通過電子郵件與期刊編輯溝通
任何在專業環境中使用電子郵件進行溝通的學者，遲早會意識到這種媒介有時可能相當棘手。是的，它非常方便且即時，這是極大的優點，但它與面對面甚至電話溝通有很大不同，明智的做法是要牢記這一點。您的讀者無法看到您的面部表情，無法察覺您周圍可能妨礙清晰或詳細溝通的喧囂，或在許多情況下準確判斷您的語氣。因此，每當您撰寫可能對您的研究和職業生涯重要的電子郵件時，都需要極度謹慎、深思熟慮的敏感度和始終如一的專業態度。
設計一封回覆期刊編輯的電子郵件，該編輯已評估您提交的論文並在反饋中指出在您的工作能夠發表之前需要進行修改，這是任何學術或科學作者面臨的最具挑戰性的寫作情境之一。我在此使用“設計”一詞並非輕率。您發送的電子郵件絕不應該是匆忙拼湊後發給編輯的，除非您已決定不再希望在該期刊發表，並且確信您將永遠不想在該期刊發表。請記住，一封考慮不周的電子郵件可能會非常迅速地燒毀潛在有用的橋樑。鑒於您在數週或數月前還希望在該期刊發表，這種負面情緒很可能是對看似負面反饋的情緒反應，因此請深呼吸並重新思考此事。即使您決定無法做出編輯要求的更改，也應該給出禮貌且專業的回應。
無論您是否計劃修改論文以重新提交，都不要以“我沒想到會有這樣的回應”或“我根本沒有時間處理這些修改”這類抱怨開始您的訊息。當然，您不會期待修改要求；這種期待意味著您在提交前沒有盡力使論文達到最佳狀態。當然，您對未預料到的工作時間有限；學者們都很忙，但校對者也是如此，您寫給編輯的文字需要時間閱讀，因此您希望每句話都能產生最佳效果。表達感謝是正確的開端，這是理所當然的，因為如果採購編輯花時間給您詳細評論，幫助您改進工作並最終在其期刊上發表，您應該心存感激。如果您難以培養這種感情，請想想那些只收到公式化拒絕信、毫無發表希望的作者。您擁有他們沒有的機會，請善加利用，並以“非常感謝您的訊息和對我論文的有益評論”開始您的電子郵件回覆。
接下來您寫什麼取決於您如何決定處理所要求的修改。在回覆之前，徹底思考您的計劃至關重要，因為這種反思將幫助您設計和撰寫一份盡可能清晰準確地傳達您意圖的回覆，包括解釋您無法做出的任何更改及其合理的學術理由。始終保持專業態度，盡力考慮編輯和期刊的需求，以及您研究的完整性和修改的實際情況。最後，確保您的文筆與您旨在傳達的內容一樣精心構造。此時絕非通過拙劣寫作暗示您無法產出完美文本的時候，因此請尋求經驗豐富的同事或導師的幫助，或聘請專業校對員協助您將訊息潤飾得學術光彩照人。
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