Comment rédiger des lettres professionnelles aux rédacteurs de revues scientifiques
Chaque auteur universitaire qui espère publier ses écrits dans une revue académique ou scientifique doit faire face à la réalité que la communication avec les correcteurs de la revue est nécessaire. Certains auteurs pourraient qualifier cette communication de mal nécessaire, car la lettre d'accompagnement et les autres lettres requises pour négocier une publication réussie peuvent parfois s'avérer aussi difficiles à rédiger que l'article soumis pour publication. Certaines stratégies pour atteindre un standard professionnel de communication et ainsi augmenter les chances de succès peuvent donc être utiles, en particulier pour les chercheurs qui commencent tout juste à soumettre leurs écrits et à correspondre avec les correcteurs d'acquisitions.
Il est, pour commencer, important d'écrire aux correcteurs dans un mode formel. La communication d'aujourd'hui par email tend à être moins formelle que ne l'étaient autrefois les lettres imprimées, mais il reste important de découvrir le nom de l'éditeur et de s'adresser à lui ou elle de manière formelle, en utilisant quelque chose comme « Cher Dr Smith ». « Cher Éditeur » est un substitut acceptable si vous ne pouvez tout simplement pas trouver le nom de l'éditeur actuel et est préférable à l'utilisation du nom d'un éditeur précédent ou à commencer simplement par quelque chose comme « Bonjour ». Rédigez votre lettre en utilisant des phrases complètes, grammaticalement correctes, ponctuées efficacement et sans fautes d'orthographe. Divisez vos phrases en paragraphes, séparant les idées en courts segments afin que les informations que vous jugez suffisamment importantes pour être incluses dans votre lettre attirent l'attention de l'éditeur et soient faciles à digérer, plutôt que de se perdre dans un long paragraphe que l'éditeur pourrait ne même pas finir de lire. Vous devez également fournir des coordonnées complètes sur chaque lettre que vous écrivez à un éditeur, lui permettant de vous contacter par téléphone ou par courrier traditionnel si désiré.
Écrire dans un mode formel vous aidera également à paraître respectueux, et cet effet positif peut être renforcé en anticipant les besoins du journal et de son éditeur et en exprimant votre gratitude pour le temps et l'attention qui seront accordés (si vous rédigez une lettre de motivation) ou qui ont été consacrés (si vous répondez à un éditeur qui a examiné votre travail pour publication) à votre travail. Cela n'implique pas de se prosterner ou de répéter plusieurs fois « merci », mais si vous gardez à l'esprit à quel point les correcteurs d'acquisitions sont occupés et reconnaissez qu'ils sont des collègues compétents avec des qualifications très similaires aux vôtres, votre ton sera probablement approprié. Si vous avez le moindre doute sur la façon dont votre voix écrite se perçoit, faites lire votre lettre par un mentor ou un collègue qui a publié ses propres écrits académiques et partagez l'impression qu'il en retire. Ce n'est que si vous êtes un ami personnel de l'éditeur que vous devriez envisager de vous passer de la formalité, et même dans ce cas, il est conseillé de formuler soigneusement votre message pour convenir à la dynamique d'une relation professionnelle entre auteur et éditeur lors de la communication au sujet de votre soumission.
Gardez toujours à l'esprit que les correcteurs à qui vous vous adressez sont surchargés de travail et disposent de très peu de temps à consacrer à chaque auteur qui soumet un texte pour publication, il est donc impératif d'être clair et concis, en allant rapidement à l'essentiel dans votre correspondance. Vous écrivez pour une raison, et cette raison doit être constructive, il est donc tout à fait inapproprié d'envoyer un message à un éditeur simplement pour se plaindre ou râler à propos du rejet de votre article. Demander des informations supplémentaires sur les modifications nécessaires ou des éclaircissements sur des commentaires confus des évaluateurs par les pairs est une raison valable d'écrire, tout comme expliquer les révisions que vous avez l'intention de faire ou que vous ne pouvez pas faire. L'objectif est de fournir suffisamment d'informations pour communiquer avec précision, partager votre point de vue et rendre votre position persuasive, mais pas plus que ce dont l'éditeur a besoin pour prendre des décisions efficaces concernant votre texte. Le renvoyer à des passages ou éléments spécifiques de votre article pour des informations supplémentaires, si cela s'avère nécessaire ou utile, est souvent une meilleure stratégie que d'inclure dans votre correspondance de longs paragraphes descriptifs qui pourraient faire perdre l'attention de ce lecteur essentiel.
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