摘要
如果向专业校对人员清楚说明作者的要求，他们就能更有效地改进稿件。学术和科学校对人员是语言、文体和学术呈现方面的专家，但他们无法自动知道作者打算遵循哪些期刊要求、拼写惯例、标点偏好或参考文献规范。在一开始提供这些信息，可以减少不确定性，并帮助校对人员在整个文件中作出准确且一致的决定。
本指南说明了在工作开始前，你应向学术校对人员提供哪些信息。内容涵盖期刊作者指南、范例文章、英式或美式英语、标点偏好、参考文献格式、专业术语、缩写、表格和图表、排除的章节、先前的编辑意见，以及作者明确希望或不希望校对人员介入的任何部分。
你的说明越准确，校对人员就能越高效地工作。随稿件提供一份简短的说明，可以避免不必要的询问，减少编辑不一致，并确保最终文件既体现你的意图，也符合目标期刊、大学或出版商的要求。
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提供校对人员所需的信息
聘请专业的学术或科学校对人员，可能是为论文、学位论文、研究论文或期刊文章准备投稿时最有用的最后步骤之一。熟练的校对人员可以发现语法错误、拼写不一致、标点不清、措辞不自然、格式问题，以及作者在数周或数月处理同一份文件后可能忽略的许多其他细节。
然而，即使是经验最丰富的校对人员，也无法自动确切知道作者或目标出版物的要求。专业校对人员是阅读能力极强的读者，但他们不是读心者。他们可以发现稿件中的模式，并经常根据一致的用法推断作者的偏好；但当文件中存在多种相互竞争的拼写惯例、不同的引文格式或不一致的排版选择时，这些模式就会变得难以识别。
因此，作者可以在工作開始前提供清楚的指示與補充資訊，大幅提升專業校對的成效。簡短的備註可以節省大量時間、降低不確定性，並有助於確保最終稿件同時反映作者的意圖，以及期刊、大學或出版社的要求。
1. 務必提供期刊的作者投稿指南
如果您的稿件是為特定期刊撰寫，您能提供給校對人員的最有用資訊，就是該期刊目前的作者投稿指南。這些指南可能包含以下要求：
• 稿件結構。
• 標題與摘要長度。
• 標題層級。
• 拼字慣例。
• 參考文獻格式。
• 表格與圖表的呈現方式。
• 縮寫。
• 統計符號。
• 測量單位。
• 補充材料，
• 字數限制與檔案準備。
即使校對人員已熟悉該期刊或出版社，仍值得提供目前的指南，因為編輯要求會有所變更。期刊可能會更新參考文獻格式、調整摘要的字數上限，或新增資料可得性、倫理聲明或圖文摘要的要求。
您可以將投稿指南副本與稿件一併寄送，也可以提供期刊作者資訊頁面的直接連結。如果指南分散在數個頁面，指出與您的文件特別相關的章節會很有幫助。
2. 指南有限時提供近期範例文章
有些期刊只提供最低限度的正式指南，而是建議作者遵循近期發表文章所採用的格式。在這種情況下，您的校對人員需要取得您準備稿件時參考的相同範例。
如果文章是開放取用，提供連結可能就足夠了。如果只能透過訂閱或機構資料庫取得，請在允許的情況下提供 PDF 副本。
近期發表的文章可以揭示期刊投稿指南未提及的細節，包括：
• 標題採用句首字母大寫還是標題式大小寫。
• 是否使用系列逗號。
• 引文使用單引號還是雙引號。
• 表格是否包含垂直線。
• 統計符號的格式。
• 參考文獻中的期刊名稱是否縮寫。
• DOI 的呈現方式。
• 圖表是嵌入文字中，還是另行放置。
校對者通常可以根據兩三篇具代表性的文章建立可靠的期刊格式，但樣本必須是近期的，這一點很重要。較早的期刊可能反映該期刊已不再遵循的慣例。
3. 說明您要求使用英式英語還是美式英語
英語學術寫作通常應遵循同一種一致的語言變體。最常見的選擇是英式英語和美式英語，但有些期刊也可能接受其他已確立的地區變體。
如果期刊明確規定偏好，校對者只需遵循該要求。若沒有，請告知校對者您希望使用哪一種變體。
這不僅影響 colour/color 或 analyse/analyze 等常見拼法，也可能影響：
• -ise/-ize 形式，
• 引號周圍的標點符號，
• 集合名詞，
• 某些介系詞，
• 詞彙選擇，
• 日期格式，
• 連字號的使用，
• 大小寫。
如果沒有明確指示，校對者可能會保留稿件中原本占主導地位的格式。當文本大致一致時，這種做法可能行得通；但如果文件混用英式和美式形式，就會變得不可靠。
4. 告知校對者重要的標點偏好
期刊投稿指南通常很少說明標點符號。然而，標點符號是作者可能有強烈偏好，或不同學科慣例可能有所差異的領域之一。
例如，請告知校對者您希望列表中使用系列逗號或牛津逗號。比較：
這項研究納入了醫師、護理師，以及行政人員。
改為：
這項研究納入了醫師、護理師和行政人員。
兩者皆可能符合所選格式，但在整篇稿件中來回切換這兩種做法，會顯得粗心。
其他有用的標點偏好可能包括：
• 使用單引號還是雙引號，
• 插入語使用加空格的短破折號，還是無空格的長破折號，
• 列表呈現時的標點符號，
• e.g. 和 i.e. 等縮寫的處理方式，
• 簡短的開頭片語後是否加逗號。
您不需要提供完整的個人格式指南。只需說明任何對您而言重要，或已在文件中刻意確立的選擇即可。
5. 確定所需的參考文獻格式
參考文獻往往比學術校對的任何其他部分都需要更多時間，因為各期刊的格式差異極大。切勿假設校對者會自動知道您打算使用哪種參考文獻格式。
如果期刊要求使用 APA、Vancouver、Harvard、Chicago、MLA 或其他指定格式，请明确说明。如果期刊使用某种公认格式的自定义版本，请提供相应示例或说明。
这一点尤其重要，因为乍看相似的两种格式可能在以下方面存在差异：
• 作者姓名首字母。
• 标点符号。
• 出版年份的位置。
• 标题的大小写。
• 斜体。
• 期号的处理方式。
• 页码范围。
• DOI 的呈现方式。
• et al. 之前列出的作者人数。
如果您针对期刊未作说明的不常见来源制定了一套统一处理方式，例如档案材料、数据集、未发表的会议论文或视听资料，请告知校对人员。否则，他们可能会以您不希望的方式修改这些参考文献。
6. 说明任何特殊术语或首选拼写
学术稿件通常包含专业术语、技术表达、专有名称以及特定学科的拼写形式。其中一些内容即使完全恰当，也可能被普通拼写检查器判定为错误。
如果您的论文包含不应更改的术语，请提供一份简短清单。这可能包括：
• 专业技术术语。
• 产品或仪器名称。
• 拉丁语或希腊语术语。
• 理论模型的名称。
• 音译。
• 首选的连字符用法。
• 不寻常的大小写用法。
• 特定领域的缩写。
术语表在论文和书籍等长篇文档中特别有用，因为它能帮助校对人员统一用法，而不必反复询问同一个术语。
7. 说明应如何处理缩写
作者经常在不自知的情况下不一致地使用缩写。一节可能会首次完整定义某个术语，另一节则先使用缩写，第三节还可能在同一概念的两种缩写之间切换。
如果某些缩写是必需的、在您的领域中属于标准用法，或虽然不常出现但您希望保留，请告知校对人员。
您还可以说明缩写是否应使用在：
• 标题。
• 摘要。
• 标题。
• 表格，
• 圖說，
• 脚注。
有些期刊禁止在标题和摘要中使用大多数缩写，而另一些期刊则允许使用广为人知的形式。明确的说明可以避免不必要的改写。
8. 说明文档中的哪些部分需要校对
当校对费用或进度安排以字数为依据时，这一点尤其重要。
如果某些元素不包含在内，请明确指出。示例可能包括：
• 參考文獻列表，
• 附錄，
• 補充材料，
• 表格，
• 圖說，
• 先前發表的引文，
• 翻譯段落，
• 致謝。
不要假設校對人員會知道哪些內容應保持不變。例如，如果參考文獻不計入字數，請說明你是否仍希望檢查其中明顯的格式一致性問題，或是完全不需審閱。
9. 說明直接引文和翻譯材料
專業校對人員通常會避免修改直接引文，因為更改引文措辭可能損害準確性。如果某些引文是你自行翻譯的，因此可以編輯，請清楚標明。
你可以透過以下方式做到：
• Word 檔案中的註解，
• 標示，
• 隨稿件提供的註記，
• 「translation mine」之類的片語。
這項區分能讓校對人員保留真正的引文，同時改善你自行翻譯的英文措辭。
10. 在適用時提供先前審稿人或編輯的意見
如果你的稿件是在同儕審查後進行修訂，編輯的決定信和審稿人意見對校對人員會非常有幫助。
這些內容能顯示先前的讀者發現了哪些問題，也能幫助校對人員聚焦於以下事項：
• 不清楚的英文，
• 薄弱的銜接，
• 術語使用不一致，
• 格式問題，
• 過度冗長的文字，
• 不清楚的表格或圖說。
如果你已經準備好回覆審稿人的文件，也能幫助校對人員確保修訂後的段落清楚傳達修改內容。
11. 說明你希望介入的程度
校對與編輯並不是相同的服務。有些作者只希望更正客觀錯誤，另一些作者則期待為了清晰度和文風進行大幅改寫。
因此，說明你的期望十分重要。例如：
• 僅修正文法、拼字和標點；
• 在必要時改善不自然的措辭；
• 縮短過長的句子；
• 盡可能保留作者的寫作風格；
• 標記不清楚的段落，而不是重寫；
• 根據期刊要求檢查格式。
事先議定介入程度後，校對人員就能更有把握地進行工作。
12. 指出你最在意的部分
沒有人比你更了解自己的稿件。如果某些段落讓你感到擔心，請明確說明。也許討論部分是匆忙寫成的，摘要已經過多次修改，或某個表格是由多個來源彙整而成。
簡短的說明，例如「請特別注意 Methods 中時態的一致性」，或「我不確定 Discussion 的最後兩段是否清楚」，能在不限制整體審閱範圍的情況下，為校對人員提供實用的方向。
13. 在必要時保留追蹤修訂與評論
如果您的文件已包含指導教授、共同作者或審稿人的評論或追蹤修訂，請告知校對人員這些內容是否必須保留。
除非編輯歷程已不再需要，否則不要刪除有用的編輯紀錄。同樣地，請說明校對人員是否應：
• 開啟追蹤修訂功能進行作業，
• 先接受現有的編輯修改，
• 回應評論，
• 保留共同作者的評論不變。
對於涉及多位投稿人的大幅修訂稿件而言，這一點尤其重要。
14. 簡單的說明可以節省大量時間
您不需要撰寫數頁的指示。隨稿件附上一份簡潔的說明可能就已足夠：
範例：
目標期刊：[Journal name]
英語：英式英語
參考文獻格式：期刊格式；指南已附上
標點符號：偏好使用牛津逗號
參考文獻：不在校對範圍內
表格與圖說：包含在內
專業術語：請保留所附術語清單中的拼寫
追蹤修訂：是
主要關注事項：Discussion 的清晰度與句子結構
這份簡短說明回答了許多校對人員在工作過程中原本需要自行推斷或詢問的問題。
15. 為什麼更好的指示能帶來更好的校對
提供詳細指示並不會降低校對人員專業能力的價值，反而能讓這項專業更精準地發揮。
校對人員不必花時間判斷拼字不一致是否出於刻意、參考文獻格式是否有意為之，或專業術語是否應予更改，而能專注於改善稿件。
清楚的指示也能減少不必要的修改。若作者明確偏好某種標點風格或術語，就不必在之後僅因校對人員無從得知這項偏好而反向修改。
結語：為校對人員提供協助您的工具
專業校對人員能為您的稿件帶來語言專業、編輯經驗與嶄新的觀點，但最理想的成果來自合作。您越清楚說明期刊要求、語言偏好、標點符號、參考文獻格式、專業術語及預期的介入程度，校對人員就越能精準地完成工作。
提供這些資訊不必很複雜。一個期刊連結、幾篇範例文章和一份簡短的說明，可能就是全部所需。這幾分鐘的準備可以避免誤解、加快校對流程，並產出一份更準確反映您意圖及學術出版標準的最終文件。
簡而言之，請不要讓校對人員費心猜測。提供他們所需的資訊，他們就能專注於最擅長的工作：協助您盡可能清晰、一致且專業地呈現研究成果。
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