学術・科学的執筆におけるWordの活用法
Microsoft Wordは著者にとって非常に役立つツールですが、その能力と制限を理解し効果的に使用した場合に限ります。スペルチェック、文法チェック、自動フォーマットなどの機能は、使用する著者がプログラムの動作を理解せず、Wordによって追加または変更された内容を注意深く確認しない場合、有益であると同時に有害にもなり得ます。つまり、Wordは単なるソフトウェアプログラムであり、それ自体が考える著者ではないため、できることには限りがあり、テキストのフォーマットやスペル・文法の「修正」が常に正確で完全であったり、著者の意図通りであるとは限らないということです。
例えば、Wordは文書内の番号付きのセクションやサブセクションを自動的にフォーマットしますが、著者がすべての見出しの番号付けやその他の情報を一貫した方法で入力することが不可欠です。そうしないと、プログラムがセクションを見落とし、その結果、以降のすべてのセクションの番号が誤ってしまう可能性があります。一方で、著者が他の理由で数字を使用していても、それが見出しと似た位置や形式であれば、Wordはそれらをセクション番号として扱い、再び構造の混乱を招くことがあります。したがって、関係する作品を提出または公開する前に、自動的にフォーマットされたすべてのセクションおよびサブセクションの見出しを正確に確認することが非常に重要です。
Wordは、著者がプログラム内でテキストを作成する際にスペルを調整・修正しますが、著者と同様に誤りを見逃したり、新たに誤りを生じさせたりすることがあります。『Consolt』や『rsearch』は英語の単語ではありませんが、Wordはそれらをエラーとして下線を引きますが、自動的に明らかな代替語である『consult』や『research』に変更することはありません。文中の特定の位置には多くの異なる単語が適切に使えることが多く、著者が単語を誤って入力した場合、プログラムは似た綴りの単語に修正することがありますが、その意味は意図したものとは大きく異なる場合があります。入力された単語が正しい用語であっても誤ったものである場合、ほとんどの場合Wordはそれを認識せず、スペルチェックを使用しても誤りは残るため、著者はテキストを確認し、疑わしい場合は辞書でスペルや定義を確認することが不可欠です。
最後に、Wordの文法チェックは著者に特に注意深い対応を求めます。一般的に言って、文法は非常に複雑であり、Wordはその技術の達人とは程遠いものです。Wordは単純な文の明らかな誤りを確かに下線で示しますが、文の問題のある部分を常に下線で示すわけではありません。文が複雑になると、特に著者が高度な科学的または学術的研究の方法や結果を報告する際には、プログラムは真の問題を無視し、完全に許容される構文構造を誤りとして下線を引くことがあります。これは、著者が非母語で執筆している場合に特に苛立たしく困難なことがあり、そのような場合には、その言語のネイティブスピーカーであるプロの校正者や編集者のサービスが非常に貴重となります。
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