原稿を専門的に撤回する方法：ガイダンスとサンプルレター

原稿を専門的に撤回する方法：ガイダンスとサンプルレター

ジャーナルや出版社から原稿を撤回する決定は、すべての研究者が直面したくないものです。これは不快で落胆させることもあり、時には対立的に感じることもあります。特に学術出版システムは著者、編集者、査読者、出版社間の相互信頼に大きく依存しているためです。しかし、撤回が正当化されるだけでなく、作品、専門的利益、場合によっては学術的誠実性を守るために不可欠な正当な状況も存在します。

この詳細なガイドは、原稿を倫理的に撤回する方法、時期、理由と、編集者と敬意を持って専門的にコミュニケーションを取る方法を包括的に解説します。また、そのような決定を下す際の感情的・知的側面に触れ、外交的かつ効果的な撤回文書を書くための定型的な戦略を提供します。

1. 撤回決定の倫理的重みを理解する

ジャーナルや出版社への原稿投稿は暗黙のコミットメントです。編集者や査読者はあなたの作品を評価するために多くの時間と専門知識を費やします。査読が始まると、原稿は実際の労力と財政的資源を消費する構造化された編集ワークフローの一部となります。

したがって、撤回は軽い行為ではありません。以下の場合に限定すべきです：

• プロセスを続けることが作品の誠実性を損なう場合、
• 出版者の行動が原稿や評判を危険にさらす場合、
• または予期せぬ事情により完成や修正が不可能になった場合。

場合によっては、誤り、不正行為、または自身の研究を無効にする方法論的問題を発見した場合、撤回は倫理的に必要とされることがあります。その他の場合では、査読者のコメントが作品の中心的なビジョンと根本的に対立する場合に戦略的に推奨されることもあります。

2. 原稿投稿の5段階 — そして撤回が許容される時期

著者はしばしば、どの段階で撤回が不適切または非倫理的になるのか疑問に思います。答えは、原稿が出版プロセスのどこにあるかによります。プロセスは一般的に5つの段階に分けられます：

ステージ1 — 投稿直後

この早い段階での撤回は、原稿がまだ査読に入っていないため、ほとんどの場合許容されます。理由には以下が含まれます：

• 誤って別のジャーナルに投稿してしまった場合、
• 直後により適切な掲載先を見つけた場合、
• 待てない必要な修正を特定した場合、
• 即時の修正が必要な誤りを発見した場合。

編集者に迷惑がかかるかもしれませんが、撤回は一般的に複雑ではありません。

ステージ2 — 管理的スクリーニング中

多くのジャーナルは書式、関連性、完全性を確認するための簡単な初期評価を行います。この段階での撤回はまだ許容されますが、混乱を招いたことを謝罪すべきです。一部のジャーナルはすでに内部で投稿を記録しているため、プロフェッショナリズムが重要です。

ステージ3 — 査読中

これは最も倫理的に敏感な段階です。ほとんどの出版社は原稿を「積極的な評価中」とみなしており、この段階での撤回は査読者の努力を無駄にすることになります。この段階での撤回は以下の場合を除き推奨されません：

• 査読者の要求が研究の誠実性を損なう大幅な変更を必要とする場合、
• 深刻な方法論的問題が発見された場合、
• 迅速に解決できない著者間の紛争が発生した場合、
• ジャーナルの非倫理的な行動に気づいた場合、
• または特許や緊急のデータ公開など、時間に敏感な状況が行動を必要とする場合。

それでも、要請は外交的で明確に正当化されなければなりません。

ステージ4 — 査読後だが受理前

これは撤回が最も一般的な段階の一つであり、特に査読者がプロジェクトを根本的に変えるような大幅な概念的変更を要求した場合に当てはまります。原稿を認識できないほど改訂する義務はありません。方法論的、理論的、構造的なコミットメントが査読者の要求と大きく異なる場合は、撤回してより適切な出版先を探す方が良いかもしれません。

ステージ5 — 受理後または契約署名後

この段階での撤回はほとんど常に推奨されず、以下のような結果を招く可能性があります：

• 罰金、
• 契約違反の請求、
• 編集者との関係悪化、
• 長期的な評判の損傷。

しかし、新たに発覚した不正行為、法的責任、医療緊急事態などの例外的な状況では、撤回が正当化される場合があります。極めて正直であり、文書化が必要です。

3. 撤回理由の評価

著者は時にレビュアーのコメントが期待外れだったり修正が困難に見えたりするだけで撤回を考えますが、撤回は以下のいずれかの基準を満たす場合に限定すべきです：

• 要求された修正を倫理的に行えない。
• ジャーナルが自身の編集上の約束を守らない。
• 共同研究者が貢献を完了できなくなる。
• ジャーナルが捕食的または非専門的な行動を示す。
• 遅延が助成金の義務、医療責任、または契約上の期限を脅かす。

このセクションは研究者が真の判断を下す必要がある部分です。問うべき質問は：

「この原稿は、ジャーナルの要件の下で私が望む作品になり得るか？」

答えが明確な「ノー」であれば、撤回は正当化される場合があります。

4. 専門的な撤回手紙の書き方

撤回の依頼は正式な専門的コミュニケーションです。以下を満たすべきです：

• 簡潔にする、
• 感謝の意を表す、
• 感情的な言葉は避ける、
• 明確だが簡潔な説明を含める、
• 適切な場合は対話の余地を残す。

レビュアーを公然と非難したり責めたりすることは避けてください。レビュアーのコメントに強く異議があっても、撤回の手紙は専門的かつ客観的な表現で決定を伝えるべきです。

典型的な構成：

パラグラフ1： 編集者に感謝し、時間を割いてくれたことに感謝します。 パラグラフ2： 撤回を明確に述べます。 パラグラフ3： 簡単な理由を提供します。 パラグラフ4： 適切であれば、選択肢や次のステップを提案します。 締めくくり： 再度感謝の意を表します。

5. 長期的な専門的関係の維持

学者はしばしば同じ出版社やジャーナルで繰り返し出版します。編集者は職を変わりますが、編集委員会は相互に繋がっています。敬意を持った撤回の手紙はあなたの専門的な評判を守り、成熟さと透明性を示すことでそれを強化することさえあります。

編集者は明確さと決断力を評価し、多くは研究、共同研究者、状況が変化することを理解しています。重要なのは、丁寧に、迅速に、そして思慮深く撤回することです。

6. 掠奪的または非倫理的なジャーナルの回避

著者が遅い段階で撤回を余儀なくされる理由の一つは、知らずに掠奪的ジャーナルに投稿してしまうことです。警告サインには以下が含まれます：

• 異常に速い採択の約束、
• 不明瞭な編集委員会、
• 採択後に要求される予期しない料金、
• 低品質な編集、
• 一貫性のないコミュニケーション。

もしそのようなジャーナルに関わっていると疑うなら、撤回は評判と学術の両面で必要不可欠になります。

7. 撤回の感情的側面

研究者は撤回に直面すると、しばしばフラストレーション、恥ずかしさ、不安を感じます。これらの反応は正常です。覚えておいてください：

原稿の撤回は失敗を意味しません。

それは次のことを反映しています：

• 学術的誠実さ、
• 慎重な判断、
• あなたの仕事への敬意、
• 戦略的意思決定。

重要なのは、どのようにコミュニケーションを取り、何を学ぶかです。

8. 完全なサンプルレター

以下の2通のサンプルレターは、異なる状況下で撤回の決定を敬意と専門性をもって伝える方法を示しています。