Memformat Ulang Manuskrip Akademik atau Ilmiah yang Ditolak

Memformat Ulang Naskah Akademik atau Ilmiah yang Ditolak

Penolakan tidak pernah menyenangkan. Setelah berbulan-bulan penelitian, penulisan, dan revisi, menerima email sopan tapi tegas yang menyatakan bahwa naskah Anda “tidak memenuhi persyaratan format penerbit” bisa terasa mengecewakan dan membingungkan. Kabar baiknya adalah ini salah satu masalah termudah untuk diperbaiki. Sementara penolakan karena kekurangan metodologis atau argumen lemah memerlukan kerja intelektual yang luas, kesalahan format bersifat mekanis. Mereka membutuhkan waktu, ketelitian, dan disiplin—tetapi sepenuhnya dapat diselesaikan. Memformat ulang dengan sukses bisa menjadi perbedaan antara penolakan permanen dan pengiriman ulang yang cepat.

1) Memahami Apa Arti “Formatting” Sebenarnya

Dalam terminologi penerbitan, formatting mencakup jauh lebih dari margin dan ukuran font. Ini meliputi setiap elemen visual, struktural, dan gaya yang berkontribusi pada tampilan profesional naskah. Ini termasuk:

• Tata letak halaman (margin, spasi, header, paginasi)
• Hierarki teks (judul bagian, subjudul, penomoran)
• Gaya kutipan dan referensi (APA, MLA, Chicago, Vancouver, dll.)
• Penyajian tabel dan gambar (keterangan, penomoran, garis, penjajaran)
• Konvensi bahasa dan tanda baca (Bahasa Inggris British vs. Amerika, penggunaan koma, huruf miring, tanda kutip)

Dalam banyak kasus, istilah “format” dalam surat penolakan mencakup semua hal ini. Beberapa editor menggunakannya secara longgar untuk berarti “tidak sesuai dengan standar pengiriman kami.” Tugas pertama Anda adalah menentukan dengan tepat apa arti penolakan tersebut.

2) Mendiagnosis Masalah dengan Tepat

Jika komentar editor menyebutkan masalah tertentu—misalnya, ketidakkonsistenan gaya referensi atau pelabelan gambar yang salah—tugas Anda jelas. Tetapi jika penolakan hanya menyebutkan “format yang tidak sesuai” tanpa contoh, mulailah dengan meninjau panduan penulis secara teliti. Sebagian besar jurnal dan penerbit menyediakan instruksi rinci yang menjelaskan preferensi format mereka dalam bentuk PDF atau web. Cetak, beri anotasi, dan bandingkan naskah Anda bagian demi bagian.

Area Masalah Umum

• Kesalahan halaman judul: running head hilang, urutan penulis salah, afiliasi usang.
• Abstrak dan kata kunci: melebihi batas kata, judul terstruktur hilang.
• Judul dan subjudul: font, penomoran, atau kapitalisasi tidak konsisten.
• Referensi: tanda baca tidak cocok, penggunaan huruf miring tidak konsisten, DOI tidak lengkap.
• Angka dan tabel: tidak dirujuk dengan benar, catatan sumber hilang, jenis file salah.

Saat memeriksa karya Anda, bacalah seperti editor—memeriksa konsistensi sebelum kreativitas. Anda mungkin menemukan bahwa naskah Anda mengikuti norma akademik umum tetapi gagal mematuhi versi jurnal ini.

3) Menghadapi Pedoman yang Ambigu atau Bertentangan

Bahkan penerbit yang sudah mapan kadang-kadang mengeluarkan instruksi yang bertentangan atau usang. Sebuah pedoman mungkin menyatakan satu aturan sementara contohnya menunjukkan aturan lain. Misalnya, Anda mungkin menemukan catatan yang mengatakan "pisahkan elemen referensi dengan titik dua" tetapi contoh menggunakan titik koma. Dalam kasus seperti itu:

• Jika editor menandai masalah tersebut, pilih opsi yang berlawanan—itu hampir pasti yang benar.
• Jika tidak ada umpan balik spesifik yang diberikan, periksa artikel terbaru dari jurnal atau penerbit yang sama. Penerbit biasanya mengikuti publikasi terbaru mereka sendiri sebagai otoritas gaya informal.
• Jika ketidakpastian masih ada, tanyakan dengan sopan kepada editor akuisisi untuk klarifikasi. Menunjukkan ketekunan memperkuat kredibilitas Anda.

Email Anda mungkin berbunyi:

"Yth. [Editor’s Name], saya saat ini sedang mereformat naskah saya sesuai dengan panduan gaya jurnal. Saya memperhatikan bahwa contoh referensi berbeda dari instruksi tertulis mengenai tanda baca setelah nama penulis. Bisakah Anda mengonfirmasi konvensi mana yang lebih disukai jurnal? Saya menghargai waktu dan bimbingan Anda."

4) Ketika Umpan Balik Rinci Diberikan—Bersyukurlah

Bertentangan dengan dugaan, penolakan yang disertai catatan format rinci adalah kabar baik. Ini menunjukkan minat yang tulus pada karya Anda. Editor jarang meluangkan waktu untuk menunjukkan kesalahan yang dapat diperbaiki kecuali mereka melihat potensi untuk publikasi. Jika editor akuisisi menyoroti masalah seperti gaya sitasi yang tidak konsisten atau penempatan gambar yang tidak tepat, anggap ini sebagai dorongan.

Langkah-Langkah yang Harus Diambil

1. Baca komentar dengan cermat dan buat daftar periksa untuk setiap masalah yang diangkat.
2. Konsultasikan pedoman penulis untuk memastikan spesifikasi yang tepat.
3. Lakukan koreksi sistematis daripada suntingan ad hoc.
4. Susun tanggapan singkat dan profesional kepada editor:

"Terima kasih atas umpan balik konstruktif Anda terhadap pengajuan saya. Saya telah meninjau pedoman penulis dengan cermat dan sekarang sedang memperbaiki masalah yang Anda identifikasi. Saya berencana untuk mengirim ulang naskah yang direvisi dalam dua minggu."

Kesopanan, kejelasan, dan garis waktu yang konkret menunjukkan tanggung jawab dan inisiatif—kualitas yang dihargai editor.

5) Cara Mendekati Reformat Penuh

Jika surat penolakan menyiratkan masalah yang meluas ("Naskah tidak sesuai dengan gaya jurnal"), mungkin diperlukan reformat penuh. Ini melelahkan tetapi tidak mustahil. Ikuti rencana terstruktur:

Strategi Reformat Langkah demi Langkah

• 1. Siapkan salinan “bersih”. Hapus semua perubahan yang dilacak, sorotan, atau kode warna. Editor lebih menyukai dokumen netral untuk pengiriman ulang.
• 2. Tinjau artikel jurnal. Periksa publikasi terbaru untuk mengidentifikasi pola yang tidak dijelaskan secara jelas dalam pedoman—ukuran font untuk tabel, keterangan gambar, atau spasi referensi.
• 3. Atur gaya global di pengolah kata Anda. Gunakan “Styles” Microsoft Word atau makro LaTeX untuk memastikan judul dan subjudul seragam di seluruh dokumen.
• 4. Periksa ulang setiap elemen. Pastikan margin, indentasi, dan spasi sesuai dengan tata letak yang diperlukan. Jangan menganggap template default sudah cukup.
• 5. Standarisasi referensi. Impor kutipan ke dalam manajer referensi seperti Zotero, EndNote, atau Mendeley dan terapkan template gaya yang tepat. Kemudian periksa setiap referensi secara manual untuk kesalahan.

6) Menangani Gambar, Tabel, dan Elemen Visual

Komponen visual sering memicu penolakan format. Masalah umum termasuk label yang hilang, keterangan yang salah, atau gambar yang tidak tertanam. Verifikasi bahwa:

• Setiap tabel dan gambar diberi nomor berurutan dan dirujuk dalam teks.
• Keterangan sesuai dengan gaya jurnal (ukuran font, penjajaran, tanda baca).
• Resolusi gambar memenuhi persyaratan DPI minimum (biasanya 300 untuk cetak).
• Semua izin untuk materi berhak cipta telah didokumentasikan.

Jika sebuah jurnal mengharuskan gambar dalam file terpisah, beri nama secara sistematis (Figure1_TemperatureData.tif) dan pastikan manuskrip menyertakan catatan “Sisipkan Gambar X di sini” yang jelas jika diperlukan.

7) Ketika Pedoman Terasa Membingungkan—Cari Bantuan Profesional

Jika kesabaran Anda mulai menipis, ingatlah: bahkan penulis berpengalaman menggunakan jasa format luar. Mempekerjakan proofreader akademik profesional atau editor adalah pilihan yang sah dan seringkali hemat biaya. Pilih seseorang yang familiar dengan konvensi disiplin Anda dan persyaratan jurnal. Sediakan:

• Pedoman penulis terbaru atau manual gaya.
• Pengiriman Anda sebelumnya (termasuk komentar editor).
• Contoh artikel yang diterima oleh jurnal yang sama.

Seorang editor ahli dapat mengidentifikasi ketidakkonsistenan halus yang tidak terlihat oleh kebanyakan penulis—seperti spasi tipografi, tanda hubung tanpa pemisah, atau tanda baca kutipan—yang langsung diperhatikan oleh editor.

8) Berkomunikasi dengan Editor Selama Pemformatan Ulang

Transparansi membangun niat baik. Jika Anda berniat mengirim ulang, beri tahu editor bahwa Anda sedang aktif memformat ulang. Pesan singkat seperti berikut menjaga komunikasi tetap terbuka:

“Dear [Editor], Terima kasih atas umpan balik Anda sebelumnya. Saya sedang memformat ulang manuskrip sesuai dengan pedoman penulis Anda dan berharap mengirim ulang dalam dua minggu. Mohon beri tahu saya jika saya harus merujuk nomor pengiriman sebelumnya.”

Editor menghargai pesan tindak lanjut yang menunjukkan inisiatif. Anda bahkan mungkin menerima klarifikasi tambahan atau jaminan bahwa manuskrip revisi Anda akan dipertimbangkan dengan cepat.

9) Penyempurnaan Sebelum Pengiriman Ulang

Setelah menyelesaikan pemformatan ulang, baca ulang seluruh dokumen dari awal hingga akhir. Tinjauan akhir ini memastikan bahwa koreksi di satu bagian tidak menimbulkan ketidakkonsistenan baru di bagian lain. Perhatikan khususnya:

• Jarak antara judul dan paragraf.
• Konsistensi dalam penomoran gambar.
• Referensi silang ke tabel, lampiran, dan materi pelengkap.
• Konsistensi antara kutipan dalam teks dan daftar referensi.

Terakhir, ekspor manuskrip sebagai PDF (jika diizinkan) untuk melihat pratinjau tampilannya di layar dan cetak. Masalah pemformatan terkadang baru terlihat pada tahap akhir ini.

10) Belajar dari Pengalaman

Memformat ulang mengajarkan kesabaran dan perhatian terhadap detail—keterampilan yang akan berguna dalam setiap pengiriman di masa depan. Simpan catatan daftar periksa pemformatan dan korespondensi dengan editor. Seiring waktu, Anda akan mengumpulkan perpustakaan template yang dapat disesuaikan untuk berbagai jurnal. Banyak akademisi membuat “versi master” manuskrip mereka dalam gaya netral yang dapat dengan mudah disesuaikan untuk pengiriman ulang di tempat lain.

Ingat, tujuan pemformatan bukanlah kesempurnaan estetika tetapi kejelasan dan kesesuaian. Penerbit menerapkan standar ini karena penyajian yang seragam meningkatkan keterbacaan dan memastikan efisiensi dalam produksi. Ketika penulis mematuhi, ide mereka sampai ke pembaca lebih cepat dan dengan hambatan teknis yang lebih sedikit.

Kesimpulan: Dari Penolakan ke Keberhasilan Pengiriman Ulang

Diminta untuk memformat ulang manuskrip Anda bukanlah kegagalan—itu adalah undangan untuk terlibat kembali. Ini menandakan bahwa penelitian Anda menjanjikan tetapi perlu penyempurnaan. Manfaatkan kesempatan ini untuk memperbaiki setiap detail, ucapkan terima kasih kepada editor atas bimbingannya, dan anggap pengiriman ulang sebagai kesempatan kedua yang sudah setengah dimenangkan. Dengan kesabaran, ketelitian, dan profesionalisme, manuskrip revisi Anda dapat bergerak cepat dari penolakan ke penerimaan—dan pengiriman Anda berikutnya akan mendapat manfaat dari kebiasaan teliti yang telah Anda kembangkan.