如何格式化您的手稿以符合期刊提交指南

如何根據期刊指南格式化您的手稿

引言

與設計實驗或分析數據相比，格式化手稿可能感覺像是一項行政工作。然而，對期刊編輯來說，正確的格式是作者已閱讀並尊重期刊期望的首要標誌之一。遵循所需結構、參考文獻格式和版面配置的手稿更易閱讀、更易處理，也更可能順利進入同行評審階段。

相反，即使基礎研究很強，忽視基本格式規則的論文也可能被直接拒稿。編輯經常面臨時間壓力，且收到的投稿數量往往超過他們能送審的數量。格式不佳的手稿會讓人覺得作者可能也忽略了其他細節，包括倫理聲明或報告標準。許多期刊明確表示，對不符合其“作者指南”的論文將予以退回或拒絕。

本文提供了詳細指南，說明如何根據期刊指南格式化您的手稿。涵蓋如何解讀這些指南、如何結構和呈現每個部分、如何管理參考文獻和引文，以及如何準備圖表、表格和方程式。還提供了字體、間距、模板和提交前最終檢查的實用技巧，幫助您以專業且符合出版要求的形式呈現您的研究。

1. 了解期刊特定的格式要求

您的起點應始終是目標期刊的網站。幾乎每個期刊都有「作者須知」或「作者指南」頁面，列出所需的結構、字數、風格和檔案格式。在開始正式格式化工作前，請仔細閱讀此部分。

1.1 需注意的關鍵要素

• 手稿結構： 期刊是否遵循IMRAD（引言、方法、結果與討論）？是否需要獨立結論？是否期待特定子標題（例如「參與者」、「統計分析」）？
• 字數限制： 許多期刊對正文、摘要和圖例有嚴格限制。確認參考文獻、表格或補充材料是否計入字數。
• 引用與參考文獻格式： 確認期刊使用APA、Vancouver、Harvard、Chicago、MLA或其變體。這會影響文內引用、參考文獻排序、標點及大小寫。
• 字型、行距與邊界： 大多數期刊偏好標準襯線或無襯線字型、特定字型大小（通常為11–12 pt）、雙倍行距及標準邊界。
• 圖表： 是嵌入文本中還是作為獨立檔案上傳？需要哪些檔案類型和解析度？圖例應如何提供？
• 檔案格式與提交系統： 有些期刊只接受Word或LaTeX；其他則允許初審時提交PDF，但後續需提供可編輯檔案。
• 補充材料： 檢查是否允許附錄、資料檔案或多媒體內容，以及如何標示和引用。

列印或儲存這些說明並在格式化手稿時加以註記，逐項勾選符合的要求，會很有幫助。

1.2 以已發表文章為範本

除了正式指南外，請參考該期刊最近的幾篇文章。注意章節標題、方法報告方式、表格和圖表的風格，以及參考文獻的格式。這能提供您一個現實的範本，了解期刊可接受的標準，並釐清書面指南中不明確的部分。

2. 結構化您的手稿

大多數科學、醫學和社會科學期刊採用基於IMRAD模型的結構，有時會增加結論或實務意涵等附加章節。即使期刊允許彈性，清晰且可預測的結構也使您的作品更易於理解。

2.1 標題頁

標題頁通常作為單獨檔案提交，以便進行盲審。通常包括：

• 標題： 清晰且具資訊性的標題，反映研究的主要焦點，並在適當情況下包含關鍵方法或族群。
• 作者姓名及所屬機構： 所有作者的全名，以及機構所屬、部門名稱、城市和國家資訊。
• Corresponding author details: 姓名、電子郵件地址，有時還包括郵寄地址及電話號碼。
• Running head (if required): 標題的縮短版本，通常不超過40–50個字元。
• 關鍵詞： 通常為4–6個詞，捕捉主要主題領域並有助於索引。

2.2 摘要

摘要是論文中最顯眼的部分之一。期刊可能要求結構化摘要，包含背景、目標、方法、結果及結論等子標題，或非結構化段落。請密切遵循期刊偏好。

• 保持在指定字數限制內，通常為150–250或250–300字。
• 總結您研究的關鍵要素：為何進行、如何進行、發現了什麼及其意義。
• 除非明確允許，避免使用縮寫、引用及詳細的方法描述。

2.3 引言

引言應引導讀者從一般研究領域到您的具體問題或假設：

• 提供簡潔的背景資訊，並指出您的研究所解決的知識缺口。
• 參考關鍵文獻，但不要將引言變成完整的文獻回顧。
• 以明確的目標、假設或研究問題陳述作結。

2.4 方法

方法部分應讓其他研究者理解，並理想上能複製您的研究：

• 描述研究設計、環境、參與者、資料收集程序及分析技術。
• 如適用，使用子標題如「參與者」、「儀器」、「程序」及「統計分析」。
• 在需要時，包含倫理審核批准、同意程序、試驗註冊號碼及報告標準（例如 CONSORT、PRISMA）。

2.5 結果

在結果部分，清晰且客觀地呈現您的發現：

• 先報告主要結果，再報告次要或探索性分析。
• 使用表格和圖表有效呈現複雜資料，但避免在文字中重複相同數字。
• 此處勿解釋結果；解釋與推測請留待討論部分。

2.6 討論與結論

討論部分將您的發現置於現有文獻的脈絡中解釋：

• 在開頭簡要總結主要發現。
• 將您的結果與先前研究比較，並解釋相似處或差異。
• 誠實討論您的研究優點與限制。
• 概述對理論、實務或政策的影響，並建議未來研究方向。

部分期刊要求單獨的結論段落；其他則將其視為討論的最後一段。請遵循期刊偏好，避免僅重複摘要內容。

2.7 致謝、資助與聲明

大多數期刊要求單獨設置致謝、資助資訊及利益衝突聲明部分。請確認所需的確切措辭與位置，例如在參考文獻列表之前或之後。

3. 引文與參考文獻格式

正確格式化的參考文獻展現細節的重視與對學術記錄的尊重，也有助讀者找到您引用的來源。每個期刊會指定其使用的參考文獻格式——常見選項包括 APA、MLA、Chicago、Vancouver 和 Harvard。

3.1 選擇與應用正確的格式

• APA style: 文中使用作者–日期引文；參考文獻列表按字母順序排列。廣泛用於社會科學和心理學。
• Vancouver style: 文中使用數字引文；參考文獻按出現順序排列。常見於醫學和健康科學領域。
• Harvard style: 類似 APA，標點和格式依期刊而異。
• MLA and Chicago: 在人文學科中較常見；可能使用註解和書目，而非純粹的文內引文。

為避免不一致，請使用參考文獻管理工具，例如 EndNote, Zotero, Mendeley, or Citavi。大多數工具提供期刊專用的輸出樣式，只要您的來源資料輸入正確，即可自動格式化引文和參考文獻列表。

3.2 常見引用錯誤

• 文中引用的參考文獻缺失，或參考文獻列表中有未被引用的文獻。
• “et al.”、姓名縮寫及期刊標題縮寫使用不一致。
• DOI 格式錯誤或缺少期刊要求的 DOI。
• 過度依賴非常舊或非同行評審的資料，尤其在需要最新文獻的領域。

提交前，系統性檢查每個文中引用是否有對應的參考文獻，且格式符合期刊範例。

4. 格式化圖表、表格與方程式

4.1 Figures

圖表（圖形、示意圖、影像）應清晰易讀且專業呈現：

• 使用高解析度檔案（圖像通常至少 300 dpi；線條圖則為 600 dpi）。
• 首選格式通常包括 TIFF、PNG、EPS 或高品質 JPEG。
• 圖表應依照正文中提及的順序連續編號（Figure 1、Figure 2 等）。
• 提供清晰、簡潔的圖說，說明圖表內容，無需讀者回頭參考正文。
• 確保軸標籤、圖例和符號在縮小至期刊頁面大小時仍足夠清晰可讀。

4.2 Tables

設計良好的表格有助於讀者快速掌握複雜資訊：

• 使用簡單的網格，並在相關欄位標題中清楚標示單位。
• 表格應依序編號（Table 1、Table 2 等），並在正文中引用每個表格。
• 在表格上方放置簡短的描述性標題，並在下方放置說明性註解或縮寫。
• 避免使用表格來呈現可以用一兩句話更有效傳達的數據。

4.3 方程式

對於使用數學或統計方程式的學科：

• 使用文字處理器的方程式編輯器或 LaTeX 以確保格式一致。
• 清楚對齊方程式，並依序編號，若在文本中引用（例如 Eq. (1)、Eq. (2)）。
• 首次使用時定義所有符號和參數，以避免混淆。

5. 字體、間距與邊界

雖然各期刊可能有所不同，但除非指南另有規定，標準稿件格式是常見且安全的選擇：

• 字體：常見要求為 Times New Roman 或 Arial。
• 字體大小：正文使用 11 或 12 點；如允許，註腳或圖例可用較小字體。
• 行距：全文雙倍行距使稿件更易閱讀和標註。
• 邊界：四邊約 2.54 公分（1 英吋）。
• 對齊方式：通常偏好左對齊（右邊不齊）的文字，而非兩端對齊。

使用文字處理器中的段落樣式，而非手動格式設定。如果期刊要求與您初始設定不同，這樣可以更輕鬆地進行全局更改。

6. 確保一致性、清晰度和完整性

一旦您的稿件遵循基本的結構和格式規則，請檢查整個文件的一致性和清晰度。

6.1 內部一致性

• 全文使用相同的術語、縮寫和單位。
• 確保標題遵循邏輯層次結構和一致的風格。
• 確認文本中結果的順序與表格和圖表的順序相符。
• 檢查數字和統計值（例如樣本大小、p 值、置信區間）在文本、表格和圖表中是否一致報告。

6.2 語言品質與可讀性

即使手稿格式完美，語言不清仍會影響評估。可先使用文法檢查工具，但不要完全依賴。考慮請同事閱讀以確保清晰，或聘請專業的編輯和校對服務—尤其是當您使用第二語言撰寫或投稿至標準嚴格的高影響力期刊時。

6.3 抄襲與原創性檢查

許多期刊使用相似度檢測工具篩選投稿。投稿前，請使用您機構認可的抄襲檢測軟體檢查手稿，並處理任何問題重疊。適當改寫、正確引用來源，避免未加引號或引用重複使用自己先前發表的文字（自我抄襲）。

7. 使用範本、LaTeX 及格式工具

為簡化格式設定，許多期刊提供可下載的 Word 或 LaTeX 範本。這些範本預先配置字體、標題和參考文獻格式，節省您的時間並降低錯誤風險。

• Word 範本：通常包含預設的標題樣式、參考文獻格式和符合期刊風格的版面設定。
• LaTeX 範本（例如透過 Overleaf）：在數學、物理和計算機科學等常用方程式和交叉引用的領域特別有價值。
• 參考文獻管理軟體：在開始在手稿中引用來源前，請確保在參考文獻軟體中選擇正確的期刊格式。

花點時間學習這些工具，能大幅加快準備和修訂手稿以投稿不同期刊的過程。

8. 投稿前的最後步驟

在您將檔案上傳至期刊投稿系統前，請完成以下最終檢查清單：

• 手稿是否遵循期刊要求的結構和章節順序？
• 標題頁是否完整且依照指引格式化（或如有要求，另行提交）？
• 摘要是否在字數限制內，且符合正確的結構化或非結構化格式？
• 所有圖表、表格及補充材料是否正確標示、在文中引用，並以正確格式上傳？
• 所有文內引用是否與參考文獻列表相符，且參考文獻格式是否一致？
• 您是否已包含所有必要的聲明（資金來源、利益衝突、倫理審核、資料可用性）？
• 您是否已仔細校對整篇手稿，或請專業人士編輯，以修正語言和格式問題？

準備一封簡潔且結構良好的求職信，強調您的研究原創性、與期刊讀者群的相關性以及符合倫理標準，也是良好做法。格式良好的手稿搭配專業的求職信，能留下強烈的第一印象。

結論

遵循期刊格式指南是出版過程中關鍵的一環。這不僅是形式上的要求，細心的格式設定展現專業態度、尊重編輯流程及注重細節。透過仔細閱讀作者指南、清晰結構您的手稿、應用正確的參考格式，以及高標準呈現圖表和方程式，您讓編輯和審稿人更容易專注於您研究的品質本身。

結合徹底的語言編輯、嚴格的一致性與原創性檢查，以及策略性使用範本和參考工具，良好的格式設定能減少延誤、縮短技術修訂輪次，並提高正面編輯決定的機會。如有需要，與經驗豐富的人類校對員和編輯合作，能進一步確保您的手稿符合期刊期望，並準備好在嚴苛的出版環境中競爭。

延伸閱讀

如需更多關於手稿準備和學術出版的見解，您可能會覺得以下資源有用：

1. 透過正確引用避免抄襲 – 了解正確引用做法如何支持研究誠信。
2. 撰寫結構良好研究論文的逐步指南 – 學習如何從引言到結論有條理地組織您的手稿。
3. 期刊影響因子解析 – 探討期刊指標如何影響能見度及為何應謹慎解讀。
4. 撰寫文獻回顧 – 探索有效綜合現有研究的策略。
5. 研究摘要：結構、最佳實踐與常見錯誤 – 改善您論文中最顯眼的部分之一。

這些資源可以幫助您完善手稿的內容和呈現方式，提高在競爭激烈的期刊中成功的機會。