Alguns Conselhos Gerais sobre a Submissão de uma Tese ou Dissertação para Exame

Algumas Dicas Gerais para Submissão de Tese ou Dissertação para Exame

Submeter uma tese ou dissertação é tanto um processo administrativo quanto um marco acadêmico. As regras variam entre universidades e até entre departamentos, então sua primeira regra é simples: encontre, leia e siga suas regras locais—e peça ao seu supervisor para confirmar quaisquer pontos que permaneçam confusos. O que segue é um guia prático, passo a passo, para ajudar você a planejar a submissão em si, evitar gargalos de última hora e se preparar para o que acontece após o exame. Considere-o um complemento ao seu manual oficial, não um substituto.

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1) Comece Cedo: Construa um Roteiro de Submissão

A maioria dos atrasos é procedimental, não intelectual. Elabore um roteiro de uma página assim que conseguir ver o fim da escrita.

• Localizar regulamentos: Regras da University, faculdade e departamento; modelo ou arquivo de classe (Word/LaTeX); requisitos de formatação; limites de extensão; regras para resumo e palavras-chave.
• Identificar papéis: Supervisor(es), administrador de pós-graduação, oficial de exame, examinadores internos/externos, equipe da biblioteca/repositório, escritório de ética, IP/transferência tecnológica.
• Listar entregáveis: Submissão pré-exame (geralmente PDF), cópias impressas (se exigido), formulários (submissão, declaração, originalidade, contribuições), CV, lista de publicações, pedido de embargo, permissões, aprovações éticas, depósito de dados.
• Mapear prazos: Prazos departamentais para janelas de formatura, nomeação/aprovação de examinadores, reservas de slots de submissão, prazos de impressão, considerações de visto/registro (quando aplicável).

Dica: Coloque o roteiro em um local visível (primeira página da sua pasta de tese). Quando atualizá-lo, coloque a data.

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2) Formatos & Padrões de Arquivo: O que e Como Submeter

Os formatos de submissão para exame e para a versão final, pós-correções, frequentemente diferem. Confirme ambos.

• Tipo de arquivo: O exame geralmente é em PDF; pós-exame pode exigir PDF/A (arquivamento). Mantenha seus arquivos-fonte (Word/LaTeX) intactos.
• Convenção de nomenclatura: Siga as orientações do portal (ex.: Lastname_Firstname_Thesis_2025.pdf); evite espaços e caracteres incomuns.
• Fontes & incorporação: Incorpore todas as fontes na exportação (verifique as propriedades do PDF). Fontes não incorporadas causam rejeições no repositório e erros de exibição.
• Noções básicas de acessibilidade: Títulos estruturados (H1–H3), PDF com tags quando possível, texto alternativo para figuras essenciais (se permitido), contraste de cores suficiente, texto pesquisável (sem digitalizações de página inteira).
• Requisitos de impressão (se houver): Gramatura/tamanho do papel (geralmente A4, 100–120 gsm para cópias finais), frente e verso, larguras das margens, tipo de encadernação (mole/dura), texto da capa, formato da lombada. Solicite provas com antecedência antes dos prazos.
• Arquivos grandes: Se seu PDF exceder os limites do portal, comprima as imagens de forma sensata (mantenha a legibilidade) ou use as instruções da universidade para transferência de arquivos grandes.

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3) Gerenciando a Circulação para Examinadores

A maioria dos departamentos cuida da distribuição, mas alguns exigem que os candidatos enviem cópias. Esclareça quem faz o quê.

• Nomeação do examinador: Geralmente coordenada pelo seu orientador ou coordenador de pós-graduação; muitas universidades exigem aprovação formal antes que você possa submeter.
• Prazo: Examinadores externos podem precisar de 6–8 semanas para leitura; planeje retroativamente a partir das datas-alvo da defesa/viva.
• Segurança & ética: Se sua tese contiver dados sensíveis, siga as políticas de transferência segura e faça a redação/appendix conforme necessário. Nunca envie dados confidenciais por e-mail de forma casual.

Modelo de e-mail (se precisar enviar cópias):

Assunto: Tese para Exame – [Your Name], [Program], [University]
Prezado Dr. [Surname],
Conforme acordado com o Escritório de Pós-Graduação, por favor encontre anexada (ou via link seguro) minha tese 
“[Title]” submetido para exame. O documento é um PDF bloqueado, numerado por página, e 
contém marcadores para navegação. Se você encontrar algum problema de acesso, por favor me avise.
Atenciosamente,
[Your Name] | [Program] | [ORCID/Student ID]

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4) Cronograma, Administração e Reservas

• Janela de submissão: Alguns portais fecham à meia-noite; outros às 16h horário local. Finais de semana e feriados podem atrapalhar impressão e assinaturas—evite riscos desnecessários.
• Agendamento da defesa/viva: Normalmente organizado pelo departamento; você pode ser solicitado a informar disponibilidade. Ofereça uma faixa de datas. Evite viagens ou compromissos importantes próximos às janelas prováveis.
• Prazos de formatura: Frequentemente há duas datas críticas: (1) submissão pré-exame até o fim do período; (2) depósito final pós-exame até o prazo do “arquivo de formatura”. Perder o segundo pode adiar sua formatura em um período.

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5) Documentos administrativos que você provavelmente precisará

Verifique quais se aplicam a você e prepare rascunhos antes da semana de submissão.

• Formulário de submissão: Detalhes do candidato, título da tese, contagem de palavras, data de submissão, endosso do orientador (às vezes digital).
• Declaração de originalidade: Confirma que o trabalho é seu; inclui declarações sobre material coautorado e publicações anteriores.
• Conformidade ética: Aprovações para pesquisa com humanos/animais (IRB/REC), declarações de proteção de dados, procedimentos de consentimento.
• Permissões de terceiros: Cartas/licenças para figuras, imagens e citações longas além do uso justo; linhas de crédito nas legendas.
• Pedido de embargo (se necessário): Justifique a duração (ex.: publicações pendentes, pedidos de patente, patrocinadores confidenciais). Confirme os períodos permitidos.
• Declaração de contribuição: Se capítulos derivam de artigos coautoria, especifique seu papel (conceituação, curadoria de dados, análise, redação, etc.).
• Disponibilidade de dados & código: DOIs do repositório, metadados, condições de acesso, nota de desidentificação.
• Resumo & palavras-chave: Siga os limites de palavras e vocabulários controlados se o repositório os utilizar.

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6) Permissões, PI e Embargos

Resolva questões de direitos antes da submissão; repositórios cada vez mais aplicam conformidade.

• Material publicado: Verifique as políticas do editor para reutilizar seus próprios artigos (pré-print vs. aceito vs. versões publicadas; reutilização de figuras; linhas de crédito). Alguns exigem remoção da “Versão do Registro”, outros permitem com uma declaração de licença.
• Conteúdo de terceiros: Capturas de tela, mapas, fotografias e tabelas frequentemente requerem permissão por escrito; mantenha cópias de e-mails/licenças e anote a redação exigida nas legendas.
• Lógica do embargo: Razões comuns: descobertas patenteáveis, políticas de periódicos que proíbem distribuição prévia, sensibilidade comercial ou acordos com patrocinadores. Escolha o embargo viável mais curto e forneça informações de contato para solicitações durante o embargo.
• Transferência de tecnologia: Se seus resultados forem patenteáveis, fale com o escritório de PI antes do depósito público. A divulgação pública (incluindo um repositório) pode comprometer os pedidos.

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7) Qualidade da Formatação: Os Últimos 5% Que os Examinadores Notam Primeiro

• Elementos pré-textuais: Ordem da página de título, declaração, agradecimentos, resumo, sumário, listas de figuras/tabelas, abreviações — consistentes e em conformidade.
• Títulos: Hierarquia lógica; estilos consistentes (frases nominais vs. formas em -ing); sem títulos órfãos no final das páginas.
• Paginação: Algarismos romanos para preliminares, arábicos para o corpo; centralizados e consistentes; figuras e tabelas incluídas nas contagens conforme regulamentos.
• Tipografia: Aspas inteligentes, travessões corretos (en para intervalos), espaços sem quebra entre números e unidades (por exemplo, 5 km), itálico para variáveis, ortografia consistente (AmE ou BrE).
• Figuras & tabelas: mínimo de 300 dpi para raster; formatos vetoriais quando possível; legendas autoexplicativas (defina abreviações); unidades e rótulos que correspondam ao texto; contrastes amigáveis para escala de cinza.
• Referências cruzadas: Automáticas e clicáveis onde permitido (referências cruzadas do Word / LaTeX \label/\ref); verifique após a compilação final.

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8) Referências e Citações: Zona de Tolerância Zero

Nada mina a confiança mais rápido do que erros de citação. Antes da submissão:

• Mapeamento 1:1: Cada citação no texto tem uma entrada correspondente; cada entrada é citada pelo menos uma vez (a menos que a política permita leituras não citadas).
• Aplicação do estilo: APA/Chicago/IEEE/Harvard/Vancouver aplicados consistentemente (ordem dos autores, maiúsculas/minúsculas em títulos, itálico, DOIs/URLs, datas de acesso).
• Material citado: Números de página/parágrafo fornecidos; citações correspondem às fontes; regras de citação em bloco seguidas.
• Diacríticos e nomes: Escreva os autores corretamente; mantenha os diacríticos.

Truque rápido de QC: Exporte a lista de referências para um arquivo temporário; ordene alfabeticamente e verifique duplicatas, capitalização inconsistente, anos ausentes e DOIs faltando.

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9) Dados, Código e Arquivos Suplementares

Muitas instituições incentivam — ou exigem — depósitos abertos. Mesmo que opcional, um bom arquivamento ajuda o seu eu futuro.

• Escolha do repositório: Repositório institucional, arquivos específicos da disciplina (por exemplo, OSF, Zenodo, Dryad) ou acesso controlado para dados sensíveis.
• Documentação: README, dicionário de dados, descrições de variáveis, estrutura de arquivos, versões de software, arquivos de ambiente (por exemplo, requirements.txt, renv.lock).
• Licenciamento: Escolha licenças padrão (por exemplo, CC BY para dados; MIT/GPL para código) se permitido pela política.
• Vinculação: Inclua DOIs na tese e nos formulários de submissão; garanta que as permissões de acesso correspondam ao seu embargo.

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10) Preparação para o Dia do Exame (Viva/Defesa)

Embora este guia foque na submissão, o exame é o próximo passo. Algumas dicas pragmáticas:

• Conheça suas edições: Mantenha uma lista dos pontos que você ajustaria agora (erros de digitação, esclarecimentos). Examinadores apreciam consciência e disposição para melhorar.
• Mapa da tese em uma página: Perguntas de pesquisa, métodos, principais descobertas (com números representativos), contribuição, limitações, trabalhos futuros.
• Apresentação de figuras: Prepare um breve conjunto de slides que reflita a estrutura do seu capítulo; antecipe “por que este método,” “explicações alternativas” e “condições de limite.”
• Políticas & ética: Esteja pronto para citar números de protocolo, procedimentos de consentimento e estratégias de proteção de dados.

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11) Após o Exame: Correções & Depósito Final

A maioria dos candidatos recebe correções. Planeje executá-las de forma eficiente.

• Carta de correções: Crie um registro de mudanças relacionando cada comentário do examinador à sua resposta e à localização exata das revisões (página/linha/seção). Use uma tabela.
• Prazo de entrega: Correções menores podem ser exigidas em 2–6 semanas; revisões maiores podem levar meses. Planeje o tempo de escrita adequadamente.
• Aprovação final: Algumas universidades exigem que supervisores/examinadores certifiquem as correções; confirme o processo e forneça a eles uma versão limpa e uma com controle de alterações onde permitido.
• Depósito final no repositório: Faça upload do PDF/A aprovado, metadados completos (resumo, palavras-chave, ORCID), anexe pedido de embargo se aprovado e vincule DOIs de dados/código.
• Impressão & encadernação: Se necessário para o arquivo ou formatura, confirme quantidades e especificações; mantenha uma “cópia do autor” pessoal.

Exemplo de registro de correções:

Comentário do Examinador	Resposta	Localização
Esclarecer as suposições da análise de poder.	Seção adicionada com justificativa do tamanho do efeito e análise de sensibilidade.	Cap. 3, §3.4, pp. 47–49
Defina acrônimos na primeira vez que aparecerem em cada capítulo.	Definições inseridas e Lista de Abreviações compilada.	Múltiplos (veja índice), pp. xiii–xiv

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12) Armadilhas Comuns—e Como Evitá-las

• Assumir que o formato do rascunho é igual ao formato de submissão: Confirme ambos os requisitos do exame e do depósito final; muitos candidatos só descobrem sobre PDF/A no final.
• Deixar permissões para a semana da submissão: Direitos de terceiros podem levar semanas. Identifique e solicite cedo.
• Quebrar referências cruzadas na última compilação: Sempre regenere o sumário, listas e referências cruzadas após aceitar alterações controladas ou mesclar capítulos.
• Ignorar a logística do embargo: Autoembargos não autorizados (ex.: simplesmente não enviar) podem atrasar seu grau. Use o processo oficial.
• Desalinhamento de formatação entre capítulos: Especialmente em teses multiartigo; aplique um estilo padrão para títulos, legendas e numeração.
• Fontes instáveis nas figuras: Se as figuras usam fontes incomuns, converta o texto em contornos ou incorpore as fontes na exportação PDF do seu software de plotagem.

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13) Lista de Verificação Rápida de Submissão (Imprima Isto)

• [ ] Li os regulamentos de submissão e exame do meu departamento (formato, comprimento, margens, elementos preliminares, embargo).
• [ ] Examinadores aprovados e cientes dos prazos prováveis; agendamento da defesa/viva discutido.
• [ ] PDF do exame exportado com fontes incorporadas; marcadores ativados; tamanho do arquivo aceitável.
• [ ] Sumário/listas gerados automaticamente e verificados; títulos, numeração e intervalos de páginas corretos.
• [ ] Referências são consistentes; toda citação tem uma entrada; citações possuem números de página.
• [ ] Figuras/tabelas atendem aos padrões de qualidade; legendas são autossuficientes; seguras para daltônicos; referências cruzadas clicáveis/precisas.
• [ ] Aprovações éticas e declarações incluídas; contribuições e publicações anteriores divulgadas.
• [ ] Permissões de terceiros obtidas e creditadas; pedido de embargo registrado se necessário.
• [ ] Dados/códigos depositados ou plano documentado; DOIs/links adicionados onde permitido.
• [ ] Formulários finais preenchidos (submissão, originalidade, resumo/palavras-chave, metadados do repositório), assinados onde exigido.
• [ ] Cópias de backup armazenadas (local + nuvem); pedidos de impressão realizados (se necessário).

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14) Cronograma Sugerido (Ilustrativo)

Quando	O que fazer
12–16 semanas antes da viva alvo	Confirme os examinadores; revise as normas; liste as permissões necessárias; consulte o escritório de PI se relevante.
8–10 semanas antes	Solicite permissões de terceiros; elabore a justificativa do embargo; configure repositórios de dados/código.
6 semanas antes	Pré-revisão; padronize a formatação; compile em um único arquivo; regenere o sumário e as listas.
4 semanas antes	Simulado interno da viva; aprovação final do orientador; exporte o PDF do exame; prepare os formulários.
Dia da submissão	Envie via portal; confirme o recebimento; se for impressão, entregue conforme as instruções; provavelmente agende as janelas da viva.
Após o exame	Prepare o registro de correções; revise; reexporte o PDF/A; deposite no repositório; envie os formulários finais; verifique o status de graduação.

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15) Encorajamento Final

A submissão não é apenas um obstáculo burocrático — é o momento em que seus anos de pesquisa entram no registro acadêmico. Precisão na formatação, permissões e documentação garante que suas ideias circulem sem atritos. Leia as regras, pergunte cedo, planeje de trás para frente e trate sua submissão como um mini-projeto com entregas claras. Faça isso, e seus examinadores poderão focar no que importa: sua contribuição para o conhecimento.

Precisa de uma auditoria pré-submissão da sua tese (formatação, referências, permissões, PDF/A, metadados do repositório)? Nossos editores acadêmicos podem realizar uma verificação alinhada às normas para que você envie uma vez — e envie corretamente.