参照ショートカットを効果的に使う方法
ごく少数の学者だけが、学術文書に本文中や脚注での引用や、それに伴う完全な参考文献リストを追加する作業を楽しんでいます。実際、多くの学者や科学者は、文書化の仕事を大学院生や研究助手に任せ、自分のテキストに戻ってくるのは、作業を確認し、必要に応じて修正するためだけです。このような贅沢を持たない、あるいは利用しない人々にとって、面倒な引用追加作業を完了するための近道は非常に魅力的ですが、それらは注意深く使用され、文書が完成し出版のために提出される前にすべての作業が綿密にチェックされる場合にのみ効果的です。
今日では、学者にとって引用をより自動化し、はるかに簡単なプロセスにすることを目的としたソフトウェアプログラムがかなり多く利用可能です。したがって、EndNoteのようなプログラムを利用して、参考文献リストの完全な書誌情報を自動的にフォーマットおよび入力することを検討してもよいでしょう。この種のツールは時間を節約し、徹底性と一貫性に役立つことは間違いありませんが、そのようなプログラムを使用する場合は、プログラムがフォーマットした参考文献を特に注意深く校正することが不可欠です。プログラムが「すべて正しく処理した」と決して思い込まないでください。これは非常にまれなケースです。通常、要求されるスタイルに非常に近いものが得られますが、特定の詳細が一貫して誤ってフォーマットされたり配置されたりすることがあり、また、珍しいまたは複雑な参考文献は不適切な方法で処理されることが頻繁にあります。したがって、すべての単語、すべての数字、すべての句読点を確認し、必要な情報がすべて揃っていることを確認し、フォントのスタイルやサイズ、さらに大文字・小文字のパターンにも細心の注意を払い、誤り、不一致、欠落、余分なものがあれば手動で修正、調整、追加、または削除することが不可欠です。
自動参照は他の編集上の課題ももたらすことがあります。この方法で作成された本文中の引用は、変更や修正が難しい場合があり、自動参照プログラムで作成された参考文献リストのブロック形式は、Microsoft Wordで校正者が個々の参考文献の特徴に対して余白コメントを付けることを妨げることがよくあります。これは、リストのどんなに小さな部分や要素を選択しても、リスト全体がブロックとしてハイライトされ、そのコメントが個々の要素ではなくリスト全体に付けられてしまうためです。これにより、あなたと校正者との間のコミュニケーションがあいまいになる可能性があるため、専門の校正者に参考文献をチェックしてもらう予定がある場合（これは常に良い考えです）、自動参照の手法は避けたほうがよいかもしれません。
完全な書誌参照リストを作成するために必要な時間と労力を減らすもう一つの方法は、他の場所（例えばオンライン文書やダウンロードしたPDFファイル）から参照文献をコピーし、それを論文に貼り付けることです。この方法も非常に役立ちますが、参照スタイルは様々であり、学者が書誌情報を入力する際にしばしばミスを犯すため、貼り付けた資料は二重に確認する必要があります。まず、貼り付けた資料が元の情報源と比較して必要な情報がすべて正確に含まれていることを確認してください。次に、参照文献が投稿を希望する学術誌や出版社が指定するスタイルに準拠していることを確認する必要があります。そのため、関連する著者向けガイドラインを参照し、句読点、大文字化、特殊フォントを含む各参照の形式を出版社の要件に合うように調整してください。
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