清晰有效地使用代词
很难想象用英语写学术文章时不使用代词会是什么样子。如果学术和科研作者被迫反复使用名词而不是偶尔用代词代替，他们的书籍和文章很快就会变得笨重，读起来也很不愉快。很多情况下，代词的使用很简单，但由于代词指代或替代的是特定的名词，因此必须准确使用正确的代词，以免造成混淆，让读者知道每个代词指的是哪个名词。因此，你在写作中使用的每个代词都必须清楚地指代它所替代的特定名词，并在数和人称上与该名词保持一致。
数一致意味着，用于替代单数名词的代词本身必须是单数，而用于替代复数名词的代词本身必须是复数。例如，“当约翰·史密斯博士准备在顶级期刊上发表一篇文章时，他会非常仔细地校对稿件”这句话就体现了单数代词“他”的正确用法，在这里它指的是单数名词“约翰·史密斯博士”。代词是阳性，因为它所替代的名词是阳性；如果是简·史密斯博士进行校对，正确的代词应该是单数“她”。如果名词的性别不明确，则必须同时使用“他”和“她”，以避免性别偏见或由此产生的偏差：“当一位成功的学者准备在顶级期刊上发表一篇文章时，他或她会非常仔细地校对稿件。”虽然目前流行在这种情况下用“they”代替“he or she”，但“they”是复数，因此作为代词代替单数名词是不正确的。它的功能是代替复数名词：“当成功的学者准备在顶级期刊上发表的文章时，他们会非常仔细地校对稿件。” 虽然“anyone”、“nobody”、“someone”和“each”等词显然是单数，但请记住，表达复数概念的“everybody”在语法上也是单数，因此需要用单数代词：“Everybody brought his or her favourite dish”（每个人都带了他或她最喜欢的菜）。
人称一致是指保持写作时语法上的语态或视角，无论是第一人称、第二人称还是第三人称。例如，如果您最初使用第三人称的名词，那么在通过代词指代该名词时也应该保持第三人称语态。“当一位成功的学者准备在顶级期刊上发表文章时，他或她会非常仔细地校对稿件”正确地保持了第三人称语态，但“当一位成功的学者准备在顶级期刊上发表文章时，您会非常仔细地校对稿件”却没有。它从第三人称转换为第二人称（您），因此是不正确的。在非正式的写作中，可以直接称呼读者，这种转换并不少见，但在学术写作中是不合适的，同样，从第一人称到第二人称的突然转换也是不合适的。
最后，在正式的学术文章中，始终需要清晰地引用特定名词，因为任何不清晰的表达都可能导致读者产生困惑和误解，尤其是在报道复杂的研究和精妙的思想时。例如，“虽然汽车撞到了房子，但它没有损坏”是一个模棱两可的陈述，因为它不清楚“它”指的是“汽车”还是“房子”。人们可能会认为“它”取代了“汽车”，因为汽车是句子第一部分的主语，因此在优秀的散文中，也应该是第二部分的主语。但在这种情况下，最好通过重复相关名词来消除所有歧义。“虽然汽车撞到了房子，但房子没有损坏”解决了这个潜在的问题。
当代词在前面的陈述中指代名词或更广泛的概念时，也会产生歧义。例如，“房子完工后会很漂亮”这句话就很模糊，因为它无法准确表达单数中性代词“它”究竟指的是“房子”还是指房子完工的事实？“房子完工后会成为一个可爱的家”这句话可以明确表达意思。在改进代词用法时，请记住，由于你已经知道自己想表达的意思，因此很难确定自己的写作中何时会出现模糊的表达。在这方面，聘请导师、同事或专业编辑的校对服务将大有裨益。
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