Ringkasan
Template surat pengantar bisa menjadi alat yang berguna saat menulis kepada editor jurnal, tetapi harus digunakan secara strategis dan selektif. Banyak template yang ditemukan secara online mengandung kesalahan, frasa generik, atau konvensi yang sudah usang, dan menyalinnya terlalu dekat dapat merugikan pengajuan Anda daripada membantu. Artikel ini menjelaskan cara menggunakan template surat pengantar dengan bertanggung jawab: mengevaluasi kualitasnya, meminjam struktur dan bahasa yang berguna, menyesuaikannya dengan ekspektasi jurnal, dan menghindari ketergantungan berlebihan pada teks yang sudah ditulis sebelumnya. Artikel ini juga menguraikan praktik terbaik untuk membuat surat pengantar yang efektif, ringkas, dan persuasif yang menonjol bagi editor yang sibuk. Karena surat pengantar sering kali merupakan kesan pertama dari manuskrip Anda, menggunakan template dengan bijak—dan memoles surat Anda dengan cermat—dapat memperkuat peluang Anda agar makalah Anda dikirim untuk tinjauan sejawat.
📖 Artikel Lengkap (Klik untuk tutup)
Cara Menggunakan Template Surat Pengantar Saat Menulis ke Editor Jurnal
Pendahuluan
Surat pengantar adalah bagian penting dari proses pengiriman jurnal. Meskipun singkat—biasanya tidak lebih dari satu halaman—mereka memainkan peran signifikan dalam membentuk kesan pertama editor terhadap penelitian Anda. Namun, bagi banyak penulis, menulis surat pengantar yang kuat, ringkas, dan profesional itu sulit. Kesulitan ini membuat template online menjadi menarik, terutama karena banyak yang mengklaim menyederhanakan proses dan menyediakan bahasa yang sudah ditulis yang dapat disesuaikan dengan cepat.
Sayangnya, tidak semua template dibuat sama. Beberapa dirancang dengan cermat dan benar-benar membantu, sementara yang lain mengandung kesalahan, konvensi yang sudah usang, frasa canggung, atau kata-kata yang terlalu generik. Lebih buruk lagi, banyak yang telah disalin berulang kali di internet, menghasilkan surat yang sudah dilihat oleh puluhan editor. Tujuan surat pengantar adalah menyoroti manuskrip Anda—bukan untuk menyatu dalam tumpukan pengiriman generik yang sudah dikenal. Oleh karena itu, template harus digunakan dengan evaluasi yang cermat dan adaptasi yang bijaksana.
Artikel ini membahas cara menggunakan template surat pengantar secara bertanggung jawab, selektif, dan efektif. Ini menjelaskan cara mengidentifikasi template berkualitas tinggi, cara meminjam hanya elemen yang sesuai dari mereka, dan cara menggabungkan struktur template dengan konten yang dipersonalisasi dan terarah yang sesuai dengan manuskrip dan jurnal pilihan Anda.
1. Mengapa Surat Pengantar Lebih Penting Dari Yang Disadari Banyak Penulis
Surat pengantar adalah pengenalan manuskrip Anda kepada editor. Ini sering menjadi dokumen pertama yang mereka baca, terkadang sebelum mereka melihat abstrak atau membaca sekilas artikel. Ketika editor menerima ratusan atau bahkan ribuan pengiriman setiap tahun, surat pengantar yang jelas, ringkas, dan profesional dapat membantu makalah Anda menonjol.
Surat pengantar yang kuat:
- secara singkat merangkum tujuan dan temuan penelitian Anda;
- menjelaskan mengapa manuskrip sesuai dengan tujuan dan pembaca jurnal;
- menyoroti kebaruan, pentingnya, atau implikasi praktis;
- menunjukkan pemahaman Anda tentang ruang lingkup jurnal;
- menetapkan profesionalisme pengiriman.
Surat pengantar yang lemah—yang ditulis dengan buruk, generik, atau terlalu mirip dengan template—dapat membuat editor meragukan kualitas manuskrip bahkan sebelum membukanya. Dalam lingkungan editorial yang sibuk, ini dapat memengaruhi apakah pengiriman tersebut melanjutkan ke tinjauan sejawat.
2. Daya Tarik dan Risiko Template Online
Internet berisi banyak template surat pengantar untuk pengiriman jurnal. Kualitasnya sangat bervariasi. Beberapa adalah model yang sangat baik; yang lain mengandung kesalahan tata bahasa, informasi yang salah tentang protokol pengiriman, atau frasa canggung yang tidak lagi sesuai dengan standar profesional.
Template bisa menarik karena beberapa alasan:
- mereka menghemat waktu;
- mereka menyediakan contoh terstruktur bagi penulis yang tidak yakin apa yang harus disertakan;
- mereka tampak menyederhanakan tugas yang banyak dianggap menakutkan oleh para akademisi.
Namun, terlalu bergantung pada template dapat merugikan pengajuan Anda dalam beberapa cara:
- Editor mungkin mengenali frasa yang sering digunakan kembali atau kata-kata yang sudah usang.
- Template jarang cocok dengan ekspektasi tepat dari jurnal tertentu.
- Template yang dirancang dengan buruk dapat langsung memasukkan kesalahan ke dalam surat Anda.
- Surat yang disalin terlalu dekat mungkin tampak tidak orisinal atau tidak profesional.
Singkatnya, template harus berfungsi sebagai inspirasi—bukan sebagai dokumen untuk disalin kata demi kata.
3. Cara Mengevaluasi Template Surat Pengantar Secara Kritis
Template surat pengantar yang baik menunjukkan tulisan yang kuat, struktur yang akurat, dan nada profesional. Saat menilai sebuah template, pertimbangkan hal-hal berikut:
3.1 Periksa ketepatan tata bahasa dan kejelasan
Bahkan kesalahan kecil dalam template adalah tanda bahaya. Jika sebuah template mengandung kesalahan, struktur kalimat yang canggung, atau nada yang tidak konsisten, buang segera. Template yang mengandung kesalahan kemungkinan besar ditulis dengan cepat atau diterjemahkan dengan buruk.
3.2 Evaluasi profesionalisme template
Apakah nada bahasanya sopan dan singkat? Apakah strukturnya mengikuti standar jurnal saat ini? Apakah template menghindari klaim yang terlalu dramatis atau bahasa informal? Template yang baik dibaca seperti korespondensi akademik formal—bukan seperti salinan pemasaran atau teks pengisi.
3.3 Tentukan apakah kontennya sesuai dengan bidang Anda
Template untuk kedokteran klinis berbeda dari yang untuk humaniora atau teknik. Template yang valid harus cukup dekat dengan konvensi disiplin Anda sehingga hanya diperlukan adaptasi minor.
3.4 Pertimbangkan apakah strukturnya logis
Template berkualitas tinggi mengikuti urutan yang jelas:
- kalimat pengantar yang menyatakan judul manuskrip dan jenis artikel;
- paragraf singkat yang merangkum tujuan dan temuan studi;
- paragraf yang menjelaskan mengapa manuskrip sesuai dengan jurnal;
- pernyataan yang diwajibkan jurnal (etika, orisinalitas, konflik kepentingan);
- kesimpulan sopan yang mengungkapkan apresiasi.
Template yang mencantumkan detail yang tidak relevan atau menempatkan bagian-bagian tidak berurutan adalah tanda desain yang buruk.
4. Cara Menggunakan Template Secara Efektif Tanpa Menyalinnya
Setelah Anda mengidentifikasi beberapa template yang baik, gunakan sebagai inspirasi—bukan sebagai skrip. Menggabungkan aspek terbaik dari beberapa template sering menghasilkan surat yang lebih kuat dan meyakinkan daripada menyalin satu model saja.
4.1 Pinjam struktur, bukan kalimat
Anda dapat mengadopsi urutan umum topik: pengantar, ringkasan, justifikasi, pernyataan kepatuhan, dan penutupan. Tetapi kata-kata harus milik Anda sendiri. Ini memastikan surat mencerminkan suara penelitian pribadi Anda dan menghindari frasa generik yang telah dilihat editor ratusan kali.
4.2 Ambil hanya kata-kata yang paling berguna
Jika sebuah template menyertakan kalimat seperti “Temuan kami berkontribusi pada kumpulan bukti yang berkembang tentang…,” Anda dapat mengadaptasinya—pastikan saja itu mencerminkan penelitian Anda yang sebenarnya. Hindari menyalin seluruh paragraf atau menggunakan frasa yang identik dari template.
4.3 Gabungkan elemen secara kreatif
Template sering kali memiliki kekuatan yang berbeda: satu mungkin memiliki struktur pengantar yang kuat, yang lain bagian ringkasan yang jelas. Pilih dan gabungkan kekuatan ini untuk membangun surat Anda sendiri yang dipersonalisasi.
4.4 Selalu sesuaikan surat dengan jurnal spesifik
Seberapa pun kuatnya sebuah template, surat pengantar harus mencerminkan identitas jurnal. Menyebutkan bagian tertentu dari jurnal, artikel yang baru diterbitkan, atau aspek dari tujuan yang dinyatakan menunjukkan bahwa Anda telah terlibat dengan konten jurnal dan percaya bahwa makalah Anda sesuai dengan misinya.
5. Apa yang Harus Disertakan dalam Surat Pengantar yang Terstruktur Baik
Template dapat membantu Anda mengingat apa yang harus disertakan, tetapi surat pengantar akhir Anda harus singkat dan dipersonalisasi. Surat pengantar yang kuat biasanya mengandung komponen berikut:
5.1 Kalimat pembuka yang jelas
Perkenalkan manuskrip Anda dengan judul dan jenis artikel (artikel penelitian, tinjauan, komunikasi singkat, dll.) dan nyatakan bahwa Anda mengirimkannya untuk pertimbangan.
5.2 Ringkasan singkat manuskrip
Ini bukan paragraf yang disalin dari abstrak Anda. Sebagai gantinya, tulis dua hingga empat kalimat yang menjelaskan tujuan, metode, dan temuan utama dengan cara yang mudah dipahami.
5.3 Alasan pemilihan jurnal
Jelaskan mengapa studi tersebut sesuai dengan ruang lingkup, pembaca, dan fokus tematik jurnal. Editor menghargai ketika penulis menunjukkan pemahaman terhadap publikasi mereka.
5.4 Deklarasi yang diperlukan
Sertakan persetujuan etika (jika relevan), pernyataan konflik kepentingan, konfirmasi bahwa manuskrip asli dan belum diajukan di tempat lain, serta deklarasi tambahan yang diminta oleh jurnal.
5.5 Penutupan yang singkat
Ucapkan terima kasih kepada editor karena telah mempertimbangkan karya Anda dan nyatakan kesediaan Anda untuk menanggapi komentar reviewer.
6. Kesalahan Umum Saat Menggunakan Template
Banyak penulis secara tidak sengaja merugikan pengajuan mereka dengan menyalahgunakan template. Kesalahan berikut harus dihindari:
6.1 Surat yang terlalu umum atau formulaik
Jika surat Anda terdengar seperti bisa menyertai manuskrip apa pun dari penulis mana pun, itu tidak akan mengesankan editor. Hindari pernyataan samar seperti “Penelitian ini penting dan tepat waktu.” Sebaliknya, jelaskan mengapa hal itu penting.
6.2 Pengulangan dari abstrak
Surat pengantar harus melengkapi abstrak, bukan mengulanginya. Editor akan memperhatikan duplikasi dan mungkin menganggap penulis tidak menulis surat dengan cermat.
6.3 Mengabaikan pedoman khusus jurnal
Selalu periksa apakah jurnal menyediakan persyaratan surat pengantar sendiri. Jika ya, persyaratan tersebut menggantikan struktur template apa pun.
6.4 Menyertakan detail yang tidak perlu
Surat pengantar tidak boleh lebih dari satu halaman. Penjelasan panjang, diskusi teknis, atau daftar referensi tidak seharusnya ada dalam surat pengantar.
7. Memoles dan Memeriksa Surat Anda
Bahkan surat yang dipersonalisasi bisa gagal jika mengandung kesalahan. Setelah menyusun surat Anda menggunakan template sebagai inspirasi, tinjau kembali dengan teliti. Hapus ungkapan yang canggung, pendekkan kalimat yang terlalu panjang, dan periksa ketepatan tata bahasa.
Banyak penulis meminta rekan atau mentor untuk meninjau surat mereka, terutama yang memiliki pengalaman menerbitkan di jurnal yang sama. Sepasang mata kedua dapat mendeteksi bagian yang tidak jelas atau detail yang hilang yang mungkin terlewat oleh penulis. Jika Anda masih ragu, proofreading akademik profesional dapat memastikan kejelasan dan ketepatan.
8. Menggunakan Template untuk Menghasilkan Beberapa Surat Pengantar dengan Efisien
"Template sangat berguna bagi penulis yang menyiapkan beberapa pengajuan dalam waktu singkat. Setelah Anda membuat template khusus dari fitur terbaik beberapa model, Anda dapat menyesuaikannya untuk pengajuan di masa depan dengan usaha minimal. Pendekatan ini menjaga orisinalitas sekaligus memberikan struktur dan efisiensi."
"Pastikan setiap adaptasi sepenuhnya dipersonalisasi. Editor sering menangani beberapa jurnal atau meninjau beberapa pengajuan dari bidang yang sama. Mengirim surat yang identik ke jurnal yang berbeda menciptakan kesan negatif."
"Kesimpulan"
"Template surat pengantar bisa menjadi alat yang berharga—asal digunakan dengan hati-hati, evaluasi, dan kreativitas. Alih-alih menyalinnya secara verbatim, analisis kekuatan dan kelemahan dari beberapa template dan ambil hanya elemen struktural atau gaya terbaik. Gabungkan ini dengan konten yang dipersonalisasi dan spesifik jurnal serta tulisan yang rapi untuk membuat surat pengantar yang singkat dan menarik yang mendukung manuskrip Anda, bukan merusaknya."
"Surat pengantar yang disusun dengan baik menandakan profesionalisme, menunjukkan pemahaman tentang ruang lingkup jurnal, dan memperkenalkan manuskrip dengan cara yang mendorong editor untuk membaca lebih lanjut. Dengan pendekatan yang tepat, template dapat membantu memperlancar proses penulisan tanpa mengorbankan orisinalitas, kejelasan, atau integritas akademik."
"Template Surat Pengantar untuk Pengajuan Jurnal"
"Di bawah ini adalah tiga contoh surat pengantar untuk skenario pengajuan jurnal yang umum. Setiap surat mengikuti struktur profesional dan dapat disesuaikan dengan penelitian, manuskrip, dan jurnal target Anda. Ganti placeholder dalam tanda kurung dengan detail spesifik Anda."
"📄 Template 1 – Pengajuan Pertama Artikel Penelitian Asli (Klik untuk memperluas)"
[Your Name]
[Your Department]
[Your Institution]
[Institution Address]
[City, Postal Code, Country]
[Email Address]
[Date]
[Editor’s Name]
Pemimpin Redaksi
[Journal Name]
Yth. Dr. [Editor’s Last Name],
"Saya dengan senang hati mengajukan manuskrip kami yang berjudul \"[Manuscript Title]\" untuk dipertimbangkan sebagai [article type, e.g., Original Research Article] di [Journal Name]. Manuskrip ini menyajikan [one–two sentences summarising the main aim of the study], dan kami percaya ini akan menarik bagi pembaca Anda karena [briefly state the main contribution, novelty or relevance]."
"Dalam studi ini, kami [one–two sentences describing the methodology or approach]. Temuan utama kami menunjukkan bahwa [one–two sentences summarising the main results], yang memiliki implikasi penting untuk [briefly describe theoretical, methodological, clinical or practical implications]. Sejauh yang kami ketahui, ini adalah studi pertama yang [state what is new or distinctive about your work]."
"[Journal Name] adalah tempat yang ideal untuk manuskrip ini karena fokusnya pada [mention journal scope, e.g., X, Y, and Z] dan pembacanya yang terdiri dari peneliti dan praktisi yang bekerja di bidang [topic/field]. Beberapa artikel terbaru di jurnal Anda, termasuk [optionally mention one or two relevant articles with authors and year], telah membahas pertanyaan terkait, dan studi kami membangun karya ini dengan cara [state how your paper extends, complements or challenges existing literature]."
Kami memastikan bahwa manuskrip ini belum pernah dipublikasikan sebelumnya, tidak sedang dipertimbangkan di tempat lain, dan semua penulis telah menyetujui versi akhir serta setuju dengan pengajuannya ke [Journal Name]. Persetujuan etis yang relevan telah diperoleh dari [name of ethics committee or institutional review board], dan semua prosedur dilakukan sesuai dengan [briefly mention ethical standards, if applicable].
Kami telah menyarankan [number, if the journal allows suggesting reviewers] calon peninjau dengan keahlian yang sesuai, dan kami telah menunjukkan individu yang mungkin memiliki konflik kepentingan dalam sistem pengajuan, sesuai permintaan dalam pedoman penulis Anda.
Terima kasih banyak telah mempertimbangkan manuskrip kami untuk publikasi di [Journal Name]. Kami menghargai waktu Anda dan menantikan kemungkinan karya kami ditinjau.
Hormat kami,
[Your Full Name]
[Your Academic Title/Position]
[Your Institution]
[Contact Email]
📄 Template 2 – Corresponding Author of a Multi-Author Manuscript (Klik untuk memperluas)
[Your Name] (Corresponding Author)
[Your Department]
[Your Institution]
[Institution Address]
[City, Postal Code, Country]
[Email Address]
[Date]
[Editor’s Name]
Pemimpin Redaksi
[Journal Name]
Yth. Dr. [Editor’s Last Name],
Atas nama rekan penulis saya, saya dengan senang hati mengajukan manuskrip kami yang berjudul “"[Manuscript Title]"” untuk dipertimbangkan sebagai [article type] di [Journal Name]. Karya ini merupakan hasil kolaborasi antara [list institutions or research groups briefly], dan membahas [one–two sentences describing the overarching research question or objective].
Studi kami menyelidiki [briefly summarise the main topic or problem] menggunakan [brief description of design or methods]. Kami melaporkan bahwa [summarise the key findings in one–two sentences]. Hasil ini berkontribusi pada bidang ini dengan [explain the main contribution or significance, e.g., introducing a new method, providing robust evidence, resolving a controversy, or offering practical recommendations].
Kami percaya [Journal Name] adalah forum yang tepat dan berharga untuk karya ini karena penekanannya pada [mention relevant areas of focus or sections of the journal] dan pembacanya, yang mencakup peneliti dan praktisi yang terlibat dalam [field or subfield]. Manuskrip kami melengkapi dan memperluas studi terbaru yang diterbitkan di jurnal Anda, seperti [optionally mention one or two relevant articles], dengan cara [explain how your work connects to the journal’s recent content].
Semua penulis telah membaca dan menyetujui versi akhir manuskrip ini dan setuju dengan pengajuannya ke [Journal Name]. Kami memastikan bahwa karya yang dijelaskan belum pernah dipublikasikan sebelumnya dan tidak sedang dipertimbangkan oleh jurnal lain. Manuskrip yang tumpang tindih atau terkait yang sedang ditinjau atau dalam proses penerbitan telah diungkapkan sesuai dengan pedoman pengajuan Anda.
Persetujuan etis diperoleh dari [name of ethics committee or IRB], dan semua peserta memberikan persetujuan yang diinformasikan, jika berlaku. Kami telah mengungkapkan potensi konflik kepentingan dan sumber pendanaan dalam manuskrip dan sistem pengajuan, sesuai permintaan.
Dengan hormat kami menyarankan reviewer berikut, yang memiliki keahlian yang diperlukan dan tidak memiliki konflik kepentingan dengan para penulis: [list a few names, affiliations and email addresses if the journal allows]. Kami juga telah mencantumkan individu yang tidak boleh diundang untuk meninjau manuskrip kami, karena [briefly mention conflicts, if relevant and allowed by the journal].
Terima kasih telah mempertimbangkan manuskrip kami untuk publikasi di [Journal Name]. Kami menghargai waktu Anda dan menantikan tanggapan Anda.
Hormat kami,
[Your Full Name]
Penulis Koresponden atas nama semua rekan penulis
[Your Position/Title]
[Your Institution]
[Contact Email]
📄 Template 3 – Pengiriman Setelah Bertemu Editor di Konferensi (Klik untuk memperluas)
[Your Name]
[Your Department]
[Your Institution]
[Institution Address]
[City, Postal Code, Country]
[Email Address]
[Date]
[Editor’s Name]
Pemimpin Redaksi
[Journal Name]
Yth. Dr. [Editor’s Last Name],
Merupakan suatu kehormatan berbicara dengan Anda di [Conference Name] pada [date or month/year], di mana kami sempat membahas presentasi saya yang berjudul “[Presentation Title].” Karena Anda dengan baik hati menunjukkan bahwa pekerjaan ini mungkin menarik bagi [Journal Name], saya sekarang mengirimkan manuskrip lengkap, “{Manuscript Title},” untuk pertimbangan Anda sebagai [article type] di jurnal Anda.
Dalam manuskrip ini, kami mengembangkan penelitian yang dipresentasikan di konferensi dan memberikan analisis lengkap tentang [briefly describe the topic or research question]. Dengan menggunakan [concise description of the methods or approach], kami menunjukkan bahwa [succinct summary of key findings]. Hasil ini memiliki implikasi penting untuk [mention theoretical, methodological, clinical, policy or practical implications], dan kami percaya ini akan menarik bagi pembaca Anda, terutama yang bekerja di [relevant subfield or theme].
Pekerjaan kami melengkapi ruang lingkup [Journal Name] karena jurnal ini sering menerbitkan artikel tentang [mention journal’s focus or relevant section], dan kami melihat hubungan yang jelas antara manuskrip kami dan artikel-artikel terbaru seperti [optionally cite one or two specific articles from the journal]. Kami berharap studi kami akan berkontribusi pada diskusi yang sedang berlangsung di bidang ini dan memberikan perspektif yang berguna tentang [briefly restate key contribution].
Kami mengonfirmasi bahwa manuskrip ini asli, belum pernah dipublikasikan sebelumnya, dan saat ini tidak sedang dipertimbangkan oleh jurnal lain. Pekerjaan ini dilakukan sesuai dengan standar etika, dan persetujuan diperoleh dari [name of ethics committee or IRB], dengan persetujuan informasi diperoleh dari peserta jika sesuai. Setiap potensi konflik kepentingan dan sumber pendanaan telah diungkapkan sepenuhnya dalam manuskrip.
Jika sesuai, kami dengan senang hati akan menyarankan calon reviewer yang memiliki keahlian relevan dan tanpa konflik kepentingan. Kami telah mencantumkan individu-individu ini, serta peneliti yang tidak boleh didekati sebagai reviewer, dalam sistem pengiriman sesuai dengan instruksi Anda.
Terima kasih sekali lagi atas ketertarikan Anda pada pekerjaan kami dan telah mempertimbangkan manuskrip ini untuk publikasi di [Journal Name]. Kami sangat berterima kasih atas kesempatan untuk berkontribusi pada jurnal Anda.
Salam hormat,
[Your Full Name]
[Your Position/Title]
[Your Institution]
[Contact Email]
