如何专业地撤回稿件：指导和示范信件

如何专业地撤回稿件：指导和示范信

从期刊或出版社撤回稿件是每位学者都希望永远不必面对的决定。它可能让人感到不舒服、沮丧甚至对抗，尤其是因为学术出版系统在很大程度上依赖作者、编辑、审稿人和出版商之间的相互信任。然而，在某些合法情况下，撤回不仅是合理的，而且对于保护您的工作、您的职业利益以及在某些情况下您的学术诚信是必不可少的。

本扩展指南全面概述了如何、何时以及为何以道德方式撤回稿件，以及如何以尊重和专业的方式与编辑沟通。它还涉及做出此类决定的情感和智力方面，并提供基于公式的策略，用于撰写外交且有效的撤回信。

1. 理解撤回决定的伦理分量

向期刊或出版社提交稿件是一种隐含的承诺。编辑和审稿人投入大量时间和专业知识来评估您的工作。一旦同行评审开始，您的稿件就成为一个结构化编辑工作流程的一部分，这个流程消耗了真实的劳动和财务资源。

因此，撤回不是一件轻率的行为。它应保留用于以下情况：

• 继续进行该过程会损害您工作的完整性，
• 出版商的行为使您的稿件或声誉面临风险，
• 或不可预见的情况使完成或修订变得不可能。

在某些情况下，撤回可能是道德上必须的——尤其是当您发现错误、不当行为或使您自己的研究无效的方法学问题时。在其他情况下，当审稿人意见与您工作的核心理念根本冲突时，战略上撤回可能是明智的。

2. 稿件提交的五个阶段 — 以及何时撤回是可接受的

作者常常想知道在哪个阶段撤回变得不合适或不道德。答案取决于您的稿件在出版流程中的位置。该过程可以分为五个常见阶段：

阶段 1 — 提交后立即

在这个早期阶段撤回几乎总是被允许的，因为稿件尚未进入审稿阶段。原因可能包括：

• 意外提交到错误的期刊，
• 随后立即发现更合适的刊物，
• 识别无法等待的必要修订，
• 发现需要立即更正的错误。

编辑可能会感到不便，但撤回通常不复杂。

阶段 2 — 行政筛查期间

许多期刊会进行简短的初步评估以检查格式、相关性和完整性。此时撤回仍可接受，但应为任何干扰道歉。一些期刊已在内部记录提交，因此专业性很重要。

阶段 3 — 同行评审期间

这是最具伦理敏感性的阶段。大多数出版商认为稿件处于“积极评估”中，此时撤回意味着审稿人的努力被浪费。除非出现以下情况，否则不鼓励此阶段撤回：

• 审稿人要求重大修改，影响您的研究诚信，
• 发现严重的方法学问题，
• 出现无法快速解决的作者身份争议，
• 您发现期刊存在不道德行为，
• 或者需要采取行动的时间敏感情况（例如专利或紧急数据发布）。

即便如此，撤回请求必须外交得体且有明确理由。

阶段 4 — 同行评审后但接受前

这是最常见的撤回阶段之一，尤其是当审稿人要求进行根本性改变以彻底改造您的项目时。您没有义务对稿件进行超出识别范围的修改。如果您的方法论、理论或结构承诺与审稿人的要求有明显差异，最好撤回并寻找更合适的发表场所。

阶段 5 — 接受后或签订合同后

此阶段的撤回几乎总是不被鼓励的，可能会导致：

• 罚款，
• 违反合同索赔，
• 编辑关系紧张，
• 长期声誉损害。

然而，特殊情况——例如新发现的不当行为、法律责任或医疗紧急情况——可能证明撤回是合理的。需要极端的诚实和文档记录。

3. 评估您的撤回理由

作者有时仅因审稿意见令人失望或修订看似困难而考虑撤回。但撤回应仅限于符合以下一项或多项标准的情况：

• 您无法在伦理上进行所要求的修订。
• 期刊未能遵守其自身的编辑承诺。
• 合作者无法完成其贡献。
• 期刊表现出掠夺性或不专业的行为。
• 延迟威胁到资助义务、医疗责任或合同截止日期。

这是研究人员必须做出真正判断的部分。要问的问题是：

“这篇稿件还能在期刊的要求下成为我想要的作品吗？”

如果答案是坚决的“否”，撤回可能是合理的。

4. 撰写专业撤回信

撤回请求是一种正式的专业沟通。它应当：

• 言简意赅，
• 表达感谢，
• 避免情绪化语言，
• 包含清晰但简短的解释，
• 在适当情况下保持开放对话。

避免公开指责或批评审稿人。即使您强烈不同意审稿人的意见，撤回信也应以专业和客观的措辞来表达决定。

典型结构：

段落 1： 感谢编辑并感谢他们的时间。 段落 2： 明确说明撤回。 段落 3： 提供简要原因。 段落 4： 如适用，提供选项或下一步措施。 结尾： 再次表达感谢。

5. 维护长期的职业关系

学者们经常与同一出版社或期刊反复发表文章。编辑会换工作，但编辑委员会仍然相互关联。一封尊重的撤稿信可以维护你的职业声誉，甚至通过展示成熟和透明度来增强它。

编辑欣赏清晰和果断，许多人理解研究、合作者和环境会发生变化。关键是要礼貌、及时且深思熟虑地撤稿。

6. 避免掠夺性或不道德期刊

作者被迫在后期撤稿的原因之一是无意中向掠夺性期刊投稿。警示信号包括：

• 异常快速的接受承诺，
• 编辑委员会不明确，
• 接受后要求意外费用，
• 低质量的编辑，
• 沟通不一致。

如果你怀疑自己正在处理这样的期刊，撤稿既是声誉的需要，也是学术的必要。

7. 撤稿的情感方面

研究人员在面临撤稿时常常感到沮丧、尴尬或焦虑。这些反应是正常的。请记住：

撤回稿件并不代表失败。

这反映了：

• 学术诚信，
• 谨慎的判断，
• 对你工作的尊重，
• 战略决策。

重要的是你如何沟通以及你学到了什么。

8. 完整样本信件

以下两封样本信展示了如何在不同情况下以尊重且专业的方式传达撤稿决定。

📄 样本信件1 — 同行评审后撤回稿件 (点击展开或折叠)

教授 G. G. Innovator
社会学系
University of New Research
8 Round the Bend Road
美国加利福尼亚州伯克利，邮编94709
510-555-1100
gginnovator@uninewresearch.edu

Dr R. R. Publisher
社会科学编辑
University of New Research Press
22 Round the Bend Road
美国加利福尼亚州伯克利，邮编94709
510-555-1001
socscieditor@uninewresearchpress.edu

2018年2月20日

尊敬的出版社博士，

感谢您的来信以及您对我题为Disconnecting & Reconnecting in the Digital Age的手稿所提出的深思熟虑的意见。我很高兴您认为该手稿非常适合贵出版社，我也依然热衷于看到该项目纳入Current Concerns系列。然而，我不确定能否满足审稿人2和3提出的重大方法论修订请求，希望您允许我解释我的立场。

正如您所指出的，审稿人对第3章中详述的跨学科数据收集策略表示担忧，尤其是关于观察在公交车站发短信的个体。虽然我理解他们的顾虑，但这些方法是本书贡献的核心部分，也是本研究区别于早期研究的关键。按要求修改方法论将显著改变论点，可能削弱研究发现的原创性。

我最近在一次会议上展示了相关研究，另一位编辑对使用完全相同方法论方法发表稿件表现出强烈兴趣。因此，我不愿意以损害核心论点的方式修改文本。

我想强调，我感谢详细的审稿人反馈，并乐于全面回应其他建议。如果您认为在方法论问题上还有进一步讨论的空间，我非常欢迎这个机会。然而，如果接受的前提是必须满足所要求的更改，我必须正式请求撤回稿件。

此致敬礼，
Gregory Innovator
社会学教授

📄 示例信件 2 — 因病撤回论文 (点击展开或折叠)

Amanda Scholar博士
英语及相关文学系
东北大学
155 Research Road
英国北约克郡约克，YO10 2SS
01904 666333
amresearcher1@northeast.ac.uk

Bona Editor博士
世界文学系
西南大学
10 Tintagel Heights
英国康沃尔特雷维纳，PL34 0DD
01840 444222
bonaeditor@southwest.ac.uk

2018年2月22日

尊敬的编辑博士，

很遗憾地通知您，Achiever教授和我将无法提交题为The Lost Sonnets of Shakespeare in the Earliest London and Paris Editions的章节供您的编辑合集使用。我们非常感谢您在Achiever教授去年生病期间的灵活处理，并感谢您愿意接受我们的早期提纲。

虽然他的健康状况正在稳步改善，但他仍无法完成其章节所需的研究。由于我不是法国文学专家，无法负责任地代写他的部分。然而，我愿意通过专注于伦敦版本并对巴黎材料提供更一般性的评论来修订我们的贡献，同时指出Achiever教授的详细分析将在他未来的研究中进行。

如果这样的调整章节符合您的合集需求，我将很乐意继续进行。如果不符合，我们完全理解，并必须恭敬地请求撤回我们的投稿。对于此情况带来的任何不便，我们深表歉意，并感谢您的理解。

致以诚挚的问候，
Amanda Scholar
博士后研究员