摘要
附信是您与学术期刊编辑之间的第一接触点。虽然它只是一个简短的文件，但它塑造了编辑对您专业素养、沟通清晰度和研究质量的第一印象。许多投稿包含强有力的手稿，却因附信薄弱而受损。此摘要概述了最常见的陷阱——如显得傲慢、过分高估自己的贡献、提供不必要的个人传记、写作风格不清晰或错误频出，或附信超过一页。一个精炼、简洁且尊重的附信能显著提高您的工作获得公平且热情考虑的可能性。
完整文章详细阐述了附信的目的、采编编辑的期望以及常令审稿人感到沮丧的错误。文章提供了实用策略，帮助您把握合适的语气、高效呈现关键信息、避免自我膨胀的声明、突出您的工作而不过度夸大，并确保您的写作精准且专业。通过了解哪些行为不可取——并养成深思熟虑、严谨的写作习惯——作者可以将附信转变为支持投稿的有力工具，而非削弱它们。
📖 Full Length (Click to collapse)
向学术期刊提交附信时应避免的事项
向学术期刊提交手稿既令人兴奋又紧张。虽然自然会花大量精力完善手稿本身——确保引用准确、论证精炼、符合格式要求——但许多作者低估了附信的重要性。这封简短的信件是编辑对您和您的研究的首次介绍。它为投稿定下基调，展示您的专业素养，并为您的工作提供初步背景。
一封写得好的附信可以鼓励编辑以兴趣和善意来审阅您的手稿。一封写得差的附信则可能产生相反的效果，在手稿本身尚未被打开之前就削弱了信心。不幸的是，许多优秀的投稿因附信中包含不必要的信息、不恰当的语气、风格问题或表达不清而被削弱。
本文探讨了作者在准备学术期刊covering letter时应避免的常见错误。通过了解这些陷阱并遵循此处提供的实用指导，你可以大大提高给人留下积极印象的机会，并顺利通过编辑审查流程。
1. 避免夸大你的研究贡献
在covering letter中强调你的研究的价值、原创性和相关性既自然又必要。编辑们想知道你的manuscript为何重要，为什么适合他们的期刊，以及它如何对现有学术做出贡献。然而，一个常见错误是夸大manuscript的重要性，或使用显得傲慢或自我庆贺的语气。
夸大的说法如“本研究彻底革新了我们对……的理解”、“我的研究最终证明了……”或“这是有史以来最全面的分析……”可能会惹恼编辑，他们通常要评审数百篇投稿。学术写作要求谦逊、精准和基于证据的自信。covering letter应体现这些价值观。
相反，应现实地呈现你工作的意义：
- 解释你的manuscript所解决的研究空白。
- 具体描述你的研究如何为该领域做出贡献。
- 突出任何方法上的优势或创新发现，但不要夸大其词。
如果你难以客观判断语气，可以请一位值得信赖的同事——最好是熟悉目标期刊的人——审阅你的covering letter。他们的见解将帮助你在自信与谦逊之间取得平衡。
2. 避免包含不必要的传记
另一个常见错误是将covering letter变成个人传记。许多作者觉得有必要描述他们整个学术历程，提供详细的职业时间线，概述无关项目或列出所有以前的出版物。除非期刊特别要求提供详细传记，否则这样做会分散信件的主要目标。
编辑们更关注评估manuscript，而非作者的生活故事。简要提及相关资格、机构隶属或背景细节——例如manuscript源自一个更大规模的资助项目——是完全可以接受的。同样，如果你的工作建立在同一刊物之前发表的研究基础上，简短的提醒也会有所帮助。
然而，避免对职业经历或个人背景进行冗长的描述。过多的细节会降低信息的清晰度和影响力，可能会给人留下你不确定哪些内容最相关的印象。让你的manuscript展示你的专业知识；你的covering letter应保持专注、简洁并以manuscript为中心。
3. 避免写作差、含糊或粗心错误
许多编辑认为投稿信是他们将遇到的稿件写作质量的预览。如果投稿信中有语法错误、措辞尴尬、句子不清或格式不一致，编辑可能会认为整个投稿存在类似问题。这会削弱您的可信度，降低对您学术水平的信心。
在极端情况下，如果投稿信暗示稿件写作可能需要大量编辑支持，编辑可能决定不送审。因此，一封强有力的投稿信必须是：
- 清晰：明确表达您的目的。
- 简洁：使用直接、专业的语言。
- 正确：确保语法、标点和拼写无误。
- 一致：全文使用统一的格式风格。
如果英语不是您的母语，或您对写作风格感到不确定，建议聘请专业校对。润色后的投稿信能提升您的可信度，体现您对投稿的认真态度。
4. 避免信件过长
编辑非常忙碌。他们每周处理数十份投稿，协调审稿人，管理修订周期并审阅校样。冗长或无重点的投稿信会让他们感到沮丧，尤其是包含不必要信息或重复稿件中已有细节时。
一般规则是投稿信不应超过一页打印纸。此页应包含：
- 简要说明稿件标题和类型，
- 简明总结其目的和贡献，
- 简短说明为何符合期刊范围，
- 任何必要的声明（例如原创性、利益冲突），
- 礼貌的结尾，表达感谢审阅。
冗长的解释、方法细节、文献综述或详尽的研究结果展示应放在稿件中，而非投稿信。编辑欣赏简洁、清晰并尊重他们时间的内容。
5. 避免无关内容或偏题讨论
一些作者误用投稿信，包含个人观点、对竞争学者的批评、对编辑流程的抱怨，或与教学职责或个人困难等无关问题。这些话题不属于投稿信，可能损害编辑对您专业性的看法。
保持语气学术且专注。投稿信不应是：
- 为早期投稿被拒理由辩解的地方，
- 抱怨其他地方同行评审的场所，
- 阐述无关职业目标的空间，
- 批评期刊现有出版物的平台。
保持礼貌、直接且以稿件为中心的写作方式。
6. 避免忽视期刊指南
许多期刊提供明确的附信撰写指南——通常包含在“作者须知”或投稿清单中。忽视这些指南可能被视为粗心，导致延误。
常见要求包括：
- 正式声明稿件为原创，
- 确认稿件未在其他地方审稿，
- 资金来源或利益冲突的披露，
- 潜在审稿人的识别，
- 涉及人体或动物受试者时的伦理审批说明。
确保您的附信简明扼要地涵盖所有必需事项。遵守指示体现专业精神和对编辑流程的尊重。
7. 避免过于熟稔或不专业的语气
尽管学术出版具有同事间的友好性质，附信仍是正式文件。避免随意用语、幽默、奉承或过于情绪化的表达。礼貌和温暖是合适的，但非正式——如未经允许称呼编辑的名字——可能显得冒昧。
相反，应保持尊重和专业的语气。正式称呼编辑（例如，“尊敬的Smith博士”或“尊敬的主编”），简要表达感谢，并礼貌结束。专业精神建立信任，表明您理解学术交流的规范。
结论：一封清晰、简洁且尊重的信件能增强您的投稿
附信远不止形式上的要求。它是您与编辑沟通的首次机会，也是以鼓励公正评审的方式框定投稿的手段。通过避免常见错误——夸大其词、过多自传、写作错误、不必要的冗长、无关内容和不专业的语气——您大大提高稿件获得认真且积极关注的可能性。
一封强有力的附信应简洁、重点突出、礼貌且书写细致。它突出稿件的价值而不夸大，解释其与期刊使命的相关性，并展示您的专业素养。牢记这些原则，您的附信可以成为投稿的有力补充，提升成功发表的机会。
