摘要
透過電子郵件與期刊編輯有效溝通，是學術與科學作者的一項重要專業技能。電子郵件快速又便利，但缺少有助於避免誤解的面部表情、語氣及其他線索。因此，涉及稿件投稿、修訂、審稿人意見、期限與編輯決定的訊息，都需要特別謹慎。
最重要的原則是專業、清晰、簡潔與禮貌。使用具說明性的主旨，正確稱呼編輯，清楚標示你的稿件，並在不提供不必要背景的情況下說明你的需求。回應修訂要求時，先對編輯投入的時間與提供的意見表示感謝，然後清楚說明你是否打算修訂，以及將如何處理任何困難或有爭議的要點。
切勿在憤怒或失望時寄出重要的編輯往來郵件。嚴格的審查意見或大幅修訂要求可能令人沮喪，但衝動回覆可能損害專業關係，甚至影響未來的出版機會。先起草訊息，從編輯的角度重新審閱，並在寄出前仔細校對。
本指南涵蓋作者與期刊編輯溝通時的主要情境——初步洽詢、投稿問題、修訂要求、延長期限、對審稿人意見的異議、進度查詢、撤稿要求，以及接受後的往來通信——並為出版流程的每個階段提供可調整的電子郵件範本。
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透過電子郵件與期刊編輯溝通
電子郵件如今已是學術作者與期刊編輯之間的主要溝通方式。從詢問稿件是否適合某本期刊的初步洽詢，到校樣出版前的最終修改，作者與出版商之間的大部分往來，都是透過電子方式交換的簡短文字訊息展開。
這種便利性極具價值。作者可以在幾秒內聯絡另一個洲的編輯部，立即附加文件，並保留一份可搜尋的重要決策紀錄。然而，電子郵件也帶來獨特的溝通問題。編輯看不到你的面部表情，聽不到你的語氣，也無法察覺一個措辭倉促的句子其實是在你同時應付多項緊急要求時寫下的。編輯所能看到的，只有你寄出的文字。
因此，給期刊編輯的重要訊息，應以您處理正式學術通信時同樣的謹慎態度撰寫。一封電子郵件很少會單獨決定一篇優秀稿件是否獲得發表，但持續保持專業的溝通能讓編輯流程更加順暢。相反地，帶有攻擊性、粗心或令人困惑的訊息，可能會不必要地損害彼此關係。
1. 將每封編輯來信都視為正式通信
人們很容易將電子郵件視為非正式媒介。我們經常使用電子郵件向同事、朋友和學生傳送簡短訊息，而且許多電子郵件都是匆忙寫成的。然而，與期刊編輯的通信應以不同方式對待。
編輯可能會：
- 決定您的稿件是否應進入同儕審查；
- 解讀您對審稿人批評的回覆；
- 考慮是否同意延長修改時間的申請；
- 評估作者身分或倫理方面的疑慮；
- 決定有爭議的審稿意見是否需要進一步考量；
- 處理您未來的投稿。
因此，您的訊息會成為專業關係的一部分，而且在許多投稿系統中，還可能成為稿件永久編輯紀錄的一部分。
寄出電子郵件前，請問問自己：如果這封訊息被主編、共同作者或您的機構讀到，您會覺得自在嗎？如果不會，請修改訊息。
2. 使用清楚且具資訊性的主旨
期刊編輯每天會收到大量電子郵件。像「問題」、「我的論文」或「緊急」這類含糊的主旨會增加他們的工作難度。實用的主旨應指出稿件及您寄信的目的。
範例包括：
- 稿件 JAS-2026-0148——申請延長修改期限
- 關於稿件適用性的詢問——［簡短標題］
- 稿件 JAS-2026-0148——回覆編輯決定
- 關於圖表要求的問題——已接受稿件 JAS-2026-0148
- 查詢稿件狀態——稿件 JAS-2026-0148
如果期刊已為您的論文指定稿件編號，之後幾乎每封訊息都應附上該編號。這能讓編輯部人員迅速找到您的投稿。
3. 正確稱呼編輯
只要知道編輯的姓名，就應使用該姓名。「Smith 博士您好」或「Chen 教授您好」比「編輯您好」更為專業。如果您是寫信給一般編輯部，且未指明個別人員，使用「編輯部您好」完全恰當。
仔細核對姓名與職稱。拼錯編輯的姓名是可以避免的錯誤，尤其是在您要回覆的訊息中已經出現正確拼法時。
如果编辑在回复中使用名字落款，您最终可以顺势采用相同的称呼；但在初期通信中保持稍微正式的语气，通常并无不利之处。
4. 立即指明您的稿件
不要让编辑必须通读邮件，才能确定您讨论的是哪篇论文。在第一句话中，尽可能提供稿件编号和标题。
例如：
Patel 博士您好：
感谢您来信询问我们的稿件《X 对 Y 的影响》（稿件编号 JAS-2026-0148）。
这会立即交代背景，使您可以直接进入邮件的目的。
5. 保持邮件简洁但完整
编辑既是忙碌的研究人员，也是行政管理人员。他们希望邮件能够清楚说明问题，而不必阅读数段不必要的背景介绍。
一种实用的结构是：
- 指明稿件；
- 提及相关的先前往来邮件；
- 明确说明您的问题、请求或决定；
- 仅提供理解该事项所必需的信息；
- 说明您需要对方作出何种回复或采取何种行动；
- 以礼貌的方式收尾。
简洁不代表唐突。“需要延期。星期五前无法完成”可能很简短，但并不符合专业沟通的要求。几句经过谨慎选择的话，既可以高效，也可以礼貌。
6. 回复修改请求
学术作者收到的最具挑战性的邮件之一，是编辑要求进行大幅修改的决定信。您可能花了数月准备稿件，并且认为某些审稿意见不公平、错误或无法满足。产生情绪反应是可以理解的，但直接将这种反应发给编辑很少有帮助。
如果您感到失望或愤怒，请不要立即回复。先阅读决定信并保存下来，等您有时间以分析的方式评估这些意见后再回看。起草回复前，与合著者或信任的同事讨论棘手的问题。
开头通常应先承认获得修改机会：
主题：稿件 JAS-2026-0148——修订
Patel 博士您好：
再次感谢您的来信，以及您和审稿人对我们稿件《X 对 Y 的影响》（JAS-2026-0148）提出的详细意见。感谢您给予我们修改论文的机会，我们相信这些意见将有助于大幅加强稿件。
我们计划准备修订稿，逐一回应所提出的每一点，并将随稿件一并提交详细的逐点回复。
再次感谢您的考虑。
謹致問候
[Name]
[Affiliation]
您不必在这封初步确认邮件中同意每一条评论。详细的论据应放在给审稿人的回复文件中；如果确实需要澄清，也可以在之后的邮件中说明。
7. 以專業方式不同意審稿人的意見
同行審稿人可能會犯錯。他們可能誤解您的方法、要求對不適用於您資料集的分析，或建議一項與研究核心目的相衝突的修改。作者不必不加質疑地採納每一項建議。
然而，表達異議時應以證據和推理為依據，而非流露惱怒。
避免：
「審稿人 2 顯然不了解我們的方法，因此我們拒絕作出這項不必要的修改。」
建議：
「我們感謝審稿人 2 建議使用方法 A 分析資料。然而，經過仔細考量後，我們認為方法 B 仍然更合適，因為資料集不符合使用方法 A 所需的假設。我們已在第 3.2 節釐清這項理由，並補充了支持此方法的參考文獻。」
這種做法既尊重審稿人，也基於學術理由為研究立場辯護。
8. 向編輯請求釐清
有時審稿人的要求彼此衝突，或編輯指示不夠明確。與其猜測，不如提出一個聚焦的問題。
主旨：稿件 JAS-2026-0148 – 關於修訂的疑問
Patel 博士您好：
再次感謝您給予我們修改稿件的機會。我們目前正在逐一處理審稿人的意見，並希望能請您釐清一點。
審稿人 1 建議將詳細的敏感度分析保留在主要結果章節中，而審稿人 2 則建議將整個分析移至補充資料。您希望我們採用其中一種方式，還是將簡潔摘要放在正文中、完整分析放在補充資料中也可以接受？
我們很樂意採用最符合期刊需求的方式。
謹致問候
[Name]
問題具體明確，說明了衝突並提出了實際可行的解決方案。這讓編輯更容易迅速作出回應。
9. 申請延長修訂期限
修訂期限有時很難按時完成。可能需要進行額外實驗、共同作者無法配合，或突發的職業狀況介入。申請延期通常比未作任何說明而錯過期限更為妥當。
請儘早提出延期申請，並提出一個切合實際的新日期。
主旨：稿件 JAS-2026-0148 – 申請延長修訂期限
Patel 博士您好：
感謝您給予我們修改稿件的機會。我們的修訂工作進展順利，但其中一項要求的分析需要額外驗證，因此我們希望在重新提交前先仔細完成這項工作。
我們目前的截止期限是 9 月 18 日。請問是否可以將修訂截止期限延長至 10 月 9 日？這段額外時間能讓我們充分處理審查者對方法學的疑慮，而不必提交不完整的回覆。
對於造成的不便，我們深感抱歉，也感謝您的考量。
謹致問候
[Name]
10. 寄送投稿前詢問
有些期刊歡迎詢問擬投稿稿件是否可能符合其收錄範圍。對於評論文章、特殊文章類型或跨學科研究，這尤其有用。
投稿前詢問應簡短扼要。提供暫定標題、文章類型、核心問題及研究貢獻，然後詢問編輯是否認為該主題適合正式投稿。
除非期刊要求，否則不要寄送完整稿件。詢問的目的是為雙方節省時間，而不是透過電子郵件取得非正式的同儕審查。
11. 詢問期刊要求
在因技術問題寄信給編輯部之前，請先查看期刊的作者指南、常見問題及投稿系統。如果答案已清楚載於其中，卻仍聯絡編輯，可能會讓人覺得您沒有閱讀相關指引。
如果要求確實不清楚，請詳細說明您已查閱的內容，以及仍不確定的部分：
「作者指南指出，補充資料集應存放於核准的資料庫中，但我找不到獲接受資料庫的清單。請問 Zenodo 是否適用於此文章類型？」
這表示您已完成必要的查證，只需要獲得特定的澄清。
12. 禮貌地詢問處理狀態
同儕審查可能比作者預期的時間更長。延遲作出決定不一定表示出了問題；編輯可能難以找到審查者，或正在等待逾期未交的審查報告。
詢問之前，請先確認該期刊是否公布預期的審查時間。如果稿件的審查時間明顯超過所載期間，禮貌地詢問進度是合理的。
主旨：詢問稿件 JAS-2026-0148 的處理狀態
編輯部您好：
我寫信是想禮貌地詢問我們稿件〈X 對 Y 的影響〉（JAS-2026-0148）的處理狀態。該稿件已於 2026 年 5 月 12 日投稿。
投稿系統目前顯示該稿件正在審查中。我了解尋找並協調同儕審查者可能需要時間，但若您能提供任何關於稿件進度的最新資訊，我將不勝感激。
感謝您的時間與協助。
謹致問候
[Name]
避免要求立即作出決定，或在短時間內反覆詢問。除非有確實影響論文的截止期限，否則耐心仍是出版流程的一部分。
13. 回應拒稿
遭拒是學術出版中常見的一部分，但仍可能令人失望，尤其是在經歷漫長的審查程序之後。除非你有實質理由提出申訴，否則通常只需簡短且禮貌地確認即可；若期刊未邀請回覆，也可能不必回覆。
如果你確實要回覆，請避免僅因不喜歡該決定而與之爭辯。
Patel 博士您好：
感謝您告知我您的決定，並提供審稿人對我們稿件的意見。儘管我們自然對論文不會再獲進一步審理感到失望，但仍感謝您與審稿人投入時間評估這篇論文。這些意見將有助於我們修改稿件，以便日後投稿。
謹致問候
[Name]
專業的回應有助於維持彼此關係。未來你可能想向同一期刊提交其他論文，而今天的審稿人可能成為明日的合作者、編輯或會議同僚。
14. 何時適合提出申訴
申訴不同於表達失望。若有證據顯示編輯決定是基於重大的事實誤解、審查程序中可證明的錯誤，或嚴重的利益衝突，提出申訴可能是合理的。
提出申訴前：
- 閱讀期刊的申訴政策；
- 與所有共同作者討論該決定；
- 指出具體的事實或程序依據；
- 刪除情緒化或指責性的語言；
- 接受編輯可能維持原決定。
有效的申訴不會說：「審稿人不公平。」而是會精確說明哪裡不正確，以及該錯誤為何實質影響了決定。
例如：
「我們謹此請求重新考慮，因為該決定似乎主要基於『我們的主要結果未經預先註冊』這一說法。事實上，該結果已載明於 2025 年 1 月 14 日的預先註冊中。我們承認，這項資訊在所提交的稿件中可能不夠醒目，並樂意有機會加以澄清。」
這類申訴著重於證據，而非情緒。
15. 以電子郵件撤回稿件
有時作者需要在稿件發表前撤回稿件。原因可能包括發現重大錯誤、作者署名問題未獲解決，或決定不在該刊物發表。撤回申請應以清楚且正式的方式提出。
主旨：撤回申請－稿件 JAS-2026-0148
Patel 博士您好：
我謹代表所有作者，請求撤回我們的稿件〈X 對 Y 的影響〉（JAS-2026-0148）。
在準備進一步分析時，我們發現基礎資料集存在一項問題，需要進一步調查，才能對所報告的結論負責。所有作者一致認為，在目前階段撤回是最負責任的做法。
對於造成的不便，我們深表歉意，也感謝編輯團隊與審稿人已投入的時間。請確認撤稿已記錄在投稿系統中。
謹致問候
[Name]
通訊作者
在期刊確認撤稿之前，不要將同一篇稿件投稿至其他地方。
16. 接受刊登後的溝通
接受刊登是令人振奮的時刻，但清楚的溝通仍然很重要。接受刊登後，編輯往來可能涉及：
- 著作權或授權表格；
- 開放取用選項；
- 作者隸屬機構；
- 經費聲明；
- 圖檔；
- 校樣更正；
- 出版日期；
- 作者資訊變更。
出版製作期限通常遠短於同儕審查期限，因此請迅速回覆。如果無法在指定日期前提供所要求的項目，請立即通知出版製作編輯，而不要直接錯過期限。
17. 以電子郵件處理校樣更正
校樣主要用於更正出版製作錯誤和小型疏漏，而不是重寫文章。以電子郵件寄送更正內容時，請讓對方容易找到。
例如：
- 第 3 頁，第 14 行：將「2014」改為「2024」。
- 表 2，第 5 列：將「0.46」改為「0.64」。
- 圖 3 圖說：將「組別 B」替換為「組別 C」。
如果更正會改變科學含義，請說明其必要性。除非絕對無法避免，否則不要另行發送多封包含其他更正內容的電子郵件。請將所有更正整合在一封仔細撰寫的回覆中。
18. 以電子郵件聯絡作者名單變更事宜
投稿後新增、刪除或重新排列作者是一件敏感的事項。期刊通常要求所有作者提供書面同意，並說明變更的必要性。
不要將作者名單變更視為例行的行政修正。請立即聯絡編輯，透明地說明情況，並嚴格遵循期刊的作者資格政策。
合適的開頭可以是：
「我們寫信是為了要求更改稿件 JAS-2026-0148 的作者名單。經進一步討論修訂期間各人的貢獻後，所有作者均同意應新增 X 博士，因為她對同儕審查期間要求的補充分析與詮釋作出了實質貢獻。所有現有作者及擬新增作者的書面同意已隨信附上。」
切勿在修訂稿中暗中更改作者名單。
19. 避免使用情緒化語言
透過電子郵件與編輯溝通時，最大的危險在於情緒可能轉化為永久的書面文字。在對話中聽起來可能只是略帶挫折的措辭，顯示在螢幕上閱讀時卻可能顯得充滿敵意。
避免使用以下措辭：
- 「審稿人顯然沒有閱讀這篇論文。」
- 「這項要求很荒謬。」
- 「我們對這項決定感到震驚。」
- 「您浪費了我們六個月的時間。」
- 「我們要求立即給予解釋。」
即使您有正當的理由提出抱怨，採用專業措辭也更有效：
「我們擔心審稿人 2 可能忽略了第 4.3 節所呈現、直接處理此問題的分析。因此，若編輯能考慮釐清說明是否足以解決問題，而不必進行新的分析，我們將不勝感激。」
專業上的克制反而能鞏固您的立場，而不是削弱它。
20. 不要把禮貌誤認為過度恭維
專業溝通不需要誇張的讚美。像「您尊貴且享譽全球的期刊」或反覆表達感謝之類的措辭，可能聽起來不真誠。
簡單的「感謝您撥冗審閱並予以考量」通常就足夠了。學術出版是研究人員、編輯和審稿人之間的專業關係。禮貌很重要，但清晰度和實質內容更重要。
21. 謹慎使用幽默和非正式表達
幽默高度取決於語氣和共同背景，而電子郵件欠缺這兩者。諷刺尤其危險。即使您先前曾與編輯交換過友善訊息，涉及爭議、修訂或截止期限的重要電子郵件，也不適合開可能被誤解的玩笑。
同樣地，除非編輯已建立非常非正式的關係，且主題確實微不足道，否則請避免使用簡訊式縮寫、表情符號和過於隨意的結尾。
22. 讓共同作者掌握資訊
通訊作者代表全體作者與期刊溝通，但這不表示重要的編輯往來應該保密。請與共同作者分享重大決定、修訂要求、申訴及作者資格相關事宜。
傳送具爭議性的訊息前——尤其是申訴、異議或撤稿請求——請共同作者審閱草稿。他們可能會發現某些措辭聽起來比您原本的意圖更具對抗性，或提出您忽略的實質問題。
23. 附件：讓編輯的工作更輕鬆
如果您附加文件，請清楚命名。避免使用以下這類檔名：
newversionfinal2REAL.docx
建議：
Smith_et_al_Revised_Manuscript_JAS-2026-0148.docx
Smith_et_al_Response_to_Reviewers_JAS-2026-0148.pdf
在電子郵件中說明您附加了哪些檔案。傳送前，請開啟每個檔案並確認那是正確的版本。
24. 不要粗心傳送敏感資訊
編輯溝通可能涉及機密的同儕審查資訊、尚未發表的資料、倫理文件或個人資訊。請盡可能使用機構電子郵件，且沒有正當理由時，避免將機密的審稿人意見轉寄給作者團隊以外的人。
如果必須傳送敏感資料，請遵循期刊的安全上傳指示，不要隨意將資料附加在一般電子郵件中。
25. 時間安排與後續聯絡
電子郵件傳送速度很快，但回覆並非如此。編輯可能是同時從事教學、臨床工作、實驗室研究或行政工作的學者。在再次聯絡前，請給予合理的等待時間。
對於例行性詢問，幾個工作天可能是正常的。若是需要與另一位編輯或出版商協商的複雜問題，可能需要更長時間。如果您的請求確實有時間限制，請說明截止期限及原因。
例如：
「如果可以的話，我們很希望能在 10 月 12 日前獲得指引，因為我們必須在月底前確認機構對開放取用費用的資助。」
這比單純將電子郵件標記為「緊急」更有用。
26. 給期刊編輯的簡易電子郵件公式
對於大多數編輯訊息，以下結構都很實用：
- 主旨：稿件編號＋目的。
- 稱呼：正確的姓名與職稱。
- 背景：指出稿件及相關先前訊息。
- 目的：清楚說明您的請求或回覆。
- 理由：提供簡潔的佐證資訊。
- 行動：說明您需要編輯做什麼。
- 結尾：感謝編輯，並以專業方式署名。
這種格式很簡單，但能避免許多常見的溝通問題。
27. 較弱與改進版電子郵件範例
較弱的版本：
您好，我不理解審稿人 2 的意見，而且沒有時間重新處理所有內容。您能否告訴他們我們已經完成這項工作？另外，截止期限也不可能達成。謝謝。
改進版：
Patel 博士您好：
感謝您給予我們修訂稿件 JAS-2026-0148 的機會。我們正仔細處理審稿人的意見，並希望釐清審稿人 2 提出進行額外次群組分析的要求。
我們目前在第 4.2 節的分析，使用預先指定的次群組分類來處理相同的研究問題。加入新提出的分類將需要進行原分析計畫未納入的事後分析，而且統計檢定力可能不足。我們是否可以在稿件中說明此項限制，而不進行額外分析？
此外，我們也想請求將修訂期限延長兩週，從 9 月 18 日延至 10 月 2 日，以確保徹底完成剩餘的修訂工作。
感謝您的指導。
謹致問候
[Name]
實質上的疑慮相同，但改進後的版本能讓編輯有具體且合理的內容可以回應。
28. 點擊寄送前的最後校對
一封寫給編輯、內容涉及寫作與出版的電子郵件，本身也應該寫得恰當。寄出前，請檢查：
- 編輯的姓名與職稱；
- 稿件編號；
- 稿件標題；
- 日期與截止期限；
- 所提及的審稿人或共同作者姓名；
- 所有附件是否齊全；
- 文法、拼字與標點；
- 語氣是否始終保持專業；
- 您的請求是否清楚；
- 是否可以刪除不必要的內容。
重要的電子郵件通常適合先以草稿形式擱置一小段時間，寄出前再重新閱讀。您在感到挫折時覺得合理的句子，之後可能會顯得過於尖銳。
29. 何時尋求專業語言支援可能有所幫助
如果英語不是您的第一語言，或電子郵件涉及申訴、對審稿意見有爭議、作者資格變更或倫理問題等敏感事項，請一位有經驗的同事審閱訊息，可能會很有幫助。
目標不是讓電子郵件辭藻華麗，而是確保語氣恰當、請求明確，且沒有任何句子意外傳達出敵意、不確定感或您無意表達的含義。
同樣的原則也適用於稿件本身。如果編輯的意見顯示，文法、文體或清晰度影響了對您研究的評估，專業的 期刊文章編修 或校對，可能有助於您以更完善的修訂稿作出回應。
30. 記住編輯是專業合作夥伴
作者有時會把期刊編輯想像成守門人，認為他們的職責只是接受或拒絕論文。實際上，編輯必須在多方利益之間取得平衡，包括期刊品質、審稿人的工作量、倫理義務、讀者需求，以及對作者的公平對待。
您不一定總會同意他們的決定。您偶爾可能會遇到看似繁瑣的延誤或要求。然而，把這段關係視為專業合作，通常比把每個棘手的決定都當成衝突，更能帶來良好結果。
在寄出任何給編輯的電子郵件前，不妨先問自己一個實用的問題：
「這則訊息是否讓編輯更容易理解問題，並決定下一步該怎麼做？」
如果答案是肯定的，您的電子郵件可能就發揮了應有的作用。
結論：讓每封編輯電子郵件都具有明確目的
透過電子郵件與期刊編輯溝通，是學術出版中平常卻重要的一環。這種媒介在日常生活中或許較為非正式，但編輯往來值得審慎處理，因為內容往往涉及會影響您研究、出版紀錄與專業關係的決定。
使用清楚的主旨列，立即標明你的稿件，讓訊息保持簡潔，並精確說明你的要求。以證據而非情緒表達不同意見，必要時要求說明，並給予編輯合理的回覆時間。最重要的是，不要在生氣或失望時寄出重要訊息。先擬好草稿，稍後重新閱讀，並確認文字確實表達了你的意圖。
修訂要求尤其是重要時刻。這代表著一個強化研究並更接近發表機會。以感謝作為開端，考量編輯的觀點，並仔細說明你的計畫，即使需要進行大量工作，也能幫助你做出建設性的回應。
你寄出的每一封電子郵件，都會在某種程度上形塑你的專業形象。一封清晰、禮貌且經過仔細校對的訊息，傳達出你同樣重視研究與學術溝通。這樣的印象無法取代紮實的研究，但能幫助確保你的成果在值得擁有的專業氛圍中受到評估。
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如果您正在準備學術或科學期刊的文章，或計畫在近期準備一篇，您可能會對一本新書感興趣：期刊發表指南。本書可在我們的期刊研究發表技巧與建議網站上取得。
