ジャーナル編集者とのメールによるコミュニケーション
専門的な文脈でコミュニケーションを取るためにメールを使う学者は、遅かれ早かれ、それが時に扱いにくい媒体であることに気づきます。確かに、メールは非常に簡単で即時性があり、これは大きな利点ですが、対面や電話でのコミュニケーションとは大きく異なり、その点を心に留めておくことが賢明です。読者はあなたの表情を見ることができず、明確または詳細なコミュニケーションを妨げる周囲の騒音を察知できず、多くの場合、あなたの声のトーンを正確に判断することもできません。したがって、研究やキャリアにとって重要なメールメッセージを作成する際には、細心の注意と思慮深い感受性、そして常にプロフェッショナルな姿勢が必要です。
ジャーナルの編集者があなたの投稿した論文を評価し、出版前に修正が必要であるとフィードバックで示した場合に、その編集者に対するメールの返信を作成することは、あらゆる学術的または科学的著者にとって最も困難な執筆状況の一つです。ここで「作成する」という言葉を軽々しく使っているわけではありません。送信するメールは、決して急いでまとめて編集者に送信してはいけません。もちろん、もしあなたがそのジャーナルにもう掲載されることを望んでおらず、そのジャーナルに掲載されることを二度と望まないと確信している場合は別ですが。よく考えられていない一通のメールが、潜在的に有用な関係を非常に速く壊してしまうことを忘れないでください。数週間または数か月前にそのジャーナルに掲載されたいと望んでいたことを考えると、そのような否定的な感情は、否定的に見えるフィードバックに対する感情的な反応の一部である可能性が高いので、深呼吸して再考してください。たとえ編集者から求められた変更を行えないと判断したとしても、礼儀正しく専門的な返信をすることが求められます。
論文を再投稿のために改訂する予定があるかどうかにかかわらず、「こんな反応は予想していなかった」や「これらの修正に対応する時間が全くない」といった不満からメッセージを始めてはいけません。もちろん、変更の要求を予期していなかったでしょう；そのような期待は、提出前に論文を可能な限り良くしようと努力しなかったことを意味します。予期しなかった作業に対応する時間がほとんどないのは当然です；学者は忙しい人々ですが、校正者も同様であり、編集者に送る言葉は読むのに時間がかかるため、送る各文が最良の効果を持つようにしたいものです。したがって、感謝の表現から始めるのが適切であり、それは正当なことで、獲得編集者があなたの論文を改善し最終的に彼または彼女のジャーナルでの出版を達成するために詳細なコメントを時間をかけて提供してくれたことに感謝すべきだからです。そのような感情を抱くのが難しい場合は、出版の望みを全く持たない定型的な拒否通知しか受け取らない著者たちのことを考えてみてください。あなたには彼らにはない機会があるのですから、それを活用し、メールの返信を「私の論文に関するあなたのメッセージと有益なコメントに心から感謝します。」で始めてください。
その後に書く内容は、依頼された修正にどのように対応するかによって決まります。返信する前に計画をできるだけ綿密に考えることが不可欠です。なぜなら、そのような熟考が、変更できない点やその正当な学術的理由を含め、意図をできるだけ明確かつ正確に伝える返信を設計し作成するのに役立つからです。常にプロフェッショナルな姿勢を保ち、編集者やジャーナルのニーズ、研究の誠実性、修正の実際的な側面を考慮するよう最善を尽くしてください。最後に、伝えようとする内容と同様に、文章も慎重に構築されていることを確認してください。完璧な文章を作成する能力がないことを拙い文章で示す時ではありませんので、経験豊富な同僚やメンターの助けを求めるか、専門の校正者のサービスを利用して、学術的に洗練されたメッセージに磨きをかけてください。
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