概要
編集者への効果的な返信には3つの特徴があります：感謝の口調、正確な内容、分かりやすい構成。編集者の構成を反映し、ページ／行番号や図のIDを引用し、添付ファイル名を正確に記載し、簡潔な変更履歴を保ちます。依頼が方針や可読性と矛盾する場合は適合する代替案を提示し、さらなる指示を求めて締めくくります。
返信に含めるもの：カバーレター、トラック変更およびクリーンな原稿、更新された図表（正しいフォーマット／dpi）、参考文献ファイル（要求された場合）、変更履歴、整合した補足資料、（指摘があれば）校正確認。明確な件名、正しい敬称、ORCID付きのプロフェッショナルな署名を使用してください。
提供されているテンプレート：本ガイドの最後に6つの適応可能なフォーマット：初回返信2種（レター＋メール）、再投稿カバーレター2種（レター＋メール）、完全なサンプルレター2種、それぞれが明確で再利用しやすいアコーディオン形式で。
避けるべきこと：依頼を無視すること、不明瞭なファイル名、指摘せずに新しい内容を追加すること、防御的な口調。 チェックリスト：件名に原稿ID；編集者名が正しい；編集者の指示に沿った変更の要約；すべてのファイル添付；変更履歴と場所；校正メモ（必要な場合）；プロフェッショナルな締めくくり。
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ジャーナル編集者への返信方法：ガイダンス、6つのテンプレートとヒント
すべての編集者からのメッセージは異なりますが、効果的な返信には共通の特徴があります。それは、感謝の気持ちを込めた口調で、内容が正確で、分かりやすいことです。よく構成された返信は、編集者に対して、彼らの懸念を理解し、指示に従い、作業を容易にする形でファイルを準備したことを安心させます。
このガイドはまず返信の考え方（トーン、構成、添付ファイル）を説明し、次に変更点を明確に伝える方法を示し、最後に適用可能な6つのテンプレートを紹介します。手紙や名前は架空のものであり、表現やレイアウトはご自身の詳細で再利用できます。メールで返信する場合（現在最も一般的）、同じ構成が適用されます。内容を明確、整理、完全に保ち、ジャーナルの投稿システムにファイルの管理を任せてください。
1. 戦略的に返信に取り組む方法
編集者の手紙をゆっくり、理想的には複数回読み始めてください。主な懸念のカテゴリー（例えばフォーマット、構成、参考文献、言語など）をハイライトし、手紙の構成をメモします。目標は、編集者の見出しを拾い、各ポイントに順に答え、決定を真剣に受け止めたことを示す、親しみやすい返信を送ることです。
1.1 感謝と明確さをもって始める
編集者の時間と原稿を検討してくれたことに感謝の意を表して始めてください。一、二文で受け取った核心的なメッセージを再述します。例えば、論文は範囲として適切に見えるが現状の形式では検討できない、などです。その後、指示に沿って改訂する意向があることと、次のステップを確認するために書いていることを述べてください。
1.2 編集者の構成を反映する
手紙がFormatting、Structure、Referencesなどの見出しで問題を分類している場合は、同じ順序で同じラベルを使って返信してください。これにより編集者はメッセージを簡単にスキャンでき、各リクエストがどのように対処されたかを確認できます。編集者が番号付きのポイントを示している場合は、概要や別の変更ログでその番号を簡潔に繰り返すことができます。
1.3 編集者と同じくらい具体的に
編集者や制作スタッフは具体的な指標（ページ番号、行番号、図のID、表のタイトル、正確なファイル名）を基に作業します。返信では、可能な限りこれらの指標に変更を結びつけてください。「要約を修正しました」と書く代わりに、「要約を248語に短縮し、要求された見出しを付け、p. 1の8～31行に配置しました」と書きます。ファイルを言及する際は、アップロードした正確な名前を使用し、曖昧さを避けてください。
1.4 必要に応じて合理的な代替案を提示する
時折、リクエストが他の制約（ページ数制限、図の判読性、ジャーナルの規則、研究の誠実性など）と衝突することがあります。そのような場合、単に拒否するよりも代替案を提案する方が望ましいです。図を結合せずに別々に保つ、あるいは資料を完全に削除するのではなく補足情報に移すなどの方法があります。なぜあなたの代替案がジャーナルの目的や良い慣行により近いのかを説明し、リクエストを真剣に検討したことを示してください。
1.5 シンプルな変更履歴を保つ
短い変更履歴は、レターに埋め込むか別の文書として添付することで、編集者が原稿全体を再読せずにあなたの行ったことを把握するのに役立ちます。4列（セクション、編集者の指摘、あなたの対応、改訂原稿内の場所）からなる表で十分なことが多いです。このガイドの後半にあるテンプレートは、適応可能な出発点を提供します。
1.6 開かれた態度と敬意をもって締めくくる
返信の最後には、さらなる指示を歓迎する旨を伝えましょう。追加の修正を喜んで行うこと、さらなる提案を歓迎することを確認してください。礼儀正しい締めくくりの段落は、編集者にあなたが協力的で、応答的かつプロフェッショナルであるという印象を与えます。これらの資質は、難しい編集判断を容易にすることが多いです。
2. 返信に含めるべきもの
あなたのメッセージは再投稿の一部に過ぎません。編集者はまた、ジャーナルの指示に合ったきれいに整理された補助ファイルのセットを期待しています。返信を、小さくよくラベル付けされたパッケージのカバーシートと考えるとよいでしょう。
2.1 基本書類
最低限、カバーレター（返信文）、すべての編集を示す変更履歴付き原稿、およびすべての変更を受け入れたクリーン原稿が必要です。レターで両方のファイルに言及し、明確で説明的な名前を使用してください。理想的には「[ShortTitle]_tracked.docx」および「[ShortTitle]_clean.docx」です。多くのジャーナルは別の参考文献ファイル（例：.bib、.ris、EndNoteライブラリ）も要求します。要求があれば、一貫した名前を付け、返信で更新済みであることを示してください。
2.2 図表および補足資料
図表はしばしば特別な注意が必要です。画像が必要な解像度とファイル形式（例えば、高解像度のTIFFやEPSファイル）を満たしていること、ファイル名が本文中のラベルと一致していること、略語が表の下の注釈で明確に定義されていることを確認してください。補足資料（追加の図、データセット、プロトコルなど）がある場合は、ジャーナルの規則に合わせて名前を変更し、改訂原稿内で相互参照してください。
2.3 変更履歴と校正の確認
大幅な修正を行った場合は、短い変更履歴を添付するか、要約した表をレターに埋め込んでください。編集者は、言語に関する懸念があった場合に、原稿が専門的に校正されたことを確認する簡単なメモも評価します。長々と書く必要はなく、論文が特定の日付に専門の学術編集サービスによってレビューされたことを説明する一文で十分なことが多く、ジャーナルが許可していれば証明書を添付しても構いません。
3. 実践におけるトーンとフォーマット
内容や添付ファイルを超えて、編集者は返信のトーンやフォーマットにも注意を払います。これらの小さな詳細が、あなたの返答の受け取られ方に大きな影響を与えることがあります。
3.1 件名行と挨拶
メール返信では、“Manuscript ID JME-24-0561 — Response to Editorial Comments”や“Resubmission: JME-24-0561 — Revised Formatting/Structure/References”のような正確で情報豊富な件名を使用してください。編集者の名前がわかっている場合は丁寧に名前で呼びかけます（“Dear Dr [Surname]”または“Dear Editor-in-Chief [Surname]”）。メッセージが一般的なアカウントから来た場合は、“Dear Editorial Office”でも構いません。
3.2 長さとレイアウト
形式や構造の問題だけに対応する最初の返信は通常400～900語に収まります。主要な概念的変更を説明する詳細な再提出レターは長くなることがありますが、それでも明確さと読みやすさを優先すべきです。短い段落、情報豊富な小見出し、適切な場合は密集したテキストの塊よりも短いリストを使用してください。正式なレターでは、住所、日付、件名行を含む従来のレイアウトが依然として好まれます。
3.3 専門的な結びとアイデンティティ
「敬具」や「感謝を込めて」などの中立的で専門的な結びの言葉で締めくくり、氏名、役職、所属、連絡先を続けてください。ORCID iDを含めることで、学術的なアイデンティティが強化され、編集者が複数のプラットフォームにわたるあなたの出版物を結びつけやすくなります。メール版では、氏名、所属機関、ORCIDを含むコンパクトな署名行で十分なことが多いです。
4. ガイダンスから実践へ：テンプレートの連携方法
このガイドの残りの部分では、一般的なアドバイスを具体的な言葉に変換します。最後の6つのテンプレートは、2つの一般的なシナリオをカバーするように設計されています。
Scenario A: 形式・構成・参考文献に関する編集者からの最初の返信。 ここでは問題点を理解していること、修正する意志があること、修正済みバージョンが真剣に再検討されるかどうかを知りたいことを確認したい場合です。このシナリオは以下で扱われています。
Template 1: 最初の正式な返信レター（A.1、レター形式）。
Template 2: 同じメッセージの簡潔なメール版。
Scenario B: 要求された変更を行った後の再提出。 ここでは改訂した原稿を送付し、行った内容を一点ずつ正確に記録する必要があります。これは以下で扱われています。
Template 3: 変更履歴の要約を含む正式なカバーレター（A.2、レター形式）。
Template 4: メールベースの返信を好むジャーナル向けのコンパクトなメール版。
これら4つの柔軟なテンプレートに加え、記事の最後には、この言語が現実的な状況でどのように見えるかを示す、完全に作成された2つのサンプルレターが掲載されています。
テンプレート5： レターA.1 — 架空の著者（Sandra Jones）が、フォーマットやスタイルの問題が指摘された後、真剣な再考を求めるために書いています。
テンプレート6： レターA.2 — 同じ著者が改訂論文を再投稿し、行った変更を記録しています。
6つのテンプレートの要素を組み合わせることもできますが、アコーディオンで分けておくと、状況に最も合う部分をコピーして調整しやすくなります。
5. よくある落とし穴と最終チェックリスト
経験豊富な著者でも返信でつまずくことがあります。編集者とのやり取りで繰り返し起こる4つの問題があります。
1. 重要な要望への無回答。 主要な指摘が無視されると編集者は苛立ちます。要望が該当しないと思われる場合でも、それを認めて簡潔に理由を説明してください。
2. 不明瞭なファイル名。 “final_version2.docx”のような曖昧なファイル名は、編集者に何を開いているのか推測させます。手紙や原稿のラベルに合った説明的で一貫した名前を使用してください。
3. 新規内容の未表示。 編集者が求めていない新しい分析や段落を追加した場合は、変更履歴でそれらを明示し、なぜ論文を強化するのか簡潔に説明してください。
4. トーンの誤り。 堅く異議を唱えることは可能ですが、同時に協調的であるべきです。感情や個人的判断ではなく、証拠、ジャーナルの方針、読者の利益に焦点を当ててください。
返信を送信する前に、簡単なチェックリストで最も一般的な見落としを確認できます。
- [ ] 件名には原稿IDと簡単な説明が含まれています。
- [ ] 編集者の名前、肩書き、敬称が正しいです。
- [ ] あなたの指摘の順序は編集者の見出しと番号付けに沿っています。
- [ ] 変更履歴付きとクリーンな原稿が添付されており、図表は技術的要件を満たしています。
- [ ] 簡潔な変更履歴が提供されており、ページや行の参照があります。
- [ ] 編集者が懸念を示した場合、校正や言語編集が記載されています。
- [ ] あなたの結びの言葉は専門的で、連絡先情報とORCIDが完全に含まれています。
以下のテンプレートをあなたの状況に合わせて調整することで、編集者が価値を置く、専門的で整理され、応答性の高いコミュニケーションが可能になります。これは、よく準備された原稿と同じくらい重要な資質です。
6. テンプレートとサンプルレター（6つのアコーディオン）
以下の各アコーディオンには、完全なテンプレートまたはサンプルレターが含まれています。クリックして展開し、文言や構成をコピーして、ご自身の原稿、ジャーナル、編集者とのやり取りに合わせて調整してください。
テンプレート1 — 書式・構成・参考文献の問題後の最初の返信（正式な手紙） (クリックで展開または折りたたみ)
[Your Department Letterhead, if available] [Your Name]、博士 [Department, University] [Street Address] [City, Postal Code, Country] T: [+Country Code Phone] | E: [your.email@university.edu] | ORCID: [0000-0000-0000-0000] [Date] Dr [Editor’s Firstname Lastname] [Title], [Journal Name] [Publisher or Editorial Office Address] [City, Postal Code, Country] 件名：原稿「[Full Title]」(原稿ID：[JNL-YYYY-XXXX]) 親愛なる[Lastname]先生、 [date]付のご連絡ありがとうございます。「[Title]」に関するご評価に感謝し、論文が[Journal Name]の範囲に適していることを認めます。ご指摘の(1)書式、(2)構成、(3)参考文献の3点について、ジャーナルの著者指示に沿って対応しています。 具体的には、以下を行います： 1) 書式設定 — ジャーナルのテンプレートを適用し、見出しレベルを更新し、図表の番号をスタイルに従って付け直し、すべての図が必要な解像度とファイル形式（TIFF/EPS）を満たすようにする。 2) 構成 — 要約を指定された語数制限と見出しに修正し、セクションをIMRaD順に並べ替え、非必須内容を補足資料に移動。 3) 参考文献 — すべての引用を[journal style, e.g., Vancouver/Harvard]に変換し、[Index]を用いてジャーナル略称を標準化し、欠落しているDOIを追加し、原典記事と照合して正確性を確認。 [X–Y]日以内に修正を完了する予定です。進める前に、修正再提出が真剣に出版再検討されることの確認をいただければ幸いです。 再度のご指導ありがとうございます。[Journal Name]に完全に合わせる機会を大切にし、トラックド変更版とクリーンファイル、簡単な変更履歴を提出いたします。 敬具、 [Signature, if sending as PDF] [Your Name]、博士 [Position], [Department, University] ORCID: [0000-0000-0000-0000] E: [your.email@university.edu] | T: [+Country Code Phone]
テンプレート2 — 書式・構成・参考文献の問題後の最初の返信（メール版） (クリックで展開または折りたたみ)
件名：原稿ID JME-24-0561 — 編集部の書式・構成・参考文献に関する指示への回答 親愛なる[Lastname]先生、 「[Title]」(JME-24-0561)に関するご連絡ありがとうございます。ご評価に感謝し、以下の点を修正中であることを確認いたします： - 書式設定 — テンプレート、見出し、図表の番号付け、対応ファイル形式/解像度。 - 構成 — 要約の見出し/長さ、IMRaD順序、非必須内容を補足資料へ移動。 - 参考文献 — [Vancouver/Harvard]スタイル、標準的なジャーナル略称、DOIの追加、正確性の確認。 完全に修正されたバージョンが再度出版検討されることを確認していただけますか？変更履歴付きのトラックドファイルとクリーンファイルを添えて、[X–Y]日以内に再提出いたします。 よろしくお願いいたします。 [Your Name]、博士 | [University] | ORCID: [0000-0000-0000-0000]
テンプレート3 — 修正原稿のカバーレター（変更履歴の概要付き正式版） (クリックで展開または折りたたみ)
[Your Department Letterhead, if available] [Your Name]、博士 [Department, University] [Address | 連絡先 | ORCID] [Date] Dr [Editor’s Firstname Lastname] [Title], [Journal Name] 件名：改訂原稿「[Full Title]」（原稿ID：[JNL-YYYY-XXXX]） 親愛なる[Lastname]先生、 原稿を改訂する機会をいただきありがとうございます。ジャーナルのガイドラインと編集コメントに従い、包括的な更新を完了しました。以下を同封します： 1) 変更履歴付き改訂原稿（ファイル名：[Title]_tracked.docx） 2) クリーンな原稿（ファイル名：[Title]_clean.docx） 3) 更新された図表（TIFF/EPS、1200 dpiの線画；ファイル名は本文中のラベルと一致） 4) 変更履歴（2ページ）にすべての修正を要約 5) 校正確認（専門の学術編集者によるレビュー完了：[date]） 以下に、主な変更点を要約し、指摘事項に対応させています。 A. 書式設定 - ジャーナルテンプレートを適用；見出しレベル（H1–H3）と順序を修正。 - 図表の番号を連番に再設定；本文中の呼び出しが配置より前になるように確認。 - すべての画像を必要な形式／解像度に変換；編集可能なソースファイルを要求に応じて提供。 B. 構成 - 要約は現在構造化されている（背景、方法、結果、結論）、248語（≤250）。 - 原稿をIMRaD形式に再編成；詳細な方法論は「Supplementary Methods (Note S1)」に移動。 - 語数制限に合わせて議論を約18％短縮；制限事項を単一の小節に統合。 C. 参考文献 - [Ref Manager]を使用して[Vancouver/Harvard]スタイルに変換；元記事と照合済み。 - ジャーナル略称を[Index Abbrev.]に標準化し、利用可能な場合はDOIを追加しました。 - 重複および引用されていない参考文献を削除し、3件の著者名の綴りを修正しました。 D. 代替案が必要な1つの要望された変更 - 図3のパネルを単一の合成図に埋め込む提案は、コラム幅の制約を超え、8ポイントのラベルの可読性を低下させます。 代替案を実施：別々のパネル（図3A–3C）を維持し、スケールを調和させ統一されたキャプションを付けました。また、概要を必要とする読者向けに補足図S2で合成版も提供しています。 E. 言語＆スタイル - 原稿は[date]に[editor/service]によって専門的に校正されました。スペルは全て英国英語に統一されており、ジャーナルのスタイルに従ってハイフンと句読点を標準化しました。 ページ／行の参照付きで完全に項目化された変更履歴を添付しました。これらの修正がご懸念に対応していることを信じており、原稿が[Journal Name]での出版に適していることを願っています。必要に応じてさらに調整を行う用意があります。 敬具、 [Signature] [Your Name]、博士 [Position], [Department, University] ORCID: [0000-0000-0000-0000] E: [your.email@university.edu] | T: [+Country Code Phone]
埋め込み変更履歴（省略例）
| セクション／項目 | 編集者の指摘 | 私たちの対応 | 場所（ページ／行） |
|---|---|---|---|
| 要約 | 構造化された見出しを使用；250語以下を維持 | 4つの見出しで書き直し；248語 | p.1、行 8–31 |
| 方法 | 本文中の過剰な詳細 | プロトコルを補足方法（ノートS1）に移動し、相互参照を追加 | p.5、12–18行；補足ノートS1 |
| 図 | 解像度とフォーマットが準拠していません | 必要なdpiでエクスポート；PNGをTIFF/EPSに置換；キャプションを更新 | 図1–4；p.7–10 |
| 参考文献 | スタイルと欠落しているDOI | [Vancouver/Harvard]に変換；27件のDOIを追加；略語を修正 | 参考文献リスト；全エントリー |
テンプレート4 — 改訂原稿用カバーレター（メール版） （クリックで展開または折りたたみ）
件名：改訂原稿の再提出 — JME-24-0561「[Title]」 親愛なる[Lastname]先生、 改訂原稿（変更履歴付きとクリーン版）および更新された図表、さらに各改訂を編集者のコメントに対応付けた2ページの変更ログを添付いたします。 主な変更点の概要： - 書式設定 — ジャーナルテンプレートを適用；見出しと番号付けを修正；図は準拠（TIFF/EPS、必要なdpi）しています。 - 構成 — 抄録を構造化し直し；IMRaDの順序を復元；拡張された方法は補足ノートS1に移動しました。 - 参考文献 — [Vancouver/Harvard]に変換；DOIを追加；略語を標準化しました。 - 図3のレイアウトの可読性を保つための代替案を実装しました。合成図は補足図S2として提供されています。 - [date] に専門的な校正を完了；英国英語スタイルに一貫性あり。 [Journal Name] での掲載のために必要なさらなる修正を喜んで行います。ご検討いただきありがとうございます。 よろしくお願いいたします。 [Your Name]、博士 | [University] | ORCID: [0000-0000-0000-0000]
テンプレート 5 — サンプルレター A.1（真剣な再検討の獲得または確認） (クリックで展開または折りたたみ)
レター A.1: 真剣な再検討または条件付き受理の獲得または確認
サンドラ・ジョーンズ博士
社会科学部
University of the Pacific Coast
私書箱 101
サーモンコーブ、ブリティッシュコロンビア
V2K 3L4 カナダ
(609) 741-8955
sandra.jones@univpaccoast.ca
レジナルド・スミス様、編集者
Journal of Changing Weather
私書箱707号
リバーラピッズ、オレゴン
76545 USA
(972) 861-9805
smith.editor@jchangweath.com
2014年3月3日
スミス様、
「Effect of Changing Weather Patterns on Home Insurance Policies: Clients Left Out in the Cold?」という題名の私の原稿に関するお手紙をありがとうございます。論文にご関心を持っていただき、Journal of Changing Weather に適しているかもしれないとお考えいただけて大変うれしく思います。
ご意見に費やしてくださった時間と労力に心より感謝いたします。論文のフォーマット、構成、引用スタイルに関するアドバイスは非常に役立ちました。Journal of Changing Weather の著者向けガイドラインを再度確認し、どこが間違っていたのか、どのような変更が必要かを正確に把握しました。必要な修正を行った後、すべての要件を一貫して満たしていることを確認するために、論文を専門的に校正してもらう予定です。
しかし、必要な変更が行われた後に記事を再検討していただけるかどうかまだ確信が持てないため、修正済みの論文を再検討または掲載のために送付してよいかご確認いただければ幸いです。すでに修正作業に取り掛かっており、数週間以内に記事をお返しできる予定です。お時間とご支援に感謝いたします。
[sign here for a formal letter]
Sandra Jones
テンプレート 6 — サンプルレター A.2（必要な修正後の再提出） (クリックで展開または折りたたみ)
レター A.2: 必要な修正を行った後の論文再提出
サンドラ・ジョーンズ博士
社会科学部
University of the Pacific Coast
私書箱 101
サーモンコーブ、ブリティッシュコロンビア
V2K 3L4 カナダ
(609) 741-8955
sandra.jones@univpaccoast.ca
レジナルド・スミス様、編集者
Journal of Changing Weather
私書箱707号
リバーラピッズ、オレゴン
76545 USA
(972) 861-9805
smith.editor@jchangweath.com
2014年3月15日
スミス様、
数週間前のやり取りに続き、「Effect of Changing Weather Patterns on Home Insurance Policies: Clients Left Out in the Cold?」というタイトルの私の論文の改訂版を添付いたします。ご依頼いただいたすべての変更を完了しました：
- 本文中の引用の数値スタイルは、APAスタイルの著者-日付方式に変更されました。
- 参考文献リストは著者の姓のアルファベット順に並べ替えられ、APAスタイルに準拠するためのその他の変更も加えられました。
- 記事は再構成され、制限事項と結論のセクションが別々に設けられました。
- すべての見出しと小見出しは、Journal of Changing Weatherの著者ガイドラインに示された要件に合わせて調整され、番号は削除されました。
- 論文内で使用されているすべての非標準的な略語や頭字語は、初出時に定義され、その後一貫して使用されています。
- 各表で使用されている略語は、表の下部の注記で定義されています。
- 3つの表すべてから縦の罫線が削除されました。
- 表は論文に埋め込むのではなく、別ファイルとして添付しました。
ただし、表3は縦線で列の情報を区切っていないため少し窮屈に見え、線があった時ほど明確でないのではないかと懸念しています。ガイドラインでは表は縦向きページに配置すべきと示されていますが、Journal of Changing Weatherの印刷版のいくつかの記事では横向きページに表が掲載されているのも見受けられますので、表3の明瞭さを高めるためにそのレイアウトが良いかもしれません。この表に関してご提案があればぜひお聞かせください。
また、Proof-Reading-Service.comからの証明書を添付しております。この記事がJournal of Changing Weatherの著者ガイドラインに沿ったフォーマット、構成、引用に特別な注意を払って専門的に校正されたことを証明するものです。私が行った変更が記事に関するすべてのご懸念を解消できていることを願っています。論文の改善や成功裏の出版を促進するために、さらに変更が必要であれば喜んで対応いたします。
改めてお時間とご関心をいただき、ありがとうございます。ご連絡をお待ちしております。
敬具、
[sign here for a formal letter]
Sandra Jones
