ジャーナル編集者とのメールによるコミュニケーション
専門的な文脈でメールを使ってコミュニケーションを取る学者は、遅かれ早かれ、メールが時に扱いにくい媒体であることに気づきます。確かに、メールは非常に簡単で即時性があり、それは大きな利点ですが、対面や電話でのコミュニケーションとは大きく異なり、その点を心に留めておくことが賢明です。読者はあなたの表情を見ることも、周囲の騒音を察知して明確で詳細なコミュニケーションを妨げる状況を理解することも、多くの場合、あなたの声のトーンを正確に判断することもできません。したがって、重要な研究やキャリアに関わるメールメッセージを作成する際には、細心の注意と思慮深い感受性、そして常にプロフェッショナルな姿勢が必要です。
投稿した論文を査読し、出版前に修正が必要であるとフィードバックを受けたジャーナル編集者へのメール返信を設計することは、あらゆる学術的または科学的著者にとって最も難しい執筆状況の一つです。ここで「設計する」という言葉を軽く使っているわけではありません。送るメールは、急いでまとめて編集者に送信してはいけません。もちろん、そのジャーナルでの出版を望まなくなり、今後もそのジャーナルで出版したくないと確信している場合は別ですが。よく考えられていない一通のメールが、潜在的に有用な関係を非常に速く壊してしまうことを忘れないでください。数週間または数ヶ月前にはそのジャーナルでの出版を望んでいたはずなので、そのような否定的な感情は、否定的に見えるフィードバックに対する感情的な反応の一部である可能性が高いです。深呼吸して、もう一度考え直してください。たとえ編集者の求める変更を行えないと決めたとしても、礼儀正しくプロフェッショナルな返信が必要です。
論文を修正して再投稿するかどうかにかかわらず、「こんな返答は予想していなかった」や「これらの修正に対応する時間が全くない」といった不満からメッセージを始めてはいけません。もちろん、変更の要求を予想していなかったでしょう。そんな期待は、提出前に論文を可能な限り良くしようとしなかったことを意味します。予期しなかった作業に対応する時間がほとんどないのは当然です。学者は忙しい人々ですが、校正者も同様に忙しく、編集者に送る言葉は読むのに時間がかかるため、送る一文一文が最良の効果を持つようにしたいものです。感謝の表現から始めるのが正しい方法であり、それは当然のことです。なぜなら、編集者があなたの論文を改善し、最終的にそのジャーナルでの出版を達成するために詳細なコメントを時間をかけてくれたことに感謝すべきだからです。もしそのような感情を持つのが難しい場合は、出版の望みが全くない定型的な拒否通知しか受け取らない著者たちのことを考えてみてください。あなたには彼らにない機会があるのですから、それを活かして「メッセージと論文に対する有益なコメントをいただき、誠にありがとうございます。」とメールの返信を始めてください。
その後に書く内容は、求められた修正にどう対応するかの決定によります。返信する前に計画をできるだけ十分に考えることが不可欠です。そうすることで、意図をできるだけ明確かつ正確に伝える返信を設計・作成でき、変更できない点やその正当な学術的理由の説明も含められます。常にプロフェッショナルな姿勢を保ち、編集者やジャーナルのニーズ、研究の誠実さ、修正の実際的な側面を考慮してください。最後に、伝えたい内容と同じくらい注意深く文章を構成することを忘れないでください。完璧な文章を作成できないことを示唆するような拙い文章は今は避けるべきです。経験豊富な同僚やメンターの助けを借りるか、プロの校正者のサービスを利用して、学術的に洗練されたメッセージに磨き上げてください。
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