Vorbereitung Ihres Manuskripts für die Zeitschriftenbegutachtung: Eine Schritt-für-Schritt-Checkliste

Vorbereitung Ihres Manuskripts für die Zeitschriftenbegutachtung: Eine Schritt-für-Schritt-Checkliste

Ein Manuskript bei einer wissenschaftlichen Zeitschrift einzureichen ist komplexer als nur ein Dokument hochzuladen und auf das Feedback der Gutachter zu warten. Zeitschriftenredakteure lehnen Manuskripte häufig vor der Begutachtung ab, nicht weil die Forschung schwach ist, sondern weil Autoren wesentliche Pre-Submission-Anforderungen übersehen. Viele Zeitschriften erhalten jährlich Hunderte oder Tausende von Einreichungen, weshalb sie sich auf strenge Formatierungs- und Strukturregeln verlassen, um effizient zu bleiben. Manuskripte, die diese Regeln ignorieren – selbst versehentlich – signalisieren mangelnde Vorbereitung und Professionalität.

Eine erfolgreiche Einreichung erfordert akribische Detailgenauigkeit. Über das Korrekturlesen hinaus müssen Forschende Autoreninformationen überprüfen, Abstracts präzise vorbereiten, die Einhaltung ethischer Anforderungen sicherstellen, Formatierungsregeln befolgen, numerische Genauigkeit prüfen, Tabellen und Abbildungen korrekt erstellen und eine perfekte Referenzformatierung gewährleisten. Dieser Artikel stellt eine umfassende Pre-Submission Checklist vor, die sicherstellt, dass Ihr Manuskript den Erwartungen der Zeitschrift entspricht und die bestmöglichen Chancen hat, in die Begutachtung zu gelangen.

Warum eine Pre-Submission Checklist wichtig ist

Redakteure fällen ihr erstes Urteil über ein Manuskript innerhalb von Sekunden nach dem Öffnen der Datei. Sie beurteilen die Professionalität des Schreibens, die Klarheit der Struktur, die Einhaltung der Richtlinien und die Vollständigkeit der erforderlichen Informationen. Wenn diese fehlen, kann das Manuskript abgelehnt werden – unabhängig von der Qualität der zugrunde liegenden Forschung.

Eine Checkliste vor der Einreichung hilft Forschern:

• ihre Arbeit professionell präsentieren;
• unnötige Ablehnungen vermeiden;
• Zeit bei mehreren technischen Überarbeitungsrunden sparen;
• Respekt für den Prozess des Herausgebers zeigen;
• Transparenz und ethische Compliance sicherstellen.

Jede unten aufgeführte Komponente ist für ein ausgefeiltes, glaubwürdiges und einreichungsbereites Manuskript unerlässlich.

1. Überprüfen Sie die Autoreninformationen und die Details des korrespondierenden Autors

Autorendetails müssen genau gemäß den Anforderungen der Zeitschrift vorbereitet werden. Herausgeber erwarten Genauigkeit, Transparenz und korrekte Formatierung.

• Listen Sie alle Autoren in der richtigen Reihenfolge auf, wie vom Team vereinbart.
• Stellen Sie sicher, dass der vollständige Name, die Zugehörigkeit und die ORCID iD (falls erforderlich) jedes Autors korrekt angegeben sind.
• Bestätigen Sie, dass die E-Mail-Adresse des korrespondierenden Autors korrekt und professionell ist.
• Überprüfen Sie, ob die Zeitschrift ein Blindbegutachtungsverfahren verwendet – falls ja, entfernen Sie alle identifizierenden Informationen aus der Manuskriptdatei.

Fehler in den Autorendaten verursachen administrative Verzögerungen und in einigen Fällen die Ablehnung des Manuskripts.

2. Vollständige Danksagungen, Finanzierungs- und Interessenkonflikterklärungen

Die meisten Zeitschriften verlangen Erklärungen, die ethische Transparenz nachweisen. Diese müssen vollständig und genau nach Anweisung formatiert sein.

• Listen Sie alle Finanzierungsquellen auf, einschließlich Fördernummern.
• Erklären Sie potenzielle Interessenkonflikte klar.
• Geben Sie Danksagungen für Unterstützung, Genehmigungen oder institutionelle Unterstützung an.
• Wenn die Zeitschrift Danksagungen während der Blindbegutachtung verbietet, platzieren Sie diese in einer separaten Datei.

Das Fehlen dieser Erklärungen kann verhindern, dass das Papier in die Peer-Review gelangt.

3. Bereiten Sie Titel, Kopfzeile, Schlüsselwörter und Seitenzählung vor

Diese Elemente mögen einfach erscheinen, aber Journale lehnen Manuskripte häufig wegen Fehlern in der Grundformatierung ab.

• Stellen Sie sicher, dass der Titel den Journalspezifikationen hinsichtlich Länge, Struktur und Großschreibung entspricht.
• Bereiten Sie bei Bedarf eine Kopfzeile vor (oft 40 Zeichen oder weniger).
• Wählen Sie Schlüsselwörter sorgfältig aus und beachten Sie die Begrenzung ihrer Anzahl.
• Wenden Sie eine korrekte Seitenzählung im gesamten Dokument an.

Titel und Schlüsselwörter beeinflussen auch, wie Ihr Artikel indexiert wird – daher ist Präzision wichtig.

4. Sicherstellen, dass das Abstract den Journalanforderungen entspricht

Abstracts sind oft das am strengsten vorgeschriebene Element eines Manuskripts. Jedes Journal legt Struktur, Länge und Inhaltserwartungen fest.

• Verwenden Sie das korrekte Format (strukturiertes, unstrukturiertes oder grafisches Abstract).
• Bleiben Sie innerhalb des Wortlimits – überschreiten Sie es niemals.
• Stellen Sie sicher, dass das Abstract das vollständige Manuskript genau widerspiegelt.
• Vermeiden Sie Zitate im Abstract, es sei denn, sie sind erlaubt.

Ein aussagekräftiges Abstract verbessert Sichtbarkeit, Auffindbarkeit und Engagement der Gutachter.

5. Bestätigen Sie Wortanzahl, Struktur und Abschnittsorganisation

Viele Journale führen automatische Prüfungen der Wortanzahl und Struktur durch. Einreichungen, die die Grenzen überschreiten oder falsche Abschnittsüberschriften verwenden, werden oft sofort abgelehnt.

• Überprüfen Sie, dass das vollständige Manuskript die erforderliche Wortanzahl nicht überschreitet.
• Stellen Sie sicher, dass alle Abschnitte der journalspezifischen Reihenfolge folgen (z. B. IMRaD-Struktur).
• Überprüfen Sie Ränder, Abstände, Überschriften und Absatzstile.
• Fügen Sie alle erforderlichen Abschnitte wie Highlights, Schlüsselpunkte oder Graphische Abstracts ein.

Länge und Layout zeigen, ob die Autoren die Anweisungen befolgt haben – ein wichtiger Faktor bei redaktionellen Entscheidungen.

6. Stellen Sie die Genauigkeit von Zahlen, Einheiten, Gleichungen und Symbolen sicher

Wissenschaftliche Manuskripte enthalten oft komplexe quantitative Informationen. Fehler untergraben die Glaubwürdigkeit und verlangsamen den Begutachtungsprozess.

• Überprüfen Sie die Einheitlichkeit der Einheiten (SI-Einheiten, sofern nicht anders angegeben).
• Vergewissern Sie sich, dass alle numerischen Werte mit denen in Tabellen und Abbildungen übereinstimmen.
• Überprüfen Sie Gleichungen auf Formatierungsgenauigkeit.
• Stellen Sie sicher, dass Sonderzeichen und griechische Buchstaben in allen Dateiformaten korrekt angezeigt werden.

Falsche numerische Angaben sind ein häufiger Grund für Überarbeitungsanfragen.

7. Überprüfen Sie Sprache, Ton und Terminologie

Ihr Manuskript muss klare, formale akademische Sprache verwenden und der bevorzugten englischen Variante der Zeitschrift folgen (britisches oder amerikanisches Englisch).

• Stellen Sie sicher, dass der Text frei von Vorurteilen, objektiv und präzise ist.
• Definieren Sie Fachterminologie und nicht standardisierte Abkürzungen.
• Verwenden Sie disziplinspezifischen Wortschatz konsequent.
• Vermeiden Sie umgangssprachliche Ausdrücke und einen gesprächigen Ton.

Professionelle Lektoratsdienste können helfen, Klarheit, Kohärenz und Stil zu verfeinern.

8. Bereiten Sie Tabellen, Abbildungen, Beschriftungen und ergänzende Dateien vor

Tabellen und Abbildungen müssen nicht nur den Inhalt effektiv vermitteln – sie müssen auch die Formatierungsregeln der Zeitschrift genau einhalten.

• Überprüfen Sie die Platzierungsregeln: Einige Zeitschriften verlangen Tabellen und Abbildungen im Haupttext; andere verlangen separate Dateien.
• Stellen Sie sicher, dass jede Tabelle und Abbildung eine vollständig konforme Beschriftung und einen Titel hat.
• Bestätigen Sie akzeptable Dateiformate (TIFF, EPS, PNG usw.).
• Überprüfen Sie die Auflösungsanforderungen (häufig 300 dpi für Bilder).

Inkonsistenzen bei visuellen Elementen verzögern oft die Begutachtung oder erfordern eine sofortige Neueinreichung.

9. Verwenden Sie Fußnoten und Endnoten nur, wenn erlaubt

Viele Journale beschränken oder verbieten Fußnoten und Endnoten, außer für Autoreninformationen oder begrenzte Kommentare.

• Prüfen Sie, ob Anmerkungen in Forschungsartikeln erlaubt sind.
• Stellen Sie sicher, dass die Anmerkungsnummern genau dort erscheinen, wo das Journal es verlangt.
• Überprüfen Sie die Konsistenz von Schriftgröße, Stil und Nummerierung.

Falsch platzierte oder übermäßige Anmerkungen können das Layout stören und zu einer Ablehnung wegen Formatierungsfehlern führen.

10. Überprüfen Sie Referenzen sorgfältig

Die Referenzformatierung ist eine der häufigsten Fehlerquellen und führt oft zu sofortigen Ablehnungen.

• Folgen Sie genau dem vom Journal geforderten Zitierstil (APA, Chicago, Vancouver, Harvard oder journalspezifisch).
• Stellen Sie sicher, dass jede In-Text-Zitation in der Literaturliste erscheint und umgekehrt.
• Verifizieren Sie alle DOIs und URLs.
• Überprüfen Sie die maximal erlaubte Anzahl an Referenzen.
• Stellen Sie Konsistenz bei Zeichensetzung, Abkürzungen und Reihenfolge sicher.

Perfekte Referenzformatierung signalisiert sorgfältige Manuskriptvorbereitung und wissenschaftliche Professionalität.

Abschließende Gedanken

Die Einreichung eines akademischen oder wissenschaftlichen Manuskripts ist nicht einfach eine Frage der Weitergabe Ihrer Forschung – es ist ein professioneller Prozess, der Präzision, Klarheit und strikte Einhaltung der Richtlinien erfordert. Durch die Befolgung dieser zehn Punkte umfassenden Checkliste vor der Einreichung können Forschende ihre Chancen erheblich verbessern, die erste redaktionelle Prüfung zu bestehen und in die vollständige Begutachtung zu gelangen.

Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihr Manuskript sorgfältig, genau und veröffentlichungsbereit ist, können Sie spezialisierte manuscript editing services oder journal article editing in Anspruch nehmen, die von erfahrenen akademischen Lektoren angeboten werden.