如何给学术期刊编辑撰写专业信函
每位希望在学术或科学期刊上发表作品的学术作者都面临着一个现实：与期刊校对员沟通至关重要。有些作者可能会将这种沟通视为“必要之恶”，因为撰写成功发表所需的封面和其他信件有时与提交发表的文章一样困难。因此，一些达到专业沟通标准并从而提高成功率的策略可能会有所帮助，尤其是对于那些刚刚开始提交作品并与期刊校对员沟通的学者而言。
首先，以正式的方式给校对员写信非常重要。如今通过电子邮件沟通可能不如以往的印刷信件那么正式，但找到编辑的姓名并正式称呼他/她仍然很重要，例如使用“亲爱的史密斯博士”。如果您实在找不到现任编辑的姓名，“亲爱的编辑”也是一个可接受的替代称呼，而且比使用前任编辑的姓名或简单地以“你好”之类的开头更好。写信时，请使用完整的句子，语法正确，标点符号使用得当，并且没有拼写错误。将句子分成几段，将想法分成几个小块，这样您认为足够重要的信息才能吸引编辑的注意力并易于理解，而不是淹没在长篇大论中，编辑甚至可能无法读完。您还应该在每封给编辑的信中提供完整的联系方式，以便编辑可以通过电话或传统邮寄方式与您联系（如果需要）。
正式的写作方式也能让你显得尊重，而这种积极的影响可以通过以下方式体现：提前考虑期刊及其编辑的需求，并感谢他们将要投入的时间和精力（如果你正在撰写求职信）或已经投入的时间和精力（如果你正在回复一位考虑发表你作品的编辑）。这并不需要卑躬屈膝或反复说“谢谢”，但如果你考虑到被收购的校对人员有多忙，并意识到他们都是成功的同事，拥有与你非常相似的资历，你的语气很可能就很合适了。如果你对自己的写作风格有任何疑问，可以请一位发表过学术论文的导师或同事阅读你的信，并分享他们的感受。只有当你是编辑的私人朋友时，才应该考虑放弃正式的表达方式，即使在那种情况下，在沟通你的投稿时，也建议你谨慎措辞，以适应作者和编辑之间专业关系的动态。
请务必牢记，你写信给的校对人员工作繁忙，几乎没有时间照顾每位投稿作者，因此，你的信件必须简洁明了，快速切入主题。你写信是有原因的，而且这个原因应该是建设性的，所以仅仅为了抱怨或抱怨你的论文被拒而向编辑发信息是完全不合适的。请求进一步了解必要的修改，或澄清同行评审员提出的令人困惑的意见，这些都是写信的正当理由，解释你打算做或无法做的修改也同样重要。目标是提供足够的信息，以便准确地沟通，分享你的观点，并使你的立场具有说服力，但不要超过编辑对你的文章做出有效判断所需的信息量。如果编辑认为有必要或有帮助，可以参考你论文中的特定段落或元素来获取更多信息，这通常比在你的信件中加入长篇描述更好，因为长篇描述可能会分散这位重要读者的注意力。
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