Hal yang Harus dan Tidak Harus Dilakukan dalam Cara Membalas Komentar Tinjauan Sejawat

Hal yang Harus dan Tidak Harus Dilakukan Saat Membalas Komentar Peer Review

1. Mengapa Surat Balasan Anda Sangat Penting

Menerima email keputusan yang mengatakan manuskrip Anda “tidak dapat diterima dalam bentuk saat ini” dan disertai halaman komentar reviewer bisa terasa seperti pukulan—terutama jika Anda diam-diam berharap “terima apa adanya.” Namun dalam penerbitan akademik modern, permintaan revisi biasanya adalah berita baik. Sangat sedikit manuskrip yang diterima tanpa revisi; banyak yang ditolak bahkan sebelum direview. Jika editor telah berinvestasi untuk mendapatkan umpan balik rinci dan mengundang Anda untuk mengirim ulang, mereka memberi sinyal bahwa mereka melihat potensi dalam karya Anda.

Pada tahap ini, dua hal kini menentukan peluang Anda untuk diterima akhirnya:

• kualitas dan kesesuaian revisi yang Anda buat, dan
• kejelasan, nada, dan kelengkapan balasan Anda kepada reviewer.

Surat balasan Anda bukanlah formalitas administratif; itu adalah dokumen persuasif yang ditujukan kepada editor dan reviewer. Ini menunjukkan apakah Anda telah memahami kekhawatiran mereka, menganggapnya serius, dan merevisi manuskrip dengan cara yang bijaksana dan profesional. Balasan yang membingungkan, defensif, atau tidak lengkap dapat merusak banyak niat baik yang tercipta dari keputusan awal editor “revisi dan kirim ulang.”

2. Langkah Pertama: Membaca, Merenung, dan Merencanakan

2.1 Baca komentar dengan cermat—dan lebih dari sekali

Sebelum menyusun balasan apa pun, baca surat editor dan semua komentar reviewer beberapa kali. Cetak atau letakkan berdampingan dengan manuskrip Anda. Saat membaca:

• Sorot atau garis bawahi perhatian utama yang muncul lebih dari sekali.
• Catat komentar mana yang utama (mempengaruhi metode, hasil, atau argumen keseluruhan) dan mana yang minor (typo, klarifikasi kecil, masalah format).
• Tandai komentar yang tidak Anda pahami sepenuhnya.

Jika makna reviewer tidak jelas atau Anda tidak yakin bagaimana menangani suatu poin tertentu, diskusikan dengan rekan terpercaya, rekan penulis, atau mentor. Anda mungkin kemudian mencari klarifikasi dari editor, tetapi garis dukungan pertama Anda adalah jaringan Anda sendiri.

2.2 Tentukan strategi revisi Anda

Ada dua cara umum untuk mendekati revisi dan surat tanggapan:

• Revisi terlebih dahulu, lalu tulis tanggapan: Anda memodifikasi manuskrip, kemudian menjelaskan semua perubahan dalam surat Anda.
• Tulislah tanggapan saat Anda merevisi: Untuk setiap komentar, Anda secara bersamaan merevisi manuskrip dan menyusun balasan yang sesuai.

Kedua pendekatan bisa berhasil. Yang penting adalah surat tanggapan akhir Anda dan manuskrip yang direvisi sepenuhnya selaras. Setiap perubahan yang Anda jelaskan harus benar-benar muncul dalam teks, dan setiap perubahan yang diminta yang tidak Anda buat harus secara eksplisit ditanggapi dengan penjelasan yang beralasan.

3. Menyusun Tanggapan yang Jelas dan Profesional

3.1 Mulailah dengan informasi penting dan nada yang positif

Mulailah surat tanggapan Anda dengan:

• mengucapkan terima kasih kepada editor dan reviewer atas waktu dan umpan balik konstruktif mereka, dan
• mengidentifikasi manuskrip Anda dengan judul dan, jika berlaku, nomor ID manuskripnya.

Paragraf pengantar singkat mungkin terlihat seperti ini:

“Kami mengucapkan terima kasih kepada editor dan reviewer atas evaluasi cermat mereka terhadap manuskrip kami, ‘[Title]’ (Manuscript ID [XXXX]). Kami menghargai komentar dan saran yang penuh pertimbangan, yang telah membantu kami meningkatkan kejelasan dan kekokohan makalah ini. Di bawah ini kami menanggapi setiap poin yang diajukan, dengan menunjukkan perubahan yang dibuat dalam manuskrip yang direvisi.”

3.2 Gunakan format poin demi poin

Format yang paling diterima luas dan membantu adalah tanggapan poin demi poin. Untuk setiap komentar, Anda:

1. Salin atau parafrase komentar reviewer.
2. Berikan tanggapan Anda di bawahnya.
3. Jelaskan perubahan yang Anda buat dan tunjukkan di mana perubahan itu muncul dalam manuskrip (nomor halaman dan baris).

Untuk menjaga segala sesuatunya tetap teratur:

• Labeli setiap komentar dengan jelas (misalnya “Peninjau 1, Komentar 1”; “Peninjau 2, Komentar 3”).
• Gunakan label seperti Komentar, Tanggapan, dan Perubahan agar editor dapat melihat dengan cepat mana yang mana.
• Pertimbangkan untuk memberi nomor komentar secara berurutan (1, 2, 3…) meskipun peninjau tidak melakukannya; ini memudahkan referensi selanjutnya.

Pewarnaan atau font berbeda dapat membantu Anda saat menyusun draf, tetapi ingat bahwa warna mungkin tidak terjaga dalam sistem pengiriman. Label yang jelas lebih dapat diandalkan.

3.3 Contoh balasan yang terstruktur dengan baik

Berikut adalah contoh tanggapan terhadap komentar peninjau tentang abstrak:

Peninjau 1, Komentar 1: “Abstrak mencakup poin-poin yang diperlukan, tetapi terlalu panjang dan tampak disalin dari kesimpulan. Penulisan ulang menyeluruh sesuai pedoman jurnal diperlukan, dan saya ingin melihat persentase tepat untuk temuan utama di kalimat akhir.”

Tanggapan: “Kami berterima kasih kepada peninjau atas pengamatan yang membantu ini. Kami setuju bahwa memberikan persentase yang tepat dalam abstrak akan membuat temuan utama lebih jelas. Kami juga telah memeriksa kembali pedoman jurnal dan menyadari bahwa abstrak asli kami tidak sepenuhnya mengikuti struktur yang direkomendasikan.”

Perubahan: “Kami telah menulis ulang abstrak sepenuhnya mengikuti format terstruktur yang ditentukan oleh jurnal (Latar Belakang, Metode, Hasil, Kesimpulan). Sekarang lebih singkat dan lebih fokus pada temuan utama. Kalimat akhir baru berbunyi: ‘[Masukkan kalimat revisi di sini dengan persentase].’ Abstrak revisi dapat ditemukan di halaman 2, baris 25–47 dari naskah.”

Tanggapan ini menggambarkan beberapa prinsip penting: rasa terima kasih, kesepakatan bila sesuai, pengakuan masalah, dan deskripsi tepat tentang tindakan korektif.

4. Hal yang Harus Dilakukan: Praktik Terbaik untuk Menanggapi Peninjau

4.1 Pertahankan nada yang tenang dan hormat

Bahkan ketika komentar terasa keras atau tidak adil, nada Anda harus tetap profesional dan sopan. Peninjau biasanya adalah sukarelawan tanpa bayaran; mereka telah meluangkan waktu untuk membaca karya Anda. Frasa seperti:

• “Kami menghargai saran ini…”
• “Kami setuju bahwa poin ini memerlukan klarifikasi…”
• “Ini adalah pengamatan yang sangat baik, dan kami sekarang telah…”

bantu menjaga suasana kolegial. Hindari sarkasme, pertanyaan retoris, atau bahasa yang menyiratkan bahwa peninjau hanya gagal memahami karya Anda yang luar biasa.

4.2 Tanggapi setiap komentar

Editor dan peninjau mengharapkan setiap poin dalam surat keputusan dan laporan tinjauan untuk ditanggapi. Melewatkan komentar, bahkan jika Anda menganggapnya sepele, dapat memberi kesan bahwa Anda mengabaikan umpan balik secara selektif. Jika Anda memutuskan untuk tidak menindaklanjuti saran kecil (misalnya, karena bertentangan dengan gaya jurnal), nyatakan secara eksplisit dan jelaskan alasannya.

4.3 Lakukan perubahan di mana pun Anda bisa secara wajar

Bahkan ketika Anda tidak setuju dengan saran, tanyakan pada diri sendiri apakah ada cara untuk mengakomodasi kekhawatiran dasarnya. Seringkali, komentar yang tampaknya “melenceng” menandakan bahwa bagian dari makalah Anda tidak jelas. Dengan memperbaiki penjelasan—meskipun Anda tidak membuat perubahan persis seperti yang diminta—Anda menunjukkan fleksibilitas dan keinginan tulus untuk membantu pembaca.

4.4 Jelaskan dan tunjukkan perubahan dengan jelas

Saat Anda menjelaskan perubahan, selalu tunjukkan di mana perubahan itu muncul dalam manuskrip yang direvisi. Ini menghemat waktu reviewer dari harus mencari modifikasi dan menunjukkan bahwa Anda menghargai waktu mereka. Kalimat yang umum bisa seperti:

“Kami telah menambahkan paragraf yang menjelaskan kriteria pengambilan sampel di Bagian 2.3 (halaman 7, baris 135–152).”

Beberapa jurnal meminta penulis menyoroti perubahan dalam manuskrip (misalnya, menggunakan perubahan terlacak atau teks berwarna). Ikuti instruksi ini dengan cermat, dan pastikan perubahan yang disorot sesuai dengan deskripsi dalam surat tanggapan Anda.

4.5 Mintalah bantuan saat diperlukan

Menanggapi ulasan yang kompleks bisa menjadi tantangan, terutama jika ini adalah revisi besar pertama Anda. Membahas laporan reviewer dengan rekan penulis atau mentor dapat membantu Anda menafsirkan komentar dan merencanakan tanggapan yang efektif. Jika bahasa Inggris bukan bahasa pertama Anda, pertimbangkan untuk meminta kolega atau layanan proofreading akademik profesional memeriksa surat tanggapan Anda untuk kejelasan, nada, dan ketepatan sebelum pengiriman.

5. Hal yang Tidak Boleh Dilakukan: Perangkap yang Harus Dihindari

5.1 Jangan merespons dengan kemarahan atau frustrasi

Adalah hal yang wajar merasa defensif ketika karya Anda dikritik. Namun, email dan surat yang ditulis dalam emosi sesaat dapat menyebabkan kerusakan yang bertahan lama. Jangan pernah mengirimkan tanggapan pada hari yang sama Anda membaca ulasan. Sebaliknya, buatlah draf balasan Anda, lalu biarkan setidaknya semalam dan baca ulang dengan kepala yang lebih dingin. Hapus atau ubah kalimat yang terdengar emosional, konfrontatif, atau meremehkan.

5.2 Jangan abaikan kekhawatiran besar

Jika reviewer mengangkat masalah substantif tentang metode, analisis, atau interpretasi Anda, hanya mengatakan “Kami dengan hormat tidak setuju” tanpa argumen lebih lanjut kemungkinan tidak akan memuaskan editor. Ketika Anda tidak dapat sepenuhnya memenuhi permintaan—misalnya, karena mengumpulkan data baru tidak mungkin dalam jangka waktu yang wajar—jelaskan ini dengan jelas dan tawarkan langkah alternatif yang telah Anda ambil:

“Kami setuju bahwa data tambahan dari situs kedua akan memperkuat generalisasi temuan kami. Sayangnya, ini di luar cakupan dan jangka waktu proyek saat ini. Namun, kami telah memperluas diskusi tentang keterbatasan ini di Bagian 5 (halaman 18, baris 390–410) dan memperjelas batasan kesimpulan kami.”

5.3 Jangan salah gambarkan perubahan

Kadang-kadang penulis mengatakan “kami telah mengubah X” padahal, setelah diperiksa dengan cermat, modifikasinya minimal atau tidak ada sama sekali. Ini mengikis kepercayaan. Jika Anda memutuskan untuk hanya membuat perubahan kecil, jelaskan dengan jujur. Lebih baik mengatakan:

“Kami telah sedikit mengubah kalimat pada halaman 10, baris 210 menjadi…”

"daripada mengklaim "revisi menyeluruh" padahal hanya dilakukan suntingan kosmetik."

"5.4 Jangan mempermainkan reviewer satu sama lain tanpa hati-hati"

"Kadang-kadang reviewer saling bertentangan. Satu mungkin mendesak Anda untuk menghapus bagian yang lain anggap sangat penting. Dalam kasus seperti itu, jangan hanya memilih komentar yang Anda sukai dan mengabaikan yang lain. Sebaliknya:"

• "jelaskan konflik tersebut dalam surat balasan Anda,"
• "jelaskan pendekatan yang Anda pilih, dan"
• "jika sesuai, minta panduan dari editor."

"Contohnya:"

"Reviewer 1 menyarankan menghapus Gambar 2, sementara Reviewer 2 menekankan pentingnya. Kami mempertahankan gambar tersebut tetapi menyederhanakan keterangan dan referensi silang, karena kami percaya itu membantu pembaca. Kami akan senang mengikuti panduan lebih lanjut dari editor mengenai hal ini."

"6. Kapan dan Bagaimana Tidak Setuju dengan Reviewer"

"Anda tidak wajib menerima setiap saran. Ada alasan sah untuk menolak perubahan, termasuk:"

• "saran tersebut secara faktual salah atau didasarkan pada kesalahpahaman terhadap data Anda,"
• "melaksanakannya akan merusak integritas studi atau menyalahartikan temuan Anda, atau"
• "pekerjaan yang diminta jelas berada di luar lingkup wajar dari proyek saat ini."

"Namun, setiap ketidaksepakatan harus dikemukakan dengan tenang dan didukung oleh bukti atau alasan yang jelas."

"Frasa yang berguna termasuk:"

• "Kami menghargai saran ini tetapi percaya bahwa..."
• "Kami dengan hormat tidak setuju karena alasan berikut..."
• "Kami telah mempertimbangkan poin ini dengan cermat; namun, data kami tidak memungkinkan kami untuk..."

"Jika memungkinkan, dukung posisi Anda dengan kutipan atau standar metodologis di bidang Anda. Contohnya:"

"Reviewer merekomendasikan menggunakan test X daripada test Y. Di bidang kami, test Y adalah pendekatan standar untuk data jenis ini (lihat Smith et al., 2020; Lee & Gomez, 2022), dan menerapkan test X akan melanggar asumsi independensi. Oleh karena itu, kami mempertahankan test Y tetapi telah memperluas Bagian 3.3 untuk menjelaskan pilihan ini dengan lebih jelas (halaman 9, baris 190–210)."

7. Melibatkan Editor Secara Konstruktif

Editor bukanlah pembawa pesan pasif antara penulis dan reviewer; mereka bertanggung jawab untuk menyeimbangkan berbagai sudut pandang dan membuat keputusan yang tepat. Jika Anda menemui:

• konflik reviewer yang tidak dapat didamaikan,
• komentar yang tampak tidak profesional atau di luar cakupan review, atau
• permintaan yang bertentangan dengan kebijakan jurnal,

Anda dapat membawa masalah ini ke perhatian editor—dengan sopan dan singkat. Misalnya:

“Kami berterima kasih atas umpan balik rinci dari kedua reviewer. Namun, kami mencatat bahwa rekomendasi mereka mengenai panjang pendahuluan saling bertentangan: Reviewer 1 menyarankan pengurangan substansial, sementara Reviewer 2 meminta informasi latar belakang lebih lanjut. Kami telah mencoba menyeimbangkan dengan menyederhanakan beberapa bagian dan menambahkan dua paragraf klarifikasi (halaman 3–4). Kami akan menyambut panduan editor apakah perubahan tambahan diperlukan.”

Editor menghargai penulis yang terlibat secara konstruktif dengan proses dan mengakui peran editor dalam menyelesaikan dilema tersebut.

8. Pemeriksaan Akhir Sebelum Pengiriman

Sebelum mengunggah manuskrip revisi dan surat balasan Anda, lakukan serangkaian pemeriksaan akhir:

• Apakah Anda telah menanggapi setiap komentar dari editor dan reviewer?
• Apakah surat balasan terstruktur dengan jelas, mudah diikuti, dan bebas dari kesalahan tipografi dan tata bahasa?
• Apakah revisi dalam manuskrip sesuai dengan perubahan yang Anda jelaskan?
• Apakah Anda telah mengikuti semua instruksi khusus jurnal untuk pengiriman ulang (penamaan file, track changes, penyorotan, dll.)?

Sering kali layak untuk meminta rekan membaca surat balasan Anda untuk memeriksa apakah nada dan penjelasan Anda jelas. Untuk pengiriman penting, banyak penulis juga menggunakan proofreading akademik profesional untuk meningkatkan ketepatan dan kehalusan.

9. Kesimpulan: Profesionalisme, Kesabaran, dan Ketekunan

Menanggapi komentar peer review adalah bagian integral dari publikasi ilmiah. Ini menuntut tidak hanya pengetahuan teknis di bidang Anda, tetapi juga diplomasi, perhatian terhadap detail, dan kemampuan untuk melihat kritik sebagai peluang daripada serangan pribadi. Permintaan revisi, betapapun menakutkannya, adalah tanda bahwa editor dan reviewer melihat nilai dalam karya Anda.

Dengan membaca umpan balik dengan cermat, merencanakan revisi Anda, dan menyusun tanggapan yang jelas, hormat, dan point-by-point, Anda sangat meningkatkan peluang Anda untuk mengubah "revise and resubmit" menjadi penerimaan akhirnya. Ketika Anda tidak setuju, melakukannya dengan bukti dan kesopanan menunjukkan bahwa Anda adalah peneliti yang percaya diri dan bertanggung jawab. Ketika Anda setuju, menerapkan perubahan secara menyeluruh dan transparan menunjukkan komitmen Anda terhadap kualitas.

Di atas segalanya, ingatlah bahwa peer review adalah sebuah percakapan. Surat balasan Anda adalah sisi Anda dalam percakapan itu. Perlakukan dengan perhatian dan profesionalisme yang sama seperti yang Anda terapkan pada penelitian Anda sendiri, dan itu akan menjadi alat yang kuat dalam kesuksesan publikasi Anda.