在工作过程中原本需要推断或询问的问题。
15. 为什么更好的说明能带来更好的校对
提供详细说明并不会降低校对人员专业知识的价值，反而能让这些专业知识得到更准确的应用。
校对人员无需花时间判断拼写不一致是否出于有意、参考文献格式是否经过刻意选择，或某个专业术语是否需要更改，而可以专注于改进稿件。
清晰的说明也能减少不必要的改动。作者如果有意偏好某种标点风格或术语，就不必在之后仅仅因为校对人员不了解这一偏好而反向修改。
结论：为校对人员提供帮助您的工具
专业校对人员能为您的稿件带来语言专业知识、编辑经验和全新的视角，但最佳效果源于合作。您越清楚地说明期刊要求、语言偏好、标点、参考文献格式、专业术语以及预期的修改程度，校对人员就越能精准地开展工作。
提供这些信息并不复杂。一个期刊链接、几篇示例文章和一份简短的说明可能就足够了。花几分钟进行准备，可以避免误解、加快校对流程，并形成一份更准确地体现您的意图及学术出版标准的最终文稿。
简而言之，不要让校对人员去猜测。向他们提供所需信息，他们就能专注于自己最擅长的工作：尽可能清晰、一致且专业地帮助您呈现研究成果。
为什么选择我们的编辑和校对服务？
在 Proof-Reading-Service.com，我们为准备提交、答辩和发表作品的学术及科学作者提供专业的期刊文章编辑、学位论文校对和在线校对服务。
我们的稿件编辑服务支持涵盖广泛学科领域的学者；同时，我们专业的科学论文校对服务和医学论文校对服务适用于对术语、语言和一致性需要细致关注的高技术要求研究文档。
我们还提供博士论文编辑和期刊文章校对服务，帮助作者准备经过润色的稿件，使其既能体现学术意图，又符合目标出版物的要求。
如果您正在准备学术或科学文章以供发表，您可能也会对期刊发表指南感兴趣。该指南可通过我们的网站期刊研究发表技巧与建议获取。
