Cara Menarik Naskah Secara Profesional: Panduan dan Contoh Surat

Cara Menarik Manuskrip Secara Profesional: Panduan dan Contoh Surat

Menarik manuskrip dari jurnal atau penerbit adalah keputusan yang diharapkan tidak pernah dihadapi oleh setiap akademisi. Hal ini bisa terasa tidak nyaman, mengecewakan, atau bahkan konfrontatif, terutama karena sistem penerbitan ilmiah sangat bergantung pada kepercayaan bersama antara penulis, editor, reviewer, dan penerbit. Namun ada keadaan sah di mana penarikan tidak hanya dibenarkan, tetapi penting untuk melindungi karya Anda, kepentingan profesional Anda, dan dalam beberapa kasus, integritas akademik Anda.

Panduan panjang ini memberikan gambaran komprehensif tentang bagaimana, kapan, dan mengapa menarik manuskrip secara etis serta bagaimana berkomunikasi dengan editor secara hormat dan profesional. Ini juga membahas aspek emosional dan intelektual dalam membuat keputusan tersebut dan menawarkan strategi berbasis formula untuk menulis surat penarikan yang diplomatis dan efektif.

1. Memahami Bobot Etis dari Keputusan Penarikan

Mengirimkan manuskrip ke jurnal atau penerbit adalah komitmen tersirat. Editor dan reviewer menghabiskan banyak waktu dan keahlian untuk mengevaluasi karya Anda. Setelah peer review dimulai, manuskrip Anda menjadi bagian dari alur kerja editorial terstruktur yang memerlukan tenaga kerja dan sumber daya keuangan nyata.

Oleh karena itu, penarikan bukanlah tindakan sepele. Harus disimpan untuk kasus di mana:

• melanjutkan proses akan mengorbankan integritas karya Anda,
• tindakan penerbit membahayakan manuskrip atau reputasi Anda,
• atau keadaan tak terduga membuat penyelesaian atau revisi menjadi tidak mungkin.

Dalam beberapa kasus, penarikan mungkin secara etis diperlukan—terutama jika Anda menemukan kesalahan, pelanggaran, atau masalah metodologis yang membatalkan studi Anda sendiri. Dalam kasus lain, mungkin disarankan secara strategis ketika komentar reviewer bertentangan secara fundamental dengan visi utama karya Anda.

2. Lima Tahap Pengiriman Manuskrip — dan Kapan Penarikan Diperbolehkan

Penulis sering bertanya pada tahap mana penarikan menjadi tidak tepat atau tidak etis. Jawabannya tergantung pada posisi manuskrip Anda dalam proses penerbitan. Proses ini dapat dibagi menjadi lima fase umum:

Tahap 1 — Segera Setelah Pengiriman

Penarikan pada tahap awal ini hampir selalu diperbolehkan karena manuskrip belum masuk ke tahap review. Alasan dapat meliputi:

• pengiriman tidak sengaja ke jurnal yang salah,
• menemukan tempat yang lebih sesuai segera setelahnya,
• mengidentifikasi revisi yang diperlukan yang tidak bisa ditunda,
• mendeteksi kesalahan yang memerlukan koreksi segera.

Editor mungkin merasa terganggu, tetapi penarikan umumnya tidak rumit.

Tahap 2 — Selama Penyaringan Administratif

Banyak jurnal melakukan penilaian awal singkat untuk memeriksa format, relevansi, dan kelengkapan. Penarikan di sini masih dapat diterima, meskipun harus meminta maaf atas gangguan yang terjadi. Beberapa jurnal sudah mencatat pengiriman secara internal, jadi profesionalisme penting.

Tahap 3 — Selama Peer Review

Ini adalah tahap yang paling sensitif secara etis. Sebagian besar penerbit menganggap manuskrip "dalam evaluasi aktif," dan menarik sekarang berarti usaha reviewer terbuang sia-sia. Penarikan pada tahap ini tidak dianjurkan kecuali:

• tuntutan reviewer memerlukan perubahan besar yang mengorbankan integritas riset Anda,
• masalah metodologis serius ditemukan,
• perselisihan kepengarangan muncul yang tidak dapat diselesaikan dengan cepat,
• Anda menyadari perilaku tidak etis dari jurnal,
• atau situasi yang sensitif waktu (misalnya, paten atau rilis data mendesak) memerlukan tindakan.

Bahkan kemudian, permintaan harus bersifat diplomatis dan jelas dibenarkan.

Tahap 4 — Setelah Peer Review tetapi Sebelum Diterima

Ini adalah salah satu tahap paling umum untuk penarikan, terutama jika para reviewer meminta perubahan konseptual substansial yang akan mengubah proyek Anda secara fundamental. Anda tidak wajib merevisi manuskrip hingga tidak dikenali. Jika komitmen metodologis, teoretis, atau struktural Anda sangat berbeda dari yang diminta reviewer, mungkin lebih baik menarik dan mencari tempat publikasi yang lebih sesuai.

Tahap 5 — Setelah Diterima atau Setelah Menandatangani Kontrak

Penarikan pada tahap ini hampir selalu tidak dianjurkan dan dapat menimbulkan:

• biaya penalti,
• klaim pelanggaran kontrak,
• hubungan editor yang tegang,
• kerusakan reputasi jangka panjang.

Namun, keadaan luar biasa—seperti pelanggaran yang baru ditemukan, tanggung jawab hukum, atau keadaan darurat medis—dapat membenarkan penarikan. Kejujuran yang ekstrem dan dokumentasi diperlukan.

3. Menilai Alasan Anda untuk Penarikan

Penulis terkadang mempertimbangkan penarikan hanya karena komentar reviewer mengecewakan atau revisi tampak menantang. Namun penarikan harus disimpan untuk kasus yang memenuhi satu atau lebih kriteria berikut:

• Anda tidak dapat secara etis melakukan revisi yang diminta.
• Jurnal gagal memenuhi komitmen editorialnya sendiri.
• Rekan kolaborator menjadi tidak mampu menyelesaikan kontribusinya.
• Jurnal menunjukkan perilaku predator atau tidak profesional.
• Penundaan mengancam kewajiban hibah, tanggung jawab medis, atau tenggat kontrak.

Bagian ini adalah tempat peneliti harus menggunakan penilaian yang nyata. Pertanyaan yang harus diajukan adalah:

“Apakah manuskrip ini masih bisa menjadi karya yang saya inginkan sesuai dengan persyaratan jurnal?”

Jika jawabannya adalah “tidak” yang tegas, penarikan mungkin dibenarkan.

4. Menulis Surat Penarikan Profesional

Permintaan penarikan adalah komunikasi profesional formal. Harus:

• ringkas,
• ungkapkan apresiasi,
• hindari bahasa emosional,
• sertakan penjelasan yang jelas namun singkat,
• tetap terbuka untuk dialog jika sesuai.

Hindari menyalahkan atau mengkritik reviewer secara terbuka. Bahkan jika Anda sangat tidak setuju dengan komentar reviewer, surat penarikan harus menyampaikan keputusan dalam istilah profesional dan objektif.

Struktur tipikal:

Paragraf 1: Ucapkan terima kasih kepada editor dan akui waktu mereka. Paragraf 2: Nyatakan penarikan dengan jelas. Paragraf 3: Berikan alasan singkat. Paragraf 4: Tawarkan opsi atau langkah selanjutnya, jika sesuai. Penutup: Ungkapkan apresiasi sekali lagi.

5. Mempertahankan Hubungan Profesional Jangka Panjang

Akademisi sering menerbitkan berulang kali dengan penerbit atau jurnal yang sama. Editor berganti pekerjaan, tetapi dewan editorial tetap saling terhubung. Surat penarikan yang penuh hormat menjaga reputasi profesional Anda dan bahkan dapat memperkuatnya dengan menunjukkan kedewasaan dan transparansi.

Editor menghargai kejelasan dan ketegasan, dan banyak yang memahami bahwa penelitian, kolaborator, dan keadaan berkembang. Kuncinya adalah menarik kembali dengan sopan, cepat, dan penuh pertimbangan.

6. Menghindari Jurnal Predator atau Tidak Etis

Salah satu alasan penulis terpaksa melakukan penarikan di tahap akhir adalah mengirimkan tanpa sadar ke jurnal predator. Tanda peringatan meliputi:

• janji penerimaan yang sangat cepat,
• dewan editorial yang tidak jelas,
• biaya tak terduga yang diminta setelah penerimaan,
• penyuntingan berkualitas buruk,
• komunikasi yang tidak konsisten.

Jika Anda curiga sedang berurusan dengan jurnal seperti itu, penarikan menjadi kebutuhan reputasi dan akademik.

7. Aspek Emosional dari Penarikan

Peneliti sering merasa frustrasi, malu, atau cemas saat menghadapi penarikan. Reaksi ini adalah hal yang normal. Ingatlah:

Menarik kembali manuskrip tidak mencerminkan kegagalan.

Ini mencerminkan:

• integritas akademik,
• penilaian yang cermat,
• penghormatan terhadap pekerjaan Anda,
• pengambilan keputusan strategis.

Yang penting adalah bagaimana Anda berkomunikasi dan apa yang Anda pelajari.

8. Surat Contoh Lengkap

Dua surat contoh berikut menunjukkan cara mengkomunikasikan keputusan penarikan dengan hormat dan profesional dalam berbagai keadaan.