学術誌の編集者へのプロフェッショナルな手紙の書き方
学術誌や科学誌に自分の論文を掲載したいと望むすべての学者は、ジャーナルの校正者とのコミュニケーションが必要であるという現実に直面します。ある著者は、このコミュニケーションを必要悪と呼ぶかもしれません。なぜなら、成功裏に出版を交渉するために必要なカバーレターやその他の手紙は、時に投稿した記事を書くのと同じくらい難しいことがあるからです。したがって、専門的なコミュニケーションの基準を達成し、それによって成功の可能性を高めるためのいくつかの戦略は、特にこれから執筆を投稿し、校正者とやり取りを始める学者にとって役立つかもしれません。
まず第一に、校正者に対しては正式な形式で書くことが重要です。今日の電子メールによるコミュニケーションは、かつての印刷された手紙ほど形式的でない傾向がありますが、それでも編集者の名前を調べて、例えば「Dear Dr Smith」のように正式に呼びかけることが重要です。現在の編集者の名前がどうしてもわからない場合は、「Dear Editor」が許容される代替表現であり、以前の編集者の名前を使ったり、「Hello」のような書き出しをするよりも好ましいです。文法的に正しく、効果的に句読点が打たれ、スペルミスのない完全な文を使って手紙を書いてください。文を段落に分け、考えを短い塊に分けることで、手紙に含める価値があると判断した情報が編集者の注意を引き、長い段落に埋もれて編集者が最後まで読まない可能性があるのを防ぎます。また、編集者に書く各手紙には、電話や従来の郵便で連絡が取れるように、完全な連絡先情報を記載するべきです。
フォーマルな文体で書くことは、敬意を示す印象を与えるのに役立ちます。このポジティブな効果は、ジャーナルや編集者のニーズを予測し、（カバーレターを書く場合は）時間と注意を割いてもらうことへの感謝を表現したり、（出版のためにあなたの原稿を検討した編集者に返答する場合は）すでに割いてもらったことへの感謝を示すことでさらに高めることができます。これはへつらったり「ありがとう」を繰り返すことを意味するのではありませんが、獲得校正者がいかに多忙であるかを念頭に置き、彼らがあなた自身と非常に似た資格を持つ成功した同僚であることを認識すれば、あなたの口調は適切である可能性が高いです。自分の書き言葉の印象に疑問がある場合は、自身の学術論文を発表したことのあるメンターや同僚に手紙を読んでもらい、彼らが受ける印象を共有してもらいましょう。編集者の個人的な友人でない限り、形式を省くことは考慮すべきではありませんし、その場合でも、著者と編集者の専門的な関係のダイナミクスに合うようにメッセージの表現を慎重に選ぶことが、投稿に関してコミュニケーションを取る際には望ましいです。
校正者は多忙であり、出版のために原稿を提出する各著者に割く時間が非常に限られていることを常に念頭に置いてください。そのため、やり取りでは明確かつ簡潔に要点を迅速に伝えることが不可欠です。あなたが書くのには理由があり、その理由は建設的なものでなければなりません。したがって、単に論文の却下に対して愚痴や不満を述べるためだけに編集者にメッセージを送るのは全く不適切です。査読者からの必要な変更点や混乱を招くコメントの説明を求めること、または修正を行う意図や修正できない点を説明することは、正当な理由として認められます。目的は、正確に伝え、あなたの視点を共有し、説得力のある立場を示すために十分な情報を提供することですが、編集者があなたの原稿について効果的な判断を下すために必要な以上の情報は提供しないことです。必要に応じて、追加情報のために論文の特定の箇所や要素を参照するよう促すことは、長い説明文をやり取りに含めてこの重要な読者の注意を失うよりも、しばしばより良い戦略です。
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