Beberapa Saran Umum tentang Mengajukan Tesis atau Disertasi untuk Pemeriksaan

Beberapa Saran Umum untuk Mengajukan Tesis atau Disertasi untuk Pemeriksaan

Mengajukan tesis atau disertasi adalah proses administratif sekaligus tonggak akademik. Peraturan berbeda antar [University] dan bahkan antar departemen, jadi aturan pertama Anda sederhana: temukan, baca, dan ikuti aturan lokal Anda—dan minta supervisor Anda mengonfirmasi poin yang masih belum jelas. Berikut ini adalah panduan praktis langkah demi langkah untuk membantu Anda merencanakan pengajuan, menghindari hambatan menit terakhir, dan mempersiapkan apa yang terjadi setelah pemeriksaan. Anggap ini sebagai pendamping buku panduan resmi Anda, bukan pengganti.

---

1) Mulai Lebih Awal: Buat Roadmap Pengajuan

Sebagian besar keterlambatan bersifat prosedural, bukan intelektual. Buatlah roadmap satu halaman segera setelah Anda mulai melihat akhir penulisan.

• Temukan peraturan: Aturan [University], fakultas, dan departemen; template atau file kelas (Word/LaTeX); persyaratan format; batas panjang; aturan abstrak dan kata kunci.
• Identifikasi peran: Supervisor, administrator pascasarjana, petugas pemeriksaan, penguji internal/eksternal, staf perpustakaan/repositori, kantor etika, IP/transfer teknologi.
• Daftar hasil yang harus diserahkan: Pengajuan pra-pemeriksaan (sering dalam PDF), salinan cetak (jika diperlukan), formulir (pengajuan, deklarasi, orisinalitas, kontribusi), CV, daftar publikasi, permintaan embargo, izin, persetujuan etika, penyimpanan data.
• Jadwal batas waktu: Batas akhir departemen untuk jendela kelulusan, nominasi/persetujuan penguji, pemesanan slot pengajuan, waktu cetak, pertimbangan visa/registrasi (jika berlaku).

Tip: Letakkan roadmap di tempat yang terlihat (halaman pertama folder tesis Anda). Saat Anda memperbaruinya, beri tanggal.

---

2) Format & Standar File: Apa dan Bagaimana Mengajukan

Format pengajuan untuk pemeriksaan dan versi akhir setelah koreksi sering berbeda. Konfirmasi keduanya.

• Jenis file: Pemeriksaan biasanya PDF; setelah pemeriksaan mungkin memerlukan PDF/A (arsip). Simpan file sumber Anda (Word/LaTeX) tetap utuh.
• Konvensi penamaan: Ikuti panduan portal (misalnya Lastname_Firstname_Thesis_2025.pdf); hindari spasi dan karakter tidak biasa.
• Font & penyematan: Sematkan semua font saat ekspor (periksa properti PDF). Font yang tidak disematkan menyebabkan penolakan repositori dan kesalahan tampilan.
• Dasar aksesibilitas: Judul terstruktur (H1–H3), PDF ber-tag jika memungkinkan, teks alt untuk gambar penting (jika diizinkan), kontras warna yang cukup, teks yang dapat dicari (tidak berupa scan gambar halaman penuh).
• Persyaratan cetak (jika ada): Berat/ukuran kertas (sering A4, 100–120 gsm untuk salinan akhir), satu sisi vs. dua sisi, lebar margin, jenis jilid (lunak/kaku), kata-kata pada sampul, format punggung. Pesan cetak percobaan jauh sebelum tenggat waktu.
• File besar: Jika PDF Anda melebihi batas portal, kompres gambar dengan bijak (pertahankan keterbacaan) atau gunakan instruksi transfer file besar universitas.

---

3) Mengelola Peredaran ke Penguji

Sebagian besar departemen menangani distribusi, tetapi beberapa mengharuskan kandidat mengirim salinan. Klarifikasi siapa yang melakukan apa.

• Penunjukan penguji: Biasanya dikoordinasikan oleh pembimbing atau ketua program pascasarjana; banyak universitas mengharuskan persetujuan resmi sebelum Anda dapat mengajukan.
• Waktu persiapan: Penguji eksternal mungkin membutuhkan 6–8 minggu untuk membaca; rencanakan mundur dari tanggal viva/pertahanan yang ditargetkan.
• Keamanan & etika: Jika tesis Anda berisi data sensitif, ikuti kebijakan transfer aman dan lakukan redaksi/lampiran sesuai kebutuhan. Jangan pernah mengirim data rahasia melalui email secara sembarangan.

Template email (jika Anda harus mengirim salinan):

Subjek: Tesis untuk Pemeriksaan – [Your Name], [Program], [University]
Yth. Dr [Surname],
Sesuai kesepakatan dengan Graduate Office, silakan temukan terlampir (atau melalui tautan aman) tesis saya 
“[Title]” diajukan untuk pemeriksaan. Dokumen ini adalah PDF terkunci, bernomor halaman, dan 
berisi bookmark untuk navigasi. Jika Anda mengalami masalah akses, harap beri tahu saya.
Salam hormat,
[Your Name] | [Program] | [ORCID/Student ID]

---

4) Waktu, Administrasi, dan Pemesanan

• Jendela pengajuan: Beberapa portal tutup pada tengah malam; yang lain pukul 4 sore waktu setempat. Akhir pekan dan hari libur dapat mengganggu pencetakan dan tanda tangan—hindari permainan berisiko.
• Penjadwalan viva/defense: Biasanya diatur oleh departemen; Anda mungkin diminta ketersediaan. Tawarkan rentang tanggal. Hindari perjalanan atau komitmen besar di sekitar jendela waktu yang mungkin.
• Batas waktu kelulusan: Sering ada dua tanggal penting: (1) pengajuan pra-pemeriksaan sebelum batas akhir semester; (2) deposit final pasca-pemeriksaan sebelum batas waktu “file kelulusan”. Keterlambatan yang kedua dapat menggeser kelulusan Anda satu semester.

---

5) Dokumen Administratif yang Kemungkinan Anda Butuhkan

Periksa mana yang berlaku untuk Anda dan siapkan draf sebelum minggu pengajuan.

• Formulir pengajuan: Detail kandidat, judul tesis, jumlah kata, tanggal pengajuan, dukungan pembimbing (kadang digital).
• Pernyataan orisinalitas: Menegaskan karya adalah milik Anda sendiri; termasuk pernyataan tentang materi yang ditulis bersama dan publikasi sebelumnya.
• Kepatuhan etika: Persetujuan penelitian manusia/hewan (IRB/REC), pernyataan perlindungan data, prosedur persetujuan.
• Izin pihak ketiga: Surat/surat izin untuk gambar, foto, dan kutipan panjang di luar penggunaan wajar; baris kredit dalam keterangan.
• Permintaan embargo (jika diperlukan): Jelaskan durasi (misalnya, menunggu publikasi, pengajuan paten, sponsor rahasia). Konfirmasi periode yang diizinkan.
• Pernyataan kontribusi: Jika bab berasal dari makalah yang ditulis bersama, jelaskan peran Anda (konseptualisasi, kurasi data, analisis, penulisan, dll.).
• Ketersediaan data & kode: DOI repositori, metadata, kondisi akses, catatan de-identifikasi.
• Abstrak & kata kunci: Ikuti batas kata dan kosakata terkontrol jika repositori menggunakannya.

---

6) Izin, IP, dan Embargo

Selesaikan pertanyaan hak sebelum pengajuan; repositori semakin menegakkan kepatuhan.

• Materi yang diterbitkan: Periksa kebijakan penerbit untuk menggunakan kembali artikel Anda sendiri (versi preprint vs. diterima vs. diterbitkan; penggunaan ulang gambar; baris kredit). Beberapa mengharuskan penghapusan “Version of Record”, yang lain mengizinkan dengan pernyataan lisensi.
• Konten pihak ketiga: Tangkapan layar, peta, foto, dan tabel sering memerlukan izin tertulis; simpan salinan email/surat izin dan catat kata-kata yang diperlukan dalam keterangan.
• Logika embargo: Alasan umum: penemuan yang dapat dipatenkan, kebijakan jurnal yang melarang distribusi sebelumnya, sensitivitas komersial, atau perjanjian sponsor. Pilih embargo terpendek yang memungkinkan dan berikan info kontak untuk permintaan selama embargo.
• Transfer teknologi: Jika hasil Anda dapat dipatenkan, bicarakan dengan kantor IP sebelum deposit publik. Pengungkapan publik (termasuk repositori) dapat membahayakan pengajuan paten.

---

7) Kualitas Format: 5% Terakhir yang Pertama Diperhatikan Penguji

• Materi depan: Urutan halaman judul, deklarasi, ucapan terima kasih, abstrak, daftar isi, daftar gambar/tabel, singkatan—konsisten dan sesuai.
• Judul: Hirarki logis; gaya konsisten (frasa kata benda vs. bentuk -ing); tidak ada judul yatim di bagian bawah halaman.
• Paginasi: Angka Romawi untuk bagian awal, Arab untuk isi; rata tengah dan konsisten; gambar dan tabel termasuk dalam hitungan sesuai peraturan.
• Tipografi: Tanda kutip pintar, tanda hubung yang benar (en untuk rentang), spasi tidak terputus antara angka dan satuan (misalnya, 5 km), miring untuk variabel, ejaan konsisten (AmE atau BrE).
• Gambar & tabel: Minimum 300 dpi untuk raster; format vektor jika memungkinkan; keterangan mandiri (definisikan singkatan); satuan dan label yang sesuai dengan teks; kontras ramah skala abu-abu.
• Referensi silang: Otomatis dan dapat diklik jika diizinkan (referensi silang Word / LaTeX \label/\ref); verifikasi setelah kompilasi akhir.

---

8) Referensi dan Kutipan: Zona Nol Toleransi

Tidak ada yang merusak kepercayaan lebih cepat daripada kesalahan kutipan. Sebelum pengajuan:

• Pemetaan 1:1: Setiap kutipan dalam teks memiliki entri yang cocok; setiap entri dikutip setidaknya sekali (kecuali kebijakan mengizinkan bacaan tanpa kutipan).
• Penegakan gaya: APA/Chicago/IEEE/Harvard/Vancouver diterapkan secara konsisten (urutan penulis, huruf besar judul/huruf besar kalimat, miring, DOI/URL, tanggal akses).
• Materi kutipan: Nomor halaman/paragraf disediakan; kutipan sesuai sumber; aturan kutipan blok diikuti.
• Diakritik dan nama: Eja penulis dengan benar; pertahankan diakritik.

Trik QC cepat: Ekspor daftar referensi ke berkas sementara; urutkan secara alfabet dan periksa duplikat, kapitalisasi tidak konsisten, tahun yang hilang, dan DOI yang tidak ada.

---

9) Data, Kode, dan Berkas Pelengkap

Banyak institusi mendorong—atau mewajibkan—deposit terbuka. Bahkan jika opsional, pengarsipan yang baik membantu Anda di masa depan.

• Pilihan repositori: Repositori institusional, arsip khusus disiplin (misalnya, OSF, Zenodo, Dryad), atau akses terkendali untuk data sensitif.
• Dokumentasi: README, kamus data, deskripsi variabel, struktur file, versi perangkat lunak, file lingkungan (misalnya, requirements.txt, renv.lock).
• Perizinan: Pilih lisensi standar (misalnya, CC BY untuk data; MIT/GPL untuk kode) jika diizinkan oleh kebijakan.
• Penghubung: Sertakan DOI dalam tesis dan formulir pengajuan; pastikan izin akses sesuai dengan embargo Anda.

---

10) Persiapan Hari Ujian (Viva/Defense)

Meskipun panduan ini fokus pada pengajuan, ujian adalah langkah berikutnya. Beberapa tips pragmatis:

• Know your edits: Simpan daftar bagian yang sekarang ingin Anda perbaiki (typo, klarifikasi). Penguji menghargai kesadaran dan kesiapan untuk memperbaiki.
• One-page thesis map: Pertanyaan penelitian, metode, temuan utama (dengan angka representatif), kontribusi, keterbatasan, pekerjaan masa depan.
• Figure deck: Siapkan slide singkat yang mencerminkan struktur bab Anda; antisipasi "mengapa metode ini," "penjelasan alternatif," dan "kondisi batas."
• Policies & ethics: Siap untuk menyebutkan nomor protokol, prosedur persetujuan, dan strategi perlindungan data.

---

11) Setelah Ujian: Koreksi & Deposit Akhir

Sebagian besar kandidat menerima koreksi. Rencanakan untuk melaksanakannya dengan efisien.

• Corrections letter: Buat log perubahan yang memetakan setiap komentar penguji ke tanggapan Anda dan lokasi revisi yang tepat (halaman/garis/bagian). Gunakan tabel.
• Turnaround time: Koreksi minor mungkin harus selesai dalam 2–6 minggu; revisi besar bisa memakan waktu berbulan-bulan. Jadwalkan waktu menulis sesuai kebutuhan.
• Final sign-off: Beberapa universitas mengharuskan pembimbing/penguji untuk mengesahkan koreksi; konfirmasi prosesnya dan berikan mereka versi bersih dan versi dengan perubahan yang dilacak jika diizinkan.
• Final repository deposit: Unggah PDF/A yang disetujui, metadata lengkap (abstrak, kata kunci, ORCID), lampirkan permintaan embargo jika disetujui, dan tautkan DOI data/kode.
• Printing & binding: Jika diperlukan untuk arsip atau kelulusan, konfirmasi jumlah dan spesifikasi; simpan satu "salinan penulis" pribadi.

Contoh log koreksi:

Komentar Penguji	Tanggapan	Lokasi
Perjelas asumsi analisis kekuatan.	Menambahkan subbagian dengan alasan ukuran efek dan analisis sensitivitas.	Ch. 3, §3.4, hlm. 47–49
Definisikan akronim saat pertama kali digunakan di setiap bab.	Definisi dimasukkan dan Daftar Singkatan disusun.	Beberapa (lihat indeks), hlm. xiii–xiv

---

12) Kesalahan Umum—dan Cara Menghindarinya

• Beranggapan format draf sama dengan format pengajuan: Konfirmasi kedua persyaratan ujian dan deposit akhir; banyak kandidat baru tahu tentang PDF/A di akhir.
• Meninggalkan izin sampai minggu pengajuan: Hak pihak ketiga bisa memakan waktu berminggu-minggu. Identifikasi dan minta izin lebih awal.
• Memutus referensi silang saat kompilasi terakhir: Selalu buat ulang Daftar Isi, daftar, dan referensi silang setelah menerima perubahan yang dilacak atau menggabungkan bab.
• Mengabaikan logistik embargo: Embargo mandiri tanpa izin (misalnya, tidak mengunggah) dapat menunda gelar Anda. Gunakan proses resmi.
• Perbedaan format antar bab: Terutama dalam tesis multi-artikel; terapkan gaya rumah untuk judul, keterangan, dan penomoran.
• Font gambar tidak stabil: Jika gambar menggunakan font yang tidak umum, ubah teks menjadi outline atau tanamkan font dalam ekspor PDF dari perangkat lunak plotting Anda.

---

13) Daftar Periksa Pengajuan Cepat (Cetak Ini)

• [ ] Saya telah membaca peraturan pengajuan dan pemeriksaan departemen saya (format, panjang, margin, bagian depan, embargo).
• [ ] Penguji disetujui dan mengetahui perkiraan jadwal; penjadwalan viva/defense dibahas.
• [ ] PDF ujian diekspor dengan font tertanam; bookmark diaktifkan; ukuran file dapat diterima.
• [ ] Daftar isi/daftar dibuat otomatis dan diverifikasi; judul, penomoran, dan rentang halaman benar.
• [ ] Referensi konsisten; setiap kutipan memiliki entri; kutipan memiliki nomor halaman.
• [ ] Gambar/tabel memenuhi standar kualitas; keterangan mandiri; aman untuk buta warna; referensi silang dapat diklik/akurat.
• [ ] Persetujuan etika dan deklarasi disertakan; kontribusi dan publikasi sebelumnya diungkapkan.
• [ ] Izin pihak ketiga diperoleh dan dikreditkan; permintaan embargo diajukan jika perlu.
• [ ] Data/kode disimpan atau rencana didokumentasikan; DOI/tautan ditambahkan jika diizinkan.
• [ ] Formulir final selesai (pengajuan, orisinalitas, abstrak/kata kunci, metadata repositori), ditandatangani jika diperlukan.
• [ ] Salinan cadangan disimpan (lokal + cloud); pesanan cetak dilakukan (jika diperlukan).

---

14) Garis Waktu yang Disarankan (Ilustratif)

Kapan	Apa yang Harus Dilakukan
12–16 minggu sebelum viva target	Konfirmasi penguji; tinjau regulasi; daftar izin yang diperlukan; konsultasi dengan kantor HKI jika relevan.
8–10 minggu sebelumnya	Minta izin pihak ketiga; buat draf alasan embargo; siapkan repositori data/kode.
6 minggu sebelumnya	Pra-pembacaan ulang; standarisasi format; gabungkan file tunggal; buat ulang Daftar Isi dan daftar lainnya.
4 minggu sebelumnya	Simulasi viva internal; tanda tangan akhir pembimbing; ekspor PDF ujian; siapkan formulir.
Hari pengajuan	Unggah melalui portal; konfirmasi penerimaan; jika mencetak, kirim sesuai instruksi; jadwalkan kemungkinan waktu viva.
Setelah pemeriksaan	Siapkan log koreksi; revisi; ekspor ulang PDF/A; simpan ke repositori; ajukan formulir final; verifikasi status kelulusan.

---

15) Dorongan Terakhir

Pengajuan bukan hanya rintangan birokrasi—itu adalah saat penelitian bertahun-tahun Anda masuk ke dalam catatan ilmiah. Ketelitian dalam format, izin, dan dokumen memastikan ide Anda tersampaikan tanpa hambatan. Baca aturan, tanyakan sejak awal, rencanakan mundur, dan perlakukan pengajuan Anda seperti mini-proyek dengan hasil yang jelas. Lakukan ini, dan penguji Anda dapat fokus pada hal yang penting: kontribusi Anda terhadap pengetahuan.

Perlu audit pra-pengajuan untuk tesis Anda (format, referensi, izin, PDF/A, metadata repositori)? Editor akademik kami dapat melakukan pemeriksaan sesuai regulasi sehingga Anda mengajukan sekali—dan mengajukan dengan benar.