Wie man professionelle Briefe an Herausgeber wissenschaftlicher Zeitschriften schreibt
Jeder wissenschaftliche Autor, der hofft, seine oder ihre Arbeit in einer akademischen oder wissenschaftlichen Zeitschrift zu veröffentlichen, sieht sich der Realität gegenüber, dass die Kommunikation mit den Korrekturlesern der Zeitschrift notwendig ist. Einige Autoren könnten diese Kommunikation als notwendiges Übel bezeichnen, da die Begleitschreiben und andere Briefe, die für eine erfolgreiche Veröffentlichung erforderlich sind, manchmal genauso schwer zu schreiben sind wie der zur Veröffentlichung eingereichte Artikel. Einige Strategien zur Erreichung eines professionellen Kommunikationsstandards und damit zur Erhöhung der Erfolgschancen können daher hilfreich sein, insbesondere für jene Wissenschaftler, die gerade erst beginnen, ihre Arbeiten einzureichen und mit den Korrekturlesern der Redaktion zu korrespondieren.
Es ist zum einen wichtig, Korrekturleser in einem formellen Modus anzuschreiben. Die heutige Kommunikation per E-Mail ist möglicherweise weniger formell als gedruckte Briefe früher waren, aber es ist dennoch wichtig, den Namen des Herausgebers herauszufinden und ihn oder sie formell anzusprechen, etwa mit „Sehr geehrter Herr Dr. Smith“. „Sehr geehrter Herausgeber“ ist ein akzeptabler Ersatz, wenn Sie den Namen des aktuellen Herausgebers einfach nicht finden können, und ist vorzuziehen gegenüber der Verwendung des Namens eines früheren Herausgebers oder dem einfachen Beginn mit etwas wie „Hallo“. Schreiben Sie Ihren Brief mit vollständigen Sätzen, die grammatikalisch korrekt, effektiv punktiert und frei von Rechtschreibfehlern sind. Teilen Sie Ihre Sätze in Absätze auf, indem Sie Ideen in kurze Abschnitte gliedern, sodass die Informationen, die Sie für wichtig genug halten, um sie in Ihrem Brief aufzunehmen, die Aufmerksamkeit des Herausgebers auf sich ziehen und leicht verdaulich sind, anstatt in einem langen Absatz verloren zu gehen, den ein Herausgeber möglicherweise nicht einmal zu Ende liest. Sie sollten auch vollständige Kontaktdaten in jeden Brief an einen Herausgeber aufnehmen, damit er oder sie bei Bedarf telefonisch oder per traditioneller Post mit Ihnen in Verbindung treten kann.
Das Schreiben in einem formellen Stil hilft Ihnen auch, respektvoll zu wirken, und dieser positive Effekt kann verstärkt werden, indem Sie die Bedürfnisse der Zeitschrift und ihres Herausgebers antizipieren und Dankbarkeit für die Zeit und Aufmerksamkeit ausdrücken, die Ihrem Werk gewidmet wird (wenn Sie ein Begleitschreiben verfassen) oder gewidmet wurde (wenn Sie auf einen Herausgeber antworten, der Ihr Werk zur Veröffentlichung geprüft hat). Dies bedeutet nicht, sich anzubiedern oder wiederholt „Danke“ zu sagen, aber wenn Sie sich bewusst machen, wie beschäftigt die Lektoren für Akquisitionen sind, und anerkennen, dass es sich um erfolgreiche Kollegen mit Qualifikationen handelt, die Ihren sehr ähnlich sind, wird Ihr Tonfall wahrscheinlich angemessen sein. Wenn Sie Zweifel daran haben, wie Ihre schriftliche Stimme klingt, lassen Sie einen Mentor oder Kollegen, der eigene wissenschaftliche Arbeiten veröffentlicht hat, Ihren Brief lesen und teilen Sie den Eindruck mit, den er oder sie davon bekommt. Nur wenn Sie ein persönlicher Freund des Herausgebers sind, sollten Sie erwägen, auf Formalitäten zu verzichten, und selbst dann ist es ratsam, Ihre Nachricht sorgfältig zu formulieren, um die Dynamik einer professionellen Beziehung zwischen Autor und Herausgeber bei der Kommunikation über Ihre Einreichung zu berücksichtigen.
Behalten Sie stets im Hinterkopf, dass die Korrekturleser, an die Sie schreiben, überlastet sind und nur sehr wenig Zeit für jeden Autor haben, der Texte zur Veröffentlichung einreicht. Daher ist es unerlässlich, klar und präzise zu sein und in Ihrer Korrespondenz schnell zum Punkt zu kommen. Sie schreiben aus einem bestimmten Grund, und dieser Grund sollte konstruktiv sein. Es ist daher völlig unangemessen, eine Nachricht an einen Herausgeber zu senden, nur um sich über die Ablehnung Ihres Artikels zu beschweren oder zu schimpfen. Die Bitte um weitere Informationen zu notwendigen Änderungen oder um Klärung verwirrender Kommentare von Gutachtern ist ein berechtigter Grund zum Schreiben, ebenso wie die Erklärung der Überarbeitungen, die Sie vornehmen möchten oder nicht vornehmen können. Das Ziel ist es, genügend Informationen bereitzustellen, um präzise zu kommunizieren, Ihre Perspektive zu teilen und Ihre Position überzeugend darzustellen, aber nicht mehr als der Herausgeber benötigt, um effektive Entscheidungen über Ihre Arbeit zu treffen. Ihn oder sie bei Bedarf oder wenn es hilfreich ist auf bestimmte Passagen oder Elemente Ihres Artikels für zusätzliche Informationen zu verweisen, ist oft eine bessere Strategie, als in Ihrer Korrespondenz lange Beschreibungsabsätze einzufügen, die die Aufmerksamkeit dieses wichtigen Lesers verlieren könnten.
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