如何為學術期刊編輯撰寫專業信函
每位希望在學術或科學期刊上發表其作品的學術作者都面臨一個現實：與期刊校對員的溝通是必要的。有些作者可能會稱這種溝通為必要之惡，因為成功出版所需的封面和其他信件有時與提交出版的文章一樣難以撰寫。因此，一些達到專業溝通標準並從而增加成功機會的策略可能會有所幫助，特別是對於那些剛開始提交作品並與收購校對員通信的學者。
首先，以正式的方式寫信給校對員很重要。如今，透過電子郵件進行的交流可能不如以前的印刷信件那麼正式，但找到編輯的姓名並正式稱呼他/她仍然很重要，例如使用「親愛的史密斯博士」。如果您無法找到目前編輯的名字，那麼「親愛的編輯」是一個可以接受的替代詞，而且它比使用前任編輯的名字或簡單地以「你好」之類的開頭更好。使用完整、語法正確、標點有效且沒有拼寫錯誤的句子來撰寫您的信件。將句子分成幾段，將想法分成幾小段，這樣你認為足夠重要、應該包含在信中的信息就能引起編輯的注意，並且易於理解，而不是迷失在編輯可能無法讀完的長段落中。您還應該在寫給編輯的每封信中提供完整的聯絡方式，以便編輯可以根據需要透過電話或傳統郵寄方式與您聯繫。
以正式的方式寫作也會讓你顯得很尊重，而透過預測期刊和編輯的需求並對他們為你的工作所付出的時間和關注（如果你正在寫一封求職信）或奉獻（如果你正在回復一位考慮發表你的作品的編輯）表示感謝，可以增強這種積極的效果。這並不意味著卑躬屈膝或反覆說“謝謝”，但如果你記住收購校對員有多忙，並認識到他們是成功的同事，擁有與你非常相似的資歷，你的語氣可能是合適的。如果您對自己的書面語氣有任何疑問，請一位發表過學術論文的導師或同事閱讀您的信件，並分享他們從中獲得的印象。只有當您是編輯的私人朋友時，您才應該考慮省去繁瑣的手續，即使在那時，在溝通您的投稿時，也建議您謹慎措辭，以適應作者和編輯之間的專業關係動態。
請隨時牢記，接收您信件的校對人員工作非常繁忙，幾乎沒有時間專門負責每位提交出版作品的作者，因此，在您的信件中，必須清晰、簡潔、快速地切入要點。你寫作是有原因的，而且這個原因應該是建設性的，因此，僅僅向編輯發送訊息來抱怨或抱怨你的論文被拒絕是完全不合適的。向同儕審查員請求有關必要更改的進一步資訊或澄清令人困惑的評論是寫信的正當理由，就像解釋您打算做或無法做的修改一樣。目標是提供足夠的資訊以便準確地溝通，分享您的觀點並使您的立場具有說服力，但不超過編輯對您的寫作做出有效決定所需的資訊。如果有必要或有幫助，請讓他或她參考論文中的特定段落或元素以獲取更多信息，這通常是一種更好的策略，而不是在你的信件中加入長段描述，因為長段描述可能會失去這位重要讀者的注意力。
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