在撰寫論文或學位論文時有效使用詞彙

有效使用 Word 撰寫論文或學位論文

Word 功能強大，但只有依靠其 結構性 工具而非手動技巧時才會發揮光芒。本指南將學生常遇到的痛點——自動編號錯誤、惡意分頁、亂跑的說明文字、誤導性的拼寫/文法“修正”——轉化為冷靜且可重複的專業論文工作流程。

1) 從論文範本開始（一次，正確地）

• 設定基本樣式： 定義 一般（正文）、標題 1–3、說明文字、引用、表格文字。選擇符合您大學指南的字體、間距和縮排。
• 使用樣式集： 首頁 → 樣式啟動器 → 管理樣式 → 修改並另存為 .dotx 範本。透過開發人員 → 文件範本附加至文件。
• 鎖定外觀： 審閱 → 限制編輯 → 限制格式僅限選定樣式（可選）以防止最後一刻手動格式亂入。

2) 標題與多層次編號（不手動編號）

1. 將 標題 1 套用於章節標題，標題 2/3 套用於節/子節。
2. 首頁 → 多層次清單 → 定義新的多層次清單。將層級 1 連結至標題 1（例如「1」），層級 2 連結至標題 2（「1.1」）等。選擇 包含層級編號自 以實現階層格式。
3. 如需，於每章（層級 1）重新開始編號：右鍵點擊標題 1 編號 → 從 1 開始重新編號。

3) 導覽窗格 = 即時地圖

檢視 → 勾選 導覽窗格。這會顯示基於標題的即時大綱。拖曳可安全重新排序章節；一目了然發現空白或孤立標題。

4) 頁面配置：使用分節符，而非狂按 Enter

• 羅馬數字 → 阿拉伯數字頁碼： 在前言與正文間插入 分節符（下一頁）（版面配置 → 分隔符）。前言用羅馬數字（i, ii, iii），章節用阿拉伯數字（1, 2, 3）。頁首與頁尾 → 新節中關閉 連結到前一節，然後設定頁碼格式。
• 首頁不同/奇偶頁不同： 適用於封面與雙面列印。頁首與頁尾 → 選項。
• 孤行寡字與與下一段同頁： 選擇標題 → 段落 → 分行與分頁 → 勾選 與下一段同頁 和 段落不分離，避免孤立標題/行。

5) 標題、交叉參照與清單（自動化或失敗）

1. 插入標題： 參考資料 → 插入標題。標籤 = 圖表/表格/方程式。勾選「包含章節編號」以獲得「圖 3-2」樣式（依賴標題 1 編號）。
2. 交叉參照： 參考資料 → 交叉參照 → 選擇 圖（或標題）並選擇插入 僅標籤和編號 或 整個標題。
3. 圖表清單： 參考資料 → 插入圖表清單（選擇標籤）。需要時更新。

6) 永不出錯的目錄 (TOC)

• 參考文獻 → 目錄 → 自訂目錄 → 選擇層級（通常為 1–3）。確保勾選“顯示頁碼”與“右對齊”。
• 若要在目錄中包含非標題行（例如致謝），暫時套用目錄樣式或使用 TC 欄位（插入 → 快速零件 → 欄位 → TC），之後隱藏它。

7) 行為良好的圖表與圖片

• 錨點與環繞： 點擊圖片 → 版面配置選項 → 選擇 與文字列在同一行 以保持穩定，或選擇 方形/緊密 並勾選“鎖定錨點”以獲得彈性版面。
• 不換行空格： 保持標籤與編號連在一起：使用 Ctrl+Shift+Space 輸入 “Figure 3-2”。
• 替代文字： 右鍵點擊圖片 → 編輯替代文字（無障礙與 PDF 標記）。

8) 數學、方程式與編號

• 插入 → 方程式 (OMML)。對於有編號的方程式：建立三欄無框線表格（左欄=方程式，中欄=空白，右欄=標題欄 “(n)”）或使用標題標籤 “Equation”。務必交叉參照編號。
• 使用一致的字型與對齊方式。避免使用方程式截圖。

9) 拼字檢查、文法檢查與語言設定（使用但需驗證）

• 每段設定校訂語言： 選取文字 → 審閱 → 語言 → 設定校訂語言。取消勾選“自動偵測語言”以避免隨機切換。
• 自訂字典： 新增領域專有詞彙；避免對錯字使用“加入字典”。維護一份可共享的實驗室字典。
• 文法檢查器不是審稿者： 對明顯錯誤接受協助；對技術語法的誤判忽略。複雜句子常會誤導檢查器—請大聲朗讀校對並請同事協助審閱。

10) 尋找/取代的強大技巧（大規模編輯，安全無虞）

• 顯示格式設定： Shift+F1 顯示游標位置的格式設定—非常適合尋找手動覆寫的問題。
• 取代雙空格、亂入的製表符、錯誤的連字號： 尋找 “ ” → 取代 “ ”；將 tab (^t) 取代為正確縮排；將範圍間的連字號 “-” 換成 en dash “–”。
• 萬用字元： 將像 “Figure ([0-9]{1,})\.” 的參考替換為 “Figure \1.”（勾選 “Use wildcards”）。先在複本上測試。

11) 引用與參考書目：讓管理工具幫你完成繁重工作

• 使用參考文獻管理工具（例如 Zotero、EndNote、Mendeley）。使用 Word 外掛插入引用；設定正確的格式（APA/Chicago/Vancouver，期刊專用）。
• 提交前鎖定欄位：所有檢查完成 後，轉成純文字作為最終存檔副本（也保留動態版本）。

12) 追蹤修訂、評論與版本（專業協作）

• 追蹤修訂：檢閱 → 追蹤修訂。選擇 簡易標記撰寫；全部標記審核。
• 評論：若有，使用 @提及；解決討論串以保持清晰歷史。
• 比較：檢閱 → 比較，查看指導教授草稿間的差異。
• 版本管理：檔名要有邏輯：Surname_Thesis_2025-11-11_v23.docx。每個里程碑後保留一份「乾淨」PDF。

13) 長文件穩定性：預防勝於治療

• 插入圖片請使用 .png/.jpg（不要從 PowerPoint 貼上）；壓縮圖片（圖片格式 → 壓縮）。
• 避免使用主文件功能；改為分章節撰寫檔案，最後合併，或保持一個穩定主文件並嚴格管理樣式。
• 備份與自動儲存：OneDrive/Dropbox + 檔案 → 選項 → 每 5 分鐘儲存一次。保留異地備份。

14) 前置資料：封面、摘要、致謝、清單

• 建立以羅馬數字編號的前置章節。從欄位建立 目錄、圖表清單、表格清單。
• 依大學規範，為封面使用 不同的首頁 頁首/頁尾。

15) 腳註、尾註與交叉連結

• 參考文獻 → 插入腳註/尾註。如有需求，選擇依章節編號。
• 超連結交叉參照以便輕鬆導覽（如果欄位為動態，PDF 中會自動存在）。

16) 無障礙與最後潤飾

• 執行 無障礙檢查器（檢閱 → 檢查無障礙）。提供替代文字、足夠對比、合邏輯的標題順序。
• 產生 tagged PDF：檔案 → 另存為 → PDF → 選項 → 勾選「文件結構標籤以利無障礙」及「使用標題建立書籤」。
• 如果您的研究所要求，請在 PDF 中嵌入字型（另存為 PDF 選項）。

17) 10 步驟「提交前一晚」檢查清單

1. 更新所有欄位： Ctrl+A → F9 兩次（標題說明/交叉參照，然後是目錄/圖目錄/表目錄）。
2. 掃描導覽窗格 檢查奇怪的標題、編號或缺少的區段。
3. 目錄/圖目錄/表目錄 頁碼對齊；條目正確且大小寫一致。
4. 標題說明 存在，標籤風格一致，交叉參照可點擊。
5. 頁面版面： 區段分隔正確；羅馬數字→阿拉伯數字切換；邊界與行距符合指南。
6. 拼字/文法： 執行檢查；修正真正錯誤；在自訂字典保留刻意用詞清單。
7. 圖表： 列印預覽；如需，確保灰階下可讀性。
8. 參考文獻： 從管理員更新；隨機抽查 10 筆與來源比對；如需，包含 DOI/URL。
9. 無障礙： 標題巢狀；新增替代文字；標記的 PDF 輸出含書籤且乾淨。
10. 存檔： 建立最終的 乾淨 PDF 及 可編輯 .docx（含欄位）。備份兩者。

18) 常見陷阱（及快速修正）

19) 你實際會用到的方便快捷鍵

• Ctrl+Shift+N：套用 Normal 樣式 · Alt+Ctrl+1/2/3：標題 1/2/3
• Alt+Shift+Up/Down：移動段落
• Ctrl+Shift+Space：不間斷空格 · Ctrl+-：可選連字
• Ctrl+A 然後 F9：更新欄位 · Alt+F9：切換欄位代碼
• Ctrl+Enter：分頁符 · Ctrl+H：尋找/取代

20) 何時尋求專業幫助

如果英語不是你的第一語言或時間緊迫，熟悉領域的校對員可以修正語法、統一風格並捕捉格式偏差。提供範本、風格指南和允許使用的詞彙清單；只要求顯示修訂。

結論

Word 不是一個“有思考能力的作者”——它不會理解你的方法或論點——但如果你使用其核心工具構建，它會忠實地實現結構。依賴 styles、captions、cross-references、section breaks 和 fields；對拼寫/語法建議持懷疑態度；並用人眼校對。這樣做，提交前的最後幾天將從恐慌轉為潤飾。